Penso che sia sicuro affermare che quasi tutti coloro che hanno dovuto utilizzare la posta elettronica sul lavoro hanno utilizzato Microsoft Outlook . Sono stato una delle tante persone che ne hanno imparato abbastanza per cavarsela e non l'ho mai pensato come nient'altro che un programma di posta elettronica in grado di stampare anche calendari. Il mio capo sapeva meno di Microsoft Outlook di me, quindi le stampavo sempre i calendari dipartimentali. Quindi, immagina la mia sorpresa quando ho visto il titolo di questo libro! Utilizzi Microsoft Outlook per la gestione e l'organizzazione del tempo^{(time management and organization)} ? Questo, dovevo vedere. Potrebbe essere utilizzato in questo modo anche da persone con solo competenze di base? Ero molto ansioso di scoprirlo.

NOTA:^(NOTE:) d'ora in poi mi riferirò al libro come Gestione efficace^{(Effective Time Management)} del tempo, occupando così meno tempo mio e tuo^{(time and yours)} .

Nessuna competenza richiesta

L'introduzione è stata molto rassicurante. Sì, questo libro è per persone con solo competenze di base di Microsoft Outlook . Gli autori chiedono al lettore di comprendere le basi, poiché questo non è un tipo di libro "come utilizzare Microsoft Outlook partendo dal punto di partenza" . ^{("how to use Microsoft Outlook starting from square one")}L'unica parte di Microsoft Outlook che verrà spiegata "dal primo clic"^{("from the very first click")} è Tasks , perché è la parte che la maggior parte delle persone non ha utilizzato o non ha utilizzato ampiamente. Gli autori affermano che il libro è anche per l'utente esperto di Microsoft Outlook , perché presenta un sistema di organizzazione e gestione del tempo^{(organization and time management)}è migliore e più efficiente e può mostrare anche all'utente più esperto come ottenere ancora di più dal software. Con questo tipo di introduzione, ero ansioso di leggere di più.

Ogni capitolo inizia con una panoramica di come iniziano i problemi, seguita da una sezione chiamata "Let's get started and change this!"e termina con una sezione "Ci provi"^{("You try it")} che riassume ciò che il capitolo ha insegnato e offre al lettore una visita guidata di ciò che deve essere fatto. Una delle cose migliori del libro è che non è legato a una versione specifica. Ci sono istruzioni qui per Microsoft Outlook 2003, 2007 e 2010, quindi nessuno viene escluso.

Non affogare nelle e-mail

Mi piace l'immagine del "diluvio di posta elettronica" in cui il libro vuole impedirci di affogare. Per molte persone è l'unico modo per descriverlo. Ho visto persone parlare di centinaia o migliaia di e-mail ancora nella loro Posta in arrivo e sempre più riversate. Non c'è modo che qualcuno^{(way anyone)} possa leggere tutta quell'e-mail: ciò di cui ha bisogno è un modo solido ed efficace per gestire ciò che è già presente e impedirne l'accumulo di nuovo. E, naturalmente, se si inizia con un "inondazione" di e-mail, tenere la situazione sotto controllo non avverrà in un lampo. Ci deve essere un piano passo dopo passo^{(step plan)} . Questo è esattamente ciò che prevede la gestione efficace del tempo . ^{(Effective Time Management)}Gli autori identificano le cause principali del problema (come distrarsi, fare clic su "^{("Reply All,")}e non disponendo di un sistema per gestire la posta in arrivo) e quindi guida il lettore attraverso i passaggi necessari per ottenere un handle su ciò che è già lì e impostare un sistema in modo che non accada di nuovo. Penso davvero che chiunque si prenda del tempo per leggere questa sezione e seguire i consigli degli autori (e, cosa più importante, attenersi al loro sistema) troverà che funziona. Sono onesti su quanto il lettore dovrà cambiare il proprio comportamento per mettere le cose in ordine e perché è essenziale apportare tali modifiche. Ogni passaggio necessario (come disattivare le notifiche, mettere da parte blocchi di tempo per gestire la posta elettronica e lasciarla completamente sola in ogni altro momento e creare promemoria, attività,^{(Microsoft Outlook)}. Parlano di creare il tuo set di cartelle e contrassegnare i messaggi importanti in modo da non trascurarli, che è qualcosa di cui vorrei aver saputo quando stavo usando Microsoft Outlook al lavoro. Sono disponibili istruzioni dettagliate per l'impostazione delle regole in modo che i messaggi vengano ordinati automaticamente nelle cartelle appropriate. Questo, più di ogni altra cosa, può aiutare a domare il disordine della posta^{(inbox clutter)} in arrivo e mantenere le persone concentrate su ciò che è veramente importante.

Mantieni le tue priorità dritte

Anche la sezione sull'uso delle attività^(Tasks) per stabilire le priorità va dritta al punto e utilizza l'esempio di un lavoratore fittizio e perennemente disorganizzato per mostrare come distrarsi possa avere gravi conseguenze. Quindi il lettore viene guidato attraverso diversi metodi per determinare quali compiti sono veramente importanti e quali dovrebbero avere la precedenza sugli altri. Questo è qualcosa con cui la maggior parte delle persone ha problemi: capire cosa è veramente importante e cosa può essere un po' rimandato mentre le attività prioritarie vengono sbrigate. Gli autori sottolineano l'importanza di scrivere le cose. Questo è un concetto chiave in molti noti sistemi di gestione del tempo, e giustamente. Al giorno d'oggi, abbiamo solo troppo da tenere a mente e nemmeno Einstein potrebbe gestirlo tutto. Scrivere^(Writing)le cose giù sono la chiave. Gli autori vanno oltre il semplice atto di scrivere e spiegano come e perché le persone avrebbero dovuto scrivere piani. Riconoscono che iniziare con i piani scritti non è un compito semplice quando non lo si è mai fatto prima e spiegano perché è essenziale per una buona gestione del tempo^{(time management)} . Efficace gestione del tempo^{(Effective Time Management)} descrive un sistema semplice^{(straightforward system)} per impostare appuntamenti e attività (e spiega chiaramente la differenza tra i due) e per impostare viste, filtri e categorie per assicurarti di trovare esattamente le informazioni di cui hai bisogno in modo rapido ed efficiente.

Categorie, compiti e tempo

I primi capitoli del libro trattano^{(book deal)} principalmente di ciò che Microsoft Outlook può fare sul posto di lavoro. A partire dal capitolo "Come guadagnare più tempo per ciò che è essenziale con un efficace pianificatore settimanale",^{("How to gain more time for what's essential with an effective week planner,")} gli autori passano a descrivere come Microsoft Outlook può essere utilizzato anche per pianificare il tempo non lavorativo. Eseguono i passaggi necessari per impostare le categorie e, se lo desideri, per codificarle a colori, per aiutare a stabilire le priorità e mantenere le attività organizzate. Sottolineano l'importanza della pianificazione settimanale e di includere il tempo per questioni personali come l' esercizio fisico e l'istruzione^{(exercise and education)} come parte del piano generale. All'inizio può sembrare strano inserire attività personali e non lavorative su un Microsoft Outlookprogramma settimanale al lavoro, ma gli autori spiegano chiaramente perché questa è in realtà un'ottima idea, sottolineando l'importanza dell'equilibrio nella vita professionale e personale. Prendono atto del fatto che non tutti i luoghi di lavoro consentono la pianificazione privata e non tutti hanno accesso al proprio computer^{(work computer)} di lavoro dall'esterno dell'ufficio e forniscono strategie per affrontarlo. È chiaro che hanno una solida comprensione non solo della loro materia ma delle realtà del posto di lavoro.

Pianificazione nella vita reale

La storia dell'immaginario lavoratore disorganizzato continua nel capitolo sulla pianificazione della vita reale. La maggior parte delle persone non sa esattamente quanto tempo impiegherà un determinato compito perché è un compito molto raro che sta da solo. Il viaggio in ufficio include anche il tempo per raggiungere l'auto, parcheggiare l'auto e raggiungere a piedi il posto di lavoro, e molte persone pensano solo al tempo effettivo di guida^{(driving time)} . Le persone si distraggono o accadono cose che mettono la solita giornata di lavoro^{(work day)} in completo disordine. Le persone fanno quello che vogliono fare e in qualche modo riescono a non fare le cose che non vogliono fare (il che rovina tutto per chiunque a seconda del lavoro svolto). In questa sezione, gli autori danno davvero una buona occhiata alla natura umana e mostrano come un programma giornaliero efficace^{(day plan)}può far funzionare tutto molto più agevolmente. Tenere traccia del tempo necessario per ogni attività è la chiave qui. Niente più stime o cifre: la quantità di tempo effettiva per ogni attività dall'inizio alla fine. In sostanza, gli autori vogliono che il lettore crei un database del tempo^{(time database)} , quindi invece di limitarsi a indovinare o azzardare, il lettore può cercare la quantità di tempo effettiva per un determinato compito e pianificare^{(task and plan)} di conseguenza. Chiedono inoltre al lettore di valutare i propri "Orari di produttività",^{("Productivity Hours,")} quei momenti della giornata in cui le persone funzionano al meglio, e i propri "Orari di interruzione",^{("Disruption Hours,")}quelle ore del giorno in cui è più probabile che vengano interrotte. Quindi stabiliscono un piano per programmare blocchi di tempo senza interruzioni durante le ore di punta della produttività e riconoscono che ciò non accadrà dall'oggi al domani poiché per definizione altre persone devono essere addestrate a non interromperti mentre lavori. E sottolineano l'importanza di costruire un " tempo di buffer^{(buffer time)} ", in modo che se le cose richiedono più tempo del previsto, il resto della giornata non viene completamente interrotto.

Riunione, riunione, chi ha la riunione?

Le riunioni sembrano essere un dato di fatto negli affari e possono essere enormi perdite di tempo e assassini di produttività. La gestione efficace del tempo^{(Effective Time Management)} lo riconosce e spiega in dettaglio come organizzare riunioni tramite Microsoft Outlook e coordinare gli orari delle riunioni con gli altri. I suoi consigli più preziosi, tuttavia, possono essere riassunti nell'affermazione "Gli incontri migliori sono quelli che non hanno luogo". ^{("The best meetings are the ones that don't take place.")}Le riunioni allontanano le persone dal lavoro, interrompono il flusso di lavoro, fanno troppo affidamento sul fatto che tutti possano presentarsi e partecipare in modo significativo e in realtà costano denaro a un'azienda^{(company money)}perché le persone sono alle riunioni invece di fare il loro lavoro. Quindi, dopo aver spiegato come impostare le convocazioni di riunione, gli autori suggeriscono che le riunioni vengano pianificate solo raramente e che altri mezzi di comunicazione (come Windows Live Meeting o chiamate in conferenza) vengano invece utilizzati il ​​più possibile. Se le riunioni sono necessarie, esiste un piano per farle funzionare più agevolmente e produrre risultati migliori. Questo copre tutte le basi e dovrebbe aumentare la produttività di tutti e sprecare^{(productivity and waste)} la quantità minima di tempo. Sarebbe una risorsa eccellente per qualsiasi posto di lavoro.

Meno carta, più produttività

Molte persone preferiscono ancora mantenere le loro informazioni su carta (devo ammettere di essere una di quelle persone). Ma è facile perdere le tracce e archiviare la carta e, dopo un po', l' enorme massa^{(sheer mass)} di carta diventa così ingombrante che potrebbe benissimo essere inviata al distruggidocumenti. Efficace gestione del tempo^{(Effective Time Management)} definisce un metodo per prendere appunti efficaci e tenere traccia dei file elettronici in modo efficiente. Gli autori suggeriscono al lettore di utilizzare ^{(reader use)} Microsoft OneNote , ma riconoscono che non è incluso in molte versioni di Microsoft Office (in particolare le edizioni precedenti) e deve essere acquistato separatamente, cosa che molte persone non possono permettersi. Vorrei che gli autori avessero offerto alcuni suggerimenti per alternative a Microsoft OneNote, poiché è chiaramente un programma molto utile e può integrarsi efficacemente con Microsoft Outlook . Un'efficace gestione del tempo^{(Effective Time Management)} guida il lettore attraverso l'utilizzo di Microsoft OneNote per prendere appunti, pianificare, impostare calendari e impostare un sistema strutturato e organizzato per tenere traccia di tutto. Mostra chiaramente i vantaggi dell'utilizzo di note e file elettronici anziché cartacei. Devo ammettere che ho iniziato a pensare in modo diverso a tutte le mie cartelle piene di note e stampe dopo aver letto questo capitolo, e inizierò a cercare di ottenere Microsoft OneNote o qualche altro programma simile per aiutarmi a tenere traccia delle cose in modo più efficiente.

Riassumendo

Efficace gestione del tempo^{(Effective Time Management)} si chiude con un breve capitolo intitolato "Come trarre davvero vantaggio da questo libro"^{("How to truly benefit from this book")} che mette in prospettiva tutti i capitoli precedenti e spiega i modi migliori per iniziare a utilizzare Microsoft Outlook e Microsoft OneNote per organizzarsi nella vita professionale e personale. Gli autori chiariscono che non si aspettano che l'organizzazione avvenga dall'oggi al domani e non si aspettano che accada senza la determinazione del lettore di farlo funzionare. Ma spiegano anche perché vale la pena dedicare tempo e fatica^{(time and effort)} a seguire il loro piano. Anche se non si utilizza Microsoft Outlook, questo piano può funzionare. Ci sono altri programmi che offrono più o meno le stesse funzionalità, forse non in un pacchetto così conveniente, ma comunque utilizzabili. Capisco che il focus del libro sia su Microsoft Outlook e Microsoft OneNote , ma penso che sarebbe stato utile per gli autori suggerire alcuni altri programmi che potrebbero essere usati per seguire lo stesso sistema anche senza una copia completa di Microsoft Office a portata di mano . Questo è solo un piccolo suggerimento, però, e sono sicuro che chiunque sia interessato a seguire questo sistema può farlo funzionare con qualsiasi software abbia a portata di mano.

Verdetto

Un'efficace gestione del tempo^{(Effective Time Management)} è davvero per tutti. Tutti possiamo trarre vantaggio dal trovare un equilibrio nella nostra vita professionale e personale, dall'usare il nostro tempo in modo più efficiente e dal fare il miglior uso degli strumenti che abbiamo a portata di mano. Anche le persone che sono certe di avere tutto sotto controllo possono trovare suggerimenti utili qui. Gli autori comprendono chiaramente sia il software che la natura umana e adottano un approccio graduale^{(step approach)} e spiegano perché ciò che stanno descrivendo funzionerà. Sono felice di aver avuto la possibilità di recensire questo libro, perché ora posso iniziare a mettere in atto il suo piano per gestire il mio tempo in modo più efficace.

Book Review - Effective Time Management

I think it's safe to say that nearly everyone who's had to uѕe email on the job has used Microsoft Outlook. I was one of many people who learned just enough about it to get by, and never thought of it as anything more than an email program that could also print calendars. My boss knew less about Microsoft Outlook than I did, so I always printed out the departmental calendars for her. So, imagine my surprise when I saw the title of this book! Using Microsoft Outlook for time management and organization? This, I had to see. Could it be used that way even by people with only basic skills? I was very eager to find out.

NOTE: I'm just going to refer to the book as Effective Time Management from here on out—thus taking up less of my time and yours.

No expertise required

The introduction was very reassuring. Yes, this book is for people with only basic Microsoft Outlook skills. The authors do ask that the reader understand the basics, since this is not a "how to use Microsoft Outlook starting from square one" type of book. The only part of Microsoft Outlook that will be explained "from the very first click" is Tasks, because that's the part that most people either haven't used or haven't used extensively. The authors say that the book is also for the experienced Microsoft Outlook user, because it presents a system of organization and time management that's better and more efficient, and may show even the most experienced user how to get even more out of the software. With this kind of introduction, I was eager to read more.

Each chapter starts with an overview of how problems start, followed by a section called "Let's get started and change this!" and ends with a "You try it" section that summarizes what the chapter has taught and gives the reader a guided tour of what needs to be done. One of the best things about the book is that it's not tied to one specific version. There are instructions in here for Microsoft Outlook 2003, 2007 and 2010, so no one gets shut out.

Not drowning in email

I like the image of the "email flood" that the book wants to keep us all from drowning in. For many people it's the only way to describe it. I've seen people talk about hundreds or thousands of emails still sitting in their Inbox and more pouring in all the time. There's no way anyone can read all that email—what they need is a solid, effective way to deal with what's already there, and keep it from piling up again. And, of course, if one starts with a "flood" of email, getting the situation under control isn't going to happen in a flash. There has to be a step by step plan. That's exactly what Effective Time Management lays out. The authors identify the main causes of the problem (like getting distracted, clicking "Reply All," and not having a system for dealing with incoming mail) and then take the reader through the steps necessary to get a handle on what's already there and set up a system so it doesn't happen again. I really think anyone who takes time to read through this section and follow the authors' advice (and, most important, stick with their system) will find that it works. They are honest about how much the reader is going to have to change his or her own behavior in order to get things in order, and why it's essential to make those changes. Each necessary step (like turning off notifications, setting aside blocks of time to deal with email and leaving it completely alone at all other times, and creating reminders, tasks, and appointments directly from incoming email) is described in detail for each version of Microsoft Outlook. They talk about creating your own set of folders and flagging important messages so you don't overlook them, which is something I wish I'd known about when I was using Microsoft Outlook at work. There are detailed instructions for setting up rules so that messages get sorted into appropriate folders automatically. That, more than anything else, can help tame the inbox clutter and keep people focused on what's really important.

Keeping your priorities straight

The section on using Tasks to set priorities also gets right to the point, and uses the example of a fictitious, perennially disorganized worker to show how getting distracted can have serious consequences. Then the reader is taken through several methods for determining what tasks are really important, and which should take precedence over others. This is something that most people have trouble with—figuring out what's really important and what can be put off a bit while the top priority tasks get taken care of. The authors stress the importance of writing things down. This is a key concept in several well known time-management systems, and quite rightly so. Nowadays, we just have too much to keep in mind, and not even Einstein could manage it all. Writing things down is the key. The authors go beyond the simple act of writing and explain how and why people should have written plans. They acknowledge that getting started on written plans is not a simple task when one hasn't done it before, and they explain why it's essential for good time management. Effective Time Management describes a straightforward system for setting up appointments and tasks (and clearly explains the difference between the two) and for setting up views, filters, and categories to make sure that you can find exactly the information you need quickly and efficiently.

Categories, tasks, and time

The first chapters in the book deal mainly with what Microsoft Outlook can do in a workplace. Starting with the chapter "How to gain more time for what's essential with an effective week planner," the authors move on to describe how Microsoft Outlook can be used to plan non-work time as well. They go through the necessary steps to set up categories, and to color-code them if you wish, to help with setting priorities and keeping tasks organized. They stress the importance of weekly planning, and of including time for personal matters such as exercise and education as part of the overall plan. It may seem odd at first to put personal, non-work activities on a Microsoft Outlook weekly plan at work, but the authors clearly explain why this is actually a very good idea, stressing the importance of balance in professional and personal lives. They do take note of the fact that not all workplaces allow private planning and not everyone has access to their work computer from outside the office, and they provide strategies for dealing with this. It is clear that they have a solid understanding not only of their subject but of the realities of the workplace.

Planning in real life

The story of the fictional disorganized worker continues in the chapter on real-life planning. Most people don't really know exactly how long any given task will take because it's a very rare task that stands alone. The trip to the office also includes time for getting to the car, parking the car, and walking to the workplace, and many people only think of the actual driving time. People get distracted, or things happen that put the usual work day into complete disarray. People do what they want to do and somehow manage not to do the things they don't want to do (which fouls everything up for anyone depending on that job getting done). In this section, the authors really take a good look at human nature and show how an effective day plan can make everything run so much more smoothly. Keeping accurate track of the time necessary for each task is the key here. No more estimates or ballpark figures—the actual amount of time for each task from start to finish. Essentially, the authors want the reader to create a time database, so instead of just guessing or winging it, the reader can look up the actual amount of time for any given task and plan accordingly. They also ask the reader to evaluate their own "Productivity Hours," those times of day when people function at their best, and their own "Disruption Hours," those times of day when they're most likely to be interrupted. Then they set out a plan for scheduling blocks of interruption-free time during peak productivity hours, and they acknowledge that this won't happen overnight since by definition other people have to be trained not to interrupt you while you're working. And they stress the importance of building in "buffer time," so that if things take longer than expected, the rest of the day doesn't get totally disrupted.

Meeting, meeting, who's got the meeting?

Meetings seem to be a fact of life in business, and they can be enormous time wasters and productivity killers. Effective Time Management acknowledges this and explains in detail how to set up meetings through Microsoft Outlook and coordinate meeting times with others. Its most valuable advice, though, can be summed up in the statement "The best meetings are the ones that don't take place." Meetings take people away from their jobs, interrupt the workflow, rely too much on everyone being able to show up and able to participate in a meaningful way, and actually cost a company money because people are in meetings instead of doing their jobs. So, after explaining how to set up meeting requests, the authors suggest that meetings be scheduled only rarely, and other means of communicating (such as Windows Live Meeting or conference calls) be used instead as much as possible. If meetings are necessary, there's a plan for making them run more smoothly and produce better results. This covers all the bases and should increase everyone's productivity and waste the minimum amount of time. It would be an excellent resource for any workplace.

Less paper, more productivity

Many people still prefer to keep their information on paper (I must admit to being one of those people). But paper's easy to lose track of and misfile, and after a while, the sheer mass of paper becomes so unwieldy that it might just as well be sent to the shredder. Effective Time Management sets out a method for taking effective notes and keeping track of electronic files efficiently. The authors suggest that the reader use Microsoft OneNote, but acknowledge that it isn't included in many versions of Microsoft Office (especially the older editions) and has to be purchased separately, which many people can't afford. I wish the authors had offered some suggestions for alternatives to Microsoft OneNote, since it's clearly a very useful program and can integrate effectively with Microsoft Outlook. Effective Time Management walks the reader through using Microsoft OneNote to take notes, make plans, set up calendars, and set up a structured and organized system for keeping track of everything. It clearly shows the advantages of using electronic notes and files instead of paper. I must admit I began to think differently about all my folders full of notes and printouts after I read this chapter, and I'm going to start looking into getting Microsoft OneNote or some other similar program to help me keep track of things more efficiently.

Summing it all up

Effective Time Management closes with a short chapter called "How to truly benefit from this book" that puts all the previous chapters in perspective and explains the best ways to get started using Microsoft Outlook and Microsoft OneNote to get organized in your professional and personal lives. The authors make it clear they don't expect the organization to happen overnight and they don't expect it to happen without the reader's determination to make it work. But they also explain why it's more than worth the time and effort to follow their plan. Even if one doesn't use Microsoft Outlook, this plan can work. There are other programs that offer much the same features, perhaps not in such a convenient package, but usable nonetheless. I understand that the book's focus is on Microsoft Outlook and Microsoft OneNote, but I think it would have been useful for the authors to suggest a few other programs that could be used to follow the same system even without a full copy of Microsoft Office on hand. That's just a minor suggestion, though, and I'm sure that anyone who's interested in following this system can make it work with whatever software they have on hand.

Verdict

Effective Time Management really is for everyone. We can all benefit from finding balance in our professional and personal lives, from using our time more efficiently, and from making the very best use of the tools we have at hand. Even people who are certain they've got everything under control can find useful suggestions here. The authors clearly understand both the software and human nature and take a step by step approach and explain why what they're describing will work. I'm glad I got a chance to review this book, because now I can start putting its plan into effect to get my own time managed more effectively.

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