Conservare una copia personale delle tue e-mail può tornare utile quando devi farvi riferimento in seguito. Ad esempio, potresti voler documentare campioni per il tuo prossimo lavoro, salvare progetti su cui hai lavorato o conservare il feedback che hai ricevuto.

Esistono diversi metodi che puoi utilizzare per eseguire il backup delle e-mail di lavoro^{(back up your work emails)} . Uno di questi è salvarlo come PDF . Se si tratta di un'e-mail di lavoro, dovrai verificare con il tuo supervisore o reparto IT prima di creare archivi della tua e-mail solo per evitare qualsiasi ramificazione legale. 

Qualunque sia la tua ragione, ti mostreremo come salvare un'e-mail come PDF in pochi semplici passaggi.

Come salvare un'e-mail come file PDF^{(How to Save an Email as a PDF File)} 

Questa guida spiegherà come salvare i messaggi di posta elettronica come PDF^(PDFs) sull'app Gmail , Outlook o Mail per Mac .

Outlook (Windows)

Puoi salvare un'e-mail come PDF da Outlook sul tuo computer o telefono seguendo questi passaggi.

1. Apri il messaggio e-mail che desideri salvare come file PDF e seleziona File > Stampa^(Print) . 

1. Seleziona Microsoft Print to PDF nel menu a discesa nella sezione Stampante^(Printer) . 

1. Quindi, seleziona Stampa^(Print) . 

1. Vai alla cartella in cui desideri salvare il file PDF nella casella Salva output di stampa con nome^{(Save Print Output As)} .

1. È possibile rinominare il file nel campo Nome file^{(File Name)} e quindi selezionare Salva^(Save) per apportare le modifiche. 

Nelle versioni precedenti di Outlook (2010 o precedenti), è necessario salvare il messaggio di posta elettronica come file HTML e quindi modificarlo in un file PDF . 

1. Seleziona File > Salva con nome^{(Save As)} nella finestra del messaggio di posta elettronica. 

1. Vai alla casella Salva con nome^{(Save As)} e trova la cartella in cui desideri salvare il file PDF . Rinomina il file PDF nel campo Nome file^{(File Name)} e seleziona HTML nel menu a discesa  Salva come tipo .^{(Save as Type)}

1. Seleziona Salva^(Save) , apri un documento Word, seleziona File > Apri^(Open) , quindi seleziona il file HTML salvato in precedenza. 

1. Seleziona File > Salva con nome^{(Save As)} , scegli una posizione in^(location) cui desideri salvare il file, quindi seleziona PDF nel menu a discesa  Salva come ^{(Save as)} tipo .^(Type)

1. Seleziona Salva^(Save) e controlla il file PDF nella cartella che hai selezionato.

Nota^(Note) : se utilizzi Outlook 2007 , potresti avere difficoltà a trovare l'opzione per salvare un'e-mail come file PDF . Invece, puoi copiare il messaggio e-mail, incollarlo in un documento Word e quindi salvare il documento come file PDF . Il messaggio non avrà un'intestazione, ma puoi digitarla manualmente nel documento di Word .

Outlook (Mac)

I passaggi sono leggermente diversi se utilizzi Outlook su un Mac e desideri salvare un'e-mail come file PDF . 

1. Apri il messaggio di posta elettronica che desideri salvare come PDF in Outlook e seleziona File > Stampa^(Print) . 

1. Quindi, seleziona Salva come PDF^{(Save as PDF)} nel menu a discesa PDF .

1. Immettere il nome del file^{(file name)} per il PDF che si desidera salvare. 

1. Seleziona la freccia accanto a Dove^(Where) e vai alla cartella in cui vuoi salvare il tuo file PDF .

1. Quindi, seleziona Salva^(Save) .

App di posta ^{(Mail App )}

L'app Mail^(Mail) è disponibile per gli utenti di dispositivi macOS e iOS. Puoi anche salvare un messaggio e- mail dall'app Mail come file PDF sul tuo Mac o iPhone/iPad.

Mac

Se desideri salvare un'e-mail come PDF da utilizzare altrove o archiviarla per riferimento futuro, segui questi passaggi.

1. Apri l' app Mail e seleziona le conversazioni e-mail^{(email conversation)} che desideri salvare come file PDF.

1. Selezionare File > Esporta come PDF^{(Export as PDF)} per salvare l'e-mail come file PDF.

iOS (iPhone/iPad)

Se utilizzi l' app Mail sul tuo dispositivo iOS, puoi comunque salvare un'e-mail come file PDF .

1. Apri l' app Mail sul tuo iPhone/iPad, seleziona il messaggio e-mail che desideri salvare.
2. Tocca la freccia^(arrow) in basso .

1. Quindi, tocca Stampa^(Print) dal menu.

1. Verrà visualizzata la schermata di stampa del documento. Ora devi ingrandire il messaggio e-mail pizzicando verso l'esterno dal centro.

1. Quando lo fai, apparirà una nuova schermata in cui l'e-mail sarà convertita in PDF . Tutto^(All) quello che devi fare ora è condividere il PDF . Tocca Condividi^(Share) nella parte in alto a destra dello schermo. 

1. Quindi, tocca Salva in file^{(Save to Files)} nel menu Condividi^{(Share Menu)} .

1. Seleziona una cartella e tocca Salva^(Save) . 

In alternativa, puoi utilizzare l' app Collegamenti^(Shortcuts) per salvare i messaggi di posta elettronica come file PDF . 

1. Apri Collegamenti^(Shortcuts) sul tuo iPhone/iPad e tocca i tre punti accanto al collegamento Crea PDF .^{(Make PDF)}

1. Tocca i tre punti^{(three dots)} nella parte in alto a destra dello schermo, quindi attiva l' opzione Mostra nel foglio di condivisione su ^{(Show in Share Sheet)}Attivato^(On) . 

Gmail

Se utilizzi Gmail come app di posta elettronica predefinita, puoi salvare il tuo messaggio di posta elettronica come file PDF sul tuo computer o dispositivo mobile.

finestre^(Windows)

Se utilizzi Gmail su un PC Windows 10 , puoi salvare un messaggio di posta elettronica come file PDF in pochi rapidi passaggi. 

1. Apri il messaggio e-mail e seleziona Altro^(More) (tre punti) accanto all'icona  Rispondi .^(Reply)

1. Quindi, seleziona Stampa^(Print) . 

Nota^(Note) : se desideri stampare un intero thread di posta elettronica, seleziona Stampa^(Print) tutto. 

1. Nella finestra di dialogo di stampa visualizzata, seleziona Microsoft Print to PDF come destinazione di stampa. 

Nota^(Note) : seleziona Ctrl + P se non vedi la finestra di dialogo di stampa 

1. Seleziona Stampa^(Print) . 

Mac

I passaggi per salvare un'e-mail come PDF in Gmail sono leggermente diversi da quelli di Windows su un Mac .

1. Apri il messaggio e-mail e seleziona Altro^(More) (tre punti) 

1. Seleziona Stampa^(Print) . 

1. Seleziona il menu a discesa PDF , quindi seleziona ^(PDF)Salva come PDF^{(Save as PDF)} . 

1. Quindi, seleziona una cartella^(folder) in cui salverai il tuo file PDF e quindi scegli Salva^(Save) .

Androide^(Android)

Se hai un dispositivo Android e utilizzi l' app Gmail , puoi salvare un messaggio e-mail come file PDF sul tuo telefono o tablet. 

1. Apri la conversazione e-mail in Gmail e seleziona Altro^(More) (tre punti) > Stampa^(Print) .

1. Quindi, tocca la freccia a discesa^{(drop-down arrow)} in alto a destra.

1. Tocca Salva come PDF^{(Save as PDF)} .

1. Quindi, tocca l' icona PDF o Stampa.

1. Seleziona una posizione in cui salvare il tuo file PDF . 

iOS

In Gmail per iOS, puoi salvare o stampare un'e-mail come file PDF . 

1. Apri il messaggio e-mail in Gmail e tocca Altro^(More) (tre punti).

1. Tocca Stampa^(Print) .

1. Quindi, tocca AirPrint .

1. Pizzica e ingrandisci le miniature delle pagine visualizzate nella schermata Opzioni ^(Options)stampante^(Printer) per convertire il tuo messaggio e-mail in PDF .

1. Tocca Condividi^(Share) nella schermata di anteprima del PDF.

1. Quindi, tocca Salva in file^{(Save to Files)} per salvare il PDF in locale.

Conserva quelle e-mail come documenti per un uso futuro^{(Keep Those Emails as Documents for Future Use)}

Il salvataggio dei messaggi e-mail come file PDF è un modo conveniente per eseguire il backup, condividere messaggi specifici o semplicemente per renderli facilmente accessibili. 

Consulta altre guide su come modificare un PDF^{(edit a PDF)} , convertire un PDF in un file Word^{(convert a PDF to a Word file)} o inserire il tuo PDF in un documento Word.^{(insert your PDF into a Word document.)}

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How to Save an Email as a PDF File

Keeping a personal copy of yоur emails can come in handy when you need to refer to them later. For еxample, you may wish to document ѕamples for your next job, save projects you wоrked on, or retain feedback yоu rеceived.

There are several methods you can use to back up your work emails. One of them is to save it as a PDF. If it’s a work email, you’ll need to check with your supervisor or IT department before making archives of your email just to avoid any legal ramifications. 

Whatever your reason, we’ll show you how to save an email as a PDF in a few easy steps.

How to Save an Email as a PDF File 

This guide will explain how to save emails as PDFs on Gmail, Outlook, or Mail app for Mac.

Outlook (Windows)

You can save an email as a PDF from Outlook to your computer or phone using these steps.

1. Open the email message you want to save as a PDF file and then select File > Print. 

1. Select Microsoft Print to PDF in the drop-down menu under the Printer section. 

1. Next, select Print. 

1. Go to the folder you want to save the PDF file in the Save Print Output As box.

1. You can rename the file in the File Name field and then select Save to effect the changes. 

In previous versions of Outlook (2010 or earlier), you need to save the email message as an HTML file and then change it to a PDF file. 

1. Select File > Save As in the email message window. 

1. Go to the Save As box and find the folder where you want to save the PDF file. Rename the PDF file in the File Name field and select HTML in the Save as Type drop-down menu. 

1. Select Save, open a Word document, select File > Open, and then select the HTML file you saved earlier. 

1. Select File > Save As, choose a location you want to save the file, and then select PDF in the Save as Type drop-down menu. 

1. Select Save and check for the PDF file in the folder you selected.

Note: If you’re using Outlook 2007, you may have a hard time finding the option to save an email as a PDF file. Instead, you can copy the email message, paste it into a Word document, and then save the document as a PDF file. The message won’t have a header, but you can type it into the Word document manually.

Outlook (Mac)

The steps are slightly different if you’re using Outlook on a Mac and want to save an email as a PDF file. 

1. Open the email message you want to save as a PDF in Outlook and select File > Print. 

1. Next, select Save as PDF in the PDF drop-down menu.

1. Enter the file name for the PDF you want to save. 

1. Select the arrow next to Where and go to the folder that you want to save your PDF file.

1. Next, select Save.

Mail App 

Mail app is available for macOS and iOS device users. You can also save an email message from the Mail app as a PDF file on your Mac or iPhone/iPad.

Mac

If you want to save an email as a PDF to use elsewhere or store it for future reference, use these steps.

1. Open the Mail app and select the email conversation(s) you want to save as a PDF file.

1. Select File > Export as PDF to save the email as a PDF file.

iOS (iPhone/iPad)

If you use the Mail app on your iOS device, you can still save an email as a PDF file.

1. Open the Mail app on your iPhone/iPad, select the email message you want to save.
2. Tap the bottom arrow.

1. Next, tap Print from the menu.

1. The print document screen will appear. Now, you have to zoom in on the email message by pinching outward from the center.

1. When you do this, a new screen will appear will the email converted into a PDF. All you have to do now is share the PDF. Tap Share at the upper right side of the screen. 

1. Next, tap Save to Files in the Share Menu.

1. Select a folder and tap Save. 

Alternatively, you can use the Shortcuts app to save email messages as PDF files. 

1. Open Shortcuts on your iPhone/iPad and tap the three dots next to the Make PDF shortcut.

1. Tap the three dots at the top right side of the screen and then toggle the Show in Share Sheet option to On. 

Gmail

If you use Gmail as your default email app, you can save your email message as a PDF file on your computer or mobile device.

Windows

If you’re using Gmail on a Windows 10 PC, you can save an email message as a PDF file in a few quick steps. 

1. Open the email message and select More (three dots) next to the Reply icon. 

1. Next, select Print. 

Note: If you want to print an entire email thread, select Print all. 

1. In the print dialog that appears, select Microsoft Print to PDF as the print destination. 

Note: Select Ctrl + P if you don’t see the printing dialog 

1. Select Print. 

Mac

The steps to save an email as a PDF in Gmail are slightly different from Windows on a Mac.

1. Open the email message and select More (three dots) 

1. Select Print. 

1. Select the PDF drop-down menu and then select Save as PDF. 

1. Next, select a folder where you’ll save your PDF file and then choose Save.

Android

If you have an Android device and use the Gmail app, you can save an email message as a PDF file to your phone or tablet. 

1. Open the email conversation in Gmail and select More (three dots) > Print.

1. Next, tap the drop-down arrow at the top right side.

1. Tap Save as PDF.

1. Next, tap the PDF or Print icon.

1. Select a location to save your PDF file. 

iOS

In Gmail for iOS, you can save or print an email as a PDF file. 

1. Open the email message in Gmail and tap More (three dots).

1. Tap Print.

1. Next, tap AirPrint.

1. Pinch and zoom in over the thumbnails of the pages you see in the Printer Options screen to convert your email message to PDF.

1. Tap Share in the PDF preview screen.

1. Next, tap Save to Files to save your PDF locally.

Keep Those Emails as Documents for Future Use

Saving your email messages as PDF files is a convenient way of backing up, sharing specific messages, or just making them easily accessible. 

Check out more guides on how to edit a PDF, convert a PDF to a Word file, or insert your PDF into a Word document.

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