Dopo aver appreso come configurare e utilizzare Zoom^{(how to set up and use Zoom)} , potresti sentirti pronto per il tuo primo grande incontro online. Tuttavia, un buon host sa che una presentazione Zoom di successo richiede molta preparazione, oltre a seguire alcune regole. 

Se stai cercando di vincere il tuo prossimo grande incontro in Zoom , ecco alcuni suggerimenti che puoi utilizzare per assicurarti che tutto funzioni senza intoppi e ti sembri un presentatore sicuro e coinvolgente.

Controlla la tua attrezzatura

La prima cosa da fare per evitare singhiozzi durante la presentazione Zoom è controllare la tua attrezzatura. Esistono vari test che puoi eseguire per verificare se la tua webcam funziona^{(check if your webcam is working)} e correzioni che puoi eseguire se il tuo microfono non sembra funzionare^{(mic doesn’t seem to work)} correttamente. 

Dopo aver testato la webcam, assicurati di posizionarla in modo che le persone possano vedere il tuo viso e non solo la fronte o le spalle. Per farlo, prima decidi se fare la presentazione in piedi o seduto, quindi regola il livello della videocamera. 

Alcune altre cose importanti da controllare includono la batteria del tuo laptop. Collegalo se non sei sicuro che la batteria durerà per l'intera durata della presentazione. Controlla anche la tua connessione a Internet. Il ritardo del video o dell'audio renderà più difficile per i partecipanti rimanere concentrati. 

Vestire per impressionare

Una volta che hai finito con il lato tecnico delle cose, dai un'occhiata critica a te stesso e al tuo ambiente. Se hai intenzione di accendere il tuo video, potrebbe essere saggio cambiare il tuo pigiama^(PJs) anche se sei a casa. Travestirsi ti aiuterà a sentirti più sicuro e ti darà la giusta motivazione. 

Se non sei soddisfatto dell'ambiente circostante, puoi sempre utilizzare l'eccellente funzione di sfondo virtuale di Zoom^{(Zoom’s excellent virtual background feature)} e assicurarti che non ci sia nulla dietro o intorno a te che possa distrarre i partecipanti dalla presentazione Zoom . 

Prova la tua presentazione in anticipo^{(Presentation Beforehand)}

Anche se sei un oratore pubblico fiducioso, non fa mai male provare alcuni momenti cruciali della presentazione. È impossibile prevedere ogni singolo problema che potrebbe sorgere, specialmente con le presentazioni Zoom , quindi può essere difficile improvvisare sul posto se non hai provato tutto in anticipo. 

Una buona idea è fare una presentazione demo a casa con un membro della famiglia o con un amico su Internet. Ti darà un'idea di cosa aspettarti dal tuo incontro futuro e che tipo di sfide devi superare prima di fare la tua presentazione. 

Disattiva le notifiche di accesso alla riunione^{(Turn Off Meeting Entry Notifications)}

Un modo per ridurre al minimo le distrazioni durante la riunione Zoom è disabilitare le notifiche di ingresso per i partecipanti. Non tutti si presenteranno in tempo e, a seconda delle dimensioni della tua squadra, sentire lo squillo e vedere la notifica per ogni nuova voce potrebbe non solo interrompere il processo di presentazione, ma anche infastidirti. 

Per disabilitare queste notifiche, vai su Impostazioni^(Settings) account Zoom > Riunione^(Meeting) > In riunione^{(In Meeting )} e attiva la notifica Suono quando qualcuno si unisce o esce^{(Sound notification when someone joins or leaves)} per partire. 

Chiedi a qualcuno^{(Ask Someone)} di monitorare^(Monitor) la sala d'attesa^{(Waiting Room)}

Zoom ha una sala d'attesa^{(Waiting Room)} in cui ogni partecipante si riunisce prima di entrare nella riunione. È una strategia efficace per evitare che persone casuali si uniscano e rovinino la tua presentazione. Lo svantaggio di questo sistema è che devi approvare manualmente ogni richiesta dalla Sala d' attesa^{(Waiting Room)} . Se qualcuno è in ritardo o tenta di rientrare alla riunione dopo che è già iniziata, potresti non notare la notifica e lasciare la persona bloccata nel proprio limbo  Zoom personale.^(Zoom)

Per evitarlo, puoi chiedere a un tuo collega di guardare la finestra Partecipante^{(Participant)} per consentire ad altri partecipanti di entrare dalla Sala d' attesa^{(Waiting Room)} . 

Scopri le scorciatoie di zoom essenziali

Imparare le scorciatoie più utili^{(the most useful shortcuts)} in Zoom può aiutarti a migliorare la tua presentazione e diventare un host professionista. Inoltre, alcuni di essi ti aiuteranno a risolvere rapidamente eventuali problemi imprevisti e a risparmiare tempo durante la presentazione. Ecco alcune delle scorciatoie Zoom più essenziali che devi conoscere.

• Alt + M (per Windows) o Cmd + Ctrl + M (per Mac) 

Questa scorciatoia silenzia tutti contemporaneamente tranne l'host (tu). 

• Alt + M (per Windows) o Cmd + Ctrl + U (per Mac)

Questo riattiverà tutti per tutti tranne l'host. 

• Alt + Shift + T (per Windows) o Cmd + T (per Mac)

Una comoda scorciatoia per quando devi fare uno screenshot della tua riunione Zoom .

• Spazio^(Space) (per Windows, Mac)

Se l'audio è disattivato e devi rispondere rapidamente a una domanda e poi tornare a disattivare l'audio, mantieni lo spazio mentre parli per riattivare temporaneamente l'audio. 

Puoi imparare il resto delle utili scorciatoie da tastiera Zoom nelle ^(Zoom)Impostazioni^(Settings) dell'app . Apri l' app Zoom sul desktop, accedi al tuo account e vai su Impostazioni^(Settings) . Selezionare Scorciatoie da tastiera^{(Keyboard Shortcuts)} per visualizzare l'elenco completo delle scorciatoie. 

Chiedi ai partecipanti^(Attendees) di disattivare l' audio^{(Their Audio)}

Chiedere alle persone di disattivare i loro microfoni durante la presentazione Zoom potrebbe sembrare un consiglio ovvio. Tuttavia, se nel tuo team ci sono persone che non sono abituate a questo formato di presentazioni online, ti consigliamo di segnalarlo prima di iniziare a presentare. 

Puoi aiutarli indicando come farlo in Zoom . 

Puoi disattivare l'audio utilizzando la scorciatoia Alt + A (per Windows) o Cmd + Shift + A (per Mac ) o tramite le Impostazioni^(Settings) dell'app Zoom seguendo il percorso Impostazioni^(Settings) > Audio > Disattiva microfono quando si partecipa a una riunione^{(Mute my mic when joining a meeting)} . 

Metti in pausa la presentazione per rispondere alle domande^{(Answer Questions)}

Indipendentemente da quanto ritieni sia dettagliata la tua presentazione, il tuo pubblico potrebbe avere domande o commenti che desidera condividere con il team. È utile sospendere frequentemente la presentazione per chiarire se le informazioni sono chiare a tutti e se i tuoi colleghi hanno qualcosa da aggiungere. 

Salva il registro chat per i follow-up

È importante prendere appunti durante la presentazione anche quando sei tu a ospitarla. Le domande e le osservazioni importanti che i partecipanti fanno durante la riunione possono essere ottime per un futuro follow-up. Fortunatamente^(Luckily) , Zoom può farlo per te con la funzione che ti consente di salvare il registro della chat. 

Zoom non salverà automaticamente la cronologia delle chat, devi abilitare questa funzione in anticipo. 

Per farlo, vai alle Impostazioni^(Settings) del tuo account Zoom e segui il percorso Riunione^(Meeting) > In riunione (Base)^{(In Meeting (Basic))} > Salvataggio automatico delle chat^{(Auto saving chats)} . Questo salverà automaticamente tutti i messaggi nella chat, anche quelli inviati privatamente tra i partecipanti. 

Registra la tua presentazione Zoom

Un ultimo consiglio è quello di registrare la tua presentazione Zoom^{(record your Zoom presentation)} . Può essere utile a più di un livello. È possibile inviare la registrazione alle persone che non hanno potuto partecipare alla riunione, nonché ai partecipanti che desiderano approfondire alcune parti in modo più dettagliato. Puoi anche utilizzare la registrazione per analizzare le tue capacità di presentazione e migliorare le tue capacità di oratore pubblico. 

Se sei preoccupato che ti dimentichi di registrare la tua riunione, puoi andare su Impostazioni^(Settings) Zoom > Registrazione^(Recording) e abilitare la registrazione automatica^{(Automatic recording)} delle tue riunioni  Zoom all'inizio.^(Zoom)

È ora di migliorare le tue capacità di presentazione su Zoom^{(Zoom Presentation Skills)} 

Tenere grandi riunioni di lavoro in app come Zoom è la nuova realtà. Che ci piaccia o no, dobbiamo adattarci ad esso. La buona notizia è che Zoom è piuttosto intuitivo e facile da usare. Finché esegui tutti i test e i controlli in anticipo^{(perform all the tests and checks in advance)} , la tua presentazione funzionerà sicuramente senza intoppi. 

Hai mai ospitato un grande incontro su Zoom ? Quali sono alcuni suggerimenti che vorresti condividere con qualcuno che sta per tenere una presentazione in Zoom per la prima volta? Condividi la tua conoscenza di Zoom con noi nella sezione commenti qui sotto. 

10 Zoom Presentation Tips for Your Next Big Meeting

After you learned how to set up and use Zoom, you might feel you’re ready for your first big online meeting. However, a good host knows that a successful Zoom presentation requires a lot of preparation, as well as following a few rules. 

If you’re looking to ace your next big meeting in Zoom, here are some tips that you can use to make sure everything runs smoothly and you come across as a confident and engaging presenter.

Check Your Equipment

The first thing to do to avoid hiccups during your Zoom presentation is to check your equipment. There are various tests you can perform to check if your webcam is working as well as fixes that you can perform if your mic doesn’t seem to work properly. 

After you test the webcam, make sure you position it so that people can see your face rather than just your forehead or your shoulders. To do that, first decide whether you’re giving the presentation standing or sitting and then adjust your camera level. 

A few other important things to check include your laptop battery. Plug it in if you’re not sure the battery will last the entire duration of your presentation. Also check your internet connection. Lagging video or audio will make it harder for the participants to stay focused. 

Dress to Impress

Once you’re done with the technical side of things, take a critical look at yourself and your environment. If you’re planning to have your video on, it might be wise to change out of your PJs even if you’re at home. Dressing up will help you feel more confident and give you the right motivation. 

If you’re not happy with your surroundings, you can always use Zoom’s excellent virtual background feature and make sure there’s nothing behind or around you that can distract the attendees from your Zoom presentation. 

Rehearse Your Presentation Beforehand

Even if you’re a confident public speaker, it never hurts to rehearse a few crucial moments of the presentation. It’s impossible to predict every single issue that might arise, especially with Zoom presentations, so it can be difficult to improvise on spot if you haven’t rehearsed the whole thing in advance. 

A good idea is to do a demo presentation at home with a family member, or with a friend over the internet. It’ll give you an idea of what to expect from your future meeting and what kind of challenges you need to overcome before doing your presentation. 

Turn Off Meeting Entry Notifications

One way to minimize the distractions during your Zoom meeting is to disable the entry notifications for attendees. Not everyone will show up on time, and depending on the size of your team, hearing that ring and seeing the notification for every new entry pop up might not just disrupt your presenting process but also annoy you. 

To disable these notifications, go to your Zoom account Settings > Meeting > In Meeting and toggle the Sound notification when someone joins or leaves setting off. 

Ask Someone to Monitor the Waiting Room

Zoom has a Waiting Room where every participant gathers before entering the meeting. It’s an effective strategy to avoid random people joining in and ruining your presentation. The downside of this system is that you have to manually approve every request from the Waiting Room. If someone is late or tries to rejoin the meeting after it’s already started, you might not notice the notification and leave the person stuck in their personal Zoom limbo. 

To avoid that, you can ask one of your colleagues to watch the Participant window to allow other attendees in from the Waiting Room. 

Learn Essential Zoom Shortcuts

Learning the most useful shortcuts in Zoom can help you ace your presentation and become a pro host. Plus, some of them will help you quickly resolve any unexpected issues and save time during your presentation. Here are some of the most essential Zoom shortcuts you need to know.

• Alt + M (for Windows) or Cmd + Ctrl + M (for Mac) 

This shortcut will mute everyone at once except the host (you). 

• Alt + M (for Windows) or Cmd + Ctrl + U (for Mac)

This will unmute everyone for everyone except the host. 

• Alt + Shift + T (for Windows) or Cmd + T (for Mac)

A handy shortcut for when you need to take a screenshot of your Zoom meeting.

• Space (for Windows, Mac)

If you’re on mute and need to quickly answer a question and then go back to mute, hold space while talking to temporarily unmute yourself. 

You can learn the rest of the useful Zoom keyboard shortcuts in the app’s Settings. Open the Zoom app on your desktop, log into your account, and go to Settings. Select Keyboard Shortcuts to view the full shortcuts list. 

Ask the Attendees to Mute Their Audio

Asking people to mute their mics during your Zoom presentation might seem like an obvious tip. However, if you have people that aren’t used to this format of online presentations on your team, we’d recommend making a point out of this before you start presenting. 

You can help them by pointing out how to do this in Zoom. 

You can mute your audio using the shortcut Alt + A (for Windows) or Cmd + Shift + A (for Mac), or through the Zoom app’s Settings by following the path Settings > Audio > Mute my mic when joining a meeting. 

Pause Your Presentation to Answer Questions

No matter how detailed you think your presentation is, your audience might have questions or remarks throughout it that they want to share with the team. It helps to pause your presentation frequently to clarify if the information is clear to everyone and if your colleagues have anything to add. 

Save the Chat Log for Follow-Ups

It’s important to take notes during the presentation even when you’re the one hosting it. Important questions and remarks that your attendees make throughout the meeting can be great for a future follow-up. Luckily, Zoom can do it for you with the feature that allows you to save your chat log. 

Zoom won’t save your chat history automatically though, you have to enable this function in advance. 

To do it, go to your Zoom account Settings and follow the path Meeting > In Meeting (Basic) > Auto saving chats. This will automatically save all the messages in the chat, even the ones sent privately between the attendees. 

Record Your Zoom Presentation

One final tip is to record your Zoom presentation. It can be beneficial on more than one level. You can send the recording to the people who couldn’t make the meeting, as well as to the attendees who wish to go over certain parts in more detail. You can also use the recording to analyze your presenting skills and improve your skills as a public speaker. 

If you’re worried that you’ll forget to record your meeting, you can go to Zoom Settings > Recording and enable Automatic recording of your Zoom meetings as they start. 

Time to Improve Your Zoom Presentation Skills 

Holding big work meetings in apps like Zoom is the new reality. Whether we like it or not, we have to adapt to it. The good news is, Zoom is pretty intuitive and easy to use. As long as you perform all the tests and checks in advance, your presentation is certain to run smoothly. 

Have you ever hosted a big meeting in Zoom? What are some tips that you’d like to share with someone who’s about to hold a presentation in Zoom for the first time? Share your Zoom knowledge with us in the comments section below. 

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