Google Calendar è la cosa migliore dopo una sfera di cristallo. Gestiscilo bene e può predire come saranno i tuoi prossimi giorni. Ma un Google Calendar è utile solo quanto le tue abitudini  di gestione del tempo .^{(time management)}

Se sei troppo occupato, il tuo calendario può impazzire. Questo è un segno per te di scendere dal pedale e ridurre lo stress del programma^{(schedule stress)} . Di seguito sono riportati alcuni suggerimenti di Google Calendar per ^{(Google Calendar)}organizzare Google Calendar in modo da farti risparmiare tempo . 

Cambia la vista^(View) in qualcosa che funziona per te

Google Calendar ti consente di scegliere una vista premendo un tasto. Puoi ingrandire un giorno o rimpicciolire^{(day or zoom)} per avere un'idea dell'anno. 

Per scegliere la visualizzazione del calendario,^{(calendar view)} vai in alto a destra e fai clic sulla freccia in basso. 

È possibile visualizzare un calendario per giorno, settimana, mese o anno. Usa le scorciatoie da tastiera per passare da una visualizzazione all'altra. Vuoi renderlo ancora più semplice? Concentrati solo^{(Just focus)} sul tuo programma per la giornata, se vuoi. 

Inoltre, per concentrarti solo su ciò che è importante, rimuovi dalla visualizzazione il fine settimana e gli eventi rifiutati. 

Ottieni alcune opzioni in più nelle Impostazioni^(Settings) di Google Calendar . Fai clic^(Click) sull'icona a forma di ingranaggio in alto a destra . ^(Gear)Vai su Settings > General > View options . 

È facile visualizzare più calendari Google^{(Google Calendars)} affiancati. Seleziona semplicemente la ^(Just)visualizzazione giornaliera^{(day view)} e seleziona la casella accanto ai calendari che desideri combinare in un'unica visualizzazione. 

Usa la vista "Programma" per controllare rapidamente la ^(Quickly)tua giornata^{(Your day)}

Un utile suggerimento di Google Calendar^{(Google Calendar tip)} consiste nell'utilizzare la visualizzazione Pianificazione^{(Schedule view)} come un modo rapido per rilevare eventi sovrapposti se lavori in un team remoto. Se hai calendari condivisi, puoi aggiungere qualsiasi calendario del team^{(team calendar)} dalla barra laterale sinistra. 

Quindi, fai clic su Programma^(Schedule) dal menu a discesa in alto a destra. 

Questo calendario congiunto ti offre una visione^{(eye view)} a volo d'uccello di quanto sia impegnata o libera l'intera squadra. Naturalmente, puoi applicare la stessa visualizzazione a più calendari e verificare la presenza di attività in conflitto. 

Questo è il motivo per cui Google Calendar dovrebbe far parte di qualsiasi toolkit di collaborazione^{(collaboration toolkit)} per un team remoto. 

Codice colore Attività prioritarie ^{(Color Code Priority Tasks)}da^(Don) non perdere

I colori possono dirti la differenza tra i tuoi compiti con uno sguardo. Assegna^(Assign) i colori agli eventi in base alla loro priorità. 

Ad esempio, un colore più scuro^{(darker color)} come il rosso potrebbe essere per qualcosa di urgente, mentre un colore giallo più chiaro può coprire attività a bassa priorità. 

Apri un evento sul tuo calendario. Fai clic^(Click) sulla freccia verso il basso accanto a Seleziona il colore dell'evento^{(Select event color)} e scegli il colore con cui desideri etichettarlo.

Se disponi di più calendari Google^{(Google Calendars)} , mettili a parte con colori univoci. Fare clic^(Click) sulle tre frecce verticali accanto a un calendario. Scegli il colore dalla tavolozza.

Usa i blocchi temporali per liberare tempo

I blocchi di tempo sono un altro suggerimento di Google Calendar^{(Google Calendar tip)} che può essere notevolmente efficace per lo stress del tuo programma^{(schedule stress)} . Google Calendar ti consente di mostrare che sei "Occupato" per impostazione predefinita. Nessuno potrà disturbarti durante questi orari che hai bloccato.

1. Fare clic^(Click) sulla fascia oraria^{(time slot)} che si desidera impostare come occupato. 
2. Nella finestra di dialogo Evento^(Event) , inserisci un titolo per l'evento. 
3. Scorri^(Scroll) verso il basso fino al menu a discesa che dice Occupato^(Busy) (o Libero^(Free) ). Occupato è l'opzione predefinita.
4. Imposta la visibilità su Pubblico^(Public) .  

Fai sapere agli altri i tuoi orari di lavoro

Puoi evitare riunioni oltre l'orario di lavoro con l'aiuto del tuo calendario. Imposta^{(Set working)} l'orario di lavoro per la settimana o orari specifici per ogni giorno e il tuo team saprà che non sarai disponibile per qualsiasi momento successivo. 

Questa è una funzione di Google Calendar G Suite^{(G Suite feature)} . 

1. Apri Google Calendar sul desktop. 
2. Fare clic sull'icona a forma di ingranaggio e quindi su Impostazioni^(Settings) . 
3. In Generale^(General) , fare clic su Orario^{(Working Hours)} di lavoro .
4. In questa sezione, fai clic su Abilita orario di lavoro^{(Enable working hours)} .
5. Mantieni selezionati i giorni in cui lavori e imposta gli orari in cui sei disponibile per loro. 

Porta gli eventi di Facebook nel^{(Bring Facebook Events)} calendario

Sapevi^(Did) che puoi aggiungere eventi di Facebook a ^(Facebook)Google Calendar e mantenerli sincronizzati? Questo ti farà risparmiare il fastidio di controllare i social media se non lo desideri.

• Accedi a Facebook. Vai alla pagina Eventi^(Events) e scorri verso il basso fino a visualizzare questa piccola notifica.

• Clicca su Prossimi Eventi^{(Upcoming Events)} per scaricare il file del calendario. 
• Vai su Google Calendar . Nella barra laterale sinistra^{(left sidebar)} , fai clic sul segno più accanto ad Altri calendari^{(Other calendars)} .

• Fai clic su Importa^{(Click Import)} e carica il file iCal dei prossimi eventi di Facebook^{(Facebook Upcoming Events iCal)} .
• Dopo che il file è stato importato, vedrai il nuovo calendario nella sezione degli altri calendari.

Il calendario di Google^{(Google Calendar)} rimarrà sincronizzato con il calendario degli eventi di Facebook^{(Facebook Events calendar)} quando vengono aggiunti nuovi eventi. 

Usa Google Calendar come un diario

Il campo Note^(Notes) per ogni evento può contenere molte informazioni se lo formatti bene. Puoi usarlo come un diario di proiettili^{(bullet journal)} a fuoco rapido o un blocco note. Puoi anche aggiungere allegati per note più ricche.

Ad esempio, puoi annotare un punteggio di produttività^{(productivity score)} dopo aver completato un'attività pianificata e ottenere informazioni^{(task and gain insights)} dettagliate per eventuali miglioramenti futuri. 

Questo auto-feedback può farti usare meglio il tuo tempo e ridurre lo stress. 

Non perdere gli appuntamenti in tutti i fusi orari^{(Miss Appointments Across Time Zones)}

Attiva la funzione del fuso orario^{(time zone feature)} secondario di Google Calendar se lavori in un team internazionale. Google eseguirà le conversioni del fuso orario^{(time zone)} per te e ti manterrà in pista.

Vai alle Impostazioni^(Settings) del calendario . Sotto l' intestazione Fuso orario^{(Time zone)} , seleziona la casella Visualizza fuso orario secondario^{(Display secondary time zone)} e imposta il fuso orario desiderato.

Semplifica la lettura del calendario con uno sguardo assegnando a ciascun fuso orario^{(time zone)} un'etichetta. Come puoi vedere nella schermata sopra, puoi anche visualizzare l' ora mondiale^{(world time)} per mostrare l'ora corrente in un numero qualsiasi di luoghi.

Spegni le notifiche

Una raffica di notifiche può causare uno stress invisibile. Il modo migliore per usarli è limitarli o disattivare^{(turn off notifications)} del tutto le notifiche. 

^{(Google Calendar)}Gli avvisi di Google Calendar possono essere utili. Ma troppi eventi o anche più calendari possono diventare distrazioni. 

Disattiva le notifiche dalle impostazioni dell'evento^{(Event settings)} . 

L'unica scorciatoia di Google Calendar^{(Google Calendar Shortcut)} da ricordare

Vuoi andare a qualsiasi appuntamento^{(date quickie)} con una sola pressione di un tasto? Premere “ ^{(Press “)}g ” da qualsiasi vista del calendario^{(calendar view)} . Apparirà una piccola casella in cui puoi digitare qualsiasi data a cui desideri saltare. 

Utilizza un formato data^{(date format)} standard ("5/15/20") o una data in formato testo^{(text format)} ("15 maggio 2020").

Premere “ t ” per tornare alla visualizzazione della data^{(date view)} odierna . 

Ricordati^(Remember) di riempire il tuo calendario di Google^{(Your Google Calendar)} 

Google Calendar è intelligente, ma può essere solo se ti ricordi di fornirgli i dati di cui ha bisogno. Se hai buone abitudini di gestione del tempo^{(time management)} , allora è il miglior calendario online^{(online calendar)} per te. Non devi dipendere da un browser o dalle app mobili, anche se sono eccellenti. Puoi configurare facilmente Google Calendar^{(set up Google Calendar on your desktop)} anche sul tuo desktop. Condividi alcuni dei tuoi suggerimenti su Google Calendar nei commenti qui sotto.^{(Google Calendar)}

10 Google Calendar Tips To Lessen Your Schedule Stress

Google Cаlendar is the next best thing to a сrystal ball. Manаge it well and it can foretell what your coming days will look like. But a Google Calendar is only as usеful as yоur tіme management habits. 

If you are too busy, your calendar can run amok. That’s a sign for you to step off the pedal and lessen your schedule stress. The following are a few Google Calendar tips to organize Google Calendar so that it saves you time. 

Change The View To Something That Works For You

Google Calendar allows you to choose a view at a press of a key. You can zoom into a day or zoom out to get an idea of the year. 

To choose your calendar view go to the top right and click the down arrow. 

You can view a calendar by day, week, month, or year. Use the keyboard shortcuts to toggle between the views. Want to make it even simpler? Just focus on your schedule for the day if you want. 

Also, to focus on only what’s important, remove weekend and declined events from view. 

You get a few more options in Google Calendar’s Settings. Click the Gear icon on the top right. Go to Settings > General > View options. 

It’s easy to view multiple Google Calendars side-by-side. Just select the day view and check the box next to the calendars you want to combine into one view. 

Use The “Schedule” view To Quickly Check Your day

One useful Google Calendar tip is using the Schedule view as a quick way to catch overlapping events if you work in a remote team. If you have shared calendars, you can add any team calendar from the left sidebar. 

Then, click on Schedule from the dropdown on the top-right. 

This joint calendar gives you a bird’s eye view of how busy or free your entire team is. Of course, you can apply the same view to your own multiple calendars and check for clashing tasks. 

This is why Google Calendar should be part of any collaboration toolkit for a remote team. 

Color Code Priority Tasks You Don’t Want To Miss

Colors can tell you the difference between your tasks with a glance. Assign colors to events based on their priority. 

For instance, a darker color like red could be for something urgent while a lighter yellow color can cover low-priority tasks. 

Open an event on your calendar. Click the downward arrow next to Select event color and pick the color you want to label it with.

If you have multiple Google Calendars, set them apart with unique colors. Click on the three vertical arrows next to a calendar. Choose the color from the palette.

Use Time Blocks To Free Up Time

Time blocks is another Google Calendar tip that can be remarkably effective for your schedule stress. Google Calendar allows you to show that you are “Busy” by default. No one will be able to disturb you during these hours you have blocked.

1. Click on the time slot you want to set yourself as busy. 
2. In the Event dialog, enter an Event title. 
3. Scroll down to the dropdown that says Busy (or Free). Busy is the default option.
4. Set visibility to Public.  

Let Others Know Your Working Hours

You can avoid meetings beyond working hours with the help of your calendar. Set working hours for the week or specific hours for each day and your team will know that you are unavailable for any time after that. 

This is a Google Calendar G Suite feature. 

1. Open Google Calendar on your desktop. 
2. Click the gear icon and then Settings. 
3. Under General, click on Working Hours.
4. In this section, click Enable working hours.
5. Keep the days you work selected and set the times that you’re available for them. 

Bring Facebook Events To The Calendar

Did you know that you can add Facebook events to Google Calendar and keep them synced? This will save you the bother of checking social media if you don’t want to.

• Log into Facebook. Go to the Events page and scroll down till you see this tiny notification.

• Click on Upcoming Events to download the calendar file. 
• Go to Google Calendar. On the left sidebar, click on the plus sign next to Other calendars.

• Click Import, and upload the Facebook Upcoming Events iCal file.
• After the file’s imported you’ll see the new calendar in the other calendars section.

The Google Calendar will stay synced with the Facebook Events calendar when new events are added. 

Use Google Calendar Like a Journal

The Notes field for each event can hold a lot of information if you format it well. You can use it like a quickfire bullet journal or a notepad. You can also add attachments for richer notes.

For instance, you can jot down a productivity score after you complete a scheduled task and gain insights for any future improvements. 

This self-feedback can make you better at using your time and reduce stress. 

Don’t Miss Appointments Across Time Zones

Activate Google Calendar’s secondary time zone feature if you work in an international team. Google will do the time zone conversions for you and keep you on track.

Go to the calendar Settings. Under the Time zone header, check the box for Display secondary time zone and set the time zone you want.

Make it easier to tell on the calendar with a glance by giving each time zone a label. As you can see in the screen above, you can also display world time clocks to show the current time in any number of places.

Turn Off Notifications

A barrage of notifications can cause invisible stress. The best way to use them is to limit them or turn off notifications altogether. 

Google Calendar alerts can be useful. But too many events or even multiple calendars can become distractions. 

Turn off notifications from Event settings. 

The One Google Calendar Shortcut To Remember

Want to go to any date quickie with a single keypress? Press “g” from any calendar view. A tiny box will pop-up where you can type any date you want to jump to. 

Use a standard date format (“5/15/20”) or a date in the text format (“May 15, 2020”).

Press “t” to come back to today’s date view. 

Remember To Fill Your Google Calendar 

Google Calendar is smart, but it can only be that if you remember to give it the data it needs. If you have good time management habits, then it is the best online calendar for you. You don’t have to depend on a browser or the mobile apps, even though they are excellent. You can easily set up Google Calendar on your desktop too. Share a few of your own Google Calendar tips in the comments below.

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