In passato la collaborazione in team^{(team collaboration)} sui documenti richiedeva tempo e noiosa. Una persona scriveva una bozza, consegnava la bozza a qualcun altro per apportare modifiche, rileggeva le modifiche e decideva se accettarle, consegnava il documento a qualcun altro per modificarlo e così via. Al giorno d'oggi^(Nowadays) condividere documenti è facile come scriverli e molte persone possono facilmente lavorare sullo stesso documento. La suite di programmi di Microsoft Office^{(Microsoft Office)} è progettata per il lavoro di squadra, ma all'inizio non tutti la troveranno istintiva. È qui che un libro come Collaborazione in team, Utilizzo di Microsoft Office per un lavoro di squadra più efficace^{(Team Collaboration, Using Microsoft Office for More Effective Teamwork)} potrebbe essere un vero gioiello. Questo libro è all'altezza della promessa del titolo? Come utente di Office^{(Office user)} di lunga data, mi interessava scoprirlo. Vediamo cosa ho scoperto.

Questo libro è progettato per il business

È chiaro fin dall'inizio che questo libro è pensato per le persone che lavorano in un ambiente aziendale^{(business environment)} e soprattutto per le imprese. È anche per le persone che hanno già familiarità con le recenti edizioni di Office (dall'introduzione della barra multifunzione) e che non necessitano di un tutorial sulle nozioni di base. Si presume che il lettore abbia Office 2013 e questo è ciò che mostrano le illustrazioni.

Il libro inizia con una discussione sui concetti coinvolti nel lavoro di squadra (dinamiche di squadra, leadership attraverso l'esempio, e così via) che purtroppo è arido come un libro di testo, senza mai usare una parola dove una dozzina lo farà. L'autore sembra voler essere sicuro che ogni singolo punto ovvio sia trattato con deprimenti dettagli. Non credo che sarò solo a leggere paragrafo dopo paragrafo e a desiderare^{(paragraph and wishing)} che andasse già d'accordo.

Collaborazione in ufficio

Il primo capitolo che parla effettivamente della collaborazione con Office descrive in dettaglio l'utilizzo di SharePoint . L'uso di SharePoint richiede un abbonamento a Office 365 Small Business Premium o un livello superiore. Gran parte della sezione di SharePoint^{(SharePoint section)} è progettata per le persone che amministrano i siti di SharePoint e l'autore concorda sul fatto che gli utenti non amministratori potrebbero trovare le informazioni interessanti ma non saranno in grado di farne molto. Non c'è dubbio che SharePoint sia un servizio straordinariamente completo e se un'azienda ha già un abbonamento a Office 365 Small Business Premium , SharePointè integrato. La descrizione di come configurare completamente SharePoint per soddisfare le esigenze particolari del team è completa e ben illustrata.

Tuttavia, il costo dell'abbonamento potrebbe essere proibitivo per molte aziende. E la concentrazione sull'amministrazione del sito di SharePoint^{(SharePoint site)} spreca molto spazio. Un'azienda che è entrata in SharePoint avrà quasi sicuramente i propri amministratori qualificati e le proprie politiche. La sezione successiva descrive il lavoro di squadra tramite Outlook , ma ancora una volta l'attenzione, all'inizio, è sul collegamento di Outlook a un sito di SharePoint^{(SharePoint site)} dell'azienda . Una volta che il libro inizia a descrivere la collaborazione tramite OneNote , diventa più prezioso per l'utente medio.

Il libro descrive come collegare Outlook a OneNote e come assicurarsi che le pianificazioni, i messaggi e i calendari del team siano sincronizzati con i blocchi appunti condivisi. La funzione del calendario^{(calendar feature)} dovrebbe essere particolarmente utile per tenere traccia dei vari progetti e garantire che non vi siano conflitti di pianificazione.

È presente una sezione che descrive la collaborazione in team^{(team collaboration)} con Lync , ma sarebbe interessante solo per le persone le cui aziende utilizzano Lync Server e lo hanno concesso in licenza per l'uso da parte dei propri dipendenti.

Sincronizzazione e collaborazione

Il capitolo "Come tenere traccia delle discussioni e delle idee"^{("Keeping track of discussions and ideas")} raccoglie le istruzioni per l' uso in team^{(team use)} di OneNote e Lync^{(OneNote and Lync)} . Il focus è su OneNote e spiega come condividere documenti tramite Outlook e altre app di Office^{(Office apps)} e come creare cartelle ed elenchi condivisi. È qui che la collaborazione in team, l'utilizzo di Microsoft Office per un lavoro di squadra più efficace^{(Team Collaboration, Using Microsoft Office for More Effective Teamwork)} , diventa finalmente utile per la maggior parte delle persone, a metà del libro. Oltre alle attività collaborative più comuni, questa sezione include anche una descrizione di modelli, riferimenti, condivisione di pagine via e-mail e utilizzo di backup. C'è una breve menzione che le persone non devono necessariamente avereOutlook per ricevere elementi condivisi.

Ci sono capitoli dedicati al lavoro in collaborazione con Word , Excel e PowerPoint^{(Excel and PowerPoint)} . Il libro implica che questo tipo di collaborazione può essere fatto solo con Office 2010 o versioni successive, il che non è del tutto vero. Le versioni più recenti consentono a più persone di lavorare contemporaneamente sullo stesso file. Ma se quell'uso simultaneo non è necessario, ho scoperto che Office 2007 (che è quello che uso) funzionerà altrettanto bene. L'autore presume che questi documenti condivisi saranno resi disponibili tramite SharePoint or SkyDrive/OneDrive . Gli strumenti disponibili su SharePoint sono molto più ampi e versatili rispetto a quelli di OneDrive . Tracciamento^(Tracking)le modifiche sono disponibili in Word da molto tempo. Molte persone che hanno già collaborato su documenti prima sapranno come è fatto. Tuttavia, la descrizione nel libro sarà utile per i nuovi arrivati ​​e un buon promemoria per i collaboratori più esperti. Lo stesso vale per le annotazioni in Excel e l'uso condiviso di PowerPoint .

Infine, SkyDrive/OneDrive

Il capitolo finale spiega come la collaborazione può essere fatta su SkyDrive (ora chiamato OneDrive ). Dal momento che questo è il metodo più pratico per così tante persone, penso che avrebbe dovuto essere presentato per primo. Qui a 7 Tutorial^{(7 Tutorials)} la redazione collabora tramite OneDrive e Google Drive^{(OneDrive and Google Drive)} , quindi sappiamo quanto possono essere preziose le connessioni con OneDrive . Il libro discute le app Web di Office^{(Office Web Apps)} (ora chiamate Office Online ) e prende nota delle funzionalità e delle limitazioni delle app. Questo libro era protetto da copyright 2012, prima che Office Online fosse rinominato e aggiornato.

Verdetto

Collaborazione in team, utilizzo di Microsoft Office per un lavoro di squadra più efficace^{(Team Collaboration, Using Microsoft Office for More Effective Teamwork)} è progettato per utenti aziendali e amministratori IT che devono configurare Sharepoint . Gran parte di esso sarà irrilevante per le persone che non hanno accesso ai server SharePoint o Lync^{(SharePoint or Lync servers)} aziendali e che non amministrano i siti di SharePoint . Lo stile di scrittura^{(writing style)} è asciutto, prolisso e noioso e il materiale stesso è un po' datato. Anche le persone che sono nel pubblico di destinazione^{(target audience)} potrebbero non essere così contente. Questo libro semplicemente non è progettato per il lettore medio e il suo tono non invita le persone a leggerlo. Ci sono altri libri migliori che spiegano la condivisione e la collaborazione dei documenti^{(sharing and collaboration)}, che hanno l'ulteriore vantaggio di servire riferimenti molto migliori e molto più dettagliati a Office in generale. Non è necessario dedicare così tanto tempo a SharePoint , che in realtà non riguarda la collaborazione ma l'amministrazione della piattaforma di collaborazione di ^{(collaboration platform)}Microsoft per le aziende. Prima di acquistarlo, ti consigliamo di dare un'occhiata al suo sommario e al suo capitolo di esempio^{(sample chapter)} gratuito e ricontrolla se condivide davvero ciò che devi imparare. Altrimenti, è meglio stare lontano da questo libro.

Book Review - Team Collaboration, Using Microsoft Office for More Effective Teamwork

It used to bе thаt team collaboration on documents was tіme-consuming and tedious. One person would write a draft, give the draft to someоne else to make сhanges, re-read the changes and decide whether to аccept them, hand the documеnt to sоmeone else to edit, and so on. Nowadays sharing documents is every bit as easy as writing them, and many peoplе can easily work on the same document. Microsoft Offіce's suite of progrаms is designed for tеamwork, but not everyone will find it instinсtіve at firѕt. This is where a book like Team Collaboration, Using Microsoft Office for More Effective Teamwork could be a real gem. Does this book live up to the title's promise? As a long-time Office user, I was interested to find out. Let's see what I discovered.

This Book is Designed for Business

It's clear from the start that this book is designed for people working in a business environment and especially enterprises. It's also for people who are already familiar with recent editions of Office (since the introduction of the ribbon) and who don't need a tutorial on the basics. It's assumed that the reader has Office 2013 and that is what the illustrations show.

The book begins with a discussion of the concepts involved in teamwork (team dynamics, leadership by example, and so forth) that is unfortunately about as dry as a textbook, never using one word where a dozen will do. The author seems to want to be sure that every single obvious point is covered in dreary detail. I don't think I will be alone in reading paragraph after paragraph and wishing he'd get on with it already.

Collaboration in Office

The first chapter that actually talks about collaboration with Office describes using SharePoint in detail. Using SharePoint requires a subscription to Office 365 Small Business Premium or a higher level. Much of the SharePoint section is designed for people who administer SharePoint sites, and the author agrees that non-administrator users might find the information interesting but they won't be able to do much with it. There is no doubt that SharePoint is a wonderfully full-featured service, and if a business already has an Office 365 Small Business Premium subscription, SharePoint is built right in. The description of how to fully configure SharePoint to suit the team's particular needs is thorough and well illustrated.

However, the cost of the subscription may well be prohibitive for a lot of businesses. And the focus on administering SharePoint sites wastes a lot of space. A business that has gotten into SharePoint will almost certainly have its own trained administrators and its own policies. The next section describes teamwork through Outlook, but again, the focus, in the beginning, is on linking Outlook to a company SharePoint site. Once the book starts describing collaboration through OneNote, it becomes more valuable for the average user.

The book describes how to link Outlook to OneNote and how to make sure that team schedules, messages, and calendars are synced to shared notebooks. The calendar feature should be especially useful to keep track of various projects and ensure there are no scheduling conflicts.

There is a section describing team collaboration with Lync, but this would be of interest only to people whose businesses use Lync Server and have licensed it for use by their employees.

Sync and collaboration

The chapter called "Keeping track of discussions and ideas" brings together instructions for team use of OneNote and Lync. The focus is on OneNote, and it explains how to share documents via Outlook and other Office apps, and how to create shared folders and lists. This is where Team Collaboration, Using Microsoft Office for More Effective Teamwork finally gets down to being useful for most people—halfway through the book. Besides the most common collaborative tasks, this section also includes a description of templates, references, sharing pages via email, and using backups. There's a brief mention that people don't necessarily have to have Outlook to receive shared items.

There are chapters devoted to working collaboratively with Word, Excel and PowerPoint. The book implies that this kind of collaboration can only be done with Office 2010 or newer versions, which isn't quite true. The newer versions allow multiple people to work on the same file at the same time. But if that simultaneous use isn't necessary, I have found that Office 2007 (which is what I use) will do just as well. The author assumes that these shared documents will be made available via SharePoint or SkyDrive/OneDrive. The tools available on SharePoint are much more extensive and versatile than those in OneDrive. Tracking changes has been available in Word for a very long time. Many people who have collaborated on documents before will know how it's done. Still, the description in the book will be useful for newcomers and a good reminder for more experienced collaborators. The same goes for annotations in Excel and shared use of PowerPoint.

Finally, SkyDrive/OneDrive

The final chapter explains how collaboration can be done on SkyDrive (now named OneDrive). Since this is the most practical method for so many people, I think it should have been featured first. Here at 7 Tutorials the editorial staff collaborates via OneDrive and Google Drive, so we know how valuable connections with OneDrive can be. The book discusses the Office Web Apps (now called Office Online) and notes the apps' features and limitations. This book was copyright 2012, before Office Online was renamed and updated.

Verdict

Team Collaboration, Using Microsoft Office for More Effective Teamwork is designed for business users and IT administrators that need to set up Sharepoint. Much of it will be irrelevant for people who don't have access to corporate SharePoint or Lync servers and who don't administer SharePoint sites. The writing style is dry, wordy and dull, and the material itself is a bit out of date. Even people who are in the target audience might not be that pleased with it. This book just isn't designed for the average reader and its tone doesn't invite people to read it. There are other, better books that explain document sharing and collaboration, which have the added advantage of serving as much better, much more detailed references to Office in general. There's no need to spend so much time on SharePoint, which isn't really about collaborating but about administering Microsoft's collaboration platform for businesses. Before you buy it, we recommend that you take a look at its table of contents and its free sample chapter and double check if it truly shares what you need to learn. Otherwise, it is best to stay away from this book.

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