Come utente, quando crei un lungo documento in Microsoft Word , un indice è uno strumento conveniente per i tuoi potenziali lettori. Normalmente, vediamo gli indici sul retro dei libri. Consentono ai lettori di cercare una parola o una frase per trovare la pagina che fa riferimento a quell'argomento.

Allo stesso modo, in un sommario in Microsoft Word , gli utenti possono inserire un indice e quindi aggiornarlo automaticamente. Ciò richiede gran parte del lavoro manuale nella creazione di queste fantastiche fonti di riferimento. Qui, agli utenti verrà mostrato come creare l'indice e aggiornarlo anche in Word .

Come creare un indice in Word

Di seguito sono elencati i passaggi per creare un indice in word.

1. Segna le tue voci.
2. Modifica o rimuovi voci di indice.
3. Aggiorna l'indice.
4. Crea^(Create) un indice automaticamente^{(Index Automatically)} in Microsoft Word

Ora daremo un'occhiata a ogni passaggio mentre procediamo di seguito-

1] Contrassegna le voci dell'indice

Word può creare il tuo indice automaticamente, ma è abbastanza intelligente da sapere quali elementi vuoi in esso. Quindi, affinché gli utenti creino un indice, dovranno contrassegnare le voci. Questa è la maggior parte del lavoro che farai per l'indice. Ma una volta che inizi a contrassegnare le voci, sarai in grado di comprimerle rapidamente.

Apri il documento Microsoft Word e vai alla scheda Riferimenti . ^(References)Seleziona la tua prima voce di indice trascinando il cursore su di essa.

Nella barra multifunzione, vedrai la sezione Indice^(Index) verso il lato destro. Seleziona il pulsante Segna voce^{(Mark Entry)}  .

Apparirà una finestra pop-up per descrivere la tua voce. Questa finestra può rimanere aperta mentre selezioni le voci rimanenti. Immettere la  voce principale^{(Main entry)}  in alto e facoltativamente una  voce secondaria^(Subentry) .

Quindi scegli tra Opzioni^(Options)  per un riferimento incrociato, la pagina corrente o un intervallo di pagine.

Oppure puoi formattare il numero di pagina visualizzato in grassetto e/o corsivo.

Fare clic su Segna^(Mark)  per una singola voce o  Segna tutto^{(Mark All)}  per contrassegnare lo stesso testo ovunque nel documento.

Quando hai finito con la finestra Segna voce indice^{(Mark Index Entry)} , fai clic su Chiudi^(Close) .

Sul documento, le voci dell'indice sono etichettate con XE . Se aggiungi una sottovoce o un riferimento incrociato, lo noterai anche all'interno del tag XE .

Se non vedi i tuoi tag XE ma lo desideri, vai alla  scheda  Home e fai clic sul pulsante ^(Home)Show/Hide Paragraph  .

2] Modifica o rimuovi voci di indice

Se gli utenti devono apportare una modifica a una voce, ad esempio rimuovere un riferimento incrociato, lo faranno all'interno di quel campo XE. Apporta le modifiche tra virgolette. Un'altra opzione è rimuovere la voce contrassegnata e quindi contrassegnarla di nuovo.

Inoltre, per rimuovere una voce di indice, seleziona tutto il testo all'interno e incluse le parentesi graffe {  } e premi Elimina^(Delete) . È quindi possibile seguire i passaggi precedenti per contrassegnare nuovamente la voce con le modifiche desiderate.

3] Crea l'indice in Word

Quando stai per inserire il tuo indice, sposta il cursore nel punto in cui lo desideri nel documento. Quindi, seleziona la  scheda  Riferimenti e fai clic su ^(References)Inserisci indice^{(Insert Index)} .

Prima della creazione dell'indice, hai alcune impostazioni che puoi regolare se lo desideri. Questi sono Anteprima di stampa, ^{(Print Preview,)} Leader tabulazione, ^{(Tab Leader,)} Tipo di ^(Type)formati^(Formats)   e Colonne.^(Columns.)

Dopo aver apportato le modifiche all'indice, fare  clic su OK . Il tuo indice apparirà nel tuo documento con le tue voci. Vedrai tutto bello, ordinato e in ordine alfabetico.

4] Aggiorna l'indice

Gli utenti possono continuare a contrassegnare voci aggiuntive dopo aver creato l'indice e averlo semplicemente aggiornato. E se modifichi o rimuovi voci, dovrai aggiornare anche l'indice.

Fare clic^(Click) all'interno dell'area dell'indice nel documento, il pulsante Aggiorna indice^{(Update Index)}  nella barra multifunzione della  scheda Riferimenti^(References) si animerà. Se il pulsante è ancora disattivato come mostrato nell'immagine sopra, assicurati che il cursore sia all'interno dell'indice.

Se vuoi rimuovere completamente l'indice, seleziona tutto il suo testo e tocca il tasto Elimina^(Delete) . Probabilmente vorrai quindi eliminare le voci dell'indice (come visto sopra) se non prevedi affatto di utilizzare un indice.

5] Crea^(Create) un indice automaticamente^{(Index Automatically)} in Word

Potrebbe volerci del tempo per contrassegnare tutte le voci che desideri nell'indice di Word . Ma un indice può essere uno strumento prezioso per i tuoi lettori. Quindi considera di aggiungerne uno se il tuo pubblico può trarne vantaggio per il tuo prossimo documento Word , libro o altro materiale lungo.

Se questo è stato utile, potrebbe piacerti anche – Come utilizzare il testo collegato in Microsoft Word^{(How to use linked text in Microsoft Word)} .

How to create an Index in Word

As a user, when creating a lengthy document in Microsoft Word, an index is a convenient tool for your potential readers. Normally, we get to see indexes in the backs of books. They allow readers to look up a word or phrase to find the page referencing that topic.

In the same way, in a table of contents in Microsoft Word, users can insert an index and then update it automatically. This takes much of the manual work out of creating these great reference sources. Here, users will be shown how to create the index and also update it in Word.

How to create an Index in Word

Listed below are steps to create an index in word.

1. Mark Your Entries.
2. Edit or Remove Index Entries.
3. Update the Index.
4. Create an Index Automatically in Microsoft Word

Now we will have a look at each step as we proceed below-

1] Mark Your Index Entries

Word can build your index automatically, but it’s smart enough to know which items you want in it. So for users to create an index, they will need to mark the entries. This is the bulk of the work you will do for the index. But once you start marking entries, you will be able to zip through them quickly.

Open Microsoft Word document and go to the References tab. Select your first index entry by dragging your cursor through it.

In the ribbon, you will see the Index section toward the right side. Select the Mark Entry button.

A pop-up window will appear for you to describe your entry. This window can remain open while you select your remaining entries. Enter the Main entry at the top and optionally a Subentry.

Then choose from Options for a cross-reference, the current page, or a page range.

Or you can format the page number that displays in bold and/or italic.

Click on Mark for a single entry or Mark All to mark that same text everywhere in your document.

When you are done with the Mark Index Entry window, click on Close.

On the document, index entries are labeled with XE. If you add a Subentry or cross-reference, you will notice that within the XE tag as well.

If you do not see your XE tags but would like to, go to the Home tab and click the Show/Hide Paragraph button.

2] Edit or Remove Index Entries

If users need to make a change to an entry, for instance, remove a cross-reference, they will do so within that XE field. Make the changes inside the quotation marks. Another option is to remove the marked entry and then mark it again.

Also, to remove an index entry, select all text within and including the braces { } and hit Delete. You can then follow the steps above to mark the entry again with the changes you want.

3] Create the Index in Word

When about to insert your index, move the cursor to the spot you want it in the document. Then, select the References tab and click Insert Index.

Before the index is created, you have a few settings you can adjust if you like. These are Print Preview, Tab Leader, Formats Type and Columns.

After you make your index adjustments, click OK. Your index will pop into your document with your entries. You’ll see everything nice and neat and in alphabetical order.

4] Update the Index

Users can continue to mark additional entries after creating the index and simply updating it. And if you edit or remove entries, you will need to update the index as well.

Click inside the index area in your document, the Update Index button in the ribbon on the References tab will come alive. If the button is still grayed out as shown in the image above, make sure your cursor is within the index.

If you want to remove the index completely, select all of its text and tap the Delete key. You will then likely want to delete the index entries (as seen above) if you don’t plan to use an index at all.

5] Create an Index Automatically in Word

It may take some time to mark all the entries you want in your Word index. But an index can be a valuable tool for your readers. So consider adding one if your audience can benefit from it for your next Word document, book, or other lengthy material.

If this was helpful, you might also like – How to use linked text in Microsoft Word.

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