Ti è mai capitato di perdere un'e-mail importante perché la tua casella di posta era piena di messaggi precedenti senza risposta? La maggior parte delle persone ha sperimentato questo e quasi tutti conoscono la distrazione di cinquanta e-mail non lette che richiedono la tua attenzione non appena apri la tua casella di posta al mattino. 

Secondo gli studi, i lavoratori trascorrono fino al 28% della loro settimana^{(28 percent of their week)} a leggere e rispondere alle e-mail. È più di un quarto del tuo tempo al lavoro. Quanto potresti ottenere di più se non dovessi gestire una raffica costante di e-mail? 

Che cos'è Posta in arrivo zero?

Inbox Zero è un concetto sviluppato da Merlin Mann , un esperto di produttività. Sebbene la maggior parte delle persone interpreti lo "zero" nel nome per riferirsi al numero di e-mail che una persona ha, originariamente si riferiva a quanto tempo le persone trascorrono a pensare all'e-mail. Se non hai e-mail, passi quasi zero tempo a pensarci.

Questo articolo ti spiegherà come ridurre al minimo il numero di email non lette nella tua casella di posta utilizzando gli strumenti disponibili all'interno di Gmail , nonché le pratiche che puoi applicare alla tua giornata lavorativa che ti aiuteranno a domare lo sciame di email che ricevi durante il giorno. 

Nozioni di base sulla gestione della posta elettronica

Il primo passo per migliorare la produttività della posta elettronica è chiudere la posta in arrivo. Potrebbe sembrare controintuitivo, ma è meglio concedersi periodi di tempo prestabiliti per leggere e rispondere alle e-mail piuttosto che indirizzarle non appena arrivano. La ricerca^(Research) ha dimostrato che le scadenze, autoimposte o meno, migliorano l'efficienza^{(deadlines, self-imposed or not, improve efficiency)} e riducono il tempo dedicato a un progetto.

Dedica^(Set) cinque minuti all'inizio di ogni ora, o forse venti minuti all'inizio e alla fine della giornata, per rispondere alle e-mail^{(to answer emails)} . Elimina tutte le email che sono chiaramente spam^{(clearly spam)} . Se un'e-mail richiede due minuti o meno per rispondere, rispondi prima. 

Se un'e-mail richiede più tempo per rispondere, spostala in una cartella appositamente designata.

Utilizzo di Gmail per raggiungere Inbox Zero

Gmail è il client di posta elettronica più utilizzato al mondo, ma la maggior parte delle persone non si rende conto di quanto sia effettivamente versatile la piattaforma. Gmail è pieno zeppo di strumenti^{(chock-full of tools)} e opzioni personalizzabili che ti danno un enorme controllo sul suo aspetto. Inbox Zero diventa molto più realizzabile quando si sfruttano questi strumenti. 

Usa Stelle Speciali

Tutti conoscono la possibilità di aggiungere a Speciali un'e-mail facendo clic sull'icona a forma di stella^(Star) , ma lo sapevi che ci sono 12 diverse stelle che possono essere utilizzate? Fai clic su ^(Click) Settings > See All Settings > General , quindi scorri fino a visualizzare la sottosezione  Stelle .^(Stars)

Ci sono diversi colori di stelle, ma ci sono anche icone come un punto esclamativo, una freccia avanti veloce, un segno di spunta, un punto interrogativo e una i minuscola. Per impostazione predefinita, è attiva solo la stella principale, ma puoi fare clic e trascinare qualsiasi icona nella sezione In uso^{(In use)} per attivarla. 

In Gmail^(Gmail) apparirà un solo simbolo . Fai clic^(Click) più volte per scorrere tutte le diverse stelle che hai selezionato. Scegli almeno quattro simboli: la stella standard, la stella rossa, la i minuscola e il segno di spunta verde. 

Imposta più caselle di posta e filtri^{(Set Up Multiple Inboxes and Filters)}

Potresti già avere familiarità con molte delle schede disponibili in Gmail : Promozioni, Personale^(Personal) , Social e così via. Passa a Settings > Inbox in arrivo e accanto a Tipo di posta in arrivo,^{(Inbox type,)} fai clic sulla casella a discesa e seleziona Più Poste in arrivo.^{(Multiple inboxes.)}

Viene visualizzata una nuova sezione denominata Sezioni di posta in arrivo multiple. ^{(Multiple inbox sections.)}Puoi nominare fino a cinque sezioni personalizzate da visualizzare insieme alla tua casella di posta principale, sebbene due siano compilate per impostazione predefinita. Una sezione è per le^(Starred) email speciali, mentre l'altra è per le bozze. Queste sezioni sono designate dalle loro query di ricerca, quindi dovrai imparare come viene chiamata ciascuna delle stelle speciali per mettere da parte sezioni per loro.

Questi i nomi di ogni stella:

• Stella gialla
• Stella Rossa
• Stella arancione
• Stella verde
• Stella blu
• Stella viola
• Yellow-bang (punto esclamativo)
• Botto rosso
• Viola-domanda
• Orange-guillemet (simbolo di avanzamento veloce)
• Controllo verde
• Info blu (i minuscola)

Il campo della query di ricerca riconosce operatori diversi, quindi puoi utilizzare i comandi OR/AND per includere più stelle all'interno della stessa sezione. Accanto al campo della query^{(Search query)} di ricerca c'è il campo del nome della sezione^{(Section name)} . Immettere qui il nome specifico con cui si desidera venga chiamato il campo.

Per ottenere Inbox Zero , è meglio impostare alcune sezioni specifiche:

• Ha bisogno di azione/risposta
• Ha bisogno di una risposta urgente
• Aspettando una risposta
• Delegato

Puoi scegliere di impostare una quinta sezione in base alle tue esigenze, ma queste quattro gestiranno le attività più elementari. 

Raggiungere Posta in arrivo zero^{(Reaching Inbox Zero)}

Ora che hai modificato le impostazioni di Gmail , è il momento di mettere tutto in azione. Per prima cosa^(First) , imposta i filtri. Digita il seguente:

Quando si riceve un'e-mail, la prima cosa da fare è decidere se è necessaria una risposta o se è necessario eliminarla. Se l'e-mail è spam o semplicemente non garantisce una risposta, eliminala immediatamente o archiviala. 

Se l'e-mail richiede una risposta e impiegherà meno di due minuti, rispondi. Se hai bisogno di più di due minuti, fai clic sull'icona a forma di stella una volta. ^(Star)Se l'e-mail è urgente e dovrebbe essere la prossima cosa a cui rispondi, fai clic sull'icona due volte per contrassegnarla con una stella rossa^{(Red Star)} . 

Dopo aver risposto a un'e-mail, se stai aspettando una risposta, fai clic sull'icona a forma di stella^(Star) tre volte per designarla come "In attesa di risposta". Se ricevi un'e-mail che può essere gestita meglio da qualcun altro, inoltrala alla persona appropriata e fai clic sull'icona a forma di stella^(Star) quattro volte per contrassegnarla come "Delegato". 

Scegli quando vuoi rispondere alla tua email e concentrati a lavorare solo entro quei tempi. Dandoti scadenze e impostando periodi per gestire la posta elettronica, riduci la quantità di tempo che trascorri nella tua casella di posta in modo da poterti concentrare su attività più importanti. Se scegli di affrontarlo all'inizio dell'ora, concentrati prima sulla risposta a eventuali e-mail urgenti, quindi gestisci il resto da lì. 

Mettendo in pratica questi metodi, puoi presto ottenere il controllo totale della tua casella di posta. Se è già un pasticcio, dedica mezz'ora al giorno per ordinare le e-mail che hai già e determinare se sono importanti o meno. Rispondi a coloro che ne hanno bisogno, elimina quelli che non lo fanno. 

Potrebbe volerci un po' di tempo, ma i filtri^{(but filters)} , le caselle di posta designate e altri strumenti ti aiuteranno a raggiungere Posta in arrivo zero e^{(Inbox Zero–and)} scoprirai quali tecniche ti aiutano meglio a rimanere lì. 

How to Get to Inbox Zero in Gmail

Haνe you ever missed an important email because your іnbox was full of prevіous, unanswered messages? Most people have experienced this and almost everyonе knows the distraction of fifty unreаd emails that demand your attention as soon aѕ you open your inbox in the morning. 

According to studies, workers spend as much as 28 percent of their week reading and answering emails. That’s more than a quarter of your entire time at work. How much more could you accomplish if you didn’t have to handle a constant barrage of emails? 

What Is Inbox Zero?

Inbox Zero is a concept developed by Merlin Mann, an expert on productivity. Although most people interpret the “zero” in the name to refer to the number of emails a person has, it originally referenced how much time people spend thinking about email. If you have zero emails, you spend almost zero time thinking about them.

This article will walk you through how to keep the number of unread emails in your inbox to an absolute minimum using tools available to you within Gmail, as well as practices you can apply to your workday that will help you tame the swarm of emails you receive throughout the day. 

Email Management Basics

The first step to improving your email productivity is to close your inbox. It might sound counterintuitive, but it is better to give yourself set periods of time to read and respond to emails than to address them as they arrive. Research has shown that deadlines, self-imposed or not, improve efficiency and reduce the time spent on a project.

Set aside five minutes at the start of each hour, or maybe twenty minutes at the start and end of the day, to answer emails. Delete any emails that are clearly spam. If an email requires two minutes or less to answer, respond to it first. 

If an email will require more time to answer, move it to a specially-designated folder.

Using Gmail to Reach Inbox Zero

Gmail is the most-used email client in the world, but most people don’t realize just how versatile the platform actually is. Gmail is chock-full of tools and customizable options that give you a tremendous amount of control over its appearance. Inbox Zero becomes much more achievable when you take advantage of these tools. 

Use Special Stars

Everyone knows about the ability to “star” an email by clicking the Star icon–but did you know there are 12 different stars that can be used? Click Settings > See All Settings > General and then scroll until you see the Stars subsection. 

There are different colors of stars, but there are also icons like an exclamation mark, a fast-forward arrow, a check mark, a question mark, and a lower-case i. By default, only the main star is active, but you can click and drag any of the icons to the In use section to activate them. 

Only a single symbol will appear in Gmail. Click it multiple times to cycle through all of the different stars you have selected. Choose at least four symbols: the standard star, the red star, the lower-case i, and the green-check. 

Set Up Multiple Inboxes and Filters

You might already be familiar with several of the tabs available to you in Gmail: Promotions, Personal, Social, etc. Navigate to Settings > Inbox and beside Inbox type, click the drop-down box and select Multiple inboxes.

A new section appears called Multiple inbox sections. You can name up to five custom sections to view alongside your main inbox, although two are filled in by default. One section is for Starred emails, while the other is for drafts. These sections are designated by their search queries, so you will need to learn what each of the special stars is called in order to set aside sections for them.

These are the names of each star:

• Yellow-star
• Red-star
• Orange-star
• Green-star
• Blue-star
• Purple-star
• Yellow-bang (exclamation mark)
• Red-bang
• Purple-question
• Orange-guillemet (fast forward symbol)
• Green-check
• Blue-info (lower-case i)

The search query field recognizes different operators, so you can use OR/AND commands to include multiple stars within the same section. Beside the Search query field is the Section name field. Enter the specific name you want the field to be called here.

To achieve Inbox Zero, it’s best to set up a few specific sections:

• Needs Action/Reply
• Needs Urgent Reply
• Awaiting Reply
• Delegated

You can choose to set up a fifth section according to your needs, but these four will handle the most basic tasks. 

Reaching Inbox Zero

Now that you have changed your Gmail settings, it’s time to put everything into action. First, set your filters. Enter the following:

When you receive an email, the first thing you should do is decide whether it requires a response or if you should delete it. If the email is spam or just doesn’t warrant a response, immediately delete it or archive it. 

If the email requires a response and will take less than two minutes, answer it. If you need more than two minutes, click the Star icon once. If the email is urgent and should be the next thing you respond to, click the icon twice to mark it with a Red Star. 

Once you respond to an email, if you are waiting on a reply, click the Star icon three times to designate it as “Awaiting Reply.” If you receive an email that is better handled by someone else, forward it to the appropriate person and click the Star icon four times to mark it as “Delegated.” 

Choose when you want to respond to your email and focus on working only within those times. By giving yourself deadlines and set periods to handle email, you reduce the amount of time you spend in your inbox so that you can focus on more important tasks. If you choose to deal with it at the start of the hour, focus on responding to any urgent emails first, then handle the rest from there. 

By putting these methods into practice, you can soon attain total control of your inbox. If it is already a mess, set aside half an hour a day to sort through the emails that you already have and determine whether they are important or not. Respond to those that need it, delete those that don’t. 

It might take a bit of time, but filters, designated inboxes, and other tools will help you reach Inbox Zero–and you’ll find what techniques best help you stay there. 

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