Google Drive è emerso come uno dei modi migliori e più popolari per condividere file tra clienti, colleghi e amici senza richiedere loro di effettuare un download diretto.

Dieci anni fa, avresti inviato questi file come allegati e-mail o link da un sito come Megaupload o MediaFire . Gioiamo tutti che quei giorni siano alle spalle.

Una caratteristica popolare su quei vecchi siti che è stata trasferita nei popolari siti di condivisione di oggi, come Pastebin , è la possibilità di invalidare il tuo collegamento o annullare la condivisione del tuo file dopo un determinato periodo di tempo. Questo non è qualcosa che possiamo fare tramite e-mail. Tuttavia, è una funzionalità di cui molte persone non sono a conoscenza in Google Drive .

Alcuni file sensibili non dovrebbero vivere su Internet per sempre. In questo articolo, parliamo di come impostare una data di scadenza per l'accesso ai file condivisi in Google Drive .

Limitazioni della scadenza dell'accesso ai file condivisi in Google Drive

È importante sapere che questa funzione è disponibile solo per gli account di un'organizzazione G Suite a pagamento . Ciò significa che gli account Google standard o gli account che utilizzano la versione precedente gratuita di G Suite non possono utilizzare la scadenza dell'accesso ai file condivisi.

Gli utenti che non fanno parte di un'organizzazione G Suite^{(G Suite)} a pagamento possono comunque avere file condivisi con loro con una scadenza, ma questo requisito deve essere soddisfatto per impostare la scadenza dell'accesso ai file condivisi in Google Drive. Se lavori per un'azienda che ti assegna il tuo account e-mail tramite un dominio Gmail personalizzato , ci sono buone probabilità che tu abbia accesso a questa funzione tramite quell'account.

Come impostare la scadenza dell'accesso ai file condivisi in Google Drive

Naturalmente, il primo passo di questo processo è condividere effettivamente un file con qualcuno. Per condividere uno dei tuoi file in Google Drive, il modo più semplice è accedere al file e quindi cercare nell'angolo in alto a destra il grande pulsante blu Condividi^(Share) : non puoi perderlo.

Fai clic^(Click) su di esso e apparirà una lightbox che ti permetterà di digitare un elenco di indirizzi e-mail con cui condividere il tuo file.

Fai clic sul pulsante OK per inviare i tuoi inviti a condividere il tuo file quando sei pronto. Dopo, ti consigliamo di riaprire questo stesso file e fare nuovamente clic sul pulsante blu Condividi^(Share) o fare clic con il pulsante destro del mouse sul file e fare clic su Condividi^(Share) . Questa volta, fai clic su Avanzate^(Advanced) nell'angolo in basso a destra della lightbox.

Qui, se passi il mouse sopra la riga di uno qualsiasi degli utenti con cui stai condividendo il file, apparirà l'icona di un timer che dice " Imposta scadenza^{(Set expiration)} " quando ci passi con il mouse. Se non vedi questa icona, potrebbe significare che non stai utilizzando un account in un'organizzazione G Suite compatibile . Se lo fai, fai clic su di esso.

Un altro motivo per cui potresti non vederlo è perché Google ha aggiornato l' interfaccia GUI per Google Drive . Invece, potresti dover fare clic sul piccolo menu a discesa accanto al loro nome e quindi fare clic su Concedi accesso temporaneo^{(Give temporary access)} .

Ora vedrai una finestra come le due sottostanti. L'immagine in alto è la versione più recente di Google Drive e molto probabilmente ciò che incontrerai.

Ciò dovrebbe far apparire le opzioni di scadenza dell'accesso. Facendo clic sul menu a discesa verranno visualizzate le date comuni di 7 giorni e 30 giorni, oppure puoi fare clic su Data personalizzata...^{(Custom date…)} per impostare la tua data di scadenza.

L'impostazione di una data personalizzata ti consentirà di selezionare un giorno da una vista del calendario. L'unico problema è che non sei in grado di selezionare un'ora, solo una data: il file scadrà un minuto prima della mezzanotte in qualsiasi giorno selezionato.

Quando sei soddisfatto di come hai configurato la scadenza dell'accesso ai file condivisi, fai clic su Salva modifiche^{(Save changes)} e poi su Fine^(Done) . Questo è tutto!

Una cosa importante da tenere a mente è che gli utenti potranno comunque mantenere il tuo file oltre la data di scadenza scaricandolo. Per evitare ciò, ti consigliamo di impostare il loro accesso per consentire loro solo di visualizzare il file (non modificarlo) e abilitare l'opzione " Disabilita le opzioni per scaricare, stampare e copiare per commentatori e visualizzatori^{(Disable options to download, print, and copy for commenters and viewers)} ".

Se disponi di un account in un'organizzazione G Suite non legacy, la scadenza dell'accesso ai file condivisi è uno dei tanti vantaggi sottoutilizzati che puoi sfruttare al meglio. Questo richiede solo pochi secondi, quindi non lasciare che quei file sensibili rimangano per sempre!

Nel caso in cui G Suite non sia sufficientemente sicuro o non soddisfi i tuoi standard, in alternativa abbiamo un'ottima guida su come configurare il tuo spazio di archiviazione cloud personale^{(how to set up your own personal cloud storage)} . Dai un'occhiata per avere il controllo completo sulla tua condivisione cloud.

Set an Expiration Date on Shared Google Drive Files

Google Drive has emerged as one оf the best and most рopular wаys оf sharing files between clients, coworkers, and friends without rеqυiring them to make a direct download.

A decade ago, you’d be sending these files as an email attachment or link from a site like Megaupload or MediaFire. Let’s all rejoice that those days are behind us.

A popular feature on those sites of old that has carried over into today’s popular sharing sites, like Pastebin, is the ability to invalidate your link or unshare your file after a set period of time. This isn’t something we can do via email. However, it’s a feature that many people aren’t aware of in Google Drive.

Some sensitive files shouldn’t live on the Internet forever. In this article, let’s talk about how you can set an expiration date on your shared file access in Google Drive.

Limitations of Shared File Access Expiration in Google Drive

It’s important to know that this feature is only available for accounts under a paid G Suite organization. This means that standard Google accounts or accounts using the free legacy version of G Suite can’t utilize shared file access expiration.

Users who are not under a paid G Suite organization can still have files shared to them with an expiration, but this requirement must be met to set the expiration of shared file access in Google Drive. If you work for a company that assigns you your own email account through a custom Gmail domain, there’s a good chance that you have access to this feature through that account.

How to Set Up Shared File Access Expiration in Google Drive

Naturally, the first step of this process is to actually share a file with someone. To share one of your files in Google Drive, the easiest way is to access the file and then look in the top-right corner for the large blue Share button—you can’t miss it.

Click on it and a lightbox will pop up that will allow you to type in a list of email addresses to share your file with.

Click the OK button to send out your invitation(s) to share your file when you’re ready. After, you’ll want to reopen this same file and again click on the blue Share button or right-click on the file and click on Share. This time, click on Advanced in the bottom-right corner of the lightbox.

Here, if you hover over the row of any of the users you’re sharing the file with, a timer icon will appear that reads “Set expiration” when you hover it. If you don’t see this icon, it could mean that you aren’t using an account under a compatible G Suite organization. If you do, click on it.

Another reason you may not see it is because Google has updated the GUI interface for Google Drive. Instead, you may have to click on the little drop down next to their name and then click on Give temporary access.

Now you’ll see a window like the two below. The top image is the newer version of Google Drive and most likely what you’ll encounter.

This should cause the access expiration options to appear. Clicking on the dropdown menu will reveal common dates of 7 days and 30 days, or you can click on Custom date… to set your own expiration date.

Setting a custom date will allow you to select a day from a calendar view. The only catch is that you’re not able to select a time, only a date—the file will expire a minute before midnight on any day that you select.

Once you’re happy with how you’ve configured your shared file access expiration, click Save changes and then Done. That’s it!

An important thing to keep in mind is that users will still be able to effectively keep your file past its expiration date by downloading it. To prevent this, you’ll want to set their access to only allow them to view the file (not edit it) and enable the “Disable options to download, print, and copy for commenters and viewers” option.

If you have an account under a non-legacy G Suite organization, shared file access expiration is one of the many underused perks that you can put to great use. This only takes a matter of seconds, so don’t let those sensitive files hang around forever!

In the case that G Suite isn’t secure enough or up to your standards, we’ve alternatively got a great guide on how to set up your own personal cloud storage. Check it out for complete control over your cloud sharing.

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