Molte aziende in tutto il mondo non si preoccupano di estendere la struttura del lavoro da casa ai propri dipendenti che non devono necessariamente essere in carica. A questo proposito, diventa importante essere consapevoli di alcune regole di etichetta per le videoconferenze^{(video conferencing etiquette)} .

Mentre le aziende stanno sfruttando la telepresenza e la modalità di videoconferenza per consentire un coinvolgimento senza interruzioni, ecco alcune regole, suggerimenti e regole per la videoconferenza che dovresti adottare per creare un'impressione duratura.

Leggi^(Read) : Come configurare e partecipare a una riunione di Microsoft Teams^{(How to Set up and Join a Microsoft Teams meeting)} .

Guida all'etichetta per le videoconferenze

In una videoconferenza, non hai la possibilità di incontrare tutti di persona per creare un'impressione duratura. Quindi, segui queste etichette desiderate come guida di riferimento.

1. Decidere in anticipo gli ordini del giorno della riunione
2. Imposta lo sfondo
3. Preparati per l'incontro
4. Sii puntuale
5. Mantieni pulita la tua scrivania
6. Conosci il tuo pubblico
7. Documentare i punti rilevanti
8. Assegna un prenditore di appunti
9. Sii cortese con gli altri partecipanti
10. Mantieni il microfono disattivato quando non è in uso

Una buona etichetta per le videoconferenze può aiutarti a rafforzare la tua fiducia e migliorare le tue capacità comunicative.

1] Decidere^(Decide) in anticipo l'ordine del giorno della riunione

Una pratica essenziale per una videoconferenza efficace è organizzare e organizzare la riunione solo quando si comprende perfettamente il tema delle discussioni. Pertanto, se sei tu a organizzare la riunione virtuale, assicurati che tutti i partecipanti ne siano a conoscenza in anticipo. È considerato sicuro inviare almeno due promemoria,

• Un giorno prima dell'incontro
• Un'ora prima dell'inizio della riunione

Questo aiuta i partecipanti a prepararsi per la riunione in modo da non essere colti alla sprovvista e alle prese con l'etichetta.

2] Imposta lo sfondo

È tutto più importante avere condizioni di illuminazione adeguate sullo sfondo per evitare le ombre. Allo stesso modo, se hai una finestra soleggiata direttamente dietro di te, tira la tendina per attenuare i fulmini. Inoltre, un muro o una tenda puliti è molto meglio di un ufficio disordinato o di un'opera d'arte strana per evitare distrazioni.

Tieni presente che la persona con cui stai effettuando una videoconferenza non dovrebbe sentirsi distratta. Quindi, assicurati di controllare cosa vedono prima di chiamare. Preoccuparsi troppo di ciò che c'è nel tuo background e di come gli altri potrebbero vederlo può aggiungere stress che potrebbe intralciare il lavoro.

Leggi^(Read) : Come sfocare lo sfondo nella riunione di Microsoft Teams^{(How to blur the background in Microsoft Teams meeting)} .

3] Preparati per l'incontro

Siediti^(Sit) dritto sulla fotocamera e indossa un sorriso sul tuo viso. Usa^(Use) gesti naturali quando parli e cerca di limitare le conversazioni secondarie. Evita^(Avoid) di picchiettare sul microfono o di far frusciare le carte vicino al microfono. Inoltre, mantieni i tuoi movimenti il ​​più minimi possibile.

4] Sii puntuale

Molte persone sono abitualmente in ritardo, quindi essere puntuali conta. In effetti, questo dovrebbe essere uno standard per stare al passo con qualsiasi riunione, video o altro. Perché, mentre potresti riuscire a farla franca con una riunione fisica, non c'è via di fuga in una videoconferenza.

5] Mantieni pulita la tua scrivania

La tua scrivania non dovrebbe apparire disordinata o disorganizzata. Pertanto, è importante non avere nulla tra te e la fotocamera. Perdi la pila di fogli, foglietti adesivi e altri articoli di cancelleria dalla tua scrivania. Potresti anche voler mantenere pulito il desktop di Windows . Usa l' opzione Nascondi icone del desktop^{(Hide desktop icons)} se ne senti il ​​bisogno.

6] Conosci il tuo pubblico

Non puoi imporre un codice di abbigliamento scolastico tramite videoconferenza, ad esempio, a seconda del pubblico, il tuo abbigliamento può variare da un abbigliamento formale solitamente sobrio a un vero e proprio casual. Ti consigliamo di utilizzare pastelli chiari e colori tenui che sembrano i migliori sullo schermo.

7] Documentare i punti rilevanti

Una corretta^(Proper) documentazione delle riunioni remote consente di richiamare i dettagli in modo efficiente quando necessario. Inoltre, può aiutare gli altri membri del team che non hanno potuto partecipare alla riunione a tenersi aggiornati.

8] Assegna un prenditore di appunti

Tenere sempre un blocco note per annotare punti importanti è considerata una buona pratica per le assemblee generali. Questa pratica diventa ancora più importante quando si passa al virtuale. Quindi, assegna un prenditore di appunti per documentare tutto nella riunione mentre accade. Ciò aggiunge sfumature e se qualcuno volesse rivedere ciò che è stato discusso, potrebbe facilmente arrivarci.

9] Sii cortese con gli altri partecipanti

Se sei l'organizzatore o colui che ha organizzato la videoconferenza, accedi al tuo computer e preparati per la riunione qualche minuto prima dell'orario programmato. Questa dovrebbe essere la prima lezione.

In secondo luogo, inizia presentandoti prima di parlare in modo che tutti i partecipanti ti conoscano e possano procedere a chiamarti chiamandoti.

Leggi^(Read) : Come apparire al meglio durante una chiamata in videoconferenza^{(How to look your best on a video conferencing call)} .

10] Mantieni^(Keep) il microfono disattivato quando non è in uso

Anche se potresti non parlare e pensare di essere silenzioso, la maggior parte dei microfoni può captare piccoli rumori di sottofondo, come tosse, starnuti o digitazione. Questi suoni possono distrarre facilmente altri partecipanti alla videoconferenza o causare fastidio. Quindi, disattiva il microfono prima di fare una pausa e uscire durante una riunione.

C'è qualcos'altro che avremmo dovuto menzionare?^{(Anything else we should have mentioned?)}

Video conferencing etiquette, tips and rules you need to follow

Many firms worldwide do not mind еxtending the facility of work-from-home to their workers who don’t havе to necеssarily be in office. In this connection, it becomes important to be aware of certain video conferencing etiquette.

While the companies are leveraging telepresence and video conferencing mode to enable seamless engagement, here are some video conferencing etiquette, tips & rules you should adopt to create a lasting impression.

Read: How to Set up and Join a Microsoft Teams meeting.

Video conferencing etiquette guide

In a video conference, you don’t get the chance to meet everyone in person to create a lasting impression. So, follow these desired etiquettes as a reference guide.

1. Decide the meeting agendas in advance
2. Setup the background
3. Get prepared for the meeting
4. Be Time punctual
5. Keep your desk clean
6. Know your audience
7. Document relevant points
8. Assign a note-taker
9. Be courteous to other attendees
10. Keep microphone muted when not in use

Good video conference call etiquette can help you reinforce your confidence and enhance your communication skills.

1] Decide the meeting agendas in advance

An essential practice for effective video conferencing is to organize and the meeting only when you perfectly understand the theme of discussions. As such, if you’re the one organizing the virtual meeting, then ensure that all the participants have some knowledge about it in advance. It’s considered safe to send at least two reminders,

• A day before the meeting
• An hour before the start of the meeting

This helps participants get ready for the meeting so that they are not caught off guard and grapple with etiquette.

2] Setup the background

It’s all more important to have proper lightning conditions in the background to avoid shadows. Similarly, if you have a sunny window directly behind you, draw the blind to dim the lightning. In addition, a clean wall or curtain is way better than a cluttered office or weird artwork to avoid distraction.

Keep in mind, the person you are video conferencing with should not feel distracted. So, make sure you check what they see before you call. Worrying too much about what’s there in your background and how others may see it can add stress that may get in the way of the work.

Read: How to blur the background in Microsoft Teams meeting.

3] Get prepared for the meeting

Sit up straight right on the camera and wear a smile on your face. Use natural gestures when you speak and try to limit side conversations. Avoid tapping on the microphone or rustling papers near the microphone. Also, keep your movements as minimal as possible.

4] Be on time

A lot of people are habitually late so, being on time matters. In fact, this should be a standard to keep up with any meeting, video or otherwise. Because, while you might be able to get away with a physical meeting, there’s no escaping route in a video conference.

5] Keep your desk clean

Your working desk shouldn’t look messy or disorganized. As such, it is important to not have anything between you and the camera. Lose the stack of papers, sticky notes and other stationery items from your desk. You may want to also keep your Windows desktop clean. Use the Hide desktop icons option if you feel the need to.

6] Know your audience

You cannot enforce a school dress code via video conference i.e., depending on the audience, your attire may vary from usually sober formals to downright casuals. We would recommend you to go with light pastels and muted colors that look the best on the screen.

7] Document relevant points

Proper documentation of remote meetings allows for details to be recalled efficiently when needed. Moreover, it can help other team members who could not attend the meeting to stay up to speed.

8] Assign a note-taker

Always keeping a notepad to jot down important points is considered as a good general meeting practice. This practice becomes even more important when going virtual. So, assign a note-taker to document everything in the meeting as it happens. That adds nuance and if someone would like to revisit what was discussed, he could easily get there.

9] Be courteous to other attendees

If you are the organizer or the one who has arranged the video conference, be logged into your computer and ready for the meeting a few minutes before the scheduled time. This should be the first lesson.

Second, start off by introducing yourself before speaking so that all the participants get to know you and can proceed to address you by your name.

Read: How to look your best on a video conferencing call.

10] Keep microphone muted when not in use

Even though you may not be speaking and think you’re being quiet, most microphones can pick up minor background noises, like coughs, sneezes, or typing. These sounds can easily distract other video conferencing participants or may cause annoyance. So, mute the microphone before taking a break and moving out during a meeting.

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