Hai ancora un antico indirizzo email^{(email address)} prodigy.net o aol.com a cui stai finalmente rinunciando? O forse hai utilizzato un indirizzo e-mail di ^{(email address)}college o università^{(college or university)} per diversi anni e vuoi passare a un indirizzo e-mail^{(email address)} permanente prima di laurearti? O forse quando ti sei registrato per il servizio Internet^{(Internet service)} , hai finito per utilizzare un indirizzo e-mail^{(email address)} ISP come cox.net o comcast.net^{(cox.net or comcast.net)} ?

Qualunque sia la situazione, passare a un nuovo indirizzo e-mail^{(email address)} non è banale, soprattutto se hai migliaia di e-mail che desideri conservare presso il tuo nuovo provider di servizi di^{(service provider)} posta elettronica .

Se non hai il tempo per farlo da solo, puoi utilizzare un servizio di cui ho scritto in precedenza chiamato YippieMove  che addebita una commissione di $ 15, ma trasferirà tutte le tue e-mail da un fornitore di servizi^{(service provider)} a un altro, come Hotmail a Gmail o Yahoo Posta^{(Gmail or Yahoo Mail)} a Gmail , ecc.

Anche se penso che quel metodo valga la pena per alcune persone, la maggior parte delle persone può farlo da sola e configurare tutto come vuole. In questo articolo, parlerò del passaggio da qualsiasi provider^{(service provider)} di servizi di posta elettronica a Gmail o Outlook^{(Gmail or Outlook)} , poiché questi sono probabilmente i due migliori in questo momento.

Ecco lo schema generale di ciò che è necessario fare per passare da un servizio di posta elettronica^{(email service)} a un altro:

1. Imposta^(Setup) una nuova email con Gmail o Outlook^{(Gmail or Outlook)}
2. Importa^(Import) la vecchia email nel nuovo servizio di posta elettronica^{(email service)}
3. Inoltra email^{(Forward email)} dal vecchio al nuovo provider
4. Regola di configurazione^{(Setup rule)} per rispondere automaticamente al vecchio indirizzo email^{(email address)}
5. Invia un'e-mail^(Email) a tutti i contatti con il nuovo indirizzo e-mail^{(email address)}
6. Aggiorna^(Update) tutti gli account online che utilizzavano il vecchio indirizzo email^{(email address)}

Imposta nuovo account e-mail

Quando imposti un nuovo account e-mail^{(email account)} , devi assicurarti di scegliere correttamente due cose: il provider^{(email provider)} e-mail e il tuo indirizzo e-mail^{(email address)} . Non scegliere un provider di posta elettronica^{(email provider)} che potrebbe scomparire in 5 anni o che potrebbe costringerti ad abbandonare. Ciò significa non utilizzare un'e-mail di un college/università, del tuo provider di servizi Internet^{(Internet Service Provider)} o dell'e-mail della tua azienda^{(company email)} .

I miei suggerimenti sono Gmail e Outlook^{(Gmail and Outlook)} perché hanno ottime funzionalità che altri fornitori di servizi non possono eguagliare. Ad esempio, con un account Gmail^{(Gmail account)} , hai anche un account Google^{(Google account)} e quindi puoi chattare in video direttamente da Gmail . Google ha anche Google Now, che può scansionare automaticamente la tua posta Gmail^{(Gmail email)} e fornirti informazioni su voli, pacchetti, ecc. Con Outlook.com puoi utilizzare Skype direttamente dall'interfaccia web.

Il secondo aspetto da considerare attentamente è il nome che scegli per il tuo indirizzo email^{(email address)} . Al giorno d'oggi è meglio usare semplicemente il tuo nome, se possibile, come indirizzo email^{(email address)} . Non usare nomi orribili come [email protected] o [email protected]. Una volta passato a un nuovo indirizzo email^{(email address)} , probabilmente vorrai conservarlo per molto tempo, quindi scegli un buon nome.

Importa vecchia email

Il passaggio successivo consiste nell'importare tutte le vecchie email in Gmail o Outlook^{(Gmail or Outlook)} . Ciò richiede l'accesso POP3^{(POP3 access)} , che la maggior parte dei provider di posta elettronica supporta al giorno d'oggi, ma in caso contrario, probabilmente non sarai in grado di spostare tutte le tue vecchie email. Puoi inserire e inoltrare manualmente le e-mail, ma probabilmente solo le cose importanti. 

Se tutta la tua posta è nella versione desktop di Outlook , puoi importare l'intero file PST^{(PST file)} in Gmail aggiungendo il tuo account Gmail^{(Gmail account)} a Outlook utilizzando IMAP e quindi trascinando e rilasciando semplicemente le cartelle locali nelle cartelle di Gmail in Outlook . Dai un'occhiata a questa guida dettagliata^{(detailed guide)} per istruzioni dettagliate.

Ora, se il tuo provider di posta elettronica^{(email provider)} supporta l'accesso POP3^{(POP3 access)} , è davvero facile inserire la tua posta in Gmail . Ho già scritto una guida dettagliata che spiega come importare email in Gmail da diversi provider.

Se stai utilizzando Outlook.com , anche il processo è molto semplice. Accedi^(Log) , clicca sull'icona a forma di ingranaggio in alto a destra e poi clicca su Opzioni^(Options) . Vai avanti e fai clic su Importa account di posta elettronica^{(Import email accounts)} .

Puoi scegliere tra Google , Yahoo o un altro fornitore di servizi di^{(service provider)} posta elettronica . Fondamentalmente^(Basically) , tutto ciò che devi fare è inserire il tuo indirizzo email e la password^{(email address and password)} per connetterti all'account. Puoi anche fare clic su Opzioni avanzate^{(Advanced options)} per inserire manualmente le informazioni del server di posta elettronica^{(email server information)} se il tuo provider utilizza porte non standard, ecc.

Questo è tutto per importare vecchie e-mail in Gmail e Outlook^{(Gmail and Outlook)} . Tieni presente che possono essere necessari diversi giorni prima che le tue vecchie email vengano visualizzate se hai migliaia di email che devono essere importate.

Inoltra vecchia email

Tieni presente che quando configuri l'importazione di posta elettronica in Gmail e Outlook.com^{(Gmail and Outlook.com)} , molto probabilmente le nuove e-mail che arrivano al tuo vecchio indirizzo di posta elettronica^{(email address)} verranno importate automaticamente, quindi non devi configurare l'inoltro. Nel caso di Gmail , importerà le nuove email solo per 30 giorni, dopodiché dovrai attivare manualmente l'inoltro automatico sulla vecchia email.

Se stai uscendo da Gmail , puoi abilitare facilmente l'inoltro andando su Impostazioni^(Settings) e quindi facendo clic sulla scheda Forwarding and POP/IMAP

Fai clic sul pulsante Aggiungi un indirizzo di inoltro^{(Add a forwarding address)} e inserisci il tuo nuovo indirizzo e-mail^{(email address)} . Se non vuoi che tutto venga inoltrato, fai clic sul collegamento per la creazione di un filtro^{(creating a filter link)} sotto il pulsante.

Se stai uscendo da Outlook.com , vai su Opzioni^(Options) e quindi fai clic su Inoltro e-mail^{(Email forwarding)} per inserire l'indirizzo di inoltro.

Ancora una volta, devi farlo solo sul tuo vecchio provider di posta elettronica^{(email provider)} se non vedi nuove e-mail importate nel tuo nuovo provider di posta elettronica^{(email provider)} .

Imposta risposta automatica

Successivamente, vuoi andare avanti e impostare una risposta automatica o una risposta festiva^{(auto-reply or vacation reply)} sul tuo vecchio indirizzo email^{(email address)} che dice a tutti che questo indirizzo email^{(email address)} sarà presto disattivato.

In Gmail , puoi farlo andando su Impostazioni^(Settings) e quindi scorrendo fino in fondo nella scheda Generale^{(General tab)} . Lì vedrai la sezione Risponditore vacanze^{(Vacation responder)} .

Attivalo, scegli un Primo giorno^(First day) , non selezionare nulla per  Ultimo giorno^{( Last day)} e quindi digita un oggetto e il corpo dell'e-mail^{(subject and email body)} . Puoi anche selezionare la casella in basso se desideri che solo il messaggio inviato ai tuoi contatti venga archiviato in Google .

In Outlook.com, vai su Opzioni^(Options) e fai clic su Invio di risposte automatiche alle ferie^{(Sending automated vacation replies)} in Gestione del tuo account^{(Managing Your Account)} . Tieni presente che l'opzione sarà mancante o disattivata se non utilizzi il tuo account Outlook.com^{(Outlook.com account)} su base giornaliera.

Nella schermata successiva, puoi inserire il tuo messaggio proprio come in Gmail . Lascerei solo la risposta automatica finché non decidi di chiudere completamente l'account.

Aggiorna tutti gli account online

Questa è probabilmente la parte più difficile del passaggio a un nuovo indirizzo e-mail^{(email address)} . Praticamente tutto ciò che facciamo online richiede un indirizzo e-mail^{(email address)} come punto di partenza^{(starting point)} e ciò significa che devi aggiornare manualmente molti account.

Sfortunatamente, non esiste un modo semplice per aggirare questo lavoro. Dovrai trascorrere diverse ore o diversi giorni esaminando ogni sito uno^{(site one)} per uno e aggiornando l' indirizzo email^{(email address)} .

Se utilizzi un gestore di password^{(password manager)} come LastPass o 1Password, puoi scorrere rapidamente ogni sito memorizzato e aggiornare l'indirizzo. Se non disponi di alcun sistema per tenere traccia dei tuoi account, l' opzione migliore^{(best option)} successiva è quella di setacciare la tua e-mail e vedere quali siti stanno inviando e-mail.

Si spera^(Hopefully) che , con un po' di pianificazione e organizzazione^{(planning and organization)} , tu possa passare a un nuovo indirizzo email^{(email address)} e non rovinare nulla! Se hai domande, sentiti libero di pubblicare un commento. Divertiti!

The Best Way to Switch to a New Email Address

Do you ѕtill have an ancіent prodigу.net or aol.com email address thаt you are finally giving up? Or mаybe you’νe been using a collеge оr university email address for sеveral yearѕ and want to move to a permanent email address beforе you graduate? Or maуbe when yоu signed up for Internet serviсe, you ended up using an ISP email address like сox.net or comcast.net?

Whatever the situation may be, switching to a new email address is non-trivial, especially if you have thousands of emails you want to retain at your new email service provider.

If you don’t have the time to do it yourself, you can use a service I wrote about earlier called YippieMove that charges a $15 fee, but will transfer all of your email from one service provider to another, like Hotmail to Gmail or Yahoo Mail to Gmail, etc.

While I think that method is worth it for some people, most people can do it themselves and configure everything the way they want. In this article, I am going to talk about moving from any email service provider to Gmail or Outlook, since those are probably the best two at this time.

Here is the general outline of what needs to be done in order to move yourself from one email service to another:

1. Setup new email with Gmail or Outlook
2. Import old email to new email service
3. Forward email from old to new provider
4. Setup rule to automatically reply to old email address
5. Email all contacts with the new email address
6. Update all online accounts that used old email address

Setup New Email Account

When setting up a new email account, you need to make sure that you choose two things right: the email provider and your email address. Don’t pick an email provider that might be gone in 5 years or that might force you off. That means don’t use an email from a college/university, your Internet Service Provider or your company email.

My suggestions are Gmail and Outlook because they have great features that other service providers can’t match. For example, with a Gmail account, you also have a Google account and therefore can video chat directly from Gmail. Google also has Google Now, which can scan your Gmail email automatically and give you information about flights, packages, etc. With Outlook.com, you can use Skype from directly within the web interface.

The second aspect to carefully consider is the name you choose for your email address. These days it’s best to simply use your name, if possible, as your email address. Don’t use awful names like [email protected] or [email protected]. Once you switch to a new email address, you’ll probably want to keep it for a very long time, so pick a good name.

Import Old Email

The next step is to import all your old emails into Gmail or Outlook. This requires POP3 access, which most email providers support nowadays, but if not, you’re probably not going to be able to get all your old email moved over. You can manually go in and forward emails, but probably only the important stuff. 

If all of your email is in the desktop version of Outlook, you can import your entire PST file into Gmail by adding your Gmail account to Outlook using IMAP and then simply dragging and dropping the local folders to the Gmail folders in Outlook. Check out this detailed guide for step by step instructions.

Now if your email provider supports POP3 access, it’s really easy to get your email into Gmail. I’ve already written a detailed guide explaining how to import email into Gmail from different providers.

If you’re using Outlook.com, the process is also very easy. Log in, click on the gear icon at the top right and then click on Options. Go ahead and click on Import email accounts.

You can pick either from Google, Yahoo or other email service provider. Basically, all you have to do is enter your email address and password to connect to the account. You can also click on Advanced options to enter the email server information manually if your provider uses non-standard ports, etc.

That’s about it for importing old emails into Gmail and Outlook. Note that it can take several days for your old emails to show up if you have thousands of emails that need to be imported.

Forward Old Email

Note that when setting up email import in Gmail and Outlook.com, new emails arriving at your old email address will most likely be imported automatically, so you don’t have to setup forwarding. In the case of Gmail, it will only import new emails for 30 days, after which point you have to manually turn on auto-forwarding on the old email.

If you are leaving Gmail, you can enable forwarding easily by going to Settings and then clicking on the Forwarding and POP/IMAP tab.

Click the Add a forwarding address button and enter your new email address. If you don’t want everything forwarded, click on the creating a filter link below the button.

If you are leaving Outlook.com, go to Options and then click on Email forwarding to enter the forwarding address.

Again, you only need to do this on your old email provider if you are not seeing new emails being imported into your new email provider.

Setup Auto Reply

Next, you want to go ahead and setup an auto-reply or vacation reply on your old email address that tells everyone this email address will soon be deactivated.

In Gmail, you can do this by going to Settings and then scrolling down to the bottom on the General tab. There you will see the Vacation responder section.

Turn it on, choose a First day, don’t check anything for Last day and then type in a subject and email body. You can also check the box at the bottom if you only want the message sent to your contacts stored in Google.

In Outlook.com, go to Options and click on Sending automated vacation replies under Managing Your Account. Note that the option will be missing or turned off if you are not using your Outlook.com account on a daily basis.

On the next screen, you can enter your message just like in Gmail. I would just leave the auto-reply on until you decide to shutdown the account completely.

Update All Online Accounts

This is probably the hardest part of switching to a new email address. Pretty much everything we do online requires an email address as a starting point and that means you have to update many accounts manually.

Unfortunately, there is no easy way around this job. You’ll have to spend several hours or several days going through each site one by one and updating the email address.

If you use a password manager like LastPass or 1Password, you can quickly go through each stored site and update the address. If you don’t have any system for keeping track of your accounts, the next best option is to sift through your email and see which sites are sending emails.

Hopefully, with a bit of planning and organization, you can switch to a new email address and not screw anything up! If you have any questions, feel free to post a comment. Enjoy!

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