Gestire una piccola squadra non è un lavoro così frenetico a meno che o finché non entri in contatto con tutti nel tuo gruppo. Ci sono molte cose da fare. Ad esempio, puoi chiamarli nel tuo ufficio, condurre una conferenza telefonica, creare un gruppo Facebook e così via. Ma se stai cercando un servizio di gestione del team privo di ingombri per qualsiasi attività online o offline, Slack è quello che stai cercando!

Tuttavia^(Though) , Slack offre soluzioni premium, l' edizione gratuita^{(free edition)} è adeguata per te se hai un team di 7 o 8 membri. Ora, se hai utilizzato questo servizio, potresti sapere quanto è utile. Tuttavia, se non hai utilizzato Slack in passato e stai cercando suggerimenti per utilizzarlo, questi utili suggerimenti e trucchi Slack^{(Slack tips and tricks)} possono aiutarti a utilizzare questo servizio in modo efficiente.

Suggerimenti e trucchi per Slack

Iniziamo con alcuni suggerimenti e trucchi di base di Slack , in seguito ai quali puoi controllare alcune funzionalità avanzate di Slack .

1] Abilita la notifica del browser

Poiché si tratta di un servizio di messaggistica istantanea, dovresti rispondere al mittente il prima possibile. Ma potresti dimenticartene una volta che inizi a svolgere le tue attività dopo aver ridotto a icona la finestra del browser. Pertanto, puoi abilitare le notifiche del browser per Slack . Se apri Slack per la prima volta, riceverai un piccolo messaggio sullo schermo. Basta^(Just) premere il pulsante "Abilita notifiche" per fare le cose.

Nel caso te lo sia perso, puoi andare alle impostazioni e fare clic sul pulsante " Passa^(Switch) alle nostre impostazioni consigliate". Successivamente, puoi anche modificare il tono di notifica.

2] Non disturbare

Se hai abilitato le notifiche del browser e ora sei solo stanco di ricevere notifiche una dopo una, puoi semplicemente posticipare le notifiche. Questo ti darà i messaggi, ma non ti avviserà. Ci sono due modi per abilitare Non disturbare^{(Do not Disturb)} in Slack . Innanzitutto^(First) , puoi posticiparlo da 20 minuti a 24 ore. In secondo luogo^(Second) , puoi programmare il DnD . Per questo, fai clic sul pulsante Campanello d'allarme^{(Alarm Bell)} che è visibile accanto al nome della squadra e seleziona un orario. Se vuoi programmarlo, puoi fare clic su "Non disturbare^(Disturb)opzione "programmazione". Dopodiché, devi impostare un orario. Tuttavia, assicurati di aver selezionato il tuo fuso orario durante la configurazione della squadra per la prima volta.

3] Autorizzazioni della squadra

Quando sei il proprietario di un team, dovresti assolutamente occuparti della sicurezza, principalmente quando viene gestita online. Slack offre molte opzioni per gestire la privacy del tuo team. In altre parole, otterrai alcune opzioni per consentire ai non amministratori di consentire o bloccare varie cose. Ad esempio, puoi consentire ad altri di invitare persone, rimuovere un membro (non consigliato), visualizzare statistiche, condividere file esternamente e altro ancora. Per questo, devi aprire Impostazioni^(Settings) e passare alla scheda Autorizzazioni .^{(Permissions )}

4] Modifica il nome e l'URL della squadra

In genere, le persone creano il team su Slack con il nome "My Team". Ma in seguito, selezionano il nome esatto del team e l' URL corrispondente . Se è successo lo stesso con te, puoi modificare il nome della squadra e l' URL . Tuttavia, l' URL del team^{(Team URL)} deve essere univoco. Visita la pagina seguente per fare le cose. Qui puoi modificare il nome e l' URL :

https://abcd.slack.com/admin/name

Non dimenticare di sostituire abcd con l'URL del tuo team effettivo.

5] Importa/Esporta dati

Supponiamo che tu voglia eliminare il tuo Team. In tal caso, è sempre buona norma esportare i dati da Slack , in modo da poterli utilizzare in seguito. È possibile esportare messaggi, collegamenti a file, canali archiviati, registro attività di integrazione. Non è possibile esportare cronologia/file di gruppi privati, messaggi diretti e registri di eliminazione. Per farlo, visita la seguente pagina:

https://abcd.slack.com/admin/settings

Non dimenticare di sostituire abcd con l' ^(abcd)URL del tuo team effettivo . Qui otterrai un pulsante chiamato Import/Export Data . Fare clic^(Click) su di esso e selezionare se si desidera importare o esportare. Se devi esportare i dati, passa a Esporta^(Export) e fai clic sul pulsante Avvia esportazione^{(Start Export )} . Se vuoi importare^(Import) , seleziona semplicemente la sorgente e vai attraverso le opzioni dello schermo. Questo può essere fatto solo se sei l'amministratore di un team.

6] Trasferimento di proprietà

Supponiamo^(Suppose) che tu stia lasciando il team e desideri solo nominare qualcun altro l'amministratore, che gestirà tutte le cose per tuo conto, quindi puoi visitare questa pagina per fare le cose:

https://abcd.slack.com/admin/settings

Ancora una volta, assicurati di aver sostituito abcd con il nome effettivo della tua squadra. Qui puoi trovare la gestione dei membri e dei ruoli del tuo team^{(manage your team members and roles)} . Successivamente, otterrai l' opzione Trasferisci proprietà . ^{(Transfer ownership )}Ora devi scegliere un nuovo membro principale e inserire la tua password.

7] Abilita l'autenticazione a due fattori

L'autenticazione a due fattori è probabilmente il modo migliore per proteggere il tuo account. Slack offre anche la verifica in 2 passaggi, che creerà un ulteriore livello di protezione sul tuo account Slack esistente . Tuttavia, tutte le sessioni verranno disconnesse dopo aver abilitato l'autenticazione a due fattori. Per attivarlo, visitare la seguente pagina:

https://abcd.slack.com/account/settings#two_factor

Fare clic sul pulsante Imposta autenticazione a due fattori^{(Setup Two-Factor Authentication )} . Successivamente, devi inserire la tua password. Quindi, otterrai due opzioni: SMS^{(SMS Text Message)} e Usa un'app^{(Use an App)} . Usa quello che ti si addice, ma l' opzione SMS è molto meglio.^(SMS)

Scegli quello e inserisci il tuo numero di cellulare. Ora riceverai un SMS in merito, che devi inserire nella rispettiva pagina per attivare l'autenticazione a due fattori in Slack .

8] Chiama qualsiasi membro del team

Di recente, Slack ha incluso un'opzione per chiamare qualsiasi membro del team. Tuttavia, questa è una chiamata VoIP , il che significa che non puoi chiamare la persona sul suo cellulare. Il membro deve essere online per ricevere la tua chiamata. Tuttavia, è molto facile chiamare chiunque su Slack . Basta^(Just) aprire il rispettivo profilo e premere il pulsante Chiama^{(Call )} che è visibile in alto a destra.

9] Accedi a più team

Supponiamo^(Suppose) di gestire più di una squadra su Slack . Se vuoi accedere a più squadre, puoi sicuramente farlo. Basta^(Just) fare clic sul nome della squadra e selezionare l' opzione Accedi a un'altra squadra . ^{(Sign in to another team)}Successivamente, devi inserire il nome della tua squadra, l'ID e-mail e la password.

10] Cambia il tema della barra laterale

Ci sono molte persone che giocano spesso con l'interfaccia. Se sei uno di loro e vuoi cambiare il semplice aspetto della barra laterale Slack , ecco una soluzione per te. È possibile cambiare il tema. Per questo, fai clic sul nome del team e vai su Preferenze^{(Preferences)} . Qui otterrai l' opzione Tema della barra laterale . ^{(Sidebar Theme )}Passa a quello per selezionare un nuovo tema o una nuova combinazione di colori.

Slack è la soluzione definitiva per la gestione del tuo piccolo team. Condividi la tua esperienza con Slack.^{(Slack is an ultimate solution for managing your small team. Do share your experience with Slack.)}

Leggi il prossimo^{(Read next)} :  Restyaboard è un ottimo software open source per la gestione delle attività^{(Task Management)} .

Slack Tips and Tricks for managing small team chats

Operating a small team is not that hectic a job unless or until you get in touch with everyone in yoυr group. There are numerous things need to be done. For іnstance, you can call them in уour officе, conduct telephonic conference, create a Facebook group and so on. But if you are loоking for a clutter-free team management service for any online or offline business, Slack is what you are looking for!

Though, Slack offers premium solutions, the free edition is just adequate for you if you have a team of 7 or 8 members. Now, if you have been using this service, you may know how useful it is. But, if you haven’t used Slack in the past and are looking for tips to use it, then these useful Slack tips and tricks may help you use this service efficiently.

Slack Tips and Tricks

Let’s just start with some basic tips and tricks of Slack following which, you can check out some advanced features of Slack.

1] Enable Browser Notification

As this is an instant messenger service, you should reply to the sender as soon as possible. But, you may forget about it once you start doing your tasks after minimizing the browser window. Therefore, you can enable browser notifications for Slack. If you open Slack for the first time, you will get a small message on your screen. Just hit the “Enable notifications” button to get things done.

In case you have missed it, you can go to settings and click on “Switch to our recommended settings” button. Following that, you can change the notification tone as well.

2] Do not Disturb

If you have enabled browser notifications and now you are just tired of getting notifications one after one, then you can simply snooze your notifications. This will get you the messages, but it will not notify you. There are two ways to enable Do not Disturb in Slack. First, you can snooze it for 20 minutes to 24 hours. Second, you can schedule the DnD. For that, just click on the Alarm Bell button that is visible next to the team name and select a time. If you want to schedule it, you can click on “Do Not Disturb schedule” option. After that, you have to set a time. However, make sure you have selected your own time zone while settings up the team for the first time.

3] Team Permissions

When you are the owner of a team, you should definitely take care of the security – mainly when it is being managed online. Slack offers plenty of options to manage the privacy of your team. In other words, you will get some options to let non-admins allow or block various things. For example, you can allow others to invite people, remove a member (not recommended), view statistics, share files externally and more others. For that, you have to open Settings and switch to Permissions tab.

4] Change Team Name & URL

Generally, people create the team on Slack with “My Team” name. But later on, they select the exact team name and corresponding URL. If the same has happened with you, you can change the team name as well as URL. But, the Team URL must be unique. Visit the following page to get things done. Here, you can change the name and URL:

https://abcd.slack.com/admin/name

Do not forget to replace abcd with your actual team URL.

5] Import/Export Data

Let’s assume that you want to delete your Team. If so, it is always a good practice to export your data from Slack, so that you can use it later. You can export messages, links to files, archived channels, integration activity log. It is not possible to export private group history/files, direct messages, and deletion logs. To do this, visit the following page:

https://abcd.slack.com/admin/settings

Do not forget to replace abcd with your actual team URL. Here, you will get a button called Import/Export Data. Click on it and select whether you want to import or export. If you need to export data, just switch to Export and click on the Start Export button. If you want to Import, just select the source and go through the screen options. This can be done only if you are the admin of a team.

6] Transfer Ownership

Suppose, you are leaving the team, and you just want to make someone else the admin, who will manage all the things on behalf of you, then you can visit this page to get things done:

https://abcd.slack.com/admin/settings

Again, make sure you have replaced abcd with your actual team name. Here you can find manage your team members and roles. After that, you will get the Transfer ownership option. Now, you have to choose a new primary member and enter your password.

7] Enable Two-Factor Authentication

Two-Factor authentication is probably the best way you can protect your account. Slack also offers 2-step verification, which will create an extra layer of protection on your existing Slack account. However, all your sessions will be signed out after enabling two-factor authentication. To activate it, visit the following page:

https://abcd.slack.com/account/settings#two_factor

Click on Setup Two-Factor Authentication button. Following that, you have to enter your password. Then, you will get two options i.e. SMS Text Message and Use an App. Use whatever suits you, but the SMS option is much better.

Choose that and enter your mobile number. Now, you will get SMS regarding this, which you have to enter on the respective page in order to activate two-factor authentication in Slack.

8] Call Any Team Member

Recently, Slack has included an option to call any team member. However, this is a VoIP call, which means you cannot call the person on his/her mobile. The member must be online to receive your call. Nonetheless, this is very easy to call anyone on Slack. Just open the respective profile and hit the Call button that is visible on your top right side.

9] Sign in to Multiple Teams

Suppose, you manage more than one team on Slack. If you want to sign in to multiple teams, you can certainly do so. Just click on the team name and select Sign in to another team option. Following that, you have to enter your team name, email ID and password.

10] Change Sidebar Theme

There are many people, who often play with the interface. If you are one of them and want to change the simple look of the Slack sidebar, here is a solution for you. It is possible to change the theme. For that, just click on Team name and go to Preferences. Here, you will get Sidebar Theme option. Switch to that to select a new theme or color combination.

Slack is an ultimate solution for managing your small team. Do share your experience with Slack.

Read next: Restyaboard is a great open source Task Management software.

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