Capire come costruire le formule è un passo fondamentale per imparare a usare Excel^{(learning to use Excel)} . Ecco un'introduzione alla sintassi delle funzioni e delle formule in MS Excel .

Anche se puoi andare lontano semplicemente copiando formule da altri fogli di calcolo o inserendo funzioni di Excel dal menu dedicato, è una buona idea acquisire almeno una conoscenza di base di come funziona effettivamente la sintassi. In questo modo, sarai in grado di correggere eventuali errori o modificare le formule per ottenere il massimo dal tuo foglio di calcolo.

Qual è il significato della sintassi?

I linguaggi di programmazione sono progettati per consentire di istruire il computer con frasi strutturate. La sintassi^(Syntax) si riferisce semplicemente alle regole di un linguaggio così strutturato, poiché il computer non è abbastanza intelligente da analizzare qualsiasi testo che si discosti dallo standard previsto.

Microsoft Excel , pur non essendo un linguaggio di programmazione, ha comunque la capacità di istruire il programma tramite formule. E proprio come qualsiasi altra forma di istruzione macchina, questa ha una propria sintassi. Comprendere questa sintassi è fondamentale per sfruttare le funzionalità dell'applicazione foglio di calcolo.

Cos'è una formula in Excel?

Una formula di Excel^(Excel) è un'espressione che può essere inserita in una cella al posto dei dati effettivi, utilizzando operazioni matematiche o altre funzioni per generare un risultato. Ad esempio, è possibile scrivere una formula per sommare tutti i numeri in una colonna e visualizzare il risultato.

Perché usare una formula per questo? Dopotutto, puoi calcolare tu stesso manualmente il risultato e inserirlo semplicemente nel campo richiesto.

Il vantaggio di utilizzare una formula anziché un valore rigido per i calcoli è che ciò semplifica l'aggiornamento del foglio di calcolo. Ogni volta che apporti modifiche ai dati sottostanti inseriti in un calcolo, Excel ricalcolerà automaticamente i risultati.

Ciò significa che puoi facilmente ingrandire una formula su centinaia e migliaia di celle senza perdere alcuna precisione. Puoi anche copiare e incollare queste formule tra cartelle di lavoro e fare in modo che Excel regoli automaticamente i parametri per adattarli alla nuova posizione.

Costruzione di una formula base

Inserisci una formula in una cella iniziando con un segno di uguale e quindi digitando l'espressione. Ad esempio, digitando questo ottieni la somma di questi due numeri:

= 30 + 40

Naturalmente, eseguire calcoli su numeri statici come questo non è particolarmente utile. Per aggiungere i numeri contenuti in una cella, è necessario utilizzare i riferimenti di cella.

Come un quadrato su una scacchiera, è possibile fare riferimento alle celle di un foglio di calcolo tramite una combinazione delle loro posizioni alfabetiche e numeriche. Il numero numerico della riga aumenta man mano che si scende nel foglio di calcolo, mentre i numeri alfabetici delle colonne avanzano verso destra.

Potresti aver notato l'ovvio problema con questo: gli alfabeti si esauriscono abbastanza rapidamente, quindi che dire delle colonne dopo la Z? Quindi iniziamo a combinare gli alfabeti, ottenendo AA, AB, AC e così via.

Utilizzando questo riferimento puoi utilizzare il valore di qualsiasi cella del foglio di calcolo in una formula. Come questo:

=A1+A2

Tieni presente che una volta premuto Invio, la formula verrà visualizzata solo nella barra della formula: la cella stessa mostra il valore risultante. Quindi è necessario selezionare una cella per determinare se il suo valore è derivato da una formula o inserito manualmente al suo interno.

Questo è tutto ciò che ti serve per creare formule di base che eseguano calcoli da sole. La parte migliore è che se finisci per modificare una qualsiasi delle celle a cui viene fatto riferimento, il risultato si aggiorna da solo.

Introduzione alle funzioni

I riferimenti di cella^(Cell) e l'aritmetica di base possono portarti lontano, ma lasciano ancora molto a desiderare. Può essere noioso scrivere formule per sommare centinaia di celle, ad esempio, anche se si conoscono i riferimenti.

È qui che entrano in gioco le funzioni. Come ogni linguaggio di programmazione, Excel include una serie di funzioni integrate che possono eseguire attività complesse con una sintassi relativamente semplice.

Le funzioni vengono invocate con il loro nome seguito da eventuali argomenti racchiusi tra parentesi quadre (o parentesi, come vengono chiamate in senso stretto). Ad esempio, puoi utilizzare la funzione SOMMA^(SUM) per aggiungere facilmente un numero elevato di celle:

Per abbreviare ulteriormente la formula, possiamo specificare un intervallo invece di inserire il riferimento di ogni cella. Ad esempio, puoi digitare A1:A4 per includere l'intero intervallo di celle da A1 ad A4. Questo può essere esteso anche su una riga e includere tutte le celle che desideri.

SOMMA^(SUM) non è l'unica funzione disponibile. È possibile ottenere un elenco completo facendo clic sul simbolo ƒ𝑥 accanto alla barra della formula, ma eccone alcuni tra quelli più comuni:

• MEDIA^(AVERAGE) – Un'altra funzione di base, la funzione MEDIA^(AVERAGE) restituisce la media dell'intervallo di valori in essa immessi. Molto utile per i calcoli fiscali.

• CONCATENA^{(CONCATENATE)} – Funziona con il testo anziché con i numeri. Con CONCATENATE , puoi unire due stringhe insieme e restituire il valore finale. Utile^(Useful) per generare testo con operatori condizionali e unirli per il risultato finale.

• LEN – La forma abbreviata di Length , LEN conta semplicemente il numero di caratteri in una determinata stringa, inclusi gli spazi. Molto^(Very) situazionale nel suo utilizzo (come capire se una cella vuota ha effettivamente degli spazi) ma migliore che contare i caratteri manualmente.

• TRIM – È abbastanza comune inserire accidentalmente spazi aggiuntivi in ​​alcune celle, eliminando i risultati di alcuni calcoli o operazioni CONCATENATE . La funzione TRIM può essere utilizzata per rimuovere tutti gli spazi extra, lasciando solo uno spazio tra ogni parola.

Funzioni logiche

Finora abbiamo visto un sacco di funzioni diverse che eseguono molti compiti utili come SUM , AVERAGE o TRIM . Ma che dire dei confronti logici?

Proprio come qualsiasi altro linguaggio di programmazione, la sintassi di Excel include operatori logici come IF, AND e OR. La più utile è la funzione SE, mentre le altre due vengono spesso utilizzate all'interno di un'espressione logica.

La sintassi di IF è semplice^{(The syntax of IF is simple)} : un'espressione logica che restituisce TRUE o FALSE , seguita dai valori da seguire in entrambe le condizioni disposti in sequenza. Naturalmente tutto questo va racchiuso tra parentesi e separato da virgole. Qualcosa come questo:

Tieni presente che l'argomento finale può essere omesso, nel qual caso la funzione restituirà un valore solo se la condizione è vera. Questo può essere utilizzato per costruire formule complesse includendo condizionalmente i valori in un calcolo.

Il primo argomento, invece, può assumere molte forme. Un'espressione logica può essere semplicemente un confronto di due valori utilizzando simboli come "<" o "=", ma può anche essere una combinazione di più istruzioni simili utilizzando AND o OR.

Questo perché sia ​​AND che OR restituiscono solo TRUE o FALSE , anziché qualsiasi stringa di testo o valore numerico. Puoi utilizzare queste funzioni includendo due espressioni logiche come argomenti; AND restituisce VERO^(TRUE) se entrambi gli argomenti restituiscono VERO^(TRUE) , mentre OR restituisce VERO^(TRUE) anche se uno solo di essi è VERO^(TRUE) . Altrimenti^(Otherwise) viene restituito FALSE .

Utilizzando IF, AND e OR, è possibile creare condizioni nidificate molto complesse che valutano una serie di valori diversi prima di emettere finalmente un risultato. Sebbene tali formule siano spesso soggette a errori a causa di tutte le parentesi e virgole coinvolte. È meglio separare i calcoli e mantenere le cose semplici.

Per semplificare ulteriormente le cose, Excel include alcune funzioni che combinano SE con altre operazioni utili come SOMMA o MEDIA^{(Excel includes a few functions that combine IF with other useful operations like SUM or AVERAGE)} .

Copia di formule

Spesso è necessario eseguire lo stesso tipo di calcoli su intervalli di celle diversi in un foglio di lavoro, visualizzando i risultati in celle separate. Devi inserire manualmente la stessa formula ancora e ancora, cambiando ogni volta i riferimenti di cella?

No, puoi semplicemente copiarli.

Quando provi a incollare una cella copiata in Excel (facendo clic con il pulsante destro del mouse sulla cella di destinazione), ti vengono presentate più opzioni Incolla . ^(Paste)Puoi incollare completamente le celle, copiare solo i valori o persino incollare solo la formula.

Meglio^(Better) ancora, la formula incollata viene modificata per riflettere il riferimento relativo in base alla sua nuova posizione. Se copi una formula che riassume i valori della colonna A e la incolli in una cella diversa, i riferimenti verranno aggiornati con il nuovo numero di colonna.

Cosa devi sapere sulla sintassi delle funzioni Excel^{(Excel Function Syntax)} ?

Come principiante, non preoccuparti di provare a memorizzare tutte le funzioni di Excel^(Excel) disponibili. La maggior parte di essi sono raramente utili e puoi trovare la loro sintassi facendo clic sul pulsante ƒ𝑥 accanto alla barra della formula.

Tieni a mente la sintassi di base di Excel^(Excel) di una formula: un segno uguale seguito da un'espressione che può includere più funzioni. Ciascuna funzione accetta alcuni argomenti (anche se alcune funzioni no) e restituisce un valore che può quindi essere utilizzato in un'altra funzione o calcolo.

Anche se funzioni di nidificazione come questa possono complicarsi abbastanza velocemente, perdendoti in un pasticcio di parentesi mancanti. Consigliamo di mantenere ogni formula semplice e diretta, estendendo un calcolo complesso su più celle per mantenere le cose gestibili.

Function Syntax in Excel: All You Need to Know

Understanding how to constrυct formulas is a fundamental step in learning to use Excel. Here is a primer on the syntax of the functions and formulas in MS Excel.

While you can get far by simply copying formulas from other spreadsheets or inserting Excel functions from the dedicated menu, it’s a good idea to gain at least a basic knowledge of how the syntax actually works. That way, you will be able to fix any errors or tweak the formulas to get the most out of your spreadsheet.

What Is the Meaning of Syntax?

Programming languages are designed to let you instruct the computer with structured sentences. Syntax simply refers to the rules of such a structured language, since the computer isn’t smart enough to parse any text that deviates from the expected standard.

Microsoft Excel, while not a programming language, nevertheless has the ability to instruct the program using formulas. And just like any other form of machine instruction, this has its own syntax. Understanding this syntax is key to taking advantage of the capabilities of the spreadsheet application.

What Is a Formula in Excel?

An Excel formula is an expression that can be entered into a cell in lieu of actual data, using mathematical operations or other functions to generate a result. For example, a formula may be written to add all numbers in a column and display the result.

Why use a formula for this? After all, you can manually calculate the result yourself and just enter it in the required field.

The advantage of using a formula instead of a hard value for calculations is that this makes updating the spreadsheet easier. Any time you make any changes in the underlying data that goes into a calculation, Excel will automatically recalculate the results for you.

This means you can easily scale up a formula across hundreds and thousands of cells without losing any accuracy. You can even copy and paste these formulas across workbooks and have Excel automatically adjust the parameters to fit its new location.

Constructing a Basic Formula

You enter a formula in a cell by starting with an equal sign and then typing out the expression. For example, typing this gives you the sum of these two numbers:

= 30 + 40

Of course, performing calculations on static numbers like this isn’t particularly useful. To add the numbers contained in a cell, you must use cell references.

Like a square on a chessboard, the cells of a spreadsheet can be referenced by a combination of their alphabetical and numeric positions. The numerical row number increases as you go down the spreadsheet, while the alphabetical column numbers advance toward the right.

You might have spotted the obvious problem with this – alphabets run out fairly quickly, so what about columns after Z? Then we just start combining alphabets, giving us AA, AB, AC, and so on.

Using this reference you can use the value of any cell of the spreadsheet in a formula. Like this:

= A1 + A2

Note that once you hit Enter, the formula will only appear in the formula bar – the cell itself sports the resulting value. So you need to select a cell to determine if its value is derived from a formula or manually entered into it.

That’s all you need to craft basic formulas that perform calculations on their own. The best part is that if you end up modifying any of the cells being referenced, the result updates on its own.

Introduction to Functions

Cell references and basic arithmetic can take you far, but they still leave much to be desired. It can be tedious writing formulas for adding up hundreds of cells, for example, even if you know the references.

That’s where functions come in. Like any programming language, Excel includes a bunch of built-in functions that can perform complex tasks with a relatively simple syntax.

Functions are invoked by their name followed by any arguments enclosed in brackets (or parentheses, as they are strictly called). For example, you can use the SUM function to add a large number of cells easily:

To shorten the formula even further, we can specify a range instead of entering the reference of every cell. For example, you can type A1:A4 to include the entire range of cells from A1 to A4. This can be extended across a row as well, and include as many cells as you want.

SUM is not the only function you have available. A full list can be obtained by clicking on the ƒ𝑥 symbol next to the formula bar, but here are a few of the more common ones:

• AVERAGE – Another basic function, the AVERAGE function returns the average of the range of values entered in it. Very useful for fiscal calculations.

• CONCATENATE – This one works with text rather than numbers. With CONCATENATE, you can join two strings together and output the final value. Useful for generating text with conditional operators and joining them for the final result.

• LEN – The shortened form of Length, LEN simply counts the number of characters in a given string, including spaces. Very situational in its use, (like figuring out if a blank cell actually has spaces) but better than counting the characters manually.

• TRIM – It is quite common to accidentally enter extra spaces in some cells, throwing off the results of some calculations or CONCATENATE operations. The TRIM function can be used to remove all extra spaces, leaving just a single space between every word.

Logical Functions

So far we have seen a bunch of different functions that perform many useful tasks like SUM, AVERAGE, or TRIM. But what about logical comparisons?

Just like any other programming language, Excel’s syntax includes logical operators like IF, AND, as well as OR. The most useful is the IF function, with the other two often used within a logical expression.

The syntax of IF is simple: a logical expression that evaluates to either TRUE or FALSE, followed by the values to be followed in either condition set out in sequence. Of course, all of this goes inside the brackets and is separated by commas. Something like this:

Note that the final argument can be omitted, in which case the function will only return a value if the condition is true. This can be used to construct complex formulas by conditionally including values in a calculation.

The first argument, on the other hand, can take many forms. A logical expression can simply be a comparison of two values using symbols like “<” or “=”, but it can also be a combination of multiple such statements by using AND or OR.

This is because both AND and OR only return TRUE or FALSE, rather than any text string or numeric value. You use these functions by including two logical expressions as arguments; AND returns TRUE if both arguments evaluate to TRUE, while OR returns TRUE even if a single one of them is TRUE. Otherwise, FALSE is returned.

Using IF, AND, and OR, it is possible to build very complex nested conditions that evaluate a bunch of different values before finally spitting out a result. Though such formulas are often prone to errors due to all the brackets and commas involved. It is better to separate the calculations and keep things simple.

To simplify things further, Excel includes a few functions that combine IF with other useful operations like SUM or AVERAGE.

Copying Formulas

Often you need to perform the same type of calculations on different cell ranges in a worksheet, displaying the results in separate cells. Do you have to manually enter the same formula again and again, changing the cell references every time?

No, you can just copy them.

When you try pasting a copied cell in Excel (by right-clicking on the target cell), you are presented with multiple Paste options. You can paste the cells completely, copy over just the values, or even paste the formula only.

Better yet, the pasted formula is modified to reflect the relative reference according to its new location. If you copy a formula summing up the values of column A and pasted it in a different cell, it would update the references with the new column number.

What Do You Need to Know About Excel Function Syntax?

As a beginner, don’t bother with trying to memorize every Excel function out there. Most of them are rarely useful, and you can find their syntax by clicking the ƒ𝑥 button beside the formula bar.

Just keep in mind the basic Excel syntax of a formula – an equal to sign followed by an expression that can include multiple functions. Each function takes in some arguments (though some functions don’t) and returns a value that can then be used in another function or calculation.

Though nesting functions like this can get complicated pretty fast, losing you in a mess of missing brackets. We would recommend keeping every formula simple and straightforward, stretching out a complex calculation over multiple cells to keep things manageable.

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