Quando la maggior parte delle persone utilizza Google Calendar , lo utilizza nel modo più semplice possibile. Creano eventi, promemoria e forse anche programmano riunioni che utilizzano Google Meet .

Ma c'è molto di più in Google Calendar di quanto sembri. Ci sono funzionalità nascoste all'interno dei sottomenu e integrazioni che poche persone conoscono fino a quando non ci si imbatte.

In questo articolo, imparerai alcuni dei migliori suggerimenti per professionisti su come utilizzare Google Calendar , quindi è molto più utile. Padroneggiali^(Master) e sarai ancora più produttivo di quanto non lo sia già.

Aggiunta di calendari

Molte persone utilizzano Google Calendar^{(use Google Calendar)} con un unico calendario nel proprio account Google^{(Google Account)} . La maggior parte delle persone non si rende conto che puoi effettivamente creare più calendari "a strati" per varie parti della tua vita.

Ecco alcuni esempi di cose per cui potresti voler creare un calendario distinto.

• Il tuo calendario di lavoro.
• Il calendario condiviso della tua famiglia.
• Un calendario per i tuoi lavori di ristrutturazione casa.
• Un calendario dedicato alla tua attività secondaria.

Puoi distinguere tra tutti i tuoi più calendari codificandoli a colori. Diamo un'occhiata a come utilizzarlo in Google Calendar .

Aggiungi più calendari

Per creare un nuovo calendario, seleziona il simbolo + a destra di Altri calendari^{(Other calendars)} nel riquadro di navigazione a sinistra. Seleziona Crea nuovo calendario^{(Create new calendar)} dal menu a discesa.

Nella finestra successiva, dai al tuo nuovo calendario un nome, una descrizione (facoltativa), imposta il fuso orario corretto per il luogo in cui lavori e seleziona Crea calendario^{(Create calendar)} .

Vedrai apparire il nuovo calendario nel riquadro di navigazione a sinistra sotto I miei calendari^{(My calendars)} . Abilita la casella di controllo a sinistra del tuo nuovo calendario e seleziona nel calendario per creare un nuovo evento.

Nella finestra che appare, digita il titolo del tuo evento, regola eventuali altre impostazioni e assicurati di cambiare il calendario nella parte inferiore della finestra con il tuo nuovo calendario.

Quando selezioni Salva^(Save) , vedrai l'evento apparire nella visualizzazione del calendario, ma sarà codificato a colori in modo da sapere in quale calendario è archiviato quell'evento.

Puoi aggiungere tutti i calendari che vuoi nello stesso account Google . Abilita o disabilita il livello del calendario che non desideri visualizzare selezionando o deselezionando ogni casella di controllo del calendario.

Iscriviti a calendari utili

Ci sono anche calendari pubblici gratuiti a cui puoi iscriverti. Questi appaiono proprio come i calendari personali che aggiungi tu stesso usando il processo sopra.

Per accedervi, seleziona il simbolo +Altri^(Other) calendari come sopra, ma questa volta seleziona Sfoglia i calendari di interesse^{(Browse calendars of interest)} dall'elenco a discesa.

Vedrai un elenco di calendari da cui puoi selezionare. Questi includono vari tipi di vacanze, una serie di sport e una sezione "Altro" che attualmente include solo Fasi lunari^{(Phases of the Moon)} .

Una volta aggiunti questi e tornati al calendario, li vedrai elencati e abilitati in Altri calendari^{(Other calendars)} . 

Vedrai anche gli eventi di quel calendario mostrati sul tuo Google Calendar . Gli eventi pubblici del^(Public) calendario di solito vengono visualizzati come tutti gli eventi giornalieri elencati nella parte superiore del giorno pertinente.

Includi calendari interessanti^{(Include Interesting)} e informativi dall'URL^{(Informational Calendars From URL)}

Puoi anche aggiungere calendari pubblici tramite URL . Questi calendari pubblici sono sparsi su Internet e non sempre facili da trovare.

Alcuni esempi includono:

• FirstShowing : seleziona il collegamento di Google Calendar per ottenere i film in uscita per l'anno. Ogni anno il sito viene aggiornato con una nuova scheda per l'anno in corso. 
• JamBase : seleziona per vedere il calendario^{(Livestreams Calendar)} dei live streaming nella parte superiore della finestra per vedere i prossimi concerti.
• iCalShare : sfoglia o cerca questo enorme elenco di calendari di vacanze e sport che puoi aggiungere al tuo account Google Calendar^{(Google Calendar)} .
• Programma di lancio della NASA^{(NASA Launch Schedule)} : questo calendario viene aggiornato dalla NASA con tutti i prossimi lanci della NASA^(NASA) e i lanci storici della NASA^(NASA) .

Per aggiungere uno di questi calendari, copia l' URL da qualsiasi calendario pubblico. Quindi nel tuo account Google Calendar , seleziona l' icona + a destra di Altri calendari^{(Other calendars)} . Selezionare Da URL^{(From URL)} dall'elenco a discesa. 

Nella finestra successiva , incolla l' URL ^(Windows)del^(URL) calendario nel campo URL del calendario^{(URL of calendar)} , quindi seleziona il pulsante Aggiungi calendario^{(Add calendar)} . 

Ora, quando torni al tuo calendario, se abiliti il ​​calendario che hai aggiunto, vedrai quegli eventi apparire con il loro codice colore.

Suggerimenti^(Tips) utili quando si utilizza Google Calendar

Oltre alla semplice aggiunta di eventi al tuo calendario, ci sono un sacco di cose che puoi fare per rendere il tuo calendario più efficace.

Codice colore il tuo lavoro

Ogni volta che crei eventi per ricordare a te stesso di fare qualcosa o di un appuntamento, considera aree specifiche della tua vita di codifica a colori.

Ad esempio, è possibile rendere gialli tutti gli eventi relativi alla salute, blu gli eventi di lavoro e arancioni gli eventi familiari.

Per fare ciò, basta selezionare il calendario per creare un evento. Dopo aver assegnato un titolo all'evento, seleziona Altre opzioni^{(More options)} nella parte inferiore della finestra. Nella pagina successiva, seleziona il codice colore per quell'evento accanto alla selezione del calendario. 

Questa opzione sostituisce l'impostazione predefinita del calendario con il codice colore personalizzato.

Usa i fusi orari corretti^{(Use Correct Time Zones)} quando viaggi

Se hai un evento che inizia in un fuso orario e finisce in un altro, è importante tenere conto della differenza di fuso orario.

Se non sei sicuro del motivo per cui questo è importante, considera di voler iniziare a lavorare su un giornale scolastico quando sali a bordo di un volo sulla costa orientale^{(East Coast)} degli Stati ^(United) Uniti^(States) . Sai che probabilmente finirai il tuo compito una volta atterrato in California . 

Il problema è che la California è di quattro 3 ore indietro nel tempo. Google Calendar può aiutarti a tenere conto di questo spostamento di fuso orario.

Per farlo in Google Calendar , fai clic sul calendario per creare l'evento all'inizio. Sotto^(Just) la data e l'ora dell'evento, seleziona Fuso orario^{(Time zone)} . 

Accanto alla casella di controllo Tutto il giorno, seleziona nuovamente ^(All)Fuso orario^{(Time zone)} . Verrà visualizzata una finestra che ti consente di definire un fuso orario diverso per l'inizio e la fine dell'evento. Seleziona la casella di controllo, quindi imposta ciascun fuso orario.

Seleziona OK quando hai finito.

Fai attenzione quando imposti l'ora di fine dell'evento, perché il calendario la tradurrà nel nuovo fuso orario. Quindi, se hai detto che ci vorranno dalle 15:00 alle 16:00 ora^(Time) orientale per scrivere il tuo giornale e cambiare il fuso orario di fine in Los Angeles , il calendario mostrerà l'ora di fine alle 19:00.

Imposta^(Set) l'ora di inizio e di fine in base all'ora corretta nel fuso orario che hai impostato.

Termina automaticamente le riunioni in anticipo

Un'altra funzione utile se vuoi piacere alle persone è terminare automaticamente le riunioni che crei con 5 minuti di anticipo per riunioni di 30 minuti e 10 minuti in anticipo per riunioni di 60 minuti.

Puoi impostarlo aprendo le impostazioni di Google Calendar , selezionando Impostazioni evento^{(Event settings)} dal menu a sinistra e abilitando la casella   di controllo Riunioni veloci .^{(Speedy meetings)}

Ciò darà ai partecipanti alla riunione il tempo di arrivare alla riunione successiva, se ne hanno bisogno.

Integra con la tua app ToDo

Inoltre, non devi gestire manualmente il tuo calendario se utilizzi la maggior parte delle popolari app di cose da fare basate sul cloud disponibili oggi.

ToDoist , ad esempio, ti permette di integrarti direttamente con Google Calendar . Basta^(Just) andare nelle impostazioni di ToDoist, selezionare Integrazioni^{(Integrations)} dal menu a sinistra e selezionare Collega calendario^{(Connect calendar)} in Google Calendar.

Ora ogni volta che crei un nuovo promemoria di attività in ToDoist , verrà aggiunto automaticamente al tuo Google Calendar . 

La maggior parte delle altre app da fare ha un'integrazione simile con Google Calendar oppure puoi utilizzare app come IFTTT o Zapier per integrarle ai servizi.

Usa l'app Google Calendar

Inoltre, non ha senso rimanere attaccati al desktop o al laptop quando si utilizza il calendario. Quindi ha senso installare l' app Google Calendar sul tuo iPhone^{(on your iPhone)} o dispositivo Android^{(Android device)} .

L'app si sincronizza con tutti gli altri dispositivi su cui utilizzi Google Calendar , così non sarai mai lontano dai tuoi impegni, dai tuoi eventi e dai tuoi promemoria.

Crea eventi da Gmail

Google Calendar è anche direttamente integrato con Gmail e non devi nemmeno fare nulla per abilitarlo.

Per utilizzare questa integrazione incorporata in Google Calendar , ogni volta che hai un'email aperta in Gmail , seleziona i tre punti a destra del menu dell'icona in alto. Seleziona Crea evento^{(Create event)} dal menu a discesa.

Questo creerà automaticamente un evento nel tuo Google Calendar , utilizzando i dettagli di questa email nei dettagli dell'evento.

Questo è un modo utile per impostare immediatamente una riunione o un promemoria ogni volta che ricevi un'e-mail importante a cui vuoi dare seguito.

Visualizza il tuo calendario da Google Docs

Potresti essere sorpreso di apprendere che anche Google Docs è integrato con Google Calendar . Tieni^(Keep) traccia delle tue prossime riunioni mentre lavori sui documenti selezionando l' icona Calendario^(Calendar) sul lato destro della finestra di Google Documenti .^{(Google Docs)}

Questo mostra l'agenda di oggi in una piccola e stretta finestra sulla destra. È un ottimo modo per tenere gli eventi della giornata davanti a te anche quando sei impegnato a lavorare.

C'è di più in Google Calendar^{(more to Google Calendar)} oltre alla semplice creazione di eventi e promemoria. Tra le integrazioni, i calendari condivisi^{(shared calendars)} e tutte le altre funzionalità, Google Calendar è uno dei calendari basati su cloud più utili disponibili oggi. E soprattutto, è gratuito.

How To Use Google Calendar: 10 Pro Tips

When moѕt people use Google Calendar, they usе it in the ѕimplest way possiblе. They create еvеnts, reminders, and maybe even schedule meetings that use Google Meet.

But there’s a lot more to Google Calendar than meets the eye. There are features tucked away inside submenus, and integrations few people know about until you stumble upon them.

In this article, you’re going to learn about some of the best pro tips on how to use Google Calendar so it’s far more useful. Master these, and you’ll be even more productive than you already are.

Adding Calendars

Many people use Google Calendar with a single calendar under their Google Account. Most people don’t realize that you can actually create multiple “layered” calendars for various parts of your life.

Here are some examples of things you may want to create a distinct calendar for.

• Your work calendar.
• Your family’s shared calendar.
• A calendar for your home renovation work.
• A calendar dedicated to your side business.

You can distinguish between all of your multiple calendars by color coding them. Let’s look at how to use this in Google Calendar.

Add Multiple Calendars

To create a new calendar, select the + symbol to the right of Other calendars in the left navigation pane. Select Create new calendar from the dropdown menu.

On the next window, give your new calendar a name, a description (optional), set the correct time zone for where you do that work, and select Create calendar.

You’ll see the new calendar appear in the left navigation pane under My calendars. Enable the checkbox to the left of your new calendar, and select in the calendar to create a new event.

In the window that appears, type the title of your event, adjust any other settings, and make sure to change the calendar at the bottom of the window to your new calendar.

When you select Save, you’ll see the event appear in your calendar view, but it’ll be color coded so you know which calendar that event is stored in.

You can add as many calendars as you like under your same Google account. Enable or disable whichever calendar layer you don’t want to see by selecting or deselecting each calendar checkbox.

Subscribe To Useful Calendars

There are also free public calendars you can subscribe to. These appear just like the personal calendars you add yourself using the process above.

To access these, select the + symbol next to Other calendars as above, but this time select Browse calendars of interest from the dropdown list.

You’ll see a list of calendars you can select from. These include various types of holidays, an array of sports, and an “Other” section that currently only includes Phases of the Moon.

Once you add these and head back to your calendar, you’ll see them listed and enabled under Other calendars. 

You’ll also see events from that calendar show up on your Google Calendar. Public calendar events usually show up as all day events listed at the top of the relevant day.

Include Interesting and Informational Calendars From URL

You can also add public calendars by URL. These public calendars are scattered throughout the internet and not always easy to find.

A few examples include:

• FirstShowing: Select the Google Calendar link to get the upcoming films for the year. Every year the site is updated with a new tab for the current year. 
• JamBase: Select to see the Livestreams Calendar at the top of the window to see upcoming concerts.
• iCalShare: Browse or search this massive list of holiday and sports calendars you can add to your Google Calendar account.
• NASA Launch Schedule: This calendar is updated by NASA with all upcoming NASA launches as well as historic NASA launches.

To add one of these calendars, copy the URL from any public calendar. Then in your own Google Calendar account, select the + icon to the right of Other calendars. Select From URL from the dropdown list. 

On the next Windows, paste the URL of the calendar in the URL of calendar field, then select the Add calendar button. 

Now when you return to your own calendar, if you enable the calendar you’ve added you’ll see those events appear with their own color coding.

Useful Tips When Using Google Calendar

Aside from simply adding events to your calendar, there are a bunch of things you can do to make your calendar more effective.

Color Code Your Work

Whenever you create events to remind yourself to do something or about an appointment, consider color-coding specific areas of your life.

For example, you could make all health related events yellow, work events blue, and family events orange.

To do this, just select the calendar to make an event. After giving the event a title, select More options at the bottom of the window. On the next page, select the color code for that event next to the calendar selection. 

This option overrides the default calendar setting with your custom color code.

Use Correct Time Zones When Traveling

If you have an event that starts in one time zone and ends in another, it’s important to take that time zone difference into account.

If you’re not sure why this matters, consider you want to start working on a school paper when you board a flight on the East Coast of the United States. You know you’ll probably finish your paper once you land in California. 

The problem is that California is four 3 hours back in time. Google Calendar can help you take this time zone shift into account.

To do this in Google Calendar, click on the calendar to create the event when it starts. Just under the date and time of the event, select Time zone. 

Next to the All day checkbox, select Time zone again. You’ll see a window appear that lets you define a different time zone for when the event starts and ends. Select the checkbox, and then set each time zone.

Select OK when you’re done.

Be careful when setting the end time of the event, because the calendar will translate it into the new time zone. So if you’ve said it’ll take you from 3pm to 4pm Eastern Time to write your paper and change the end time zone to Los Angeles, the calendar will show the end time at 7pm.

Set the beginning and end time according to the correct time in the time zone that you’ve set.

Automatically End Meetings Early

Another useful feature if you want people to like you is to automatically end meetings you create 5 minutes early for 30 minute meetings, and 10 minutes early for 60 minute meetings.

You can set this by opening Google Calendar settings, select Event settings from the left menu, and enable the Speedy meetings checkbox.  

This will give your meeting attendees time to get to their next meeting, if they need it.

Integrate With Your ToDo App

You also don’t have to manually manage your calendar if you use most of the popular cloud-based to-do apps available today.

ToDoist, for example, lets you integrate directly with Google Calendar. Just go into your ToDoist settings, select Integrations from the left menu, and select Connect calendar under Google Calendar.

Now whenever you create a new task reminder in ToDoist, it’ll get added automatically to your Google Calendar. 

Most other to-do apps have similar integration with Google Calendar, or you can use apps like IFTTT or Zapier to integrate those to services.

Use the Google Calendar App

It also doesn’t make sense to stay stuck to your desktop or laptop when you’re using your calendar. So it makes sense to install the Google Calendar app on your iPhone or Android device.

The app syncs with every other device where you use Google Calendar, so you’ll never be far away from your schedule, your events, and your reminders.

Create Events From Gmail

Google Calendar is also directly integrated with Gmail, and you don’t even have to do anything to enable it.

To use this embedded integration in Google Calendar, whenever you have an email open in Gmail, just select the three dots to the right of the top icon menu. Select Create event from the dropdown menu.

This will automatically create an event in your Google Calendar, using the details from this email in the event details.

This is a useful way to immediately set a meeting or a reminder whenever you receive an important email that you want to follow up on.

View Your Calendar From Google Docs

You might be surprised to learn that even Google Docs is integrated with Google Calendar. Keep track of your upcoming meetings while working on documents by selecting the Calendar icon on the right side of the Google Docs window.

This displays today’s agenda in a small, narrow window on the right. It’s a great way to keep the day’s events right in front of you even when you’re busy working.

There’s more to Google Calendar than just creating events and reminders. Between the integrations, shared calendars, and all the other features – Google Calendar is one of the most useful cloud based calendars available to you today. And best of all, it’s free.

Related posts

• Perché Google Calendar è il miglior servizio di calendario online

• 10 suggerimenti di Google Calendar per ridurre lo stress del tuo programma

• Come condividere un calendario di Google

• Come utilizzare Google Family Calendar per mantenere il tuo Family su Time

• 8 Google Search Tips: trova sempre ciò che sei Looking per

• Come aggiungere il tuo Outlook Calendar a Google Calendar

• Ciò che è migliorato Protection in Google Chrome and How per abilitarlo

• Cos'è un Metric and Dimension in Google Analytics?

• Come aggiungere Weather a Google Calendar

• Come Filter in fogli Google

• Come fa YouTube Algorithm Work?

• I 10 migliori consigli e usi dell'Assistente Google per semplificare la vita

• 23 utili scorciatoie da tastiera per Google Calendar

• Come girare Google SafeSearch Off

• È possibile cancellare tutte le email da Gmail in una volta?

• 9 consigli utili su come utilizzare Google Translate

• 10 suggerimenti e trucchi di Google Keep per diventare uno studente più produttivo

• Come sincronizzare Slack con Google Calendar

• Come inserire una firma in Google Docs

• Come utilizzare più Stops in Google Maps