Se hai un account e-mail attivo, molto probabilmente riceverai centinaia di messaggi da persone in lizza per la tua attenzione nella tua casella di posta. Di conseguenza, passare al setaccio ogni nuova e-mail per individuare quelle importanti diventa un compito arduo.

Fortunatamente, se utilizzi Gmail , hai dozzine di funzioni^{(dozens of features)} e modi per ordinare, personalizzare e organizzare la posta in arrivo e altre cartelle per renderla più gestibile e darti un maggiore controllo sulla ricerca dei messaggi.

Puoi ordinare Gmail per mittente, dimensione, destinatario, oggetto, etichetta, allegati, chat, corpo del messaggio e data.

In questa guida, ti mostreremo come organizzare, cercare e automatizzare la tua app Gmail ordinando i tuoi messaggi^{(sorting your messages)} utilizzando i filtri Mittente^(Sender) , Etichetta^(Label) o Oggetto.

Come ordinare i messaggi di Gmail per mittente^{(How To Sort Gmail Messages By Sender)}

Il primo passo per organizzare e ripulire la posta in arrivo di Gmail è eliminare le centinaia di e-mail promozionali, che occupano oltre il 90% dello spazio di archiviazione. Si confondono con le e-mail legittime dei tuoi contatti personali o di lavoro, la maggior parte dei quali possono essere importanti e non sono pensati per il cestino.

Se hai provato a selezionare ogni messaggio promozionale dalla tua casella di posta, potresti non avere abbastanza forza a causa dell'afflusso di messaggi e probabilmente finiresti per eliminare alcuni importanti nel processo.

L'ordinamento di Gmail per mittente^(Sender) ti aiuterà a raggruppare le email di mittenti specifici ed eliminarle in una volta sola, risparmiando le email importanti e legittime che dovrebbero rimanere nella tua casella di posta.

Ti aiuta anche a risparmiare tempo durante la ricerca di un'e-mail specifica da un determinato mittente e l'inoltro di e-mail ai tuoi contatti. In breve, hai un maggiore controllo sulla tua casella di posta e puoi rimanere più organizzato e produttivo ogni giorno.

Esistono diversi trucchi che puoi utilizzare per ordinare Gmail per mittente e vedere tutte le email di ogni persona nel tuo elenco di contatti. Ti guideremo attraverso diversi metodi per farlo di seguito.

Metodo 1: ordinamento per mittente specifico^{(Method 1: Sorting By a Particular Sender)}

1. Apri Gmail e vai alla tua casella di posta. Scegli^(Pick) un'e-mail da uno dei mittenti importanti nell'elenco dei contatti e fai clic con il pulsante destro del mouse su di essa.

2. Nel nuovo menu, fare clic su Trova e-mail ^{(Find emails)} da^(from) .

3. Apparirà un elenco di tutte le e-mail che hai ricevuto da quel particolare mittente dal passato, inclusi i dettagli di contatto completi del mittente. In questo modo, puoi inviare loro rapidamente un messaggio o persino avviare una videochiamata.

4. Se non vedi il nome della persona nella posta in arrivo, esegui una ricerca rapida digitando il suo nome nella casella di ricerca, quindi fai clic con il pulsante destro del mouse su qualsiasi messaggio dai risultati della ricerca e seleziona Trova e-mail da^{(Find emails from)} .

5. È possibile utilizzare più criteri di ricerca facendo clic sulla freccia rivolta verso il basso accanto alla casella di ricerca. Successivamente, incolla l'indirizzo email nel campo "Da"^(“From”) oppure utilizza il campo "Ha le parole"^{(“Has the words”)} per una ricerca più specifica con il nome del mittente che stai cercando.

6. Quando hai finito, fai clic sul pulsante di ricerca per ricevere l'e-mail da quel particolare mittente.^{( search)}

Nota:^{(Note: )} puoi creare filtri per le tue ricerche facendo clic su Crea^(Create) filtro e applicare automaticamente determinate azioni la prossima volta che ricevi e-mail che corrispondono ai criteri.

Metodo 2: ordina le e-mail di Gmail da qualsiasi mittente^{(Method 2: Sort Gmail Emails From Any Sender)}

1. Vai alla barra di ricerca di Google e fai clic sulla piccola freccia rivolta verso il basso a destra per visualizzare le opzioni per individuare i messaggi.

2. Specifica i parametri per trovare le tue email che includono o escludono parole specifiche. È utile quando riesci a ricordare solo una parte della conversazione, poiché trova le e-mail per intero, non solo negli argomenti.

Nota:^{(Note: )} se lo desideri, puoi filtrare i risultati della ricerca per includere solo i messaggi con allegati. Ci sono altre opzioni come Data all'interno^{(Date within)} che limitano i risultati della ricerca a date o intervalli di tempo specifici.

3. Una volta trovato il mittente desiderato, fare clic su Trova e-mail da^{(Find emails from)} per popolare l'elenco dei messaggi.

Metodo 3: ordina le e-mail di Gmail utilizzando la funzionalità jolly^{(Method 3: Sort Gmail Emails Using The Wildcard Functionality)}

Questo metodo aiuta quando devi liberare spazio di archiviazione e-mail e recuperare le e-mail di cui hai bisogno dalle centinaia di messaggi nella tua casella di posta.

Se hai e-mail di ex colleghi (con lo stesso nome di dominio) che desideri vengano visualizzate contemporaneamente, utilizza la funzionalità jolly. Questo è rappresentato da un carattere asterisco (*), che trova più record con le stesse informazioni.

1. Apri il tuo account Gmail . Nella barra di ricerca, digita un asterisco (*) seguito dal nome di dominio dell'azienda, ad esempio *@helpdeskgeek.com .

2. È inoltre possibile sostituire qualsiasi altra parte dell'indirizzo e-mail con il carattere jolly, ad esempio elsie@*.com, elsie@helpdeskgeek.* o e.*@helpdeskgeek.com . Ognuno di questi funzionerà.

Gmail fa parte della famiglia di servizi Google , ma a differenza del motore di ricerca in cui puoi limitare i risultati della ricerca a parole o frasi specifiche utilizzando parentesi o virgolette, non puoi fare lo stesso in Gmail . Invece, restituirà corrispondenze inesatte se provi a utilizzarle nella funzione di ricerca integrata.

Tuttavia, puoi utilizzare le parentesi per cercare e-mail con più parole chiave indipendenti, ad esempio ( Festa di Natale^{(Christmas party)} ). Recupererà tutte le email che contengono ciascuna delle parole chiave nella riga dell'oggetto, mentre digitando ( Christmas OR party ) verranno visualizzate tutte le email con una delle parole chiave nella riga dell'oggetto.

Ordinamento di Gmail per mittente utilizzando l'app mobile di Gmail^{(Sorting Gmail By Sender Using The Gmail Mobile App)}

Sul tuo dispositivo Android^(Android) o Ios , puoi ordinare le tue e-mail in Gmail per mittente utilizzando i passaggi seguenti.

1. Apri l' app Gmail^{(Gmail app)} , accedi se non l'hai già fatto, quindi tocca la barra di ricerca in alto.

2. Digita l'indirizzo e-mail del mittente che stai cercando e fai clic sull'icona Cerca^{(Search )} (piccola icona a forma di lente d'ingrandimento sulla tastiera su schermo).

Nota:^(Note:) l'app mobile non ti consente di utilizzare criteri di ricerca aggiuntivi per filtrare ulteriormente i risultati. In questo caso, puoi utilizzare l'app desktop e applicare il primo metodo.

Come ordinare Gmail per etichetta^{(How To Sort Gmail By Label)}

In Gmail , le etichette sono gli identificatori basati su testo codificati a colori che ti aiutano a trovare più velocemente l'email che desideri. Nella barra laterale vedrai elementi come Posta^(Inbox) in arrivo , Bozze^(Drafts) , Cestino^(Trash) , Spam e altri, che sono già impostati per te e si comportano come tag o cartelle.

Puoi cercare i messaggi con etichette specifiche in Gmail e utilizzarli per ordinare la tua casella di posta come descritto di seguito.

1. Selezionare un messaggio e-mail nella posta in arrivo per aprirlo. Vedrai diverse icone appena sopra il messaggio e scegli quella che assomiglia a un tag per mostrare un elenco di etichette.

2. Fare clic su Crea nuovo^{(Create New)} per creare una nuova etichetta.

3. Immettere il nome della nuova etichetta e fare clic sul pulsante blu Crea^(Create) .

Puoi anche etichettare più e-mail contemporaneamente selezionando le relative caselle di controllo prima di fare clic sull'icona dell'etichetta in alto, quindi ordinarle in base all'etichetta desiderata dall'elenco.

Ora che sai come applicare le etichette ai tuoi messaggi e-mail, puoi ordinare le tue e-mail per etichette. Fai clic^(Click) sul tag dell'etichetta nel messaggio e-mail o dalla barra laterale e vedrai tutte le e-mail in un'etichetta specifica.

Ordinamento delle e-mail utilizzando etichette intelligenti^{(Sorting Emails Using Smart Labels)}

Le etichette intelligenti^{(Smart Labels)} organizzano le tue e-mail in cinque categorie separate, vale a dire: Principale^(Primary) , Sociale^(Social) , Promozioni^(Promotions) , Aggiornamenti^(Updates) e Forum^(Forums) .

Ciò aiuta a mantenere la tua casella di posta pulita e ordinata invece di visualizzare tutte le e-mail di newsletter, notifiche, promozioni e altri nella tua casella di posta contemporaneamente. Gmail lo risolve automaticamente per te, quindi non devi modificare alcuna regola per ogni mittente o configurarlo tu stesso^{(set it up yourself)} .

1. Per configurare le schede Smart Label^{(Smart Labels )} in Gmail, fai clic su Impostazioni^(Settings) nella barra di navigazione.

2. Fare clic su Configura Posta in arrivo^{(Configure Inbox)} .

3. Scegli le categorie di messaggi^{(message categories)} che desideri visualizzare come schede della posta in arrivo.

4. Fare clic su Salva^(Save) per rendere effettive le modifiche.

Puoi anche consentire la visualizzazione dei messaggi dei mittenti speciali nella scheda Principale^(Primary) della Posta in arrivo, anche se passano ad altre schede. Ad esempio, se ricevi un messaggio promozionale, puoi aggiungerlo a Speciali e verrà visualizzato nella Posta^(Primary) in arrivo principale. 

In questo modo, puoi individuare i tuoi messaggi importanti e seguirli facilmente in un secondo momento.

Come ordinare Gmail per argomento^{(How To Sort Gmail By Subject)}

1. Se preferisci ordinare le tue e-mail per oggetto, anziché per mittente o etichette, puoi farlo facilmente digitando alcune parole pertinenti nel campo Ha le parole^{(Has the words)} .

2. Separa le parole con virgole, quindi vai all'opzione Cerca di seguito. ^(Search)Per impostazione predefinita, questa opzione è impostata per cercare tutti i messaggi, ma puoi cambiarla per cercare solo le email filtrate in base a una particolare etichetta o casella di posta.

Questo metodo si applica agli elementi che sono finiti nella cartella Spam o Cestino .^(Trash)

Conclusione^(Conclusion)

Gli strumenti di ordinamento automatico di Gmail possono ordinare le tue email per te, ma, se vuoi essere più pratico, puoi inserire i suggerimenti in questa guida nella tua routine quotidiana. Non solo risparmierai tempo, ma rimarrai anche organizzato e produttivo. 

How To Sort Gmail By Sender, Subject, Or Label

If you have an active emаil account, you most likely receive hundreds of mesѕages from peоple vying for your attention in your inbox. Consequently, siftіng through each new email to pick out the importаnt ones becomes a daunting task.

Fortunately, if you use Gmail, you have dozens of features and ways to sort, customize, and arrange your inbox and other folders to make it more manageable and give you more control over finding messages.

You can sort Gmail by sender, size, recipient, subject, label, attachments, chats, body of messages, and date.

In this guide, we’re going to show you how to organize, search, and automate your Gmail app by sorting your messages using the Sender, Label or Subject filters.

How To Sort Gmail Messages By Sender

The first step to organizing and cleaning up your Gmail inbox is by getting rid of the hundreds of promotional emails, which take up more than 90 percent of your storage space. They get mixed up with legitimate emails from your personal or business contacts, most of which may be important, and aren’t meant for the trash bin.

If you’ve tried to pick out each promotional message from your inbox, you may not have enough strength left because of the influx of messages, and you’d probably end up deleting a few important ones in the process.

Sorting Gmail by Sender will help you group emails from specific senders together, and delete them in one go while sparing the important and legitimate emails that should remain in your inbox.

It also helps you save time when searching for a specific email from a particular sender, and forwarding emails to your contacts. In short, you have more control over your inbox, and you can stay more organized and productive every day.

There are several tricks you can use to sort Gmail by sender and see all emails from every person in your contact list. We’ll walk you through different methods of doing this below.

Method 1: Sorting By a Particular Sender

1. Open Gmail and go to your inbox. Pick an email from one of the important senders on your contact list and right-click on it.

2. In the new menu, click Find emails from.

3. A list of all the emails you’ve received from that particular sender from way back will appear, including the sender’s full contact details. This way, you can quickly send them a message or even initiate a video call.

4. If you don’t see the person’s name in your inbox, do a quick search by typing his or her name in the search box, and then right-click any messages from the search results, and select Find emails from.

5. You can use multiple search criteria by clicking the downward-facing arrow next to the search box. Next, paste the email address into the “From” field, or using the “Has the words” field for a more specific search with the name of the sender you’re looking for.

6. Click the search button when you’re done to get the email from that particular sender.

Note: You can create filters for your searches, by clicking Create filter, and automatically apply certain actions the next time you get emails that match the criteria.

Method 2: Sort Gmail Emails From Any Sender

1. Go to the Google search bar and click on the small downward-facing arrow on your right to display the options for locating messages.

2. Specify the parameters to find your emails that include or exclude specific words. It comes in handy when you can remember only a portion of the conversation, as it finds the emails in whole, not just in subjects.

Note: If you want, you can filter the search results to include only messages with attachments. There are other options like Date within that limit the search results to specific dates or time frames.

3. Once you find the sender you want, click Find emails from to populate the list of messages.

Method 3: Sort Gmail Emails Using The Wildcard Functionality

This method helps when you need to free up email storage space and retrieve the emails you need from the hundreds of messages in your inbox.

If you have emails from former colleagues (with the same domain name) that you’d like displayed at the same time use the wildcard functionality. This is represented by an asterisk character (*), which finds multiple records with the same information.

1. Open your Gmail account. In the search bar, type an asterisk (*) followed by the company’s domain name, for example, *@helpdeskgeek.com.

2. You can also replace any other part of the email address with the wildcard, for example, elsie@*.com, elsie@helpdeskgeek.*, or e.*@helpdeskgeek.com. Any of these will work.

Gmail is part of the Google family of services, but unlike the search engine where you can limit the search results to specific words or phrases using parentheses or quotation marks, you can’t do the same in Gmail. Instead, it will return inexact matches if you try to use these in the built-in search feature.

However, you can use parentheses to search for emails with multiple independent keywords, for example (Christmas party). It’ll retrieve every email that contains each of the keywords in the subject line, while typing (Christmas OR party) will bring up all emails with either of the keywords in the subject line.

Sorting Gmail By Sender Using The Gmail Mobile App

On your Android or Ios device, you can sort your emails in Gmail by sender using the steps below.

1. Open the Gmail app, sign in if you haven’t already, and then tap on the search bar at the top.

2. Type the email address of the sender you’re looking for and click the Search icon (small magnifying glass icon on the on-screen keyboard).

Note: The mobile app doesn’t let you use additional search criteria to filter your results further. In this case, you can use the desktop app and apply the first method.

How To Sort Gmail By Label

In Gmail, labels are the color-coded, text-based identifiers that help you find the email you want faster. On the sidebar, you’ll see items like Inbox, Drafts, Trash, Spam and others, which are already set up for you, and behave like tags or folders.

You can look for messages with specific labels in Gmail and use them to sort your inbox as described below.

1. Select an email message in your inbox to open it. You’ll see several icons just above the message, and pick the one that looks like a tag to show a list of labels.

2. Click Create New to create a new label.

3. Enter the name of the new label, and click the blue Create button.

You can also label multiple emails simultaneously by selecting their checkboxes before clicking the label icon at the top, and then sort them by the label you want from the list.

Now that you know how to apply the labels to your email messages, you can sort your emails by labels. Click the label tag in the email message or from the sidebar and you’ll see all the emails in a specific label.

Sorting Emails Using Smart Labels

Smart Labels organize your emails into five separate categories namely: Primary, Social, Promotions, Updates, and Forums.

This helps keep your inbox clean and decluttered instead of having all emails from newsletters, notifications, promotions, and others showing up on your inbox all at once. Gmail sorts this out for you automatically, so you don’t need to modify any rule for every sender or set it up yourself.

1. To configure the Smart Labels tabs in Gmail, click Settings from the navigation bar.

2. Click Configure Inbox.

3. Choose the message categories you’d like displayed as inbox tabs.

4. Click Save for the changes to take effect.

You can also allow messages from starred senders to show on the Primary tab of your inbox, even though they go to other tabs. For example, if you get a promotional message, you can star it and it’ll appear among your Primary inbox. 

This way, you can spot your important messages and easily follow up on them later.

How To Sort Gmail By Subject

1. If you prefer to sort your emails by subject, instead of sender or labels, you can do that easily by typing some relevant words in the Has the words field.

2. Separate the words by commas, and then go to the Search option below. By default, this option is set to search all messages, but you can change it to search only emails filtered to a particular label or inbox.

This method applies to items that went into the Spam or Trash folder.

Conclusion

Gmail’s automated sorting tools can sort your emails for you, but, if you want to be more hands-on, you can make the tips in this guide part of your daily routine. You’ll not only save time but also stay organized and productive. 

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