Nella tua vita professionale la posta elettronica^{(life email)} è probabilmente uno dei mezzi di comunicazione più importanti. Lo fai ogni giorno e se sei come me, ci stai annegando.

Certo, puoi dedicare una o due ore al giorno in modo specifico alla gestione della tua posta elettronica. Ma se dedichi 10 minuti o più a ogni risposta, l'e-mail occuperà presto l'intera giornata e disattivare le notifiche di Gmail non ti salverà.

Ecco perché imparare a scrivere e-mail professionali che ricevano risposte E^(AND) che non richiedano più di pochi minuti per scrivere è essenziale. Fortunatamente, oggi non devi essere un grande scrittore o un guru della produttività^{(productivity guru)} per ottenere questo risultato. Si tratta di trovare la giusta strategia e una serie di strumenti per seguirla. 

Imposta modelli di email (risposte predefinite)^{(Set Up Email Templates (Canned Responses))}

La creazione di modelli di e-mail è un ottimo modo per risparmiare tempo per coloro che spesso ricevono le stesse domande o commenti via e-mail. Prenditi un giorno per impostare le risposte predefinite e non dovrai più scrivere le stesse risposte dieci volte al giorno. Sia Gmail che Outlook^{(Gmail and Outlook)} hanno questa funzione, che ti aiuterà a risparmiare tempo e ad automatizzare la tua posta elettronica gratuitamente. 

Ecco come impostare modelli di email professionali in Gmail in pochi clic:

• Dopo aver effettuato l'accesso al tuo account, fai clic sull'icona a forma di ingranaggio e seleziona ^{(icon and select)} Impostazioni^(Settings) .
• Quindi vai su Avanzate^(Advanced) e fai clic su Abilita^(Enable) accanto all'opzione Modelli . ^(Templates)Scorri^(Scroll) fino in fondo alla pagina per salvare le modifiche.

• Ora puoi iniziare a lavorare sui tuoi modelli di email. Digita il testo che desideri salvare in una nuova email. Quindi fai clic su tre punti verticali in basso a destra e scegli Modelli^(Templates) per salvare la bozza come modello. 

Puoi creare modelli per risposte che contengono paragrafi lunghi e risposte rapide di 2-3 frasi. Sarai sorpreso di quanto tempo ti faranno risparmiare in futuro. 

Email di rete^{(Networking Emails)(Networking Emails)}

Nel caso in cui il tuo problema non^{(problem isn)} sia l'utilizzo dei modelli di posta elettronica ma la loro creazione, prova le e -mail di rete^{(Networking Emails)} . È uno strumento web con dozzine di modelli di email che possono aiutarti a far crescere la tua rete professionale. 

Creato da Resume Worded , Networking Emails è un'ottima risorsa per ottimizzare la tua comunicazione. Alcuni esempi dei modelli che offrono includono introduzioni fredde/calde, follow-up con un non rispondente e persino la scrittura di note di ringraziamento. 

Ogni modello include anche suggerimenti e suggerimenti utili che possono migliorare ulteriormente la tua comunicazione con il destinatario. 

Puoi utilizzare il pulsante di ricerca o sfogliare^{(search button or browse)} l'elenco per trovare l'e-mail giusta. Quindi tutto ciò che resta da fare è copiarlo e incollarlo nella casella dei messaggi e modificare^{(message box and change)} alcuni dettagli. 

Contaparole Plus^{(Word Counter Plus)(Word Counter Plus)}

Se sei una persona che scrive più di 10 e-mail al giorno, è essenziale mantenerne alcune brevi e dolci. Quindi, se ti ritrovi spesso con e-mail troppo lunghe, potresti prendere in considerazione l'utilizzo di uno strumento di conteggio delle parole^{(word counter tool)} per fermarti. Un'estensione di Chrome ^{(Chrome extension)} Word Counter Plus può fare il lavoro per te. 

Evidenzia^(Highlight) il testo nella tua e-mail e ottieni il numero di parole e caratteri che hai utilizzato in un clic. Quindi puoi continuare a scrivere la tua e-mail o avvolgerla^{(email or wrap)} prima che diventi in due parti. 

DraftMap

Puoi trovare molti ottimi strumenti che possono aiutarti a scrivere meglio e quindi ridurre il tempo che dedichi alla correzione di bozze e alla riscrittura delle tue e-mail. DraftMap è uno di questi. Pensa a Grammarly o Hemingway^{(Grammarly or Hemingway)} , inoltre controlla anche le ripetizioni di parole^{(word repetition)} non necessarie e ti aiuta ad attenerti a uno stile di scrittura^{(writing style)} . 

Questa estensione di Chrome^{(Chrome extension)} ti offre suggerimenti in tempo reale sulla tua scrittura con codice colore. Ti aiuterà a evitare l'uso di voci passive, errori di battitura, cliché e consigli sulla leggibilità della tua email. Tutti i suggerimenti si basano sulle regole di scrittura di Ernest Hemingway. DraftMap è particolarmente utile poiché tutti i processi avvengono direttamente all'interno della ^(DraftMap)casella di composizione^{(composition box)} dell'e-mail .

Non preoccuparti se hai ancora le parole evidenziate dopo aver finito di modificare la tua email. Il destinatario non vedrà i colori, i suggerimenti sono visibili solo a te. 

La tua email potrebbe essere migliore^{(Your Email Could Be Better)(Your Email Could Be Better)}

Your Email Could Be Better è uno strumento online progettato per ridurre il tempo che dedichi alla gestione delle email educando tutti sulle migliori pratiche di posta elettronica. 

Quando componi un'e-mail professionale segui determinate regole. Come assicurarti che il tuo messaggio abbia una riga dell'oggetto chiara o tralasciare gli allegati non necessari. Rimarrai sorpreso dalla frequenza con cui le persone infrangono queste regole, il che alla fine fa sì che entrambe le parti spendano più tempo e sforzi^{(time and effort)} . 

La tua email potrebbe essere migliore^{(Your Email Could Be Better)} ha un elenco di 10 errori comuni. Ciascuno dei punti viene fornito con una spiegazione ed esempi^{(explanation and examples)} su come migliorare la tua email. Questo può tornare utile nel caso in cui desideri parlare ai tuoi colleghi di queste regole ma non sai come farlo. Puoi usare le tue stesse parole o inviare loro un link a La tua email potrebbe essere migliore^{(Your Email Could Be Better)} per illustrare il tuo punto. 

Tutti vorremmo che la nostra e-mail diventasse completamente automatizzata e non richiedesse alcuna attenzione. Anche se oggi non è esattamente possibile, ogni piccolo aiuta. Che si tratti di ridurre la lunghezza della tua e-mail o di cronometrare te stesso quando scrivi, una volta stabilite alcune regole noterai i tuoi primi miglioramenti. 

Se proprio non riesci a smettere di scrivere e-mail che richiedono molto tempo, forse è il momento di rinunciare completamente alla posta elettronica. Prova invece a utilizzare il tuo Customer Relationship Manager ( CRM ) o Slack per scambiare messaggi con i tuoi colleghi. Se non altro, ti aiuterà a dedicare meno tempo alla posta elettronica. 

How To Write Professional Emails In Under 5 Minutes

In your professional life еmail is probably one of the most important means of communiсation. You do it on a daily basis аnd if you’re anything like me, you’re drowning in it.

Sure, you can dedicate a certain hour or two a day specifically to managing your email. But if you spend 10 minutes or longer on every reply, email will soon take over your whole day – and turning Gmail notifications off isn’t going to save you.

That’s why learning to write professional emails that get replies AND don’t take longer than a few minutes to write is essential. Luckily, today you don’t have to be a great writer or a productivity guru to accomplish that. It’s all about finding the right strategy and a set of tools to go with it. 

Set Up Email Templates (Canned Responses)

Creating email templates is a great way to save time for those that often get the same questions or comments via email. Take a day to set up canned responses and you will no longer have to write the same replies ten times a day. Both Gmail and Outlook have this feature, which will help you save time and automate your email for free. 

Here’s how to set up professional email templates in Gmail in just a few clicks:

• After logging in to your account, click the gear icon and select Settings.
• Then go to Advanced and click Enable next to the Templates option. Scroll down to the bottom of the page to save the changes.

• Now you can start working on your own email templates. Type the text you want to save into a new email. Then click three vertical dots at the bottom-right and choose Templates to save your draft as template. 

You can create templates for responses that contain long paragraphs as well as quick 2-3 sentence replies. You’ll be surprised at how much time those will save you in the future. 

Networking Emails

In case your problem isn’t using the email templates but creating them, give Networking Emails a shot. It’s a web tool with dozens of email templates that can help you grow your professional network. 

Created by Resume Worded, Networking Emails is a great resource for optimizing your communication. Some examples of the templates they offer include cold/warm introductions, following up with a non-responder, and even writing thank you notes. 

Each template also comes with useful tips and suggestions that can further improve your communication with the recipient. 

You can use the search button or browse through the list to find the right email. Then all that’s left to do is copy-paste it into your message box and change a few details. 

Word Counter Plus

If you’re someone who writes more than 10 emails a day, it’s essential to keep some of them short and sweet. So if you often end up with emails that are way too long, you might want to consider using a word counter tool to stop yourself. A Chrome extension Word Counter Plus can do the job for you. 

Highlight the text in your email and get the number of words and characters you used in one click. Then you can proceed to either continue writing your email or wrap it up before it becomes a two-parter. 

DraftMap

You can find many great tools that can help you write better and thus cut down the time you spend proofreading and rewriting your emails. DraftMap is one of them. Think Grammarly or Hemingway, plus it also checks for unnecessary word repetition and helps you stick to one writing style. 

This Chrome extension gives you real-time suggestions on your writing that are color-coded. It will help you avoid using passive voice, typos, cliches, as well as advice on your email’s readability. All suggestions are based on Ernest Hemingway’s rules of writing. DraftMap is especially handy as all the processes happen right inside your email composition box.

Don’t worry if you still have highlighted words after you’re finished editing your email. The recipient won’t see the colors, the suggestions are only visible to you. 

Your Email Could Be Better

Your Email Could Be Better is an online tool designed to reduce the time you spend managing emails by educating everyone on the best email practices. 

When composing a professional email you follow certain rules. Like making sure your message has a clear subject line or leaving out unnecessary attachments. You’ll be surprised by how often people break these rules, which ultimately results with both parties spending more time and effort. 

Your Email Could Be Better has a list of 10 common faults. Each of the points comes with an explanation and examples of how to better your email. This can come in handy in case you’d like to tell your colleagues about those rules but don’t know how to do it. You can either use your own words or send them a link to Your Email Could Be Better to illustrate your point. 

We all wish our email became entirely automated and didn’t require any attention at all. While that’s not exactly possible today, every little helps. Whether it’s cutting down your email length or timing yourself when you’re writing, once you establish some rules you’ll notice your first improvements. 

If you just can’t stop writing long time-consuming emails, maybe it’s time to give up email completely. Try using your Customer Relationship Manager (CRM) or Slack to exchange messages with your coworkers instead. If nothing else, it’ll help you spend less time on email. 

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