Google Drive è diventato un grande concorrente di Microsoft Office 365 sia per l' ^{(Microsoft Office 365)}archiviazione^{(storage and office software)} su cloud che per il software per ufficio . Uno dei motivi della sua popolarità è perché puoi fare i conti con le basi molto rapidamente.

Sebbene le basi possano essere facili da imparare, molte delle migliori caratteristiche passano inosservate. In effetti, ci sono dozzine di funzioni nascoste all'interno dei menu di Fogli^(Sheets) , Documenti^(Docs) e Google Drive stesso. 

Se stai cercando di migliorare la tua produttività, vuoi sapere come cercare i file più velocemente o se desideri suggerimenti per gestire i tuoi backup su cloud, Google Drive sarà più potente con alcuni suggerimenti avanzati di Google Drive : abbiamo selezionato i migliori di seguito .

Usa gli strumenti di ricerca avanzati^{(Use Advanced Search Tools)}

Uno dei maggiori problemi che incontrerai quando utilizzi Google Drive più frequentemente è trovare di nuovo i file. Per fortuna, Google Drive ha alcune funzioni di ricerca avanzate che puoi utilizzare per individuare i file.

Fare clic sulla barra di ricerca^{(search bar )} e fare clic su Altri strumenti di ricerca^{(More search tools)} . Ora hai un ampio elenco di strumenti disponibili per ottimizzare la tua ricerca. Ad esempio, puoi scegliere un tipo di file:^{(file type –)} questo include qualsiasi cosa, da Foto e presentazioni^{(Photos and presentations)} a file e cartelle .zip. Puoi anche cercare proprietario, utile per la ricerca di contenuti condivisi.

Questo è solo l'inizio. Puoi anche filtrare i risultati in base all'ultima volta che i file sono stati modificati e anche filtrare in base al testo trovato all'interno del file stesso. Ad esempio, se hai scritto un articolo su una ricetta specifica, ma ricordi solo un singolo ingrediente che hai scritto all'interno dell'articolo, puoi trovare la ricetta semplicemente digitando l'ingrediente stesso.

Accedi alla cronologia e ripristina i backup in Documenti e fogli Google^{(Access History & Restore Backups In Google Docs & Sheets)}

Documenti Google e Fogli Google^{(Google Docs and Google Sheets)} verranno salvati automaticamente mentre continui a lavorare sul documento. Tuttavia, molte persone non sanno che puoi fare clic sul testo Tutte le modifiche salvate in Drive^{(All changes saved in Drive)} per visualizzare e ripristinare le revisioni precedenti. 

Google Drive registrerà automaticamente tutte le modifiche dall'inizio del tempo, a condizione che tu abbia creato il file per la prima volta su Google Drive stesso. E con un solo pulsante puoi ripristinare le versioni precedenti. In alternativa, scorrere le revisioni precedenti e fare clic su ciascuna per evidenziare tutte le modifiche.

Questo può essere utile quando scarti il ​​vecchio testo che ti servirà di nuovo in futuro o se devi controllare le modifiche passate per eventuali dettagli mancanti. Puoi anche fare clic su qualsiasi revisione precedente e rinominarla in modo che sia più facile trovarla e gestirla in futuro.

Limita le autorizzazioni a determinate celle in Fogli Google^{(Restrict Permissions To Certain Cells In Google Sheets)}

È molto facile condividere i file di Fogli e Documenti Google^{(share Google Sheets and Docs files)} per collaborare con gli altri. Basta fare clic su ^{(Just click)} File > Share > Get Shareable Link. Tuttavia, non appena imposti le autorizzazioni per chiunque abbia quel collegamento per poter modificare il tuo documento, possono apportare modifiche a qualsiasi cosa per impostazione predefinita.

In Fogli Google^{(Google Sheets)} e, si spera, in Google Documenti^{(Google Docs)} in futuro, puoi bloccare manualmente alcune sezioni in modo che nessuno tranne il proprietario originale possa modificarle. Questo potrebbe essere molto utile quando lavori su un documento con un grande gruppo, ma hai bisogno di determinati intervalli protetti dall'eliminazione accidentale. 

Per iniziare, fai clic e trascina l'area che desideri proteggere, fai clic con il pulsante destro del mouse e quindi fai clic su Proteggi intervallo^{( Protect Range)} . Da lì, si aprirà un nuovo pannello sul lato destro dello schermo. Fornisci una descrizione all'intervallo in modo da poter capire di cosa si tratta in seguito, quindi fai clic su Imposta autorizzazioni^{(Set permissions)} . 

Ora puoi impostare l'intervallo in modo che sia modificabile solo dal proprietario, utile per colonne e righe bloccate. Oppure puoi impostare autorizzazioni per persone specifiche tramite e-mail, utile se desideri bloccare determinate pagine o righe per attività diverse.

Crea rapidamente nuovi contenuti con collegamenti rapidi^{(Quickly Create New Content With Quick Links)}

se vuoi creare rapidamente un documento senza visitare Google Drive e passare attraverso l'interfaccia utente, puoi risparmiare tempo digitando il seguente indirizzo nella barra degli indirizzi del tuo browser^{(browser address bar)} . Assicurati di aver eseguito l'accesso all'account Google^{(Google account)} corretto prima di farlo. 

• Doc.new – Nuovo progetto Google Docs
• Sheets.new – Nuovo progetto Fogli Google
• Presentation.new – Nuova presentazione Google
• Sites.new – Nuovo progetto Google Sites

Dopo aver utilizzato questi collegamenti solo una volta, verranno visualizzati di nuovo come suggerimenti la prossima volta che li digiti nella barra degli indirizzi del browser^{(browser address bar)} . Quindi creare un nuovo documento potrebbe essere facile come digitare D nella barra degli indirizzi del browser. 

Ricorda solo che dovrai spostare il documento in una cartella in un secondo momento se desideri organizzare meglio i tuoi file.

Converti Word in PDF o PDF in documento Word^{(Convert Word To PDF Or PDF To Word Document)}

Una volta che hai finito con un documento di Google Documenti^{(Google Docs document)} , puoi trasformarlo in un PDF molto facilmente. Basta fare clic su ^{(Simply click)} File > Download > PDF . Ci sono anche molte opzioni qui per altri formati di file, inclusi testo normale^{(plain text)} ( .txt ), una pubblicazione EPUB^{(EPUB publication)} ( .epub ) e un file Microsoft Word^{(Microsoft Word file)} ( .docx ).

Puoi anche fare il contrario caricando un file .PDF^{(.PDF file)} sul tuo disco, quindi facendo clic su di esso per aprire l'anteprima e fai clic su Apri con Google Docs^{(Open With Google Docs)} . Il risultato che ottieni in Google Docs dipenderà da come è stato creato il file .PDF^{(.PDF file)} , ma a volte potrai modificare il testo all'interno del PDF e anche modificare altri elementi. 

A volte, l'importazione potrebbe semplicemente apparire come una pagina vuota. Questo di solito accade se un'immagine è stata convertita in un PDF . Al termine della modifica, fai clic su File < Download e scegli un tipo di file adatto.

Crea facilmente disegni o diagrammi^{(Create Drawings Or Diagrams Easily)}

Probabilmente è meglio utilizzare uno strumento^{(party tool)} di terze parti se hai bisogno di una grafica dettagliata, ma se hai bisogno di essere veloce, fare clic su Insert < Drawing < New può essere un modo veloce per creare un disegno.

Ti vengono forniti gli strumenti per disegnare, creare forme di base, aggiungere testo e importare anche altre immagini. Esistono anche strumenti per modificare la posizione e le dimensioni^{(position and size)} delle forme e allineare le forme per simmetria. Una volta terminato, puoi fare clic su salva e chiudi^{(save and close)} e verrà importato nel tuo documento. Questa funzione è disponibile in tutta la suite di app di Google Drive .^{(Google Drive apps)}

6 Advanced Google Drive Tips You May Not Know About

Google Drive has become a big competitor to Microsoft Office 365 for both cloud storage and office software. One of the reasons for its popularity is because you can get to grips with the basics very quickly.

Whilst the basics may be easy to learn, many of the best features go unnoticed. In fact, there are dozens of features hidden within the menus of Sheets, Docs, and Google Drive itself. 

Whether you’re looking to improve your productivity, want to know how to search for files quicker, or want tips for managing your cloud backups, Google Drive will be more powerful with some advanced Google Drive tips – we’ve picked out the best below.

Use Advanced Search Tools

One of the biggest issues you’ll hit when using Google Drive more frequently is finding files again. Thankfully, Google Drive has some advanced search functions you can use to pinpoint files.

Click the search bar and click More search tools. You now have an extensive list of tools available for fine tuning your search. For example, you can choose a file type – this includes anything from Photos and presentations to .zip files and folders. You can also search for owner, useful for searching shared content.

That’s just the beginning. You can also filter results by the last time files were modified, and also filter by text found within the file itself. For example, if you wrote an article about a specific recipe, but just remember a single ingredient you wrote within the article, you can find the recipe just by typing the ingredient itself.

Access History & Restore Backups In Google Docs & Sheets

Google Docs and Google Sheets will automatically save as you continue to work on your document. However, many people aren’t aware that you can click on the All changes saved in Drive text to see and restore past revisions. 

Google Drive will automatically log all changes since the beginning of time, so long as you first created the file on Google Drive itself. And with just a single button you can restore older versions. Alternatively, just scroll through past revisions and click on each one to have all changes highlighted.

This can be useful for when you scrap old text that you need again in the future, or if you need to check past edits for any missing details. You can also click on any previous revision and rename it so that it’s easier to find and manage in the future.

Restrict Permissions To Certain Cells In Google Sheets

It’s very easy to share Google Sheets and Docs files to collaborate with others. Just click File > Share > Get Shareable Link. However, as soon as you set the permissions for anybody with that link to be able to edit your document, they can make changes to absolutely anything by default.

In Google Sheets, and hopefully Google Docs in the future, you can manually lock down certain sections so that nobody but the original owner can edit it. This could be very beneficial for when you’re working on a document with a big group, but need certain ranges protected from accidental deletion. 

To start, click and drag the area you’d like to protect, right click and then click Protect Range. From there, a new panel will open on the right side of your screen. Give the range a description so you can understand what it is later, and then click Set permissions. 

You can now set the range to be only be editable by the owner, useful for pinned columns and rows. Or you can set permissions for specific people via email, useful if you want to lock down certain pages or rows for different tasks.

Quickly Create New Content With Quick Links

if you want to quickly create a document without visiting Google Drive and going through the user interface, you can save time by typing the following address into your browser address bar. Make sure you’re signed into the right Google account before doing this. 

• Doc.new – New Google Docs project
• Sheets.new – New Google Sheets project
• Presentation.new – New Google Presentation
• Sites.new – New Google Sites project

After using these links just once, they’ll appear as suggestions again when you next type them into your browser address bar. So creating a new document could be as easy as typing D into your browser address bar. 

Just remember, you’ll need to move the document to a folder later if you’d like to organize your files a little better.

Convert Word To PDF Or PDF To Word Document

Once you’ve finished with a Google Docs document, you can turn it into a PDF very easily. Simply click File > Download > PDF. There are also many options here for other file formats, including plain text (.txt), an EPUB publication (.epub) and a Microsoft Word file (.docx).

You can also do it the other way around by uploading a .PDF file to your drive, and then clicking it to open the preview, and click Open With Google Docs. The result you get in Google Docs will depend on how the .PDF file was created, but sometimes you will be able to edit the text within the PDF and also edit other elements. 

Sometimes, the import may just show up as a blank page. This usually happens if an image has been converted to a PDF. After you’ve finished with editing, just click File < Download and choose a suitable file type.

Create Drawings Or Diagrams Easily

It’s probably best to use a third party tool if you need detailed graphics, but if you need to be quick, clicking Insert < Drawing < New can be a fast way to create a drawing.

You are given the tools to draw, create basic shapes, add text, and import other images too. There are even tools for changing the position and size of shapes and lining up shapes for symmetry. Once you’ve done, you can click save and close and it will be imported to your document. This feature is available throughout the whole Google Drive apps suite.

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