Molte persone si affidano all'utilizzo di piattaforme mobili per lavorare e comunicare con colleghi, partner commerciali o persone care. Anche se ha avuto la sua parte di falle di sicurezza, Zoom si è rivelato uno dei migliori servizi di riunioni online^{(online meeting)} . Lo usi per lavoro, o forse per tenerti in contatto con la tua famiglia o i tuoi amici^{(family or friends)} ? Sapevi^(Did) che Zoom ti consente di pianificare le riunioni in modo che tutti possano parteciparvi alla data e all'ora^{(date and time)} in cui pianificano di essere online? Ecco come pianificare riunioni Zoom in ^(Zoom)Windows , macOS, Android e iOS:

1. Come pianificare una riunione Zoom^{(Zoom meeting)} utilizzando l' app desktop^{(desktop app)} per Windows o Mac^{(Windows or Mac)}

Se hai installato l' app desktop Zoom sul tuo ^{(Zoom desktop)}PC o dispositivo^{(PC or device)} Windows 10 o sul tuo Mac , l'app ti offre il modo più semplice per pianificare una riunione. Prima^(First) di tutto, apri l' app Zoom e accedi^{(Zoom app and sign)} .

Nella dashboard di Zoom Home , fai clic o tocca il pulsante Programma^(Schedule) .

Si apre una finestra chiamata "Programma riunione",^{("Schedule Meeting,")} piena di dettagli e impostazioni.

Esaminiamo le opzioni disponibili e vediamo di cosa tratta ciascuna:

L' argomento^(Topic) ti consente di scegliere un nome per la riunione Zoom^{(Zoom meeting)} in modo che tu e le altre persone che partecipano sappiano di cosa si tratta.

L' inizio^(Start) è la data e l'ora^{(date and time)} in cui si pianifica la riunione Zoom^{(Zoom meeting)} .

Utilizza il campo Durata^(Duration) per specificare una durata approssimativa della riunione Zoom^{(Zoom meeting)} , per aiutare le persone che inviti a farsi un'idea della durata della riunione.

Seleziona l' opzione Riunione ricorrente^{(Recurring meeting)} se intendi pianificare l'inizio della riunione periodicamente, giornalmente, settimanalmente, ecc. Se imposti una riunione Zoom^{(Zoom meeting)} pianificata ricorrente , l'ID, la password e le impostazioni rimangono gli stessi per tutte le riunioni future.

Tieni inoltre presente che, se scegli di ripetere la riunione Zoom^{(Zoom meeting)} in base a una pianificazione, Zoom ti chiede di aprire l' app o il servizio di calendario predefinito^{(default calendar app or service)} e di scegliere quando pianificare le riunioni.

Sebbene l' app desktop Zoom selezioni automaticamente il ^{(Zoom desktop)}fuso orario^{(Time Zone)} predefinito , puoi modificarlo manualmente selezionandolo da questo elenco.

L' ID riunione^{(Meeting ID)} può essere generato automaticamente da Zoom oppure puoi utilizzare il tuo "ID riunione personale". ^{("Personal Meeting ID.")}A meno che tu non stia pianificando una riunione Zoom^{(Zoom meeting)} con la famiglia o gli amici intimi, ti consigliamo di utilizzare l'opzione "Genera automaticamente".^{("Generate Automatically.")}

La password^(Password) ti consente di scegliere se la riunione Zoom^{(Zoom meeting)} pianificata è protetta da una password o meno. Questa impostazione è attiva per impostazione predefinita e una password viene generata automaticamente dall'app. Se vuoi cambiarla, digita una password personalizzata^{(custom password)} di tua scelta. Come nota a margine^{(side note)} , ti consigliamo di utilizzare una password per proteggere la tua riunione da bombardieri Zoom indesiderati.

Nella sezione Video , puoi selezionare se desideri che l'organizzatore (ovvero te) e/o i partecipanti utilizzino il video durante la riunione Zoom^{(Zoom meeting)} programmata . Tieni presente che questo è solo un invito a utilizzare o meno il video. Indipendentemente^(Regardless) dal fatto che tu abbia selezionato On o Off , sia l'organizzatore che i partecipanti possono scegliere di abilitare o disabilitare il video durante la riunione effettiva.

Le impostazioni Audio controllano il modo in cui tu e gli altri partecipanti alla ^(Audio)riunione Zoom^{(Zoom meeting)} programmata potete parlare: utilizzando Telefono^(Telephone) , "Audio del computer"^{("Computer Audio,")} o entrambi. Puoi anche fare clic o toccare il collegamento Modifica accanto a ^(Edit)"Chiudi da"^{("Dial in from")} per scegliere i paesi da cui i partecipanti possono partecipare alla riunione tramite una telefonata^{(phone call)} . In questo caso, Zoom include una serie di numeri di telefono nell'invito alla riunione, in modo che i partecipanti sappiano dove chiamare. Tieni presente che questa funzione è disponibile solo per gli abbonati Zoom , ma non per gli utenti gratuiti.^(Zoom)

Calendario^(Calendar) ti consente di scegliere tra la pianificazione della riunione Zoom^{(Zoom meeting)} utilizzando Outlook o Google Calendar o utilizzando "Altri calendari". ^{("Other Calendars.")}Mentre stai pianificando una riunione, è evidente che dovresti utilizzare un servizio di calendario^{(calendar service)} per creare la riunione Zoom^{(Zoom meeting)} e anche per invitare i partecipanti ad essa.

Alla fine delle impostazioni della riunione dall'app Zoom^{(Zoom app)} , ci sono alcune "Opzioni avanzate",^{("Advanced Options,")} che puoi personalizzare se lo desideri:

• "Abilita sala d'attesa"^{("Enable Waiting Room")} mantiene i partecipanti in modalità di attesa prima dell'inizio della riunione Zoom^{(Zoom meeting)} programmata fino a quando non accetti loro di partecipare.
• "Abilita accesso prima dell'organizzatore"^{("Enable join before host")} consente ai partecipanti di partecipare alla riunione senza di te, prima che tu possa partecipare.
• "Disattiva l'audio dei partecipanti all'ingresso" disattiva^{("Mute participants on entry")} automaticamente i partecipanti che si uniscono alla riunione. Tuttavia, possono abilitare il suono dopo aver partecipato alla riunione.
• "Registra automaticamente la riunione sul computer locale"^{("Automatically record meeting on the local computer")} fa quello che dice: se selezioni questa opzione, Zoom registra automaticamente la riunione pianificata sul tuo PC o dispositivo^{(PC or device)} Windows o sul tuo Mac .

Al termine della configurazione della riunione pianificata, tocca o fai clic su ^{(click or tap)} Pianifica^(Schedule) . Quindi, l' app Zoom^{(Zoom app)} tenta di accedere automaticamente al servizio di calendario^{(calendar service)} che hai selezionato in precedenza:

• Se hai scelto Outlook , Zoom tenta di avviare l' app Microsoft Outlook per aggiungere la riunione pianificata.
• Se hai scelto Google Calendar , Zoom avvia il tuo browser web predefinito e ti porta al tuo Google Calendar , dove puoi personalizzare i dettagli della riunione Zoom^{(Zoom meeting)} programmata .
• Se hai scelto "Altri calendari", ^{("Other Calendars,")} Zoom ti consente di copiare i dettagli della riunione programmata (data, ora, collegamento, ecc.) per incollarli in qualsiasi servizio di calendario^{(calendar service)} che potresti utilizzare.

Siamo utenti di Google Calendar , quindi ti mostreremo il passaggio successivo per utilizzarlo. Dovresti avere opzioni simili, anche se utilizzi un altro servizio di calendario^{(calendar service)} . Fondamentalmente^(Basically) , dopo che Zoom ha aperto il tuo servizio di calendario^{(calendar service)} preferito , crea automaticamente un nuovo evento per la riunione programmata, utilizzando i dettagli che hai impostato per esso. Personalizza ulteriormente l'evento se ne hai bisogno o lo desideri, a seconda delle opzioni offerte dal tuo calendario.

C'è solo una cosa essenziale da tenere a mente, però: invitare i partecipanti^{(invite participants)} alla riunione Zoom programmata. In Google Calendar , cerca la sezione Ospiti^(Guests) e aggiungi le persone a cui vuoi partecipare alla riunione. Per aggiungere partecipanti, inizia a digitare i loro nomi e selezionali dall'elenco dei risultati mostrato. Se nell'elenco non compare nessuno che corrisponde ai criteri, significa che non hai quella persona nei tuoi Contatti Google^{(Google Contacts)} . In una situazione del genere, devi digitare l' indirizzo email^{(email address)} completo della persona che desideri invitare.

Quando hai finito di invitare persone alla riunione Zoom^{(Zoom meeting)} programmata , salva^(Save) l'evento nel tuo calendario.

2. Come pianificare una riunione Zoom^{(Zoom meeting)} da un browser web^{(web browser)}

Se non hai installato l' app desktop Zoom^{(Zoom desktop)} o se preferisci utilizzare un browser web^{(web browser)} per pianificare una riunione, puoi farlo. Inizia aprendo il tuo browser web preferito e accedi^{(web browser and sign)} al tuo account sul sito Zoom^{(Zoom website)} .

Quindi, fai clic o tocca il link "Pianifica una riunione"^{("Schedule a meeting")} nella parte superiore della pagina.

Zoom carica una nuova pagina in cui è possibile inserire i dettagli per la riunione che si desidera programmare:

• L' argomento^(Topic) ti consente di scegliere un nome per la riunione Zoom^{(Zoom meeting)} in modo che tu e le altre persone che partecipano sappiano di cosa si tratta.
• La descrizione^{(Description)} è facoltativa, ma puoi usarla per inserire dettagli sulla riunione pianificata per dare ai partecipanti un'idea ancora migliore sull'argomento.
• Quando^(When) ti consente di scegliere la data e l'ora^{(date and time)} per la riunione Zoom^{(Zoom meeting)} programmata .
• La durata^(Duration) è una stima della durata della riunione Zoom^{(Zoom meeting)} programmata .
• Fuso orario^{(Time Zone)} consente di selezionare il fuso orario^{(time zone)} utilizzato per la riunione Zoom^{(Zoom meeting)} programmata .
• La riunione ricorrente^{(Recurring meeting)} ti consente di pianificare la riunione Zoom^{(Zoom meeting)} in modo che inizi giornalmente, settimanalmente e così via. Le riunioni Zoom^{(Zoom meeting)} pianificate ricorrenti hanno lo stesso ID, password e impostazioni.
• L'ID riunione^{(Meeting ID)} viene generato automaticamente da Zoom . Tuttavia, puoi anche scegliere di utilizzare il tuo "ID riunione personale". ^{("Personal Meeting ID.")}A meno che tu non stia incontrando familiari o amici intimi, ti consigliamo di utilizzare l' opzione "Genera automaticamente" .^{("Generate Automatically")}
• Password riunione^{(Meeting Password)} consente di richiedere una password ai partecipanti per partecipare alla riunione. Per impostazione predefinita, Zoom ne genera uno per te, ma puoi anche cambiarlo in qualcosa di personalizzato^{(something custom)} se lo desideri.
• Video ti consente di scegliere se preferisci che le persone utilizzino il video durante la riunione Zoom^{(Zoom meeting)} programmata . Tuttavia, le impostazioni che esegui qui non sono obbligatorie, poiché sia ​​l'organizzatore che i partecipanti possono abilitare o disabilitare i loro feed video una volta che la riunione inizia effettivamente.
• L'audio^(Audio) consente di scegliere se i partecipanti possono collegarsi tramite telefono^(Telephone) , connettersi con "Audio computer"^{("Computer Audio,")} o entrambi. Il collegamento Modifica^(Edit) consente di selezionare i paesi da cui i partecipanti possono partecipare alla riunione tramite telefonata^{(phone call)} . Tuttavia, questa funzione è disponibile solo per gli abbonati Zoom , non per gli utenti gratuiti.^(Zoom)
• Opzioni riunione^{(Meeting Options)} include quattro impostazioni: "Abilita accesso prima dell'organizzatore"^{("Enable join before host")} (le persone che hai invitato possono partecipare alla riunione prima di te) , "Disattiva i partecipanti all'ingresso"^{(, "Mute participants on entry")} (le persone che partecipano alla riunione sono inizialmente disattivate, ma possono riattivare l'audio da sole) , "Abilita Attesa Room"^{(, "Enable Waiting Room")} (devi accettare che le persone si uniscano alla riunione prima che possano entrare) e " Registra la riunione automaticamente sul computer locale"^{("Record the meeting automatically on the local computer")} (registra la riunione sul tuo PC o Mac^{(PC or Mac)} ).

Dopo aver regolato le opzioni per la riunione Zoom programmata , fare^{(Zoom meeting)} clic o toccare ^{(click or tap)}Salva^(Save) . Quindi, il sito Web carica una nuova pagina in cui mostra tutte le impostazioni che hai effettuato, i dettagli per la connessione alla riunione e anche i collegamenti per aggiungere la riunione al tuo calendario.

Per aggiungere la riunione al tuo calendario, fai clic o tocca^{(click or tap)} il collegamento corrispondente al servizio di calendario^{(calendar service)} che stai utilizzando: Google Calendar, Outlook Calendar o Yahoo Calendar . Quindi puoi utilizzare le impostazioni dell'evento nel tuo servizio di calendario^{(calendar service)} per invitare altre persone alla tua riunione Zoom^{(Zoom meeting)} programmata .

Se desideri inviare direttamente gli inviti alla riunione, fai clic o tocca^{(click or tap)} il link "Copia invito"^{("Copy invitation")} nella parte inferiore della pagina web. Si apre un pop-up con l'invito formale alla riunione, che puoi copiare e incollare in qualsiasi e-mail, app di chat, messaggio di testo e così via.

3. Come programmare una riunione Zoom^{(Zoom meeting)} da uno smartphone Android^{(Android smartphone)} o da un iPhone

Indipendentemente^(Regardless) dal fatto che utilizzi uno smartphone Android^{(Android smartphone)} o un iPhone, la pianificazione di una riunione Zoom^{(Zoom meeting)} è la stessa. Sia la grafica che le opzioni sono simili, quindi le immagini successive contengono screenshot presi sia da Android (a sinistra) che da iOS (a destra).

Avvia l' app Zoom^{(Zoom app)} sul telefono e tocca il pulsante Pianifica nella parte superiore della scheda ^(Schedule)"Incontra e chatta"^{("Meet & Chat")} .

Quindi, inserisci i dettagli per la riunione programmata su Zoom :

• Nel primo campo dall'alto, che per impostazione predefinita porta il tuo nome e il suffisso " Zoom Meeting ", inserisci il nome che vuoi dare al meeting Zoom^{(Zoom meeting)} in modo che tu e le altre persone che partecipano sappiano di cosa si tratta.
• Quindi, scegli la data, l'ora e la durata della riunione Zoom^{(Zoom meeting)} pianificata . Su Android , ottieni tre campi per questo: Data, Da^{(Date, From)} e A^(To) . Su un iPhone, le stesse impostazioni sono chiamate Inizio^(Starts) e Durata^(Duration) .
• Selezionare il fuso orario^{(Time Zone)} utilizzato per la riunione Zoom^{(Zoom meeting)} programmata .
• Ripeti^(Repeat) ti consente di pianificare la riunione Zoom^{(Zoom meeting)} in modo che inizi periodicamente, ogni giorno, ogni settimana e così via. Le riunioni Zoom^{(Zoom meeting)} ricorrenti mantengono l'ID riunione, la password e le impostazioni originali.
• L' opzione Usa ID riunione personale (PMI)^{(Use Personal Meeting ID (PMI))} è disattivata per impostazione predefinita, il che significa che la riunione pianificata ottiene un ID generato automaticamente. Tuttavia, se desideri organizzare una riunione Zoom^{(Zoom meeting)} personale pianificata con la famiglia o gli amici intimi, puoi abilitare questo interruttore. Per il lavoro o altri tipi di riunioni, dovresti utilizzare un ID automatico.
• Password riunione^{(Meeting Password)} su Android e Richiedi password riunione^{(Require Meeting Password)} su iOS configurare la riunione pianificata Zoom per richiedere una password ai partecipanti per partecipare alla riunione. Per impostazione predefinita, Zoom ne genera uno per te, ma puoi anche cambiarlo in qualcosa di personalizzato^{(something custom)} se lo desideri.
• Ospita video^{(Host Video On)} attivato ti consente di scegliere se preferisci avviare la riunione Zoom^{(Zoom meeting)} programmata con il tuo video attivato. Partecipante Video On^{(Participant Video On)} dice alle persone che si uniscono se vuoi che utilizzino il video o meno. Tuttavia, le impostazioni che esegui qui non sono obbligatorie, poiché sia ​​tu che i partecipanti alla riunione potete attivare o disattivare i loro feed video una volta che la riunione inizia effettivamente.
• L'opzione audio^{(Audio Option)} ti consente di scegliere se i partecipanti possono collegarsi tramite telefono^(Telephone) , connettersi con "Audio dispositivo"^{("Device Audio,")} o entrambi.
• Le opzioni avanzate^{(Advanced Options)} includono tre impostazioni: "Consenti accesso prima dell'organizzatore"^{("Allow join before host")} (le persone che hai invitato possono partecipare alla riunione prima di te) , "Abilita sala d'attesa"^{(, "Enable Waiting Room")} (devi accettare che le persone si uniscano alla riunione prima che possano entrare) e " Registra automaticamente la riunione "^{("Automatically Record Meeting")} (registra la riunione sul tuo PC o Mac^{(PC or Mac)} se ti unisci alla riunione da uno, o nel cloud se stai utilizzando uno smartphone Android o iPhone^{(Android smartphone or iPhone)} e sei un utente con licenza^(licensed) ).
• Aggiungi a Calendario^{(Add to Calendar)} su Android o Calendario^(Calendar) su iOS aggiungi un evento per la riunione programmata Zoom nell'app ^(Zoom)Calendario^{(calendar app)} dal tuo dispositivo. Questa impostazione si trova alla fine dell'elenco delle impostazioni Pianifica riunione su ^{(Schedule Meeting)}Android e al centro dell'elenco su iOS.

Dopo aver modificato tutte le impostazioni per la riunione Zoom^{(Zoom meeting)} programmata , tocca il pulsante Fine^(Done) nell'angolo in alto a destra dello schermo.

Dopo aver salvato la riunione pianificata, l' app Zoom^{(Zoom app)} aggiunge automaticamente la nuova riunione Zoom^{(Zoom meeting)} pianificata all'app del calendario^{(calendar app)} . Per impostazione predefinita, è Google Calendar su smartphone Android e iCalendar su iPhone. Questo è anche il passaggio in cui puoi invitare persone alla tua riunione Zoom^{(Zoom meeting)} programmata .

Su Android si apre l'app di posta predefinita e viene creato un ^{(default mail app)}messaggio di invito^{(invitation message)} generato automaticamente . Per invitare persone alla tua riunione Zoom^{(Zoom meeting)} programmata , devi semplicemente inviare loro l'e-mail.

Su un iPhone, devi toccare il pulsante Invitati^(Invitees) e aggiungere le persone a cui desideri partecipare alla riunione Zoom^{(Zoom meeting)} programmata , dall'elenco dei contatti o inserendo manualmente i loro indirizzi e-mail. Una volta che lo fai, viene automaticamente inviata loro un'e-mail con l'invito alla riunione; nessun ulteriore input richiesto da te.

Questo è tutto!

Qual è il tuo modo preferito di pianificare le riunioni Zoom ?

Pianificare le riunioni Zoom è facile indipendentemente dalla piattaforma che stai utilizzando, che si tratti di un PC Windows 10 , un Mac , un telefono cellulare o anche solo un browser web. Quale^(Which) di questi metodi preferisci? Hai^(Have) avuto problemi a programmare le riunioni ^{(trouble scheduling)} Zoom o hai qualcosa da aggiungere alla nostra guida? Scrivi un commento qui sotto e facci sapere.

3 ways to schedule a Zoom meeting

Many peoрle rely on using mobile platforms for working and communicating with coworkers, busіness partners, or lovеd ones. Even if it has had its share of security flaws, Zoom proved to be onе of the best online meeting services. Are you υsing it for wоrk, or maybe for keeping in touch with yoυr family or friends? Did you know that Zoom allows you to sсhedule meetings so that you can get everyone to attend them at a date and timе when theу plan to be online? Here's how to schedule Zoom meetings in Windows, macOS, Andrоid, and iOS:

1. How to schedule a Zoom meeting using the desktop app for Windows or Mac

If you've installed the Zoom desktop app on your Windows 10 PC or device, or on your Mac, the app gives you the easiest way to schedule a meeting. First of all, open the Zoom app and sign in.

On your Zoom Home dashboard, click or tap on the Schedule button.

This opens a window called "Schedule Meeting," filled with details and settings.

Let's go through the options available and see what each of them is about:

Topic lets you choose a name for the Zoom meeting so that you and the other people joining in know what it's about.

Start is the date and time when you schedule the Zoom meeting to take place.

Use the Duration field to specify an approximate Zoom meeting duration, to help the people you invite get an idea for how long the meeting is going to be.

Check the Recurring meeting option if you intend to schedule the meeting to start periodically, daily, weekly, etc. If you set a recurring scheduled Zoom meeting, the ID, password, and settings remain the same for all the future meetings.

Also note that, if you choose to repeat the Zoom meeting on a schedule, Zoom asks you to open your default calendar app or service and choose when to schedule the meetings.

Although the Zoom desktop app automatically selects your default Time Zone, you can change it manually by selecting it from this list.

The Meeting ID can be generated automatically by Zoom, or you can use your own "Personal Meeting ID." Unless you're scheduling a Zoom meeting with family or close friends, we recommend using the option to "Generate Automatically."

Password lets you choose whether the scheduled Zoom meeting is protected by a password or not. This setting is on by default, and a password is automatically generated by the app. If you want to change it, type a custom password of your own choosing. As a side note, we recommend you to use a password to protect your meeting from unwanted Zoom-bombers.

In the Video section, you can select whether you want the host (meaning you) and/or the participants to use video during the scheduled Zoom meeting. Note that this is only an invitation for using or not using video. Regardless of whether you've ticked On or Off, both the host and the participants can choose to enable or disable video during the actual meeting.

The Audio settings control how you and the other participants to the scheduled Zoom meeting can talk: using Telephone, "Computer Audio," or both. You can also click or tap on the Edit link next to "Dial in from" to choose the countries from which the participants can join your meeting via a phone call. In this case, Zoom includes a series of phone numbers in the invitation to your meeting, so that the participants know where to call. Note that this feature is available only for Zoom subscribers, but not for free users.

Calendar lets you choose between scheduling the Zoom meeting using your Outlook or Google Calendar, or using "Other Calendars." As you are scheduling a meeting, it is evident that you should use a calendar service to create the Zoom meeting and also to invite participants to it.

At the end of the meeting settings from the Zoom app, there are a few "Advanced Options," which you can customize if you want:

• "Enable Waiting Room" keeps the participants in a waiting mode before the start of the scheduled Zoom meeting until you accept them to join in.
• "Enable join before host" lets participants join the meeting without you, before you join.
• "Mute participants on entry" automatically silences the participants that join the meeting. However, they can enable the sound after you join the meeting.
• "Automatically record meeting on the local computer" does what it says: if you check this option, Zoom automatically records the scheduled meeting on your Windows PC or device, or on your Mac.

After you finish setting up the scheduled meeting, click or tap Schedule. Then, the Zoom app tries to automatically access the calendar service that you've selected earlier:

• If you chose Outlook, Zoom tries to launch the Microsoft Outlook app to add the scheduled meeting.
• If you chose Google Calendar, Zoom launches your default web browser and takes you to your Google Calendar, where you can customize the details of the scheduled Zoom meeting.
• If you chose "Other Calendars," Zoom lets you copy the details for the scheduled meeting (date, time, link, etc.) to paste them in any calendar service you might use.

We're Google Calendar users, so we're going to show you the next step using it. You should have similar options, even if you use another calendar service. Basically, after Zoom opens your preferred calendar service, it automatically creates a new event for the scheduled meeting, using the details you've set for it. Customize the event further if you need or want to, depending on the options offered by your calendar.

There's only one essential thing to keep in mind, though: invite participants to the scheduled Zoom meeting. In Google Calendar, look for the Guests section and add the people you want to join the meeting. To add participants, start typing their names and select them from the list of results shown. If nobody appears in the list that matches the criteria, it means that you don't have that person in your Google Contacts. In such a situation, you must type the full email address of the person you want to invite.

When you're done inviting people to the scheduled Zoom meeting, Save the event in your calendar.

2. How to schedule a Zoom meeting from a web browser

If you don't have the Zoom desktop app installed or if you prefer to use a web browser to schedule a meeting, you can. Start by opening your favorite web browser and sign in to your account on the Zoom website.

Then, click or tap on the "Schedule a meeting" link from the top of the page.

Zoom loads a new page where you can enter the details for the meeting you want to schedule:

• Topic lets you choose a name for the Zoom meeting so that you and the other people joining in know what it's about.
• Description is optional, but you can use it to enter details about the scheduled meeting to give participants an even better idea about its subject.
• When lets you choose the date and time for the scheduled Zoom meeting.
• Duration is an estimation of how long the scheduled Zoom meeting lasts.
• Time Zone allows you to select the time zone used for the scheduled Zoom meeting.
• Recurring meeting lets you schedule the Zoom meeting to start daily, weekly, and so on. Recurring scheduled Zoom meetings have the same ID, password, and settings.
• Meeting ID is generated automatically by Zoom. However, you can also choose to use your own "Personal Meeting ID." Unless you're meeting with family or close friends, we recommend you to use the "Generate Automatically" option.
• Meeting Password lets you require a password from the participants to join the meeting. By default, Zoom generates one for you, but you can also change it to something custom if you want.
• Video allows you to choose whether you prefer people to use video during the scheduled Zoom meeting. However, the settings you make here are not mandatory, as both the host and the participants can enable or disable their video feeds once the meeting actually begins.
• Audio lets you choose whether participants can dial in via Telephone, connect with "Computer Audio," or both. The Edit link lets you select the countries from which the participants can join your meeting via phone call. However, this feature is available only for Zoom subscribers, not for free users.
• Meeting Options includes four settings: "Enable join before host" (people whom you invited can join the meeting before you), "Mute participants on entry" (people who join the meeting are initially muted, but can unmute themselves), "Enable Waiting Room" (you must accept people to join the meeting before they can enter), and "Record the meeting automatically on the local computer" (records the meeting on your PC or Mac).

Once you're done adjusting the options for the scheduled Zoom meeting, click or tap on Save. Then, the website loads a new page where it shows you all the settings you've made, the details for connecting to the meeting, and also links for adding the meeting to your calendar.

To add the meeting to your calendar, click or tap on the link corresponding to the calendar service you're using: Google Calendar, Outlook Calendar, or Yahoo Calendar. Then you can use the event settings in your calendar service to invite other people to your scheduled Zoom meeting.

If you want to send invitations to the meeting directly, click or tap on the "Copy invitation" link from the bottom of the webpage. That opens a pop-up with the formal invitation to the meeting, which you can copy and paste in any email, chat app, text message, and so on.

3. How to schedule a Zoom meeting from an Android smartphone or from an iPhone

Regardless of whether you use an Android smartphone or an iPhone, scheduling a Zoom meeting is the same. Both the visuals and the options are similar, so the next images contain screenshots taken both from Android (on the left) and from iOS (on the right).

Launch the Zoom app on your phone and tap the Schedule button from the top of the "Meet & Chat" tab.

Then, enter the details for the Zoom scheduled meeting:

• On the first field from the top, which by default bears your name and the "Zoom Meeting" suffix, enter the name you want to give to the Zoom meeting so that you and the other people joining in know what it's about.
• Next, choose the date, time, and duration of the scheduled Zoom meeting. On Android, you get three fields for this: Date, From, and To. On an iPhone, the same settings are called Starts and Duration.
• Select the Time Zone used for the scheduled Zoom meeting.
• Repeat lets you schedule the Zoom meeting to start periodically, every day, week, and so on. Recurring Zoom meetings keep their original meeting ID, password, and settings.
• The Use Personal Meeting ID (PMI) switch is off by default, which means that the scheduled meeting gets an automatically generated ID. However, if you want to hold a planned personal Zoom meeting with family or close friends, you can enable this switch. For work or other types of meetings, you should use an automatic ID.
• Meeting Password on Android and Require Meeting Password on iOS configure the Zoom scheduled meeting to require a password from the participants to join the meeting. By default, Zoom generates one for you, but you can also change it to something custom if you want.
• Host Video On allows you to choose whether you prefer to start the scheduled Zoom meeting with your video on. Participant Video On tells people who join in if you want them to use video or not. Still, the settings you make here are not mandatory, as both you and the meeting attendees can turn their video feeds on or off once the meeting actually begins.
• Audio Option lets you choose whether participants can dial in via Telephone, connect with "Device Audio," or both.
• Advanced Options includes three settings: "Allow join before host" (people whom you invited can join the meeting before you), "Enable Waiting Room" (you must accept people to join the meeting before they can enter), and "Automatically Record Meeting" (records the meeting on your PC or Mac if you join the meeting from one, or in the cloud if you're using an Android smartphone or iPhone and you're a licensed user).
• Add to Calendar on Android or Calendar on iOS add an event for the Zoom scheduled meeting in the calendar app from your device. This setting is found at the end of the Schedule Meeting list of settings on Android and in the middle of the list on iOS.

Once you've edited all the settings for the scheduled Zoom meeting, tap the Done button from the top-right corner of the screen.

After you save the planned meeting, the Zoom app automatically adds your new scheduled Zoom meeting to your calendar app. By default, that's Google Calendar on Android smartphones and iCalendar on iPhones. This is also the step where you get to invite people to your scheduled Zoom meeting.

On Android, your default mail app opens, and an automatically generated invitation message is created. To invite people to your scheduled Zoom meeting, you simply send them the email.

On an iPhone, you have to tap the Invitees button and add the people whom you want to join the scheduled Zoom meeting, either from your contacts list or by manually entering their email addresses. Once you do that, an email with the invitation to the meeting is automatically sent to them; no additional input required from you.

That's it!

What is your favorite way of scheduling Zoom meetings?

Scheduling Zoom meetings is easy regardless of what platform you're using, be it a Windows 10 PC, a Mac, a mobile phone, or even just a web browser. Which of these methods do you prefer? Have you had any trouble scheduling Zoom meetings, or do you have anything to add to our guide? Write a comment below and let us know.

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