Power Automate  (precedentemente Microsoft Flow ) è uno dei migliori strumenti di automazione se hai intenzione di trovare  un'alternativa IFTTT^{(IFTTT alternative)}  per i desktop. Ecco come puoi configurare Power Automate sul Web e sul desktop per ottenere il massimo da esso.

Cos'è Power Automate

Power Automate è uno strumento di automazione integrato in Windows 11 e accessibile sul Web e su Windows 10 . Quando Zapier , IFTTT , Automate.io e così via funzionano con app online, Power Automate funziona con app online e offline. In altre parole, puoi eseguire varie attività che non hanno alcuna relazione con Internet, come la creazione di una cartella, la ridenominazione di un file, la copia del contenuto in un'altra posizione, ecc.

Durante l'accesso a Power Automate , ti imbatterai in un termine chiamato  flow , che denota il tipo di modello della tua attività. Ad esempio, ci sono cinque diversi flussi inclusi in Power Automate e sono Flusso cloud automatizzato^{(Automated cloud flow)} , Flusso cloud istantaneo, Flusso^{(Instant cloud flow)} cloud pianificato^{(Scheduled cloud flow)} , Flusso desktop^{(Desktop flow)} e Flusso dei processi aziendali^{(Business process flow)} .

Come funziona Power Automate

Ci sono principalmente due parti per creare un'attività nell'automazione: trigger e azione^(action) . Trigger  ti consente di scegliere quando eseguire un'attività e  Action ti aiuta a decidere cosa fare. Tutte le attività che creerai o sono già state create hanno queste due cose in background. Una volta terminata la configurazione dell'attività, Power Automate esegue l'attività automaticamente in background fino a quando o a meno che non venga interrotta manualmente. 

In altre parole, ha lo stesso flusso di lavoro di IFTTT , Zapier e Automate.io . Tutti consentono agli utenti di scegliere un trigger e un'azione di conseguenza. Tuttavia, Power Automate ha una pratica opzione chiamata  In errore^{(On error)} . Ti consente di scegliere un'azione diversa quando si verifica un errore nel trigger o nell'azione. Tutti gli altri strumenti non hanno questa opzione per gli utenti.

App e servizi disponibili per Power Automate

Power Automate offre un'ampia gamma di app e servizi compatibili, consentendo agli utenti di fare di più con uno strumento di automazione. Che si tratti della versione Web o desktop, puoi ottenere lo stesso set di opzioni su entrambe le piattaforme. Parlando delle app specifiche, puoi trovare Outlook , Excel , Word , ecc. D'altra parte, offre diverse attività in base a variabili, condizioni, file, ecc.

La cosa migliore di Power Automate è che puoi creare un'attività nidificata. Supponiamo che tu voglia creare un file in una determinata posizione quando ricevi un allegato e-mail, che supera i 10 MB. Se non riesci a farlo in un'attività, puoi creare un'attività per recuperare l'allegato e un'altra per creare la cartella.

Se non vedi l'ora di avere un'app con supporto Web e desktop, Power Automate può essere una buona soluzione per te. Considerando ciò, puoi provare a utilizzare questo servizio una volta per verificare se soddisfa tutte le tue richieste o meno.

Come utilizzare Microsoft Power Automate sul Web

Per utilizzare Microsoft Power Automate sul Web, attenersi alla seguente procedura:

1. Visita il sito Web flow.microsoft.com e accedi al tuo account.
2. Fare clic^(Click) sul pulsante Crea^(Create) sul lato sinistro.
3. Fare clic^(Click) sull'opzione Flusso cloud automatizzato .^(Automated)
4. Immettere un nome per il flusso o l'attività e selezionare un trigger.
5. Fare clic sul pulsante Crea.
6. Fare clic sul pulsante Nuovo passaggio.
7. Scegli un'app per l'azione.
8. Seleziona un'azione.
9. Fare clic sul pulsante Salva.

Per saperne di più su questi passaggi, continua a leggere.

Per prima cosa, devi visitare il sito Web ufficiale di Power Automate , che è flow.microsoft.com e accedere al tuo account. Successivamente, fai clic sul  pulsante Crea ^(Create ) visibile sul lato sinistro e seleziona l'   opzione Flusso cloud automatizzato .^{(Automated cloud flow)}

Qui puoi selezionare altre opzioni in base alle tue esigenze:

• Flusso cloud istantaneo: ^{(Instant cloud flow: )} puoi impostare un'attività, ma devi eseguirla manualmente.
• Flusso cloud pianificato: ^{(Scheduled cloud flow: )} puoi pianificare un'attività a un'ora predefinita.
• Flusso desktop: ^{(Desktop flow: )} è principalmente per utenti desktop.
• Flusso del processo aziendale: ^{(Business process flow: )} è per coloro a cui piace creare un'attività nidificata.

La prima cosa che devi fare è dare un nome al tuo compito. Quindi, seleziona un trigger in base ai tuoi desideri e fai clic sul  pulsante Crea ^(Create ) .

A seconda del trigger, potrebbe essere necessario accedere all'app o al servizio. Successivamente, fai clic sul pulsante  Nuovo passaggio ^{(New step )} .

Qui devi selezionare un'azione per il tuo trigger. Per questo, fai clic su un'attività che desideri eseguire nell'elenco fornito.

Secondo la tua selezione, potresti dover accedere nuovamente al servizio selezionato. Una volta terminato, puoi fare clic sul  pulsante Salva ^(Save ) .

Ora puoi eseguire l'attività o il flusso nel tuo account.

Prima di iniziare, dovresti sapere che Power Automate Desktop funziona in modo diverso dalla versione web. Nella versione desktop, devi creare un'attività nidificata poiché non è possibile scegliere un trigger. In altre parole, devi selezionare un'azione come azione principale e il resto come azione secondaria. L'azione primaria funge da trigger e le altre come azioni.

Come utilizzare Microsoft Power Automate in Windows 11/10

Per utilizzare Power Automate in Windows 11 , attenersi alla seguente procedura:

1. Cerca l' app Power Automate nella casella di ricerca della ^{(Power Automate)}barra^(Taskbar) delle applicazioni e aprila.
2. Fare clic sul  pulsante Nuovo flusso ^{(New flow )} .
3. Inserisci un nome per la tua attività e fai clic sul  pulsante Crea^(Create)  .
4. Scegli^(Choose) un'azione dal lato sinistro.
5. Compila^(Fill) il modulo fornito secondo l'app selezionata.
6. Fare clic^(Click) sulla freccia Sottoflusso^(Subflow) e selezionare l'  opzione Nuovo sottoflusso ^{(New subflow )} .
7. Immettere un nome e fare clic sul  pulsante Salva ^(Save ) .
8. Scegli^(Choose) un'altra azione dal lato sinistro.
9. Fare clic sul  pulsante Salva ^(Save ) .
10. Fare clic sul  pulsante Riproduci ^(Play ) per eseguire l'attività.

Diamo un'occhiata a questi passaggi in dettaglio.

Inizialmente, cerca l' app Power Automate nella casella di ricerca della ^{(Power Automate)}barra^(Taskbar) delle applicazioni e aprila dal risultato della ricerca. Dopo l'apertura, fare clic sul pulsante  Nuovo flusso ^{(New flow )} .

Ora devi inserire il nome della tua attività e fare clic sul  pulsante Crea ^(Create ) . Una volta fatto, puoi trovare un'altra finestra sullo schermo con il nome dell'attività nel titolo. Quindi, seleziona l'azione principale dal lato sinistro.

Puoi fare doppio clic su un'azione o utilizzare il metodo di trascinamento della selezione per selezionarla. A seconda della tua selezione, devi compilare il modulo sullo schermo e fare clic sul  pulsante Salva ^(Save ) .

Quindi, fai clic sulla  freccia Sottoflussi^(Subflows)  e scegli l'  opzione Nuovo sottoflusso ^{(New subflow )} . Puoi anche inserire il nome del tuo sottoflusso.

Quindi, puoi selezionare un'altra azione dal lato sinistro e fare clic sul  pulsante Salva ^(Save ) .

Per spiegare l'intero processo, la prima azione funzionerà come trigger e il sottoflusso^(Subflow) funzionerà come azione.

Alla fine, puoi fare clic sul  pulsante Esegui ^(Run ) per testarlo.

Correlati^(Related) : come utilizzare Microsoft Power Automate Desktop per creare un flusso di lavoro dell'interfaccia utente^{(use Microsoft Power Automate Desktop to create a UI workflow)} .

Power Automate per desktop è gratuito?

Sì, Power Automate per desktop è gratuito per gli utenti di Windows 11 e 10. Se non riesci a trovarlo sul tuo computer, puoi scaricarlo da  flow.microsoft.com . Devi utilizzare il tuo account Microsoft seguito dall'installazione.

Power Automate è gratuito con Microsoft/Office 365 ?

Sì, Power Automate è incluso nell'abbonamento a Microsoft 365 . Se hai un abbonamento a Microsoft 365 attivo , puoi usare Power Automate sul Web gratuitamente o senza costi aggiuntivi.

Quanto costa Power Automate?

Power Automate per il Web costa circa $ 15/mese/utente. Tuttavia, se hai Microsoft 365 , puoi usarlo gratuitamente. Inoltre, Power Automate Desktop è disponibile gratuitamente per gli utenti di Windows 11 e Windows 10 .

Considerando tutto, Power Automate sembra essere un pratico strumento di automazione creato per renderti più produttivo. Spero che questo tutorial ti aiuti a iniziare con questo strumento.

Leggi:  ^(Read: )Zapier è uno strumento di automazione gratuito e un'alternativa a IFTTT e Microsoft Flow.

Microsoft Power Automate Tutorial - How to get started

Power Automate (formerly Microsoft Flow) is one of the best automation tools if you are planning to find an IFTTT alternative for desktops. Here is how you can set up Power Automate on the web and desktop to get the most out of it.

What is Power Automate

Power Automate is an automation tool built into Windows 11 and accessible on the web as well as Windows 10. When Zapier, IFTTT, Automate.io, etc., work with online apps, Power Automate works with online and offline apps. In other words, you can perform various tasks that have no relation to the internet, such as creating a folder, renaming a file, copying content to another location, etc.

While accessing Power Automate, you would come across a term called flow, which denotes the type of template of your task. For instance, there are five different flows included in Power Automate, and they are Automated cloud flow, Instant cloud flow, Scheduled cloud flow, Desktop flow, and Business process flow.

How does Power Automate work

There are mainly two parts to create a task in automation: trigger and action. Trigger lets you choose when to perform a task, and Action helps you decide what to do. All the tasks you will create or are already created come with these two things in the background. Once you are done with the task setup, Power Automate runs the task automatically in the background until or unless you stop it manually. 

In other words, it has the same workflow as IFTTT, Zapier, and Automate.io. All of them allow users to choose a trigger and an action accordingly. However, Power Automate has a handy option called On error. It lets you choose a different action when an error occurs in the trigger or action. All the other tools do not have this option for the users.

Available apps and services for Power Automate

Power Automate has a wide range of compatible apps and services, allowing users to do more with an automation tool. Whether it is the web or desktop version, you could get the same set of options across both platforms. Talking about the specific apps, you can find Outlook, Excel, Word, etc. On the other hand, it offers different tasks based on variables, conditions, files, etc.

The best thing about Power Automate is that you can create a nested task. Let’s say you want to create a file in a certain location when you receive an email attachment, which is more than 10MB. If you cannot get it done in one task, you can create one task to fetch the attachment and another to create the folder.

If you are looking forward to an app with web and desktop support, Power Automate can be a good solution for you. Considering that, you can try using this service once to check if it fulfills all your demands or not.

How to use Microsoft Power Automate on the web

To use Microsoft Power Automate on the web, follow these steps:

1. Visit the flow.microsoft.com website and sign in to your account.
2. Click the Create button on the left side.
3. Click on the Automated cloud flow option.
4. Enter a name for the flow or task and select a trigger.
5. Click on the Create button.
6. Click the New step button.
7. Choose an app for the action.
8. Select an action.
9. Click the Save button.

To learn more about these steps, continue reading.

At first, you have to visit the official website of Power Automate, which is flow.microsoft.com and sign in to your account. After that, click the Create button visible on the left side and select the Automated cloud flow option.

Here you can select other options according to your requirements:

• Instant cloud flow: You can set up a task, but you have to run it manually.
• Scheduled cloud flow: You can schedule a task at a predefined time.
• Desktop flow: It is mainly for desktop users.
• Business process flow: It is for those who like to create a nested task.

The first thing you have to do is to name your task. Then, select a trigger according to your wish, and click the Create button.

Depending upon your trigger, you may have to sign in to the app or service. Following that, click the New step button.

Here you have to select an action for your trigger. For that, click on a task you want to perform in the given list.

As per your selection, you might have to sign in to the selected service again. Once done, you can click the Save button.

Now, you can run the task or flow in your account.

Before getting started, you should know that Power Automate Desktop works differently from the web version. In the desktop version, you have to create a nested task since there is no option to choose a trigger. In other words, you have to select one action as the primary action and the rest of them as the sub-action. The primary action works as a trigger, and the rest of them work as actions.

How to use Microsoft Power Automate in Windows 11/10

To use Power Automate in Windows 11, follow these steps:

1. Search for the Power Automate app in the Taskbar search box and open it.
2. Click the New flow button.
3. Enter a name for your task and click the Create button.
4. Choose an action from the left side.
5. Fill up the given form as per your selected app.
6. Click the Subflow arrow and select the New subflow option.
7. Enter a name and click the Save button.
8. Choose another action from the left side.
9. Click the Save button.
10. Click on the Play button to run the task.

Let’s check out these steps in detail.

At first, search for the Power Automate app in the Taskbar search box and open it from the search result. After opening, click on the New flow button.

Now you have to enter the name of your task and click the Create button. Once you do that, you can find another window on your screen with the task name in the title. Then, select the primary action from the left side.

You can either double-click on an action or use the drag-&-drop method to select it. Depending upon your selection, you have to fill-up the form on your screen and click the Save button.

Next, click the Subflows arrow and choose the New subflow option. You can enter the name of your subflow as well.

Then, you can select another action from the left side and click the Save button.

To explain the entire process, the first action will work as a trigger, and the Subflow will work as an action.

At last, you can click the Run button to test it.

Related: How to use Microsoft Power Automate Desktop to create a UI workflow.

Is Power Automate for desktop free?

Yes, Power Automate for desktop is free for Windows 11 and 10 users. If you cannot find it on your computer, you can download it from flow.microsoft.com. You have to use your Microsoft account followed by the installation.

Is Power Automate free with Microsoft/Office 365?

Yes, Power Automate is included with Microsoft 365 subscription. If you have an active Microsoft 365 subscription, you can use Power Automate on the web for free or without additional charges.

How much does Power Automate cost?

Power Automate for web costs around $15/month/user. However, if you have Microsoft 365, you can use it for free. Also, Power Automate Desktop is available for free for Windows 11 and Windows 10 users.

Considering everything, Power Automate seems to be a handy automation tool made to make you more productive. Hope this tutorial helps you get started with this tool.

Read: Zapier is a free Automation tool and a IFTTT & Microsoft Flow alternative.

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