Avere un indirizzo email^{(email address)} è come avere un numero di telefono: una volta che è fuori nel mondo, non vuoi cambiarlo.

A parte il 30% stimato di indirizzi e-mail che cambiano ogni anno, la maggior parte dei quali sono e-mail aziendali, la maggior parte delle^{(business emails–most)} persone probabilmente non vorrebbe occuparsi del fastidio di trasferire contatti, reindirizzare le persone al nuovo indirizzo e-mail^{(email address)} o dare la caccia a tutti i siti , abbonamento e beneficiario della fattura^{(bill payee)} per aggiornare il proprio indirizzo e-mail^{(email address)} in archivio.

Tuttavia, a volte le persone hanno una buona ragione per fare un enorme spostamento da un ambiente digitale all'altro. Potrebbe essere che il tuo provider di posta elettronica sia obsoleto e non riesca a tenere il passo con i modelli moderni; o forse il tuo provider sta chiudendo e devi trovare una nuova casa.

La maggior parte delle persone non ha davvero una buona idea di cosa c'è là fuori e cosa differenzia un servizio di posta elettronica^{(email service)} da un altro. Ma il fatto è che Microsoft Outlook e Google Gmail sono diventati le due piattaforme più esemplari per gestire quello che è diventato quasi un aspetto essenziale della vita.

Cosa rende questi due provider di posta migliori, peggiori, diversi o uguali l'uno rispetto all'altro? Quando si tratta di piani personali gratuiti, le sfumature tra Outlook e Gmail^{(Outlook and Gmail)} sono probabilmente insignificanti per la maggior parte degli utenti. Ecco perché, qui, ci concentreremo sul confronto del piano aziendale^{(business plan)} basato su abbonamento di ciascun servizio , in modo che tu possa decidere quale ha più senso per te, la tua azienda e i tuoi dipendenti^{(company and employees)} .

Guarda, senti e costa

Togliamoci di mezzo. Outlook e Gmail offrono interfacce molto diverse. Per dirla semplicemente, Outlook mantiene un'atmosfera aziendale, mentre Gmail offre qualcosa di un po' più creativo e simile a quello di una startup. Se Outlook è la versione moderna delle comunicazioni aziendali, Gmail è postmoderno.

L'interfaccia di Outlook è ricca di opzioni e funzionalità personalizzabili, molte delle quali tu o i tuoi dipendenti non utilizzerete mai. Sebbene Gmail offra il proprio set di funzionalità, nel complesso è un'esperienza utente molto più semplice incentrata sulla fornitura degli elementi essenziali di cui hai bisogno per essere efficiente.

Quando si tratta di acquistare questi servizi di posta elettronica, in realtà stai acquistando le suite con cui vengono forniti, Microsoft Office 365 e Google G Suite . Una cosa da tenere a mente è che Office 365 richiede un impegno annuale, anche se l'importo viene addebitato mensilmente. G Suite è un ^{(G Suite)}piano di abbonamento^{(subscription plan)} puramente mensile basato sull'organico. Ecco come questi prezzi per utente al mese.

Office 365	G Suite
Office 365 Business Essentials: $5	G Suite Basic: $6
Office 365 Business: $8.25	G Suite Business: $12
Office 365 Business Premium: $12.50	G Suite Enterprise: $25

Suite di strumenti

Ancora una volta, quando acquisti Outlook o Gmail^{(Outlook or Gmail)} per le aziende, stai davvero acquistando più di un semplice servizio di posta elettronica. Stai acquistando una suite di strumenti, di cui l'e-mail è solo uno.

Quando si tratta di ciò che rende diversi Office 365 e G Suite , è davvero un confronto tra un operatore storico e il suo distruttore. Tratteremo più di ciò che rende queste due suite uguali e diverse in un prossimo articolo, ma qui ci sono alcuni degli aspetti contrastanti che spiccano.

Microsoft Office 365

Abbiamo tutti usato Microsoft Word , Excel e PowerPoint. Questi sono i principi fondamentali di Office , ma Office 365 offre ancora di più. Oggi, questi tre programmi sono disponibili online, non solo come programmi desktop, rendendo il lavoro che svolgi più facile da salvare e condividere. Inoltre, 365 ti dà:

• Outlook per la posta elettronica
• OneDrive per l'archiviazione di file su cloud
• OneNote , un taccuino digitale
• SharePoint , una intranet aziendale
• Microsoft Teams per la messaggistica istantanea e le videoconferenze

Queste poche app offrono funzionalità estese che sono arrivate a definire il modo in cui le aziende operano internamente su scala digitale. È un grande vantaggio che Microsoft abbia consolidato con successo così tanto in questi strumenti per semplificare l'esperienza che offre alle aziende.

Google G Suite

Mentre G Suite offre la propria gamma di applicazioni che sono alla pari con i prodotti base di Microsoft, oltre ad altro. Le alternative di G Suite a Word , Excel e PowerPoint sono Documenti^(Docs) , Fogli^(Sheets) e Presentazioni^(Slides) . Ma G Suite offre ancora di più che sarebbero utili per qualsiasi azienda:

• Calendario^(Calendar) per una facile pianificazione del team
• Correnti^(Currents) per discussioni a livello aziendale
• Hangouts Chat per la messaggistica istantanea
• Hangouts Meet per le videoconferenze
• Moduli^{(Forms )} per la creazione di sondaggi e moduli
• Siti^{(Sites )} per la creazione di siti web
• App Builder per la creazione di app aziendali
• Conserva^{(Keep )} per organizzare le idee
• Jamboard , una lavagna digitale
• Drive per archiviare e condividere file
• Google Cloud Search per eseguire ricerche in G Suite
• Admin, Vault e Mobile^{(Admin, Vault, and Mobile )} per la gestione sicura di utenti, dispositivi e dati

Chiaramente, c'è molto da considerare qui. Outlook consolida molto nelle poche ma robuste applicazioni che offre. Google offre una gamma apparentemente molto più ampia di funzionalità distribuite su diverse applicazioni, alcune delle quali Office 365 non offre affatto.

Organizzazione

Quando sei in affari, le e-mail sono ininterrotte; e sono più che semplici veicoli per conversare. Le e-mail sono vasi di conoscenza che i professionisti utilizzano per prendere decisioni aziendali, alcune delle quali sono mission-critical. Se non riesci a mantenere le conversazioni e le informazioni in ordine di priorità e organizzate, sarà difficile lavorare in modo efficace ed efficiente alla velocità del business ed evitare di compromettere la qualità dei risultati^{(business and avoid compromising quality outcomes)} .

Veduta

Se pensi ai metodi di organizzazione tradizionali e pre-digitali, probabilmente ti vengono in mente cartelle e file. Poiché la digitalizzazione è essenzialmente il processo di assunzione di attività tangibili e di astrazione in processi digitali, si presume naturalmente che la creazione di cartelle e file di posta elettronica sia la linea d'azione naturale.

Ecco come funziona Outlook . Utilizza un sistema di cartelle^{(folder system)} tradizionale e ti consente di classificare le e-mail all'interno di quelle cartelle utilizzando schede colorate, proprio come faresti con un file espandibile. Puoi creare tutte le cartelle e le sottocartelle che desideri. Outlook fa anche del suo meglio per dare priorità alle e-mail filtrando quelle che considereresti disordine. Questi vanno alla cartella Clutter^{(Clutter folder)} per stare fuori strada finché non sei pronto per visualizzarli.

Gmail

Nella descrizione, potrebbe sembrare che ci sia solo una leggera sfumatura tra il modo in cui Gmail e Outlook^{(Gmail and Outlook)} organizzano la posta elettronica; tuttavia, utilizzando attivamente il sistema di Gmail, l'organizzazione e il metodo di assegnazione delle priorità sono notevolmente diversi.

Anziché astrarre il tradizionale metodo "cartella, file"^{(” method)} , Gmail utilizza le etichette. Puoi taggare i messaggi con più etichette, invece di inserirli in una cartella.

Puoi personalizzare Gmail per mostrare prima le email importanti^(Important) , non ^(Unread)lette^(Starred) e speciali. Può anche filtrare automaticamente le email in base a Principali^(Primary) , Social , Promozioni^(Promotions) , Aggiornamenti^(Updates) e Forum^(Forums) . Questo sistema di definizione delle priorità e organizzazione rende davvero facile identificare quali e-mail sono più importanti per te e raggiungerle rapidamente.

Nonostante queste differenze in Gmail , la cosa interessante è che se stai utilizzando Gmail tramite un altro client di posta elettronica^{(email client)} (come Outlook ) le sue etichette verranno visualizzate come cartelle. In un certo senso, ciò rende Gmail più versatile e in grado di fornire un'esperienza utente più flessibile.

Ricerca

La ricerca va di pari passo con l'organizzazione quando si tratta di posta elettronica. Se non riesci a trovare in modo rapido ed efficiente le informazioni di cui hai bisogno, che sono potenzialmente nascoste in un'e-mail di mesi fa, finirai per perdere tempo prezioso a cercare le cose invece di agire.

Veduta

La funzione di ricerca^{(search function)} di Outlook è abbastanza buona in quanto puoi dare la caccia alle email in tutte le tue cartelle, incluse migliaia di email nella cartella Eliminata^{(Deleted folder)} , in base alla parola chiave e all'indirizzo email^{(keyword and email address)} . Dove Outlook a volte può non essere all'altezza è la precisione.

La ricerca di una parola chiave non sempre richiama l' ^{(keyword doesn)}e-mail o le e-mail^{(email or emails)} corrette e c'è sempre la possibilità che Outlook richiami solo alcune e-mail selezionate da una catena, ma tralasci l'unica e-mail di cui hai bisogno. Sebbene funzioni bene per la maggior parte del tempo, certamente non utilizza lo stesso livello di funzionalità di ricerca^{(search functionality)} di un servizio di posta elettronica di Google .

Gmail

^(Gmail)La funzionalità di ricerca di ^{(search functionality)}Gmail è intrisa del potere di ricerca^{(search power)} di Google , motivo per cui Gmail è stato creato in primo luogo: per fornire un servizio di posta elettronica^{(email service)} che funziona come il motore di ricerca^{(search engine)} di Google . Non solo puoi eseguire ricerche in base a termini semplici e avere la certezza che Gmail fornirà i risultati corretti, ma puoi anche utilizzare operatori di ricerca avanzati come "da:", "a:", "scorciatoia:" e molti altri che possono aiutarti a trovare nello specifico ciò di cui hai bisogno.

Richiamo e-mail

Sebbene ci siano diverse funzionalità chiave che sia Gmail che Outlook^{(Gmail and Outlook)} forniscono a vari livelli di funzionalità dettagliate, una delle principali funzioni che ciascuna svolge in modo molto diverso è il richiamo della posta elettronica. Vale la pena sottolineare la differenza di funzionamento perché la maggior parte delle persone, a un certo punto, sperimenta la situazione snervante di inviare l'e-mail sbagliata alla persona sbagliata o inviare qualcosa che non dovrebbero avere affatto.

Veduta

Outlook è ottimo per il richiamo e^{(and )} la sostituzione delle e-mail. Finché l'indirizzo e-mail a cui hai inviato un'e-mail è ospitato su Microsoft Exchange, il^{(Microsoft Exchange–the)} servizio di posta elettronica effettivo su cui viene eseguito Outlook , hai la possibilità di eliminare e sostituire qualsiasi messaggio non letto.

Ovviamente, se l'email è già stata aperta, non puoi richiamarla o sostituirla, ma avere questa funzionalità con i messaggi non letti potrebbe salvarti dall'imbarazzo in caso di invio di qualcosa che non dovresti, o aiutarti a inviare nuovamente un messaggio e-mail con maggiori chiarimenti piuttosto che inviare e-mail di follow-up elaborando una dell'invio precedente.

Gmail

Gmail non è all'altezza rispetto a Outlook . In effetti, Gmail non offre nemmeno ^{(Gmail doesn)}un richiamo di posta elettronica^{(email recall)} legittimo . Invece, hai pochi secondi dopo l'invio di un'e-mail per annullare l'invio. Puoi accenderlo o spegnerlo e regolare il tempo di annullamento^{(cancelation time)} in modo che duri fino a 30 secondi. Se non sei abbastanza veloce, quel bambino se n'è andato per sempre.

Chi è il re dell'e-mail?

Quando si tratta di scegliere quale servizio di posta elettronica è il migliore per la tua azienda, Outlook e Gmail^{(Outlook and Gmail)} offrono entrambi ciò di cui hai bisogno, uno a volte migliore dell'altro. L' e-mail^(Email) è solo l'inizio.

Sono i sistemi più grandi a cui appartiene ciascuno, Office 365 e G Suite, che^{(G Suite–that)} fanno davvero la differenza nel modo in cui opera la tua azienda. Tratteremo le differenze tra questi due toolkit in un prossimo articolo in modo che tu possa davvero decidere cosa è meglio per la tua attività.

 

Outlook vs. Gmail: Who Is the King of Email?

Having an email аddress is like having a phone number: Once it’s out in the wоrld, you don’t want to changе it.

Aside from the estimated 30% of email addresses that change each year–most of which are business emails–most people probably wouldn’t want to deal with the hassle of transferring contacts, redirecting people to the new email address, or hunting down every site, subscription, and bill payee to update their email address on file.

However, sometimes people have a good reason to make a massive move from one digital locale to another. It could be your email provider is outdated and can’t keep up with the modern paragons; or maybe your provider is shuttering and you need to find a new home.

Most people don’t really have a good concept of what’s out there and what differentiates one email service from another. But the fact is, Microsoft Outlook and Google Gmail have become the two most exemplary platforms for managing what has almost become an essential aspect of life.

What makes these two email providers better, worse, different, or the same in comparison with each other? When it comes to free personal plans, the nuances between Outlook and Gmail are likely insignificant to most users. That’s why, here, we’ll focus on comparing each service’s subscription-based business plan, so you can decide which one makes more sense for you or your company and employees.

Look, Feel and Cost

Let’s get this out of the way. Outlook and Gmail offer very different interfaces. To put it simply, Outlook maintains a corporate feel, while Gmail offers something a little more creative and startup-like. If Outlook is the modern take on corporate communications, Gmail is postmodern.

Outlook’s interface is packed with options and customizable features, many of which you or your employees will never end up using. While Gmail offers its own set of functionality, it’s overall a much simpler user experience focused on providing the essentials you need to be efficient.

When it comes to purchasing these email services, you’re actually purchasing the suites they come with, Microsoft Office 365 and Google G Suite. One thing to keep in mind is Office 365 requires an annual commitment, though you’re charged monthly. G Suite is purely a monthly subscription plan based on headcount. Here’s how these price out per user per month.

Office 365	G Suite
Office 365 Business Essentials: $5	G Suite Basic: $6
Office 365 Business: $8.25	G Suite Business: $12
Office 365 Business Premium: $12.50	G Suite Enterprise: $25

Tool Suite

Again, when you buy Outlook or Gmail for business, you’re really buying more than just an email service. You’re buying a suite of tools, of which email is but one.

When it comes to what makes Office 365 and G Suite different, it’s really a comparison between an incumbent and its disruptor. We’ll cover more of what makes these two suites the same and different in a future article, but here are some of the contrasting aspects that stand out.

Microsoft Office 365

We’ve all used Microsoft Word, Excel and PowerPoint. These are the core tenets of Office, but Office 365 offers even more. Today, These three programs are available online, not just as desktop programs, making the work you do in them easier to save and share. In addition, 365 gives you:

• Outlook for email
• OneDrive for cloud file storage
• OneNote, a digital notebook
• SharePoint, a corporate intranet
• Microsoft Teams for instant messaging and video conferencing

These few apps offer extensive capabilities that have come to define the way businesses operate internally at digital scale. It’s a huge draw that Microsoft has successfully consolidated so much into these tools to simplify the experience it offers businesses.

Google G Suite

While G Suite offers its own array of applications that are on par with Microsoft’s staple products–plus more. G Suite’s alternatives to Word, Excel, and PowerPoint are Docs, Sheets, and Slides. But G Suite offers even more that would be useful for any business:

• Calendar for easy team scheduling
• Currents for company wide discussions
• Hangouts Chat for instant messaging
• Hangouts Meet for video conferencing
• Forms for creating surveys and forms
• Sites for creating websites
• App Builder for creating business apps
• Keep for organizing ideas
• Jamboard, a digital whiteboard
• Drive for storing and sharing files
• Google Cloud Search to search across G Suite
• Admin, Vault, and Mobile for securely managing users, devices and data

Clearly, there’s a lot to consider here. Outlook consolidates a lot into the few yet robust applications it offers. Google offers a seemingly much wider range of capabilities spread out across several applications, some of which Office 365 doesn’t offer at all.

Organization

When you’re in business, emails are nonstop; and they’re more than just vehicles for conversing. Emails are vessels of knowledge that professionals use to make business decisions, some of which are mission-critical. If you can’t keep conversations and information prioritized and organized, it’s going to be difficult to work effectively and efficiently at the speed of business and avoid compromising quality outcomes.

Outlook

If you think about traditional, pre-digital methods of organization, folders and files probably come to mind. As digitization is essentially the process of taking tangible activities and abstracting them into digital processes, one would naturally assume creating email folders and files is the natural course of action.

This is how Outlook works. It uses a traditional folder system and allows you to categorize emails within those folders using colored tabs, just like you would with an expandable file. You can create as many folders and subfolders as you’d like. Outlook also does its best to prioritize emails by filtering out those you would consider clutter. These go to the Clutter folder to stay out of your way until you’re ready to view them.

Gmail

In description, it may come across as there being only a slight nuance between how Gmail and Outlook organize email; however, in actively using Gmail’s system, the organization and prioritization method is noticeably different.

Rather than abstracting the traditional “folder, file” method, Gmail uses labels. You can tag messages with multiple labels, rather than put them in a folder.

You can customize Gmail to show Important, Unread, and Starred emails first. It can also automatically filters emails by Primary, Social, Promotions, Updates, and Forums. This prioritization and organization system makes it really easy to identify which emails are most important to you and get to them fast.

Despite these differences in Gmail, what’s interesting is if you’re using Gmail through another email client (such as Outlook) its labels will show up as folders. In one sense, this makes Gmail more versatile and capable of providing a more flexible user experience.

Search

Search goes hand in hand with organization when it comes to email. If you can’t quickly and efficiently find the information you need, which is potentially buried in an email from months ago, you’re going to end up wasting valuable time hunting things down instead of taking action.

Outlook

Outlook’s search function is good enough in that you can hunt down emails across all your folders, including thousands of emails in your Deleted folder, based on keyword and email address. Where Outlook can sometimes fall short is accuracy.

Searching on a keyword doesn’t always pull up the correct email or emails, and there’s always a chance Outlook will pull up only a select few emails from a chain, yet leave out the one email you need. While it works well most of the time, it certainly doesn’t employ the same level of search functionality as an email service from Google.

Gmail

Gmail’s search functionality is imbued with Google’s search power, which is also why Gmail was created in the first place: to provide an email service that operates like Google’s search engine. Not only can you search on simple terms and trust that Gmail will serve up the correct results, you can also use advanced search operators like “from:,” “to:,” “shortcut:,” and several more that can help you find specifically what you need.

Email Recall

While there are several key features both Gmail and Outlook provide to varying degrees of detailed functionality, one major function each does quite differently is email recall. The difference in operation is worth highlighting because most people, at some point, experience the nerve wracking situation of sending the wrong email to the wrong person or sending something they shouldn’t have at all.

Outlook

Outlook is great for email recall and replace. As long as the email address you sent an email to is hosted on Microsoft Exchange–the actual email service Outlook runs on–you have the ability to delete and replace any unread message.

Of course, if the email has already been opened, you can’t recall or replace it, but having this capability with unread messages could save you from embarrassment in the event of sending something you shouldn’t have, or help you resend a better email with more clarification rather than sending follow-up emails elaborating one the previous send.

Gmail

Gmail falls a little short here compared to Outlook. In fact, Gmail doesn’t even offer legitimate email recall. Instead, you have a few seconds after sending an email to cancel the send. You can turn it on or off and adjust the cancelation time to last up to 30 seconds. If you aren’t quick enough, that baby’s gone for good.

Who Is the King of Email?

When it comes to choosing which email service is best for your business, Outlook and Gmail both offer what you need, one sometimes better than the other. Email is just the start.

It’s the larger systems each belongs to–Office 365 and G Suite–that really make a difference in how your business operates. We’ll cover the differences between these two toolkits in an upcoming article so you can really decide what’s best for your business.

 

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