Tutti vogliono mantenere organizzata la propria corrispondenza. Affoghiamo tutti nelle e-mail ogni giorno. Potresti passare ore a smistare innumerevoli annunci, rapporti, newsletter e messaggi che si accumulano nel tuo account Gmail . 

Puoi scegliere il tuo modo di gestirli, ma ti consigliamo di investire un po' di tempo e fatica per padroneggiare " il re dell'e-mail^{(the king of Email)} ". Gmail in realtà viene fornito con una varietà di funzioni che non tutti conoscono. Con le nuove funzionalità che vengono^{(new features rolling out)} continuamente implementate, può essere difficile stabilire le priorità e tenere il passo. 

In questo articolo, abbiamo selezionato alcune delle più utili funzioni nascoste di Gmail che potresti esserti perso. Imparare come usarli ti aiuterà a dare più struttura alla tua comunicazione e-mail. Iniziamo con come creare un'e-mail di gruppo in Gmail . 

Crea un'e-mail di gruppo in Gmail^{(Create A Group Email In Gmail)}

Se invii regolarmente e-mail alle stesse persone, imparare questo trucco ti farà risparmiare un sacco di tempo e fatica.

Per inviare un'email di gruppo in Gmail , devi prima creare una mailing list con tutti i contatti che desideri includere. In seguito puoi modificare quei gruppi aggiungendo o rimuovendo i contatti. 

Come impostare una lista e-mail^{(How To Set Up An Email List)}

Google ha un'app separata per la gestione di tutti i tuoi contatti Gmail . Ecco perché per creare una mailing list in Gmail , devi prima creare una lista in Contatti Google^{(Google Contacts)} . 

1. Apri l' app Web Contatti Google .^{(Google Contacts)}
2. Scegli i contatti che desideri inserire nello stesso gruppo dall'elenco dei contatti.
3. Dopo aver selezionato i contatti, trova l' icona Gestisci etichette^{(Manage labels)} nella parte superiore dello schermo e fai clic su di essa.

1. Dal menu a discesa, scegli Crea etichetta^{(Create label)} .
2. Assegna un nome all'etichetta. Assicurati^(Make) che il nome sia facile da ricordare poiché è quello che utilizzerai per identificare l'elenco e-mail in seguito.

1. Fare clic su Salva^(Save) per creare l'elenco.

Per gestire l'elenco, selezionalo dal menu Etichette^(Labels) sul lato sinistro dello schermo. Lì puoi rimuovere i contatti esistenti da esso. Per aggiungere contatti a un elenco esistente, torna ai tuoi contatti, scegli il contatto e quando fai clic sull'icona Gestisci^(Manage) etichette scegli il nome di un elenco già esistente. 

Puoi creare tutti gli elenchi (o etichette) che desideri per diversi gruppi di persone. 

Come inviare un'e-mail di gruppo^{(How To Send A Group Email)}

Ora che hai la tua lista e-mail, invia la tua prima e-mail di gruppo e scopri quanto è più facile che copiarla e incollarla su ogni individuo separatamente. 

1. Apri Gmail.
2. Fare clic sull'icona + Compose per iniziare una nuova e-mail. 
3. Nella finestra del nuovo messaggio, in Per^(To) iniziare a digitare il nome dell'elenco dei contatti. Gmail lo riconoscerà e lo compilerà per te. 
4. Quando fai clic sul suggerimento, vedrai che tutti i contatti della tua lista appariranno automaticamente nel campo del destinatario. 
5. Compila^(Fill) la riga dell'oggetto e il resto della tua email. Quindi premi Invia^(Send) per completare la tua prima email di gruppo in Gmail . 

Altri trucchi di Gmail per aumentare la tua produttività^{(More Gmail Tricks To Boost Your Productivity)}

Come ogni software, Gmail ha i suoi trucchi^{(Gmail has its own tricks)} e scorciatoie che possono aiutarti a rendere la tua comunicazione più efficiente. Alcuni di loro sono meno evidenti di altri. Imparare a utilizzare le seguenti funzionalità di Gmail aumenterà la tua produttività e ti aiuterà a organizzare meglio la tua corrispondenza e-mail. 

Pianifica l'invio^{(Schedule Send)}

Questa funzione ti consente di scrivere e-mail che desideri inviare in seguito. Quindi puoi programmare di inviarli in qualsiasi momento in futuro. 

Quando hai la tua email pronta, invece di fare clic su Invia^(Send) , fai clic sulla freccia giù^{(down arrow)} accanto ad essa. Quindi selezionare una data e un'ora dal menu  Pianifica invio .^{(Schedule Send)}

Composizione intelligente^{(Smart Compose)}

Smart Compose è la funzione perfetta se desideri un piccolo aiuto da Gmail durante la composizione dei tuoi messaggi. Prevede parole e frasi che scriverai in seguito e ti dà suggerimenti. Questo può far risparmiare un sacco di tempo di digitazione. 

Per abilitare la funzione, vai alle tue Impostazioni di ^(Settings)Gmail . In Generale^(General) , scorri verso il basso per trovare Smart Compose e Smart Compose Personalizzazione^{(Smart Compose Personalisation)} . Assicurati che entrambi siano attivi per suggerimenti di scrittura personalizzati. 

Annulla invio^{(Undo Send)}

Tutte le migliori app di messaggistica^{(the top messaging apps)} hanno già una funzione per richiamare un messaggio che hai inviato per errore. Ora puoi farlo anche in Gmail . Tuttavia, in Gmail hai solo 30 secondi per farlo dopo aver premuto Invia^(Send) . 

Per configurarlo, vai su Impostazioni^(Settings) di Gmail . In Generale^(General) , scorri verso il basso fino a trovare Annulla invio^{(Undo Send)} . Lì puoi scegliere il periodo di cancellazione dell'invio, da 5 a 30 secondi dopo aver inviato l'e-mail. 

Modalità riservata^{(Confidential Mode)}

Puoi andare ancora oltre con la funzione della modalità riservata^{(Confidential)} . Ricordi^(Remember) come Facebook ti permette di inviare messaggi che si autodistruggono^{(Facebook allows you to send messages that self-destruct)} dopo un certo periodo di tempo? Ora puoi fare lo stesso in Gmail . 

Prima di inviare la tua e-mail, fai clic sull'icona del lucchetto a destra del pulsante Invia^(Send) . Puoi quindi impostare il periodo di scadenza per questa email, assicurandoti che il destinatario non possa inoltrarla, copiarla, stamparla o scaricarla. 

Puoi anche impostare una sicurezza aggiuntiva e richiedere al destinatario di inserire un codice SMS che verrà inviato al suo telefono prima che possa aprire la tua e-mail. 

Spinte^(Nudges)

Se ricevi molte email ogni giorno e spesso ti dimentichi di rispondere, amerai la funzione Nudges su Gmail . Rimetterà automaticamente le tue vecchie email nella posta in arrivo con suggerimenti per rispondere o dare seguito. 

Per abilitare questa funzione, vai su Impostazioni di ^(Settings)Gmail . Scorri verso il basso in Generale^(General) fino a trovare Nudges . Quindi fare clic su una o entrambe le caselle per abilitare i suggerimenti. 

Diventa un utente Gmail professionista^{(Become A Pro Gmail User)}

Che tu sia un utente Gmail avanzato o che abbia appena iniziato, ti sarà utile apprendere i suggerimenti essenziali per ottenere il massimo dalla piattaforma. Inizia^(Start) imparando come ordinare la tua casella di posta^{(how to sort your inbox)} e come bloccare qualcuno su Gmail^{(how to block someone on Gmail)} per organizzare meglio la tua posta. 

Quali altre utili funzioni hai scoperto durante il tuo tempo utilizzando Gmail ? Condividi^(Share) le tue esperienze con noi nella sezione commenti qui sotto. 

How To Create a Group Email In Gmail and Other Hidden Features

Everybody wants to keep their correspondence organized. We all drown in email daily. You may spеnd hours sorting through countless ads, reports, newsletters, and messаges that pile uр in your Gmail account. 

You can choose your own way of dealing with those, but we recommend investing some time and effort into mastering “the king of Email“. Gmail actually comes with a variety of functions that not everyone knows about. With new features rolling out all the time, it can be hard to prioritize and keep up. 

In this article, we hand-picked some of the most useful hidden Gmail features that you may have missed. Learning how to use them will help you bring more structure into your email communication. Let’s get started with how to create a group email in Gmail. 

Create A Group Email In Gmail

If you regularly send emails to the same people, learning this trick will save you lots of time and effort.

In order to send a group email in Gmail, you first need to create a mailing list with all the contacts you want to include. You can later edit those groups by adding or removing contacts. 

How To Set Up An Email List

Google has a separate app for managing all your Gmail contacts. That’s why in order to create a mailing list in Gmail, you’ll need to create a list in Google Contacts first. 

1. Open the Google Contacts web app.
2. Choose the contacts that you want to put on the same group from your contacts list.
3. Once you’ve selected the contacts, find the Manage labels icon on top of the screen and click on it.

1. From the drop down menu, choose Create label.
2. Name the label. Make sure the name is easy to remember since that’s what you’ll be using to identify the email list later.

1. Click Save to create the list.

In order to manage the list, choose it from the Labels menu on the left side of the screen. There you can remove existing contacts from it. To add contacts to an existing list, go back to your contacts, choose the contact and when clicking the Manage labels icon choose the name of an already existing list. 

You can create as many lists (or labels) as you like for different groups of people. 

How To Send A Group Email

Now that you have your email list, send your first group email and see how much easier it is than copy pasting it to every individual separately. 

1. Open Gmail.
2. Click on the + Compose icon to start a new email. 
3. In the new message window, under To start typing the name of your contact list. Gmail will recognize it and fill it in for you. 
4. When you click on the suggestion, you will see that all the contacts from your list automatically appear in the recipient field. 
5. Fill out the subject line and the rest of your email. Then press Send to finish your first group email in Gmail. 

More Gmail Tricks To Boost Your Productivity

Like any software, Gmail has its own tricks and shortcuts that can help make your communication more efficient. Some of them are less obvious than others. Learning to use the following Gmail features will boost your productivity and help you better organize your email correspondence. 

Schedule Send

This feature allows you to write emails you want to send later. Then you can schedule to send them for any time in future. 

When you have your email ready, instead of clicking Send click the down arrow next to it. Then select a date and time from the Schedule Send menu. 

Smart Compose

Smart Compose is the perfect feature if you want a little help from Gmail when composing your messages. It predicts words and phrases you’re going to write next and gives you suggestions. This can save a lot of typing time. 

To enable the feature, go to your Gmail Settings. Under General, scroll down to find Smart Compose and Smart Compose Personalisation. Make sure both of those are on for personalized writing suggestions. 

Undo Send

All of the top messaging apps already have a feature to recall a message you sent by mistake. Now you can do that in Gmail as well. However, in Gmail you only have 30 seconds to do it after you hit Send. 

To set it up, go to Gmail Settings. Under General, scroll down until you find Undo Send. There you can choose the send cancelation period, from 5 to 30 seconds after you send the email. 

Confidential Mode

You can take things even further with the Confidential mode feature. Remember how Facebook allows you to send messages that self-destruct after a certain period of time? You can now do the same in Gmail. 

Before you send your email, click on the lock icon to the right of the Send button. You can then set the expiration period for this email, ensuring the recipient won’t be able to forward, copy, print, or download it. 

You can even set up extra security and require the recipient to enter an SMS code that will be sent to their phone before they can open your email. 

Nudges

If you receive many emails daily and often forget to reply to them, you will love the Nudges feature on Gmail. It will automatically put your old emails back into the inbox with suggestions to reply or follow up. 

To enable this feature, go to Gmail Settings. Scroll down under General until you find Nudges. Then click one or both boxes to enable the suggestions. 

Become A Pro Gmail User

Whether you’re an advanced Gmail user or only getting started, it will benefit you to learn the essential tips to get the most out of the platform. Start with learning how to sort your inbox, and how to block someone on Gmail to organize your email better. 

What other useful features have you discovered in your time using Gmail? Share your experiences with us in the comments section below. 

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