Google Drive è già un servizio incredibilmente utile a sé stante, ma una volta che metterai in gioco la potenza dei suoi componenti desktop sarai più produttivo che mai. 

Se stai utilizzando un computer desktop, non c'è davvero alcun motivo per non^{(not )} installare i componenti desktop di Google Drive . Se hai ancora bisogno di convincere, questi sono i migliori motivi secondo noi per cui dovresti dare una possibilità a Google Drive Desktop .

Che cos'è Google Drive "Desktop"?

In realtà non esiste un prodotto specifico chiamato Google Drive "Desktop". Piuttosto^(Rather) , ci sono diversi metodi che puoi utilizzare per far funzionare Google Drive^{(Google Drive)} senza una connessione Internet attiva.

Il primo è l' estensione offline di Google Docs per Chrome^{(Google Docs Offline Extension for Chrome)} . Questa estensione ufficiale di Google , una volta attivata, ti consente di lavorare sui tuoi documenti di Google Drive indipendentemente dal fatto che tu abbia Internet o meno. Francamente è una funzionalità essenziale e dovresti assolutamente abilitarla.

La seconda parte della suite di componenti desktop è Google Backup and Sync . Questo sincronizza automaticamente le copie di alcune cartelle chiave, come foto e video, su Google Drive . Crea anche una cartella in stile DropBox sul tuo computer in cui vengono sincronizzati i contenuti di Google Drive . Tutto ciò^(Anything) che copi in quella cartella verrà sincronizzato con il cloud!

Ora che abbiamo spiegato come ottenere Google Drive sul tuo desktop, diamo un'occhiata ai motivi per cui ti renderà più produttivo. 

Puoi continuare a lavorare quando Internet non funziona

Le suite di produttività basate sul cloud sono incredibilmente utili in un mondo in cui le persone devono lavorare da più dispositivi e in collaborazione con un team di colleghi remoti^{(remote colleagues)} . Tuttavia, non appena Internet si interrompe per qualsiasi motivo, perdi l'accesso al tuo lavoro! Sebbene le perdite di connessione a Internet possano essere relativamente rare a casa, è un problema frequente per gli utenti di Internet mobile.

È anche un grosso problema se devi viaggiare molto. Sugli aerei non puoi usare il WiFi . Sui treni e in metropolitana potrebbe non esserci reception. Per non parlare del fatto che potresti non avere accesso a Internet per un po' di tempo in un altro paese. Quindi avere i file di lavoro sempre disponibili è assolutamente necessario per rimanere produttivi.

Condividere file di grandi dimensioni è facile

Anche nell'era della banda larga, la maggior parte dei servizi di posta elettronica ha dei limiti piuttosto severi sulle dimensioni di un file allegato. Non è un'ottima situazione quando è necessario condividere immagini, audio o altri media di grandi dimensioni di alta qualità.

Con una cartella Google Drive^{(Google Drive)} sincronizzata sul tuo computer, puoi condividere facilmente file di grandi dimensioni semplicemente archiviandoli in una cartella designata sul tuo computer. Chiunque abbia concesso l'autorizzazione può sincronizzarlo sul proprio computer o accedervi nel cloud. Google Drive gestisce tutto il resto.

L'archiviazione dei backup può mantenerti in attività^(Business)

Se utilizzi Backup e sincronizzazione^(Sync) , puoi salvare praticamente tutto ciò che desideri nella cartella locale^{( local folder)} e sincronizzarlo. Supponendo che tu abbia abbastanza spazio di archiviazione. Ciò può includere qualsiasi tipo di file. 

Ad esempio, puoi sincronizzare le immagini di backup del disco rigido e impostare semplicemente il tuo software di backup per indirizzare una cartella sincronizzata sul tuo disco. Poiché puoi specificare quali cartelle sincronizzare su ciascuno dei tuoi computer Windows o macOS^{(Windows or macOS)} , non devi preoccuparti di avere file irrilevanti su ogni macchina. Quindi, se il tuo computer viene rubato o il tuo disco rigido viene cancellato, puoi recuperare i tuoi dati in ogni caso.

Rende la collaborazione estremamente facile

Nessuna persona è un'isola e la maggior parte del lavoro (a distanza o altro) viene svolto come una squadra in questi giorni. Google Drive , insieme a sottocomponenti come Google Docs , semplifica la collaborazione sui documenti^{(work together on documents)} . Puoi lasciare commenti sui documenti, vedere sempre la versione più recente ogni volta che esegui la sincronizzazione o la connessione e persino assegnare attività specifiche ad altri membri del team con cui condividi elementi.

A proposito, Google Drive ha solide impostazioni di condivisione, il che significa che tu e i tuoi colleghi potete condividere i contenuti solo con le persone che hanno bisogno dell'accesso.

Scansione e archiviazione di documenti in gruppo

Il sogno di un ufficio senza carta è ancora proprio questo: un sogno. Ciò significa che molta documentazione cartacea deve ancora essere digitalizzata. In realtà c'è un modo piuttosto interessante per convincere il tuo team a digitalizzare collettivamente la documentazione cartacea utilizzando questa tecnologia di Google .

L'app mobile Google Drive ha uno scanner di documenti integrato^{(built-in document scanner)} . Ogni membro del tuo team ha semplicemente bisogno di uno smartphone, dell'app Google Drive e dell'accesso a una cartella condivisa di Google Drive . Quindi possono creare scansioni di documenti sul campo e salvarlo in quella cartella.

Se la cartella è sincronizzata con un computer, significa che tutti i dati scansionati verranno automaticamente scaricati e accumulati su quella macchina. Pronto per essere utilizzato per qualsiasi scopo tu abbia.

Aggiornamenti dello spazio di archiviazione con Google One

Mentre chiunque può utilizzare questi trucchi per la produttività gratuitamente, un account Google Drive standard viene fornito con solo 15 GB di spazio di archiviazione. Uno storage pool è condiviso tra servizi come Google Drive e Gmail . Ciò^(Which) significa che uno dei modi più efficaci per ottenere un aumento della produttività da Google Drive desktop è aggiornare lo spazio di archiviazione totale utilizzando Google One . 

Anche se questo ti costerà qualche soldo, in realtà è uno degli archivi cloud più economici che puoi ottenere. Per $ 1,99 al mese, puoi ottenere altri 100 GB di spazio di archiviazione fino a $ 299,99 al mese per 30 TB di spazio di archiviazione. 

Ciò apre una vasta gamma di possibilità, inclusi backup di grandi dimensioni facili e progetti basati su team che richiedono molto spazio di archiviazione cloud veloce e affidabile. Passare a uno strumento cloud come Google Drive e integrarlo con il tuo sistema desktop è una manna per la produttività, se sei disposto ad aprirti a un pensiero fuori dagli schemi.

5 Ways Google Drive Desktop Can Keep You More Productive

Google Drive is already an incredibly useful service in its own right, but once you bring the power of its desktop components into play you’ll be more productive than ever. 

If you’re using a desktop computer then there really is no reason not to install the Google Drive desktop components. If you still need convincing, these are the best reasons according to us why you should give Google Drive Desktop a chance.

What Is Google Drive “Desktop”?

There isn’t actually a specific product called Google Drive “Desktop”. Rather, there are several methods you can use to get Google Drive to work without an active internet connection.

The first is the Google Docs Offline Extension for Chrome. This official Google extension, once activated, lets you work on your Google Drive documents whether you have internet or not. It’s quite frankly an essential feature and you should absolutely enable this.

The second part of the desktop component suite is Google Backup and Sync. This syncs copies of certain key folders, such as photos and videos, to your Google Drive automatically. It also creates a DropBox-style folder on your computer where your Google Drive contents are synced to. Anything you copy into that folder will be synced to the cloud!

Now that we’ve covered how to get Google Drive onto your desktop, let’s look at the reasons it will make you more productive. 

You Can Keep Working When The Internet Is Down

Cloud-based productivity suites are incredibly useful in a world where people need to work from multiple devices and in collaboration with a team of remote colleagues. However, as soon as the internet goes down for any reason, you lose access to your work! While internet connection losses may be relatively rare at home, it’s a frequent problem for mobile internet users.

It’s also a major issue if you need to travel a lot. On airplanes you can’t use WiFi. On trains and in the subway there may be no reception. Not to mention that you may not have internet access for a while in a different country. So having your work files available at all times is absolutely needed to stay productive.

Sharing Large Files Is Easy

Even in the age of broadband, most email services have some pretty severe limits on the size a file attachment can be. Not a great situation when you need to share high-quality images, audio, or other large media.

With a synced Google Drive folder on your computer, you can easily share large files by simply storing them on a designated folder on your computer. Anyone you’ve given permission to can sync it to their own computer or access it in the cloud. Google Drive handles all the rest.

Storing Your Backups Can Keep You In Business

If you’re using Backup and Sync, you can save just about anything you want in your local folder and have it synced. Assuming that you have enough storage. That can include any type of file. 

For example, you can sync hard drive backup images and simply set your backup software to target a synced folder on your drive. Since you can specify which folders to sync on each of your Windows or macOS computers, you don’t have to worry about having irrelevant files on each machine. So if your computer is stolen or your hard drive is wiped, you can get your data back no matter what.

It Makes Collaboration Dead Easy

No person is an island and most work (remote or otherwise) is done as a team these days. Google Drive along with subcomponents such as Google Docs, makes it seamless to work together on documents. You can leave comments on documents, always see the latest version whenever you sync or connect and even assign specific tasks to other team members with whom you share items.

Speaking of which, Google Drive has robust sharing settings, which means you and your co-workers can share content only with individuals who need access.

Scan And Archive Documents As a Team

The dream of a paperless office is still just that  – a dream. Which means that plenty of paper documentation still needs to be digitized. There’s actually a pretty cool way you can get your team to collectively digitize paper documentation using this Google technology.

The Google Drive mobile app has a built-in document scanner. Each member of your team simply needs a smartphone, the Google Drive app and access to a shared Google Drive folder. Then they can create scans of documents in the field and save it to that folder.

If you have that folder synced to a computer, that means that all that scanned data will automatically download and accumulate on that machine. Ready to be used for whatever purpose you have for it.

Storage Upgrades With Google One

While anyone can use these productivity tricks for free, a standard Google Drive account only comes with 15GB of storage. A storage pool is shared across services like Google Drive and Gmail. Which means one of the most impactful ways to get a productivity boost from Google Drive desktop is to upgrade your total storage using Google One. 

While this will cost you a few bucks, it’s actually some of the cheapest cloud storage you can get. For $1.99 a month, you can get an additional 100GB of storage all the way up to $299.99 a month for 30TB of storage. 

This opens up a wealth of possibilities, including easy large backups and team-based projects that need lots of fast, reliable cloud storage. Shifting to a cloud tool such as Google Drive and integrating it with your desktop system is a productivity bonanza, if you’re willing to open up to some out-of-the-box thinking.

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