Come salvare automaticamente gli allegati e-mail su Cloud Storage

Il salvataggio degli allegati e-mail è un ottimo modo per eseguire il backup di tutte le immagini, i documenti, la musica e qualsiasi altra cosa che ti viene inviata via e-mail nel corso della giornata. Ma farlo manualmente non è un processo divertente(fun process) , è probabile che nel tempo te ne perdano alcuni e consumerai spazio prezioso sul tuo computer.

Quello che puoi fare invece è impostare la tua e-mail per salvare automaticamente gli allegati in un servizio di archiviazione di file online(online file storage service) . La maggior parte dei servizi di archiviazione cloud ha un sacco di spazio libero(cloud storage services have loads of free space) e i metodi descritti di seguito possono salvare automaticamente gli allegati e-mail con ogni nuova e-mail.

Esistono due modi davvero eccezionali per salvare automaticamente gli allegati di posta elettronica su un servizio di archiviazione(storage service) cloud . Il primo che esamineremo utilizza il servizio di archiviazione file (file storage service) Koofr sia per salvare automaticamente che per archiviare gli allegati; funziona da qualsiasi e-mail ma i tuoi file possono essere salvati solo sul servizio di archiviazione di (storage service)Koofr

L'altro metodo è un po' più flessibile in quanto puoi scegliere un servizio di archiviazione cloud(cloud storage service) diverso , ma non funziona con tutti i provider di posta elettronica.

Utilizzo di Koofr per salvare automaticamente gli allegati e-mail(Using Koofr To Auto-Save Email Attachments)

  • Visita Koofr(Visit Koofr) e crea un nuovo account. Puoi farlo con il tuo indirizzo email o account Google(email address or Google account) .
  • Vai su Aggiungi(Add ) > Crea cartella(Create folder)

  • Dai un nome agli allegati, perché è qui che verranno raccolti tutti gli allegati e-mail.
  • Passa(Hover) il mouse sulla nuova cartella per trovare un pulsante chiamato Condividi(Share) . Selezionalo, quindi scegli Ricevi file(Receive files) .
  • Scegli Mai(Never) nella sezione Scadenza.
  • Copia l' indirizzo email(email address) in basso e poi seleziona OK .

  • Vai al sito Web del tuo provider di posta elettronica e imposta l'inoltro automatico per tutte le e-mail con allegati. 
  • In Gmail , puoi farlo inserendo l' e-mail Koofr(Koofr email) nelle impostazioni di inoltro del tuo account Gmail(forwarding settings in your Gmail account) . Dopo aver confermato che l' indirizzo email(email address) è tuo, seleziona la freccia accanto alla barra di ricerca e contrassegnando (search bar and marking) Ha allegato(Has attachment)
  • Da lì, scegli Crea filtro(Create filter ) e poi Inoltralo a(Forward it to) <indirizzo email Koofr>.
  • Seleziona Crea filtro(Create filter) per attivarlo.

Tutti i tuoi allegati sono archiviati nella cartella che hai creato sopra. Qualcosa da sapere su questa procedura è che anche le e-mail vengono archiviate, non solo i file allegati. Quindi funziona anche come servizio di backup della posta elettronica(email backup service)

Sfortunatamente, non puoi scegliere di salvare solo gli allegati, quindi la cartella potrebbe essere ingombra abbastanza rapidamente.

Salvataggio automatico degli allegati e-mail con Zapier(Automatically Saving Email Attachments With Zapier)

  • Apri la nuova pagina Zap(new Zap page) . Se non hai effettuato l'accesso, avrai l'opportunità di creare un account.
  • Scegli il tuo provider di posta elettronica(email provider) nella prima casella di testo(text box) ( Gmail , Microsoft Outlook e altri sono supportati) e poi Nuovo allegato(New Attachment) nella seconda, seguito da Continua(Continue) .

  • Scegli il tuo account di posta elettronica(email account) dalla casella a discesa o, se richiesto, accedi ad esso per effettuare la connessione. Premi Continua(Continue) .
  • Scegli un'etichetta per salvare gli allegati solo se l'e-mail è etichettata con quella scelta oppure seleziona Posta in arrivo e Tutte le etichette(Inbox and All Labels) per salvare ogni allegato indipendentemente(attachment regardless) da come è etichettato. 
  • È inoltre possibile utilizzare questa schermata per forzare il salvataggio dell'allegato solo se l'e-mail corrisponde a una ricerca specifica. Ad esempio, per salvare automaticamente gli allegati di una persona specifica, devi inserire from:[email protected]
  • Al termine, premi Continua(Continue) .

  • Facoltativamente, testare la routine selezionando Test e revisione(Test & Review) o terminare con il pulsante Test e continua(Test & Continue) .
  • Seleziona il segno più sotto Esegui...(Do this…) per scegliere cosa dovrebbe succedere una volta trovata un'e-mail con un allegato.
  • Trova(Find) e seleziona il servizio cloud in(cloud service) cui desideri salvare gli allegati e-mail. Sono supportati quelli popolari come OneDrive , Dropbox , Google Drive e Box .
  • In Scegli evento azione(Choose Action Event) , seleziona cosa dovrebbe accadere. Stiamo utilizzando Google Drive per questo esempio, quindi sceglieremo Carica file(Upload File)
  • Premi Continua(Continue) .

  • Accedi(Sign) al provider di servizi cloud(cloud service provider) quando richiesto.
  • Facoltativamente, scegli dove vuoi che gli allegati vengano salvati all'interno del tuo account.
  • Per l' opzione File , scegli (File )Allegato(Attachment) . Facoltativamente, compila gli altri campi, quindi premi Continua(Continue) .

  • Facoltativamente, prova la routine e quindi premi Attiva Zap(Turn Zap On) per abilitarla.

L'uso di Zapier per salvare automaticamente gli allegati e-mail non fa nulla all'e-mail originale. Il messaggio non verrà contrassegnato come letto e l'allegato e/o il messaggio non verranno eliminati.

Altri metodi di salvataggio degli allegati e-mail(Other Email Attachment Saving Methods)

Zapier e Koofr(Zapier and Koofr) sono i modi migliori per salvare automaticamente gli allegati di posta elettronica su un servizio di archiviazione(storage service) cloud , ma non dovremmo trascurare(t overlook) altri metodi non così automatici che sono integrati direttamente nei siti Web di alcuni provider di posta elettronica. 

  • Con Gmail , ad esempio, puoi passare il mouse su un allegato e scegliere Salva su Drive(Save to Drive) per trasferirlo istantaneamente su Google Drive
  • Se sei su Outlook.com , seleziona l' icona della nuvola(cloud icon) che compare sugli allegati per salvare il file su OneDrive
  • Gli utenti Yandex.Mail possono aprire un allegato e selezionare (attachment and select) salva su Yandex.Disk(save to Yandex.Disk) .

Un altro metodo coinvolge cloudHQ. Il modo in cui funziona una volta configurato è aprire l'e-mail con l'allegato che si desidera salvare, quindi fare clic su un pulsante per scegliere dove archiviare il servizio(storage service) di archiviazione cloud. 

Ci vogliono pochi clic, ma è ancora meglio scaricare l'allegato e caricarlo manualmente sul sito di archiviazione dei file .(file storage site)

Ci sono tre estensioni che puoi installare su Chrome per farlo funzionare:

Ecco come funziona se lo utilizzi in Gmail per salvare allegati e-mail su Google Drive :

  • Apri l'e-mail con l'allegato.
  • Seleziona il pulsante di download(download button) dal menu in alto.
  • Scegli Salva su Google Drive(Save to Google Drive) .

  • Scegli una cartella se lo desideri, ma assicurati di selezionare Salva solo allegati(Save only attachments) dal menu a discesa.
  • Facoltativamente, modificare il nome dell'allegato, quindi premere Salva(Save) .

  • Come puoi vedere, cloudHQ può anche salvare l'intero messaggio se preferisci. Basta(Just) cambiare l' opzione Salva impostazioni(Save settings ) per farlo.



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