Oggi c'è un costante scambio di e-mail tra privati, aziende, ecc. che ha portato a un volume crescente di posta nelle nostre caselle di posta. È diventato difficile gestire e recuperare ogni volta un gran numero di e-mail. Così, per risolvere questo problema, è nato il concetto di Archiviazione Email . ^{(Email Archiving)}Vediamo di cosa si tratta esattamente e come si può archiviare un'e-mail in Microsoft Outlook 2019/2016 .

Che cos'è l'archiviazione e-mail

L'archiviazione delle e-mail^{(Email Archiving)} è un processo di gestione delle e-mail che gestisce e archivia le tue e-mail in modo sistematico. Memorizza e protegge permanentemente i tuoi dati senza alcuna perdita di dati. Fondamentalmente^(Basically) , quando archivi un'e-mail, questa scompare dalla tua casella di posta senza essere eliminata e viene archiviata nella cartella Archivio^{(Archive folder)} . Le e-mail che non desideri eliminare perché potresti averne bisogno in futuro possono essere archiviate. Tutte le e-mail nella cartella di archivio possono essere ripristinate, se necessario, in modo da non perdere il contenuto importante. L' archiviazione^(Archiving) sposterà le e-mail dal server di posta di rete al computer locale.

Come archiviare le email in Outlook

Per aprire Microsoft Outlook , fai clic sul pulsante Start e scorri verso il basso fino a Outlook per aprirlo.

Vai alla tua Posta^(Inbox) in arrivo e apri l'e-mail che desideri archiviare. Una volta che la tua posta è aperta, vedrai l' opzione Archivia^(Archive) nella barra dei menu nella parte superiore della tua casella di posta.

Clicca su Archivia^(Archive) e noterai che la tua email è scomparsa dalla posta in arrivo. Troverai tutte queste email nella cartella Archivio^(Archive) che puoi vedere nel riquadro di sinistra. Fare clic^(Click) sulla cartella dell'archivio per visualizzarli.

Puoi cercare un messaggio di posta particolare che stai cercando nella casella di ricerca in alto. Puoi filtrare le e-mail e ordinarle dalla più recente o dalla meno recente in cima alle tue esigenze. Puoi anche organizzare le e-mail in base a data, dimensione, oggetto, importanza, categorie e così via.

È così semplice archiviare le e-mail in Outlook e quindi può essere fatto in modo efficiente.

E-mail di archiviazione in blocco in Outlook

Per archiviare in blocco la posta elettronica in Outlook , aprire File > Info > Tools e selezionare Pulisci vecchi elementi^{(Clean up old items)} .

Seleziona Archivia questa cartella e tutte le sottocartelle^{(Archive this folder and all subfolders)} e scegli la cartella che desideri archiviare.

Quindi, in Archivia elementi più vecchi di, inserisci una data.

Seleziona Includi elementi con l'opzione Non archiviare automaticamente per archiviare^{(Do not AutoArchive to archive checked option)} .

Fare clic su OK ed esci.

Leggi^(Read) : Come archiviare automaticamente i tuoi vecchi elementi in Microsoft Outlook .

Come recuperare le email archiviate in Outlook

Per accedere alle tue email archiviate in Microsoft Outlook :

1. Apri Outlook
2. Seleziona l'ID e-mail
3. Fare clic sulla cartella Archivio
4. Vedrai tutte le tue email archiviate qui.

Spero che questo post ti sia utile.

How to archive Emails & retrieve archived emails in Outlook

Today, there is a constant exchangе of emails between іndividuals, companies, etc. which has resυlted іn а growing volume of mails in our mаilboxes. It has becomе diffіcult to manage and retrieve a large number оf emails еvery time. Thυѕ, to resolve this рroblem, the concеpt оf Email Archiving came into existence. Let us see what it is exactly and how can an email be archived in Microsoft Outlook 2019/2016.

What is Email Archiving

Email Archiving is an email management process that manages and files your emails systematically. It permanently stores and secures your data without any data loss. Basically, when you archive an email, it disappears from your inbox without being deleted and is stored in the Archive folder. The emails which you do not want to delete because you may need them in the future can be archived. All the emails in the archive folder can be restored if required so that the important content is not lost. Archiving will move emails off of the network mail server to your local computer.

How to archive Emails in Outlook

To open Microsoft Outlook, click on the Start button and scroll down to Outlook to open it.

Go to your Inbox and open the email you wish to archive. Once your mail is open, you will see the Archive option in the menu bar at the top of your mailbox.

Click on Archive and you will notice that your email has disappeared from the inbox. You will find all such emails in the Archive folder that you can see in the left pane. Click on the archive folder to view them.

You can search for a particular mail that you are looking for in the search box above. You can filter the emails and sort them from the newest or oldest on top as per your requirements. You can also arrange the emails according to date, size, subject, importance, categories, and so on.

It is that simple to archive emails in Outlook and hence can be done in an efficient manner.

Bulk archive email in Outlook

To bulk archive email in Outlook, open File > Info > Tools, and select Clean up old items.

Select Archive this folder and all subfolders, and choose the folder you want to archive.

Next, under Archive items older than, enter a date.

Select Include items with Do not AutoArchive to archive checked option.

Click OK and exit.

Read: How to Auto archive your old items in Microsoft Outlook.

How to retrieve archived emails in Outlook

To access your archived emails in Microsoft Outlook:

1. Open Outlook
2. Select the email ID
3. Click on Archive folder
4. You will see all your archived emails here.

I hope you find this post useful.

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