Quando si tratta di uno spazio di lavoro condiviso per modificare i documenti, Google Docs è in cima alla lista senza alcun dubbio. Dalla modifica alla sicurezza: tutto è a prova di bomba in Google Docs . Se non conosci questo strumento di modifica e collaborazione, ecco alcuni suggerimenti e trucchi di Google Documenti^{(Google Docs tips and tricks )} che ti permetteranno di lavorare meglio in uno spazio di lavoro condiviso.

Suggerimenti e trucchi di Google Documenti

Per gli utenti nuovi ed esistenti, ecco alcuni dei più utili suggerimenti, trucchi ed esercitazioni di Google Documenti^{(Google Docs)} , che ti aiuteranno a modificare e scrivere meglio i tuoi documenti.

1] Modifica immagine

Se non hai familiarità con i diversi strumenti di modifica delle immagini^{(image editing tools)} disponibili, puoi semplicemente optare per Google Docs , poiché ti consentirà di aggiungere vari effetti e ridimensionarlo. È possibile ricolorare un'immagine, regolare la trasparenza, la luminosità e il contrasto. Tutte queste impostazioni possono essere trovate qui: Format > Image Opzioni^(Options) immagine . Se vuoi ritagliare un'immagine, vai su Format > Crop Image .

2] Scarica il^(Download) documento in diversi formati

Puoi scaricare un singolo documento in diversi formati tra cui .docx, .odt , .rtf , .pdf , .txt ecc. Per tua informazione, se selezioni il formato TESTO^(TEXT) , l'immagine e altre formattazioni andranno perse dopo il download. Se vuoi scaricare un documento, vai su File > Download come > Select formato. Ci vorranno alcuni istanti prima che il download si avvii automaticamente.

Leggi:^(Read:)  Come tradurre i documenti di Google Docs in qualsiasi lingua^{(translate Google Docs documents into any language)} .

3] Inserisci equazione

Se hai bisogno di inserire alcune equazioni matematiche, puoi farlo in Google Docs . Non devi nemmeno copiarlo da nessun altro sito Web di terze parti poiché esiste un'opzione che ti consentirà di aggiungere diverse equazioni. Il formato verrà fornito da Google Docs e dovrai inserire i valori per completarlo. È possibile inserire un'equazione algebrica, un'equazione funzionale, un'equazione integrale e altro. Basta andare su Insert > Equation e selezionare un formato da inserire.

4] Inserisci commento

Supponi^(Say) di aver scritto alcune parole in una lingua diversa e di volerle tradurre a beneficio di coloro che potrebbero non comprendere quel termine. In uno scenario del genere, puoi aggiungere un commento in modo che altre persone possano capirne il significato. Puoi anche aggiungere un commento se desideri fare riferimento a qualcosa. Per farlo, seleziona una parola o un testo nel tuo editor e fai clic sul pulsante Commenta^{(Comment )} . Ora puoi scrivere il tuo commento.

5] Usa Thesaurus

Thesaurus aiuta gli utenti a imparare più parole, trovare sinonimi, ecc. Invece di utilizzare siti Web o strumenti di terze parti durante l'utilizzo di Google Docs , puoi utilizzare il thesaurus integrato di Google Docs . Per usarlo, fai clic con il pulsante destro del mouse su qualsiasi parola e seleziona Definisci^(Define) "parola". Puoi trovare tutto ciò di cui sopra sul lato destro. È quindi possibile selezionare qualsiasi parola direttamente dall'elenco e verificare l'utilizzo di quella particolare parola.

Leggi: WordWeb: software gratuito per dizionario e thesaurus per Windows.^{(WordWeb: Free Dictionary & Thesaurus Software for Windows.)}

6] Sostituisci^(Replace) alcuni caratteri con simboli

Ci sono molti simboli che non sono disponibili sulla tastiera. Ad esempio, il segno del copyright o il segno del marchio non sono affatto disponibili. Se vuoi usare quei simboli, ecco alcuni suggerimenti. È possibile utilizzare (c) per ottenere il segno del copyright, (r) per ottenere il segno del marchio registrato e così via. Tutti questi sono predefiniti in Google Docs . Quindi, se vuoi aggiungere più scorciatoie alle sostituzioni, ecco un semplice trucco. Vai su Tools > Preferences . Qui puoi trovare un'opzione chiamata Sostituzione automatica^{(Automatic substitution)} . Assicurati che sia selezionato. Successivamente, puoi selezionare le sostituzioni o impostarle di conseguenza.

Leggi^(Read) : Suggerimenti e trucchi per Fogli Google .

7] Mostra la cronologia delle revisioni

Se più di una persona sta modificando un singolo documento, c'è un'alta probabilità di conflitti. Inoltre, se desideri controllare la cronologia delle modifiche, puoi aprire il pannello della cronologia delle revisioni. Qui puoi trovare tutte le modifiche apportate dai diversi membri del team. Dall'aggiunta di un'immagine al testo in grassetto, tutto viene registrato in Google Docs . Open File > Show cronologia revisioni. In alternativa, puoi premere Ctrl + Alt + Shift + H. Per impostazione predefinita, il pannello di revisione mostra le modifiche significative. Tuttavia, se desideri controllare le revisioni dettagliate, fai clic sull'opzione denominata Mostra revisioni più dettagliate^{(Show more detailed revisions)} .

8] Installa componenti aggiuntivi

I componenti aggiuntivi^(Add-ons) aiutano sempre gli utenti a ottenere il massimo da qualsiasi servizio o software arricchendone le funzionalità. Google Docs supporta anche i componenti aggiuntivi, che possono essere installati direttamente dalla scheda Componenti aggiuntivi^{(Add-ons )} > Ottieni componenti aggiuntivi. Alcuni dei migliori componenti aggiuntivi di Google Docs sono g( Math ), Galleria modelli^{(Template Gallery)} , Sommario^(Table) , Riconoscimento vocale^{(Speech Recognition)} , Stili^(Styles) , ecc.

9] Incolla senza formattazione

Supponiamo che tu stia copiando contenuto da un'altra risorsa. Quando^(Whe) lo incolli, otterrai tutti i collegamenti, la formattazione, i tag di intestazione, ecc. In Google Docs^{(Google Docs)} . Se non desideri la formattazione, fai clic con il pulsante destro del mouse sullo spazio vuoto in Google Docs e seleziona Incolla senza formattazione. ^{(Paste without formatting.)}  Fare clic su OK nel popup e quindi premere Ctrl + V per incollare. Tutta la formattazione sarà sparita.

10] Incorpora il documento nel sito web

A volte potrebbe essere necessario pubblicare un documento sul Web. Puoi invitare qualcuno tramite un'e-mail, aggiungere collaboratori, condividere il link e incorporare l'intero documento in un sito web. Per fare ciò, vai su File > Publish sul Web> espandi Pubblica contenuto e impostazioni^{(Publish content and settings)} > fai clic su Avvia pubblicazione^{(Start Publishing)} > seleziona l'opzione affermativa nella finestra popup> vai alla scheda Incorpora^{(Embed )} > copia il codice iframe> incollalo nella sezione HTML di una pagina Web . Il documento sarà visibile a chiunque dopo averlo incorporato nella pagina web.

11] Traduci documento

Google Documenti^{(Google Docs)} ti consente di tradurre documenti senza uscire dalla pagina originale. Viene fornito con un'opzione integrata in  Tools > Translate documento che ti consente di tradurre il documento da una lingua all'altra. Anche se potrebbe non tradurre come un professionista, puoi comprendere la panoramica di un documento in lingua straniera. Per saperne di più sulla  traduzione dei documenti di Google Docs^{(Google Docs document translation)} , leggi questa guida dettagliata.

12] Digitazione vocale

A volte potresti non aver voglia di scrivere un articolo, ma devi comunque completarlo il prima possibile. In queste situazioni, la digitazione vocale può essere uno strumento utile per te. Poiché è un'opzione integrata, non è necessario  installare un componente aggiuntivo di Google Documenti^{(install a Google Docs add-on)}  per portare a termine il lavoro. Per iniziare, assicurati che un microfono sia collegato al tuo computer. In tal caso, apri Google Documenti^{(Google Docs)} e vai su  Tools > Voice Digitazione vocale. Lo stesso può essere attivato premendo  Ctrl+Shift+S .

13] Inserire firma autografa

L'aggiunta di una firma autografa aggiunge un tocco professionale al tuo documento e potrebbe anche essere richiesta a volte. La buona notizia è che puoi utilizzare l'aiuto dell'opzione Scribble in Google Drawing per creare una firma autografa. Non richiede molto tempo ma è complicato per coloro che non si sentono a proprio agio con il movimento del mouse. Per ulteriori  informazioni sull'aggiunta di firme autografe in Google Documenti^{(about adding handwritten signatures in Google Docs)} , dai un'occhiata a questo articolo.

14] Aggiungi citazioni

Potrebbe essere necessario inserire spesso un riferimento o accreditare l'autore originale di una dichiarazione che hai incluso nel tuo documento. In Google Docs è abbastanza facile aggiungere citazioni o riferimenti con l'aiuto delle opzioni integrate. Puoi andare su  Tools > Citations  e creare un riferimento personalizzato in base alle tue esigenze. Per ulteriori informazioni, puoi seguire questa guida dettagliata per sapere come  creare e inserire un riferimento in Google Docs^{(create and insert a reference in Google Docs)} .

Ci sono molte altre cose che possono essere fatte utilizzando Google Docs. Facci sapere se ci siamo persi qualcosa di importante.^{(There are many other things that can be done using Google Docs. Let us know if we missed something important.)}

Leggi il prossimo^{(Read next)} : Google Docs vs. Microsoft Word Online .

Google Docs Tips and Tricks everyone should know

When it comes to a shared workspace to edit documents, Google Docs tops the list without any doubt. From editing to security – everything is full proof in Google Docs. If you are new to this editing & collaboration tool, here are some Google Docs tips and tricks that will let you work better in a shared workspace.

Google Docs Tips and Tricks

For new & existing users, here are some of the most useful Google Docs tips, tricks & tutorials, that will help you better edit & write your documents.

1] Edit Image

If you are not familiar with the many different image editing tools available, you can simply opt for Google Docs, as it will let you add various effects and resize it. It is possible to recolor an image, adjust transparency, brightness, and contrast. All these settings can be found at here: Format > Image Options. If you want to crop a picture, go to Format > Crop Image.

2] Download document in different formats

You can download a single document in different formats including .docx, .odt, .rtf, .pdf, .txt etc. For your information, if you select TEXT format, the image, and other formattings will be lost after downloading. If you want to download a document, go to File > Download as > Select format. It will take a few moments for the download to start automatically.

Read: How to translate Google Docs documents into any language.

3] Insert equation

If you need to insert some mathematical equations, you can do so in Google Docs. You do not even have to copy it from any other third party website since there is an option that will let you add different equations. The format will be given by Google Docs, and you have to insert the values to complete it. It is possible to insert an algebraic equation, functional equation, integral equation, and more. Just go to Insert > Equation and select one format to insert.

4] Insert comment

Say you have written some words in a different language and you want to translate them for the benefit of those who may not understand that term. In such a scenario, you can add a comment so that other people can understand its meaning. You can also add a comment if you wish to reference something. To do so, select a word or text in your editor and click on the Comment button. Now you can write down your comment.

5] Use Thesaurus

Thesaurus helps users learn more words, find synonyms, etc. Instead of using any third party websites or tools while using Google Docs, you can use the inbuilt thesaurus of Google Docs. To use it, right-click on any word and select Define “word.” You can find everything mentioned above on your right-hand side. You can then select any word right from the list, and check the usage of that particular word.

Read: WordWeb: Free Dictionary & Thesaurus Software for Windows.

6] Replace certain characters with symbols

There are many symbols that are not available on your keyboard. For example, the copyright sign or the trademark sign are not available at all. If you want to use those symbols, here are few tips. You can use (c) to get the copyright sign, (r) to get the registered trademark sign and so on. All these are predefined in Google Docs. So if you want to add more shortcuts to replacements, here is a simple trick. Go to Tools > Preferences. Here you can find an option called Automatic substitution. Make sure this is checked. After that, you can select the replacements or set them accordingly.

Read: Google Sheets Tips and Tricks.

7] Show revision history

If more than one person is editing a single document, there is a high chance of conflicts. Moreover, if you want to check your editing timeline, you can open the revision history panel. Here, you can find all the edits done by different members of the team. From adding an image or making text bold – everything gets recorded in Google Docs. Open File > Show revision history. Alternatively, you can press Ctrl + Alt + Shift + H. By default, the revision panel shows the significant changes. However, if you want to check the detailed revisions, click on the option called Show more detailed revisions.

8] Install add-ons

Add-ons always help users get more out of any service or software by enriching its functionality. Google Docs also does support add-ons, whcih can be installed right from the Add-ons tab > Get add-ons. Some of the best Google Docs add-ons are g(Math), Template Gallery, Table of contents, Speech Recognition, Styles, etc.

9] Paste without formatting

Let’s assume that you are copying content from another resource. Whe you paste it, you will get all the links, formatting, heading tags, etc.  into Google Docs. If you do not want to want the formatting, right-click on empty space in Google Docs and select Paste without formatting.  Click OK on the popup and then press Ctrl + V to paste. All the formatting will be gone.

10] Embed document into website

There are times you may need to publish a document to the web. You can invite someone using an email, add collaborators, share the link and embed the whole document into a website. To do this go to File > Publish to the web > expand Publish content and settings > click on Start Publishing > select the affirmative option on the popup window > go to Embed tab > copy the iframe code > paste it into a webpage’s HTML section. The document will be visible to anyone after embedding it into the web page.

11] Translate document

Google Docs lets you translate documents without leaving the original page. It comes with an in-built option under Tools > Translate document that lets you translate your document from one language to another. Although it might not translate like a professional, you can understand the overview of a foreign language document. To learn more about Google Docs document translation, read this detailed guide.

12] Voice typing

At times, you might not feel like writing an article, but you have to complete it anyhow as soon as possible. In those situations, voice typing can be a handy tool for you. As it is an in-built option, you do not have to install a Google Docs add-on to get the job done. To get started, make sure that a microphone is plugged into your computer. If so, open the Google Docs and go to Tools > Voice typing. The same can be triggered by pressing Ctrl+Shift+S.

13] Insert handwritten signature

Adding a handwritten signature adds a professional touch to your document and also might be required at times. The good news is that you can take the help of the Scribble option in Google Drawing to create a handwritten signature. It is not much time-consuming but tricky for those who are not comfortable with mouse movement. To learn more about adding handwritten signatures in Google Docs, take a look at this article.

14] Add citations

You may often have to insert a reference or credit the original author of a piece of statement you have included in your document. In Google Docs, it is quite easy to add citations or references with the help of in-built options. You can go to Tools > Citations and create a customized reference according to your requirements. For more information, you can follow this detailed guide to learn how to create and insert a reference in Google Docs.

There are many other things that can be done using Google Docs. Let us know if we missed something important.

Read next: Google Docs vs. Microsoft Word Online.

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