Fare una copia di un documento di Google Drive quando si utilizza il proprio account è un'operazione semplice. Tuttavia, se potessimo condividere file con collaboratori che ne fanno automaticamente una copia quando lo ricevono, non sarebbe una follia? Beh^(Well) , probabilmente no, ma è bello, però.

L'idea alla base di ciò di cui stiamo parlando potrebbe non avere molto senso dalla periferia, quindi proviamo a spiegare meglio cosa stiamo cercando di realizzare, qui. OK, quindi se potessi condividere documenti con colleghi o chiunque abbia collaborato, ma invece c'è una singola copia del documento, Docs ha deciso di creare uno strumento.

Vedi, un documento verrà modificato da chiunque tu stia lavorando, mentre l'altro è una copia del documento originale senza le modifiche apportate. In questo modo, non è necessario utilizzare il comando File > Crea una copia^{(Make a Copy)} perché ora è tutto automatico.

Copia^{(Copy Google Docs)} automaticamente i file di Google Documenti quando vengono condivisi

Google non rende un'opzione facile per creare automaticamente una copia di un documento quando condiviso. In questo articolo, spieghiamo come farlo, e velocemente. Avrai 3 passaggi da seguire:

1. Individua il documento di Google Drive
2. Imposta accesso
3. Condividi il link ma con una svolta

1] Individua il documento di Google Drive

Ogni collaboratore, nella maggior parte dei casi, è tenuto ad apportare individualmente modifiche a un documento. Seguendo questa strada, i collaboratori possono apportare modifiche ai propri documenti senza doversi preoccupare di danneggiare la versione originale.

Non c'è bisogno di chiedere a nessuno di fare una copia, basta seguire i passaggi che stiamo per impaginare e tutto sarà gestito automaticamente.

OK, per prima cosa vorrai individuare il documento di Google Drive che desideri condividere e aprirlo. Dovresti vedere un pulsante di condivisione blu nella sezione in alto a destra del documento. Fai clic su di esso, quindi seleziona Condividi^(Share) con persone e gruppi. Da lì, fai clic sulla casella Ottieni collegamento^{(Get Link)} per generare il collegamento condivisibile.

2] Imposta accesso

Dopo aver fatto clic sulla casella, seleziona Copia collegamento^{(Copy Link)} e da lì puoi condividerlo con chiunque tramite e-mail, uno dei tanti servizi di messaggistica o qualsiasi mezzo con cui ti senti più a tuo agio.

Ora, la cosa interessante qui è la possibilità di impostare l'accesso. La gente può scegliere tra Visualizzatore^(Viewer) , Commentatore^(Commenter) o Editor . Per farlo, clicca sulla freccia a destra che punta verso il basso.

3] Condividi il link ma con una svolta

È giunto il momento di condividere il collegamento con i tuoi collaboratori, ma questo non sarà un semplice copia e incolla. Dopo aver copiato il collegamento, è quindi necessario eliminare tutto dopo l'ultima barra che si trova nel collegamento e sostituire il contenuto eliminato con la copia. Da lì, condividi il link all'elenco dei destinatari.

Quando hanno fatto clic sul collegamento condiviso, dovrebbe immediatamente reindirizzarli alla schermata di Google Drive , che chiederà loro di crearne una copia. Quando il pulsante è selezionato, una copia locale viene salvata immediatamente sul loro Google Drive , e il gioco è fatto.

Make Google Drive automatically copy documents when shared

Making a copy of a Google Drive document when using your own account is a simple affair. However, what іf we could share files with collaborators that automatically makеs a copy when they receіve it, wouldn’t that bе wild? Well, probably not, but it is cоol, though.

The idea behind what we’re talking about might not make a lot of sense from outskirt, so let’s try to better explain what we’re trying to accomplish, here. OK, so what if you could share documents with co-workers or anyone you’ve collaborated with, but instead there is a single copy of the document, Docs decided to create a tool.

You see, one document will be edited by whomever you’re working with, while the other is a copy of the original document without the changes made. By doing this, there is no need to use the File > Make a Copy command because it’s all automatic now.

Copy Google Docs files automatically when shared

Google doesn’t make it an easy option to automatically make a copy of a document when shared. In this article, we explain how to get it done, and fast. You will have 3 steps to follow:

1. Locate Google Drive document
2. Set Access
3. Share the link but with a twist

1] Locate Google Drive document

Each collaborator, in most cases, is required to individually make changes to a document. By going this route, collaborators can make changes to their own documents without having to worry about corrupting the original version.

There is no need to ask anyone to make a copy, just follow the steps we are about to layout and all things will be handled automatically.

OK, first you will want to locate the Google Drive document you want to share and open it. You should see a blue share button in the top-right section of the document. Click it, then select Share with people and groups. From there, click in the Get Link box to generate the shareable link.

2] Set Access

Once you’ve clicked on the box, please select Copy Link, and from there, you can share it with anyone via email, one of the many messenger services, or whatever medium you feel most comfortable with.

Now, what’s cool here is the ability to set access. Folks can choose between Viewer, Commenter, or Editor. To get this done, click on the arrow on the right that points downwards.

3] Share the link but with a twist

Its now time to share the link with your collaborators, but this won’t be a standard copy and paste affair. Once you’ve copied the link, it is then required to delete everything after the last forward-slash located in the link and replace the deleted content with the copy. From there, share the link to the list of recipients.

When they’ve clicked on the shared link, it should promptly divert them to their Google Drive screen, which will ask them to create a copy. When the button is selected, a local copy is saved on their Google Drive right away, and that’s it for that.

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