Incontrarsi con i colleghi utilizzando un'app come Zoom è la nuova normalità, ma la maggior parte delle persone si sta ancora abituando. 

Sebbene la chat video di gruppo sia in circolazione da un po' di tempo, ci sono buone probabilità che fino ad ora non hai mai avuto davvero un motivo per usarla. Il che significa imparare una nuova checklist di regole di etichetta e preparazione tecnica.

La buona notizia è che non devi più preoccuparti dell'alitosi, ma dovresti provare a fare i seguenti test Zoom prima del tuo prossimo incontro importante. 

Prepara il tuo ambiente

Anche se potresti non trovarti nello stesso spazio fisico dei tuoi colleghi, Zoom collega tutti i tuoi spazi individuali insieme. Il che^(Which) significa anche che tutti i problemi del tuo ambiente possono diventare un problema nella tua riunione. Che tipo di problemi? Bene, dipenderà dalle circostanze individuali, ma ecco alcuni suggerimenti chiave:

• Assicurati^(Make) che il tuo ambiente sia adeguatamente illuminato.
• Se possibile, scegli un luogo con controllo degli accessi, come una porta che può essere chiusa a chiave.
• Prova a scegliere una stanza che non sia troppo soggetta a echi. Un posto^(Somewhere) con un tappeto, tende spesse e mobili morbidi è generalmente buono.
• Controllare la stanza per le fonti di rumore. Un dispositivo che emette un segnale acustico, una ventola che cigola o un altro problema simile farà innervosire tutti gli altri partecipanti alla riunione.
• Controlla attentamente l'inquadratura del tuo flusso video. C'è qualcosa di inappropriato o di distrazione in vista? Considera di spostarti dove ti siedi o di spostare quegli oggetti fuori mano.

Questo non è un elenco completo, quindi guardati intorno nell'ambiente che utilizzerai durante la tua riunione Zoom e prova a pensare se qualcosa potrebbe causare problemi.

Considera l'utilizzo di uno sfondo virtuale

Zoom offre la possibilità di sostituire il tuo sfondo con uno virtuale. Funziona allo stesso modo di qualsiasi configurazione "schermo verde", ma non è necessario specificamente uno schermo verde. Finché lo sfondo è di un colore uniforme e uniformemente illuminato, dovresti ottenere buoni risultati. Il tuo sfondo virtuale non deve essere perfetto, ma puoi testarlo nelle impostazioni Zoom per assicurarti che funzioni per te.

Se non ottieni ottimi risultati, puoi provare a illuminare lo sfondo in modo più uniforme o investire in uno schermo verde pop-up. Ci sono anche idee interessanti come lo schermo verde montato sulla sedia Webaround^{(Webaround chair-mounted green screen)} che rende abbastanza facile ottenere la copertura dell'intero frame della fotocamera.

Avere una soluzione per prendere appunti

Questo è un consiglio per la preparazione che si applica anche alle riunioni della vita reale, ma dovresti avere una sorta di soluzione per prendere appunti. Può essere carta e penna, un tablet con una penna o un telefono con una tastiera su schermo. 

Alcune riunioni Zoom vengono registrate. ^(Zoom)In tal caso non è necessario prendere appunti destinati a essere consultati dopo la fine della riunione. Invece, le note sono utili per organizzare le tue domande e feedback. È nella natura delle riunioni Zoom che probabilmente non avrai molto tempo per parlare quando sarà il tuo turno. Prendere appunti ti aiuta a sfruttare al meglio il tempo che hai. 

Verifica che lo schermo sia appropriato^{(Appropriate)} per la condivisione

Che tu abbia intenzione di condividere o meno lo schermo del tuo computer con altri durante la riunione, preparati sempre a farlo in qualsiasi momento. Cosa significa questo? Assicurati^(Make) che lo sfondo sia appropriato per il lavoro, probabilmente è meglio cambiarlo in una delle selezioni integrate di Windows . Chiudi tutte le applicazioni aperte che potrebbero visualizzare contenuti privati ​​o sensibili. 

Se è probabile che utilizzi un browser web, potresti voler disattivare il completamento automatico della ricerca o utilizzare un browser portatile senza la cronologia delle ricerche. L'ultima cosa che desideri è che i siti Web o i termini di ricerca che hai visitato nel tuo tempo personale vengano visualizzati sullo schermo in modo che l'intero gruppo possa vederli.

Esegui un test di velocità Internet

Dopo aver trovato un buon posto per la tua riunione e aver preparato l'ambiente, dovresti controllare se la tua velocità di Internet è adeguata. Esegui un test della velocità di Internet^{(internet speed test)} e controlla se disponi di larghezza di banda sufficiente per partecipare a una riunione Zoom .

Il requisito minimo per una videochiamata di gruppo Zoom è di circa 1 ^(Zoom)Mbps di larghezza di banda. Questo è in entrambe le direzioni. La larghezza di banda a monte^(Upstream) è molto importante per le videochiamate. Se la tua connessione Internet è lenta nell'invio di informazioni, ciò influirà sull'esperienza degli altri partecipanti. Idealmente, vuoi 3 Mbps in entrambe le direzioni per garantire uno streaming video HD di alta qualità. 

Se il test di velocità mostra che la tua connessione non è veloce come dovrebbe essere il tuo pacchetto Internet, dovrai risolvere i problemi relativi alle prestazioni di Internet^{(troubleshoot your internet performance)} . Ciò significa assicurarsi che ci sia abbastanza potenza del segnale WiFi e assicurarsi di non essere in un punto morto. ^(WiFi)Consulta la nostra guida su come velocizzare^{(speeding up WiFi)} Internet WiFi o considera l'utilizzo di un cavo Ethernet , se possibile.^(Ethernet)

Assicurati che la webcam^{(Make Sure Your Webcam)} e il microfono^{(Microphone Are)} funzionino

Ora arriviamo al test forse più critico da fare prima della riunione su Zoom: assicurarsi che microfono e webcam funzionino. Ecco cosa devi fare:

• Collega il microfono e la webcam
• Se richiesto, potrebbe essere necessario installare software o driver per loro. Di solito si tratta di un'esperienza plug-and-play
• Apri Zoom
• Seleziona l' ingranaggio delle impostazioni^{(settings cog)}
• Seleziona Video
• Scegli la webcam corretta dall'elenco a discesa, se applicabile
• Controlla l'anteprima per vedere se ha un bell'aspetto (o se appare del tutto)
• Regola^(Adjust) altre impostazioni, come la qualità HD, in base alle tue esigenze
• Seleziona Audio
• Assicurati^(Make) che sia selezionato il dispositivo audio corretto sia per l' altoparlante^(Speaker) che per il microfono^(Microphone)
• Seleziona Prova altoparlante^{(Test Speaker)} e Prova microfono^{(Test Microphone)} ciascuno a turno per assicurarti che funzionino

Ti suggeriamo anche di spuntare la casella "Disattiva microfono quando partecipi a una riunione", perché sono solo buone maniere. Inoltre, ti impedisce di dire accidentalmente qualcosa che non vuoi che il resto delle persone nella riunione ascolti, perché hai dimenticato di disattivare il microfono.

Per istruzioni dettagliate sulla configurazione di Zoom , consulta ^(Zoom)Come impostare e utilizzare Zoom: è meglio di Skype? ^{(How To Set Up & Use Zoom – Is It Better Than Skype?)}per la consulenza di esperti.

Se la tua webcam non funziona, vai a Correzioni rapide quando la videocamera per riunioni Zoom non funziona^{(Quick Fixes When Your Zoom Meeting Camera Isn’t Working)} per risolvere il problema in pochissimo tempo.

Partecipa a una riunione di prova

L'ultimo passaggio del processo prima di partecipare alla riunione Zoom è chiamare il servizio di riunione di prova Zoom . Basta^(Just) andare su https://zoom.us/test e seguire le istruzioni. Sarai in grado di confermare che tutta la tua attrezzatura funziona e se parli bene agli altri partecipanti alla riunione. Se riscontri problemi con il microfono, la fotocamera o la connettività Internet qui, puoi semplicemente scorrere di nuovo l'elenco di controlli sopra per trovare il problema.

Prenditi del tempo per imparare a registrare una riunione Zoom^{(how to record a Zoom meeting)} . Puoi anche imparare come ospitare una riunione Zoom^{(how to host a Zoom meeting)} .

I problemi^{(Problems Happen)} tecnici accadono , poi la vita accade^{(Life Happens)}

Ci auguriamo che la tua riunione su Zoom sia andata bene e senza intoppi, ma l'ultima cosa che devi sapere è che alcune cose sono fuori dal tuo controllo. Non c'è alcuna quantità di preparazione o backup che puoi mettere in atto per assicurarti che la tua riunione si svolga senza intoppi. I problemi tecnici possono sempre verificarsi e dovresti semplicemente affrontarli.

Lo stesso vale per le cose che non sono strettamente tecniche. Se il tuo gatto salta sulla scrivania e blocca la telecamera, è solo vita. Non vale la pena agitarsi. Siamo tutti esseri umani e stiamo tutti vivendo in circostanze anormali in questo momento. Quindi rilassati, goditi la tua riunione e stai certo di aver fatto tutto il possibile per eseguire i giusti test Zoom prima della riunione. ^(Zoom)Ora tutto ciò che devi fare è imparare a fingere di prestare attenzione in una chiamata Zoom^{(fake paying attention in a Zoom call)} .

7 Zoom Tests to Perform Before Your Next Meeting

Meeting with your colleagues using an app likе Zoom is the new normal, but most peoрle are stіll only getting used to it. 

While group video chat has been around for some time, there’s a good chance that until now you’ve never really had a reason to use it. Which means learning a whole new checklist of etiquette rules and technical preparation.

The good news is you don’t have to worry about bad breath anymore, but you should try to do the following Zoom tests before your next important meeting. 

Prepare Your Environment

While you may not be in the same physical space as your colleagues, Zoom connects all your individual spaces together. Which also means any problems your environment has can become an issue in your meeting. What sorts of problems? Well, it will depend on individual circumstances, but here are a few key tips:

• Make sure that your environment is adequately lit.
• If possible, pick a place with access control, like a door that can be locked.
• Try to choose a room that’s not too prone to echoes. Somewhere with a carpet, thick drapes and soft furniture is generally good.
• Check the room for sources of noise. A beeping device, squeaky fan or other similar issue will grate on the nerves of all the other meeting participants.
• Check the framing of your video stream carefully. Is there something inappropriate or distracting in view? Consider moving where you sit or moving those objects out of the way.

This isn’t a comprehensive list, so look around the environment you’ll be using during your Zoom meeting and try to think if anything would cause problems.

Consider Using a Virtual Background

Zoom offers the ability to replace your background with a virtual one. This works the same as any “green screen” setup, but you don’t specifically need a green screen. As long as your background is a uniform color and evenly lit, you should get good results. Your virtual background doesn’t have to be perfect, but you can test it in the Zoom settings to make sure it works for you.

If you’re not getting great results, you can try lighting the background more evenly or invest in a pop-up green screen. There are even cool ideas like the Webaround chair-mounted green screen which makes it pretty easy to get coverage of the entire camera frame.

Have A Note-Taking Solution

This is a preparation tip that applies to real-life meetings as well, but you should have some sort of note-taking solution. It can be a pen and paper, a tablet with a pen, or a phone with an on-screen keyboard. 

Some Zoom meetings are recorded. In which case you don’t need to take notes intended for reference after the meeting has ended. Instead, notes are useful for organizing your questions and feedback. It’s the nature of Zoom meetings that you probably won’t have much time to speak when it’s your turn. Keeping notes helps you make the best of the time you have. 

Check That Your Screen Is Appropriate To Share

Whether you plan to share your computer screen with others during the meeting or not, always be prepared to do so at a moment’s notice. What does this mean? Make sure your wallpaper is appropriate for work, it’s probably best to change it to one of the Windows built-in selections. Close any applications that are open and might display private or sensitive content. 

If you’re likely to use a web browser, you may want to turn off automated search completion or use a portable browser with none of your search history. The last thing you want is for websites or search terms you’ve visited on your own personal time to show up on screen for the whole group to see.

Run an Internet Speed Test

Once you’ve found a good spot for your meeting and have prepped the environment, you should check whether your internet speed is adequate. Run an internet speed test and check whether you have enough bandwidth to take part in a Zoom meeting.

The minimum requirement for a Zoom group video call is about 1 Mbps of bandwidth. That’s in both directions. Upstream bandwidth is very important for video calls. If your internet is slow in sending information, that’s going to affect the experience for other participants. Ideally you want 3 Mbps in both directions to ensure high-quality HD video streaming. 

If the speed test shows that your connection isn’t as fast as your internet package should be, then you’ll have to troubleshoot your internet performance. That means making sure there’s enough WiFi signal strength and ensuring you’re not in a dead spot. Check out our guide on speeding up WiFi internet or consider using an Ethernet cable, if possible.

Make Sure Your Webcam and Microphone Are Working

Now we come to perhaps the most critical test to do before your Zoom meeting: making sure your microphone and webcam work. Here’s what you need to do:

• Plug in your microphone and webcam
• If prompted, you might have to install software or drivers for them. Usually this is a plug-and-play experience
• Open Zoom
• Select the settings cog
• Select Video
• Choose the correct webcam from the dropdown list, if applicable
• Check the preview to see if it looks good (or if it appears at all)
• Adjust other settings, such as HD quality, to suit your needs
• Select Audio
• Make sure the correct audio device is selected for both Speaker and Microphone
• Select Test Speaker and Test Microphone each in turn to ensure they’re working

We also suggest that you tick the box “Mute my microphone when joining a meeting”, because that’s just good manners. Also, it prevents you from accidentally saying something you don’t want the rest of the people in the meeting to hear, because you forgot to mute your mic.

For detailed Zoom setup instructions, check out How To Set Up & Use Zoom – Is It Better Than Skype? for expert advice.

If your webcam isn’t working, head over to Quick Fixes When Your Zoom Meeting Camera Isn’t Working to get that sorted in no time.

Join a Test Meeting

The last step in the process before joining your Zoom meeting is to call the Zoom test meeting service. Just head over to https://zoom.us/test and follow the instructions. You’ll be able to confirm that all your gear is working and whether you sound good to the other participants in the meeting. If you encounter any issues with your mic, camera or internet connectivity here then you can simply go through the list of checks above again to find the issue.

Take some time to learn how to record a Zoom meeting. You can also learn how to host a Zoom meeting.

Technical Problems Happen, Then Life Happens

We hope your Zoom meeting went well and without any hitches, but the last thing you have to know is that some things are just out of your control. There is no amount of preparation or backups you can put in place to make sure that your meeting will go off without a hitch. Technical problems can always happen and you should just roll with them.

The same goes for things that aren’t strictly technical. If your cat jumps up on the desk and blocks the camera, that’s just life. It’s not worth getting worked up over. We’re all human beings and we’re all living under abnormal circumstances right now. So chill out, enjoy your meeting and rest assured you’ve done everything you reasonably could to run the right Zoom tests before your meeting. Now all you need to do is learn how to fake paying attention in a Zoom call.

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