Sebbene tutti i server di posta elettronica ora utilizzino una connessione sicura, se desideri crittografare le e-mail nel client desktop Microsoft Outlook e ^{(Microsoft Outlook)}Outlook sul Web , puoi farlo. Il processo è diverso, tuttavia. Qui stiamo parlando di crittografare l'e-mail^{(encrypting the email)} e non la connessione. Puoi pensarlo come un ulteriore livello di protezione.

Sebbene sia facile da usare, tieni a mente l'utente finale e il cliente che sta utilizzando. A meno che sia il mittente che il destinatario non supportino il formato di crittografia, sarà difficile inviare questo tipo di e-mail.

Esistono due tipi di crittografia^(Encryption) supportati da Outlook :

1. Crittografia S/MIME e
2. Crittografia dei messaggi di Office 365.

La versione successiva funziona solo quando un'azienda utilizza la licenza di Office 365 Enterprise E3 . Il primo, tuttavia, è ampiamente utilizzato e funziona con la maggior parte delle applicazioni di posta elettronica diverse da Outlook .

Outlook Web offre la crittografia^(Encryption) interna , che puoi scegliere di abilitare per i singoli messaggi di posta elettronica. Ecco l'elenco delle cose di cui parleremo in questo argomento

1. Come crittografare le e-mail di Office Outlook^{(Office Outlook Emails)}
2. Come crittografare le e-mail Web di Outlook
3. Come leggere la posta crittografata^{(Encrypted email)} al di fuori dei client Office

Nota:^(Note:) non è possibile proteggere con password singole persone o e-mail in Outlook . Puoi proteggere con password i^{( password protect the PST)} file PST, quindi tutte le tue e-mail non sono accessibili a nessuno, ma è diverso da Crittografia.

Come crittografare le e-mail in Outlook su Windows 10

Prima di iniziare, se utilizzi la crittografia S/MIME , il mittente e il destinatario devono disporre di un'applicazione di posta che supporti lo standard S/MIME . Outlook supporta lo standard S/MIME . Puoi scegliere di crittografare tutte le e-mail o crittografare singole e-mail. La scelta dipende dall'applicazione delle policy del reparto IT. Inoltre, dovresti avere un certificato S/MIME installato. Assicurati^(Make) di connetterti con la persona giusta per farlo. Una volta installato, avrai l'opzione disponibile nel menu a discesa del certificato digitale in Outlook .

Crittografa e-mail individuale

• Quando sei nel nuovo compositore email^{(New Email)} , passa alla scheda Opzioni^(Options)
• Quindi espandi la sezione Altre opzioni facendo clic sulla freccia in basso a destra.
• Si aprirà la sezione delle proprietà. Fare clic^(Click) sul pulsante Impostazioni di sicurezza .^{(Security Settings)}
  • Innanzitutto, seleziona la casella " Crittografa^(Encrypt) contenuto e allegati del messaggio".
  • Quindi, in Sicurezza^(Security) , fai clic sul menu a discesa in Impostazioni di sicurezza e seleziona il certificato S/MIME
  • Infine, scegli l'etichetta di sicurezza, se applicabile.
• Quando invii l'e-mail, verrà crittografata utilizzando questo standard.

Nota:^(Note:) se non disponi di un certificato S/MIMEOutlook ti chiederà di aggiungerne uno. In caso contrario, non ti consentirà di inviare un'e-mail crittografata.

Cripta tutte le email

• Apri Outlook e fai clic sul menu File
• Quindi fai di nuovo clic su Opzioni e vai a Trust Center > Trust Center Settings > Email Security
• Seleziona la casella che dice " Crittografa^(Encrypt) contenuto e allegati del messaggio".
• In E -mail crittografata , fare ^(Encrypted)clic^(Click) su Settings > Certificati^{(Certificates)} e Algorithms > selezionare il certificato S/MIME .
• Scegli OK

Quando lo abiliti, tutte le tue e-mail verranno crittografate. Dovrai assicurarti che il destinatario disponga anche di un client che supporti il ​​certificato S/MIME per leggere l'e-mail.

Leggi^(Read) : Componenti aggiuntivi gratuiti per la crittografia della posta elettronica per Outlook^{(Free Email Encryption Add-ins for Outlook)} .

Come crittografare le e-mail in Outlook sul Web

Questa funzionalità è disponibile solo per l'abbonamento a Office 365 Home o Office 365 Personal^{(Office 365 Home or Office 365 Personal subscription)} . È utile quando non ritieni che il provider di posta elettronica del destinatario sia sicuro. Tuttavia, dovresti capire chiaramente come funzionano queste funzionalità; in caso contrario, il destinatario non sarà in grado di leggere l'e-mail o accedere a qualsiasi contenuto.

Accedi^(Log) all'account Outlook , quindi fai clic sul pulsante Nuovo messaggio. Proprio^(Right) accanto ad Allega^(Attach) , c'è un collegamento Crittografa , fai clic su di esso. ^(Encrypt)Avrai due opzioni:

• Crittografa:^(Encrypt:)

  • Il messaggio rimane crittografato e non lascia Office 365.

  • I destinatari con account Outlook.com e Office 365 possono scaricare allegati senza crittografia

  • Possono farlo quando usano Outlook.com, l'app per dispositivi mobili Outlook o l'app Posta in Windows 10.

Tuttavia, se utilizzano qualsiasi altro client di posta elettronica, dovranno utilizzare un passcode temporaneo per scaricare gli allegati dal portale di crittografia dei messaggi di ^{(Message Encryption)}Office 365 .

• Crittografa e previene l'inoltro^{(Encrypt and Prevent Forwarding)(Encrypt and Prevent Forwarding)} :
  • Il tuo messaggio rimane crittografato all'interno di Office 365
  • Non può essere copiato o inoltrato.
  • I documenti di Office come Word o Excel rimangono crittografati anche dopo il download.
  • Altri allegati, come file PDF o file immagine, possono essere scaricati senza crittografia^(Encryption) .

Come leggere la posta crittografata al di fuori dei client di Office

Se devi inviare e-mail crittografate e desideri che altri utenti che utilizzano app come Gmail le leggano, devi condividere il metodo discusso di seguito. Questo metodo richiederà una password per accedere all'e-mail. Tuttavia, è un passcode offerto da Microsoft per verificare l'autenticità del destinatario.

• Componi^(Compose) e invia e-mail utilizzando la crittografia^(Encryption)
• Il destinatario riceverà un'e-mail che rivelerà informazioni sulla persona e il suo ID e-mail.
• Quindi per leggere il messaggio, fare clic sul pulsante Leggi^(Read) il messaggio^(Message)
• Ti porterà al centro Office 365 dove puoi verificare utilizzando il passcode^(Time) monouso o accedendo a Google .
• Una volta completata la verifica, l'e-mail verrà rivelata.

Nota:^(Note:) all'e-mail del destinatario viene inviata una OTP .

Come puoi notare, l'e-mail non lascia mai i server di Office 365 . ^{(Office 365)}L'e-mail è ospitata lì e può essere letta dopo la verifica. Se stai utilizzando un client Outlook , non dovrai eseguire il processo.

Spero che il post sia stato facile da seguire e che tu sia stato in grado di comprendere i dettagli della crittografia e-mail^{(Email Encryption)} .

How to encrypt Emails in Microsoft Outlook app and Outlook.com

While all email sеrvers now use a secure connection, if you want to encrypt emaіls in the Microsoft Outlook desktop client and Outlook on the Web, then you can do so. The prоcess is differеnt, hоwever. Here we arе talking about encrypting the email and not the connection. You can think of it as an extra layer of protection.

While it is easy to use, keep the end-user in mind, and the client, he is using. Unless both the sender and receiver support the encryption format, it will be challenging to send such types of email.

There are two types of Encryption supported by Outlook—

1. S/MIME encryption, and
2. Office 365 Message Encryption.

The later works only when a business uses the Office 365 Enterprise E3 license. The former, however, is widely used and works with most of the email applications other than Outlook.

Outlook Web offers in-house Encryption, which you can choose to enable for individual emails. Here is the list of things we will discuss in this topic

1. How to encrypt Office Outlook Emails
2. How to Encrypt Outlook Web Emails
3. How to read Encrypted email outside Office Clients

Note: There is no way to password-protect individual or emails in Outlook. You can password protect the PST files, so all your emails are not accessible by anyone, but it’s different from Encryption.

How to encrypt emails in Outlook on Windows 10

Before we start,  if you use the S/MIME encryption, the sender and recipient must have a mail application that supports the S/MIME standard. Outlook supports the S/MIME standard.  You can either choose to encrypt all the emails, or you can encrypt individual emails. The choice depends on the policy enforcement of the IT department. Also, you should have an S/MIME certificate installed. Make sure to connect with the right person to do so. Once installed, you will have the option available in the digital certificate dropdown in the Outlook.

Encrypt Individual Email

• When in the New Email composer, switch to the Options tab
• Then expand the More options section by clicking on the arrow at the bottom right.
• It will open the properties section. Click on the Security Settings button.
  • First, check the box which says “Encrypt message contents and attachments.”
  • Next, under Security, click on the dropdown under security settings, and select the S/MIME certificate.
  • Lastly, choose the security label if applicable.
• When you send the email, it will be encrypted using this standard.

Note: If you do not have an S/MIME certificate, Outlook client will prompt you to add one. If you cannot, it will not allow you to send an encrypted email.

Encrypt all the Emails

• Open Outlook and click the File menu
• Then again click on Options, and navigate to Trust Center > Trust Center Settings > Email Security
• Check the box which says “Encrypt message contents and attachments.”
• Under Encrypted email, Click on Settings > Certificates and Algorithms > select the S/MIME certificate.
• Choose OK

When you enable this, all your emails will be encrypted. You will have to make sure the receiver also has a client that supports the S/MIME certificate to read the email.

Read: Free Email Encryption Add-ins for Outlook.

How to encrypt emails in Outlook on the Web

This feature is available only for Office 365 Home or Office 365 Personal subscription. It is useful when you don’t trust the recipient’s email provider to be secure. However, you should clearly understand how these features work; otherwise, the receiver will not be able to read the email or access any content.

Log in to the Outlook account, and then click on the new message button. Right next to Attach, there is an Encrypt link, click on it. You will have two options:

• Encrypt:

  • The message stays encrypted and doesn’t leave Office 365.

  • Recipients with Outlook.com and Office 365 accounts can download attachments without Encryption

  • They can do so when using Outlook.com, the Outlook mobile app, or the Mail app in Windows 10.

However, if they are using any other email client, they will have to use a temporary passcode to download the attachments from the Office 365 Message Encryption portal.

• Encrypt and Prevent Forwarding:
  • Your message stays encrypted within Office 365
  • It cannot be copied or forwarded.
  • Office documents such as Word or Excel remain encrypted even after download.
  • Other attachments, such as PDF files or image files, can be downloaded without Encryption.

How to read encrypted email outside Office clients

If you need to send encrypted email and want others using apps like Gmail to read it, then you need to share the method discussed below. This method will ask for a password to access the email. However, its a passcode offered by Microsoft to check the authenticity of the receiver.

• Compose and send email using Encryption
• The receiver will get an email that will reveal information about the person and his email id.
• Then to read the message, click on Read the Message button
• It will take you Office 365 center where you can verify using either One Time passcode or by signing into Google.
• Once verification is complete, the email will be revealed.

Note: An OTP is sent to the receiver’s email.

As you can notice, the email never leaves Office 365 servers. The email is hosted there and allowed to read after verification. If you are using an Outlook client, you will not have to go through the process.

I hope the post was easy to follow, and you were able to understand the details of Email Encryption.

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