Gli^(Office) impiegati di tutto il mondo hanno subito cambiamenti radicali nel modo in cui lavorano negli ultimi 15 mesi circa. Quasi^(Almost) da un giorno all'altro , la pandemia globale ha^{(global pandemic)} costretto i datori di lavoro a passare a una forza lavoro remota. E ora che alcune persone stanno tornando nei loro uffici mentre altre continuano a lavorare da remoto, sono necessari nuovi strumenti per supportare accordi di lavoro flessibili.

Le aziende di software hanno costantemente implementato modi nuovi e migliorati per collaborare in remoto^{(collaborate remotely)} e in situazioni di riunione ibride. Ad esempio, Microsoft ha recentemente rilasciato una versione aggiornata della sua app Whiteboard per ^(Whiteboard)Windows 10 . Viene fornito con un'interfaccia utente aggiornata e alcune nuove funzionalità. Ti mostreremo come trovare e installare l' app Whiteboard modernizzata e ti forniremo alcuni suggerimenti per utilizzarla.

Come ottenere la nuova app per lavagna

La nuova app Whiteboard è disponibile tramite ^(Whiteboard)Microsoft Store . Se la tua organizzazione ha accesso limitato allo Store , parla con il tuo team IT per ottenere l'accesso alla nuova app Whiteboard . Se hai accesso, visita il Microsoft Store in un browser Web e cerca Whiteboard . Quindi, seleziona l' app Microsoft Whiteboard e segui le istruzioni per installarla.

In alternativa, utilizza la casella di ricerca di Windows . Seleziona la scheda App^(Apps) e cerca la lavagna^(whiteboard) . Seleziona Cerca app in Microsoft Store^{(Search for apps in the Microsoft Store)} e lo Store si avvierà nella sua finestra.

Vedrai l' app Microsoft Whiteboard nei risultati della ricerca. ^{(Microsoft Whiteboard)}Seleziona Microsoft Whiteboard e segui i passaggi per installare l'app sul tuo computer Windows 10.

Se non hai già effettuato l'accesso al tuo account Microsoft , a un certo punto durante questo processo verrà visualizzata la richiesta di accedere con un account Microsoft gratuito o un account ^(Microsoft)Microsoft 365 .

Come utilizzare l'app Lavagna

La prima volta che usi Whiteboard , noterai com'è, ehm, bianco^(white) . 

L'app stessa ha quattro sezioni principali:

• La freccia di navigazione. Seleziona questa opzione per visualizzare un elenco di tutte le lavagne che hai salvato.
• L'angolo in alto a destra di Whiteboard è dove puoi aggiungere un collaboratore, accedere e uscire dal tuo account Microsoft e accedere alle impostazioni di Whiteboard .
• Vedrai una barra degli strumenti nella parte inferiore dell'app in cui puoi scegliere gli strumenti. Questo è anche il punto in cui troverai i pulsanti Annulla^(undo) e Ripeti .^(redo)
• L'area di lavoro principale. Questa è l'area di collaborazione principale.

Come invitare ^(Invite) altri^(Others) sulla tua lavagna^(Whiteboard)

La prima cosa che probabilmente vorrai fare è invitare qualcuno a collaborare con te. Seleziona l' icona Invita qualcuno^{(Invite someone)} e attiva il collegamento di condivisione Web per creare un collegamento a questa lavagna specifica. Quindi puoi condividere quel link con gli altri. 

Se utilizzi un account Microsoft personale , puoi condividere il collegamento generato con altri account personali. Se utilizzi un account aziendale, puoi condividere con altri account nella stessa organizzazione. 

Non puoi^{(cannot )} utilizzare Whiteboard per collaborare con persone esterne alla tua organizzazione. Gli utenti dell'account Microsoft personale^{(Personal Microsoft)} devono usare l'app installata e non la versione del browser. Si spera^(Hopefully) che Microsoft semplificherà la collaborazione indipendentemente dal tipo di account che hai.

Strumenti lavagna Microsoft

Gli strumenti tradizionali della lavagna sono sempre disponibili tramite la barra degli strumenti nella parte inferiore dell'app Lavagna^(Whiteboard) . 

Puoi selezionare:

• La penna^(pen) . Scrivi^(Write) direttamente sulla lavagna con questo strumento. Personalizzalo scegliendo il colore della penna. Vedrai anche un evidenziatore, una gomma, un righello e uno strumento lazo. 

• Il righello^(ruler) può essere utile, ma vorrai sicuramente sapere come ruotarlo e non è immediatamente ovvio come farlo. Seleziona il righello, tieni premuto il tasto Alt , quindi usa la rotellina del mouse o i tasti freccia della tastiera per ruotare il righello.

• Aggiungi testo o una ^{(Add text )}nota^(note) adesiva . Se preferisci digitare piuttosto che scarabocchiare goffamente con lo strumento penna, seleziona uno di questi strumenti. Per aggiungere testo direttamente alla lavagna (rispetto a una nota adesiva), fare clic sulla lavagna e iniziare a digitare. 

Fare clic con il pulsante destro del mouse per accedere ai pulsanti per selezionare tutto^{(select all)} e incollare^(paste) . Quando selezioni il testo che hai digitato, avrai accesso agli strumenti per copiare^(copy) , incollare^(paste) , tagliare^(cut) ed eliminare^(delete) . Per regolare la dimensione del testo sia per il testo che per le note adesive^{(sticky notes)} , ridimensiona la casella trascinando l'angolo in basso a destra.

• Per aggiungere un'immagine alla lavagna, fai clic con il pulsante destro del mouse sulla lavagna e seleziona il pulsante Aggiungi immagine^{(Add image)} o scegli il pulsante del menu Immagine^{(Image menu)} sulla barra degli strumenti in basso. 

Se si seleziona il menu Immagine^{(Image menu)} , è possibile scegliere Immagine libreria^{(Library image)} , Immagine Bing^{(Bing image)} o Fotocamera^(Camera) .

• Seleziona il pulsante del menu Inserisci^{(Insert menu)} sulla barra degli strumenti per ottenere diverse opzioni. Scegli Griglia note^{(Note grid)} per inserire più note adesive tutte in una volta. L' elenco^(List) avvierà un elenco puntato con le opzioni per consentire ai tuoi collaboratori di apprezzare una voce nell'elenco. 

Puoi anche inserire documenti come PDF^(PDFs) e file Word o PowerPoint . Ti verrà chiesto di decidere se vuoi inserire l'intero documento o le pagine selezionate. 

Inserimento di modelli

Nascosti all'interno del menu Inserisci^{(Insert menu)} nella barra degli strumenti ci sono i modelli, probabilmente la caratteristica più interessante di Microsoft Whiteboard . Ecco alcuni dei migliori modelli tra cui puoi scegliere.

• Il modello Brainstorming aggiunge diversi componenti alla lavagna per aiutarti a tenere traccia delle idee. Include regole per il brainstorming, un'agenda, un elenco di follow-up e una griglia di note.

• Il modello Kanban inserisce griglie di note per visualizzare il tuo lavoro^{(visualize your work)} .

• Il modello Retrospettiva^{(Retrospective)} aiuta te e il tuo team a valutare il vostro lavoro recente e come pianificare per un maggiore successo in futuro.

• Il modello Riunione efficace^{(Effective Meeting)} fornisce un'agenda, un elenco di follow-up e un parcheggio per tenere traccia degli argomenti da discutere in seguito.

• Usa il modello di analisi SWOT^{(SWOT Analysis)} per tracciare i punti di forza, i punti deboli, le opportunità e le minacce del tuo team.

• Il modello di pianificazione del progetto^{(Project Planning )} ti aiuta a elencare gli obiettivi del tuo progetto, i principali risultati finali, le parti interessate e i rischi, insieme a cose che non rientrano nell'ambito del progetto.

• Se sei in modalità di risoluzione dei problemi^{(Problem Solving)} , c'è un modello per quello. Ti chiede: "Cosa è successo? Perchè è successo? Cosa dovrebbe succedere?" e "Come possiamo evitare che accada di nuovo?"

• Per gli sviluppatori di prodotti, la mappa dell'empatia^{(Empathy Map)} è utile per pensare all'esperienza dell'utente. 

• Infine, prova a utilizzare il modello Persona Builder per organizzare i dati sul pubblico per il tuo prodotto o servizio.

Non così intuitivo, ma utile

Microsoft Whiteboard non è la più intuitiva delle app e abbiamo riscontrato alcuni problemi durante l'utilizzo. Detto questo, una volta che avrai imparato i dettagli, sarai in grado di sfruttare tutte le sue funzionalità.

How to Use the Windows 10 Whiteboard App

Office workers across the globe have experienced stark changes to the way they work over the last 15 or so months. Almost overnight, the global pandemic forced employers to pivot to a remote workforce. And now that some people are returning to their offices while others continue to work remotely, new tools are needed to support flexible work arrangements.

Software companies have been steadily rolling out new and improved ways to collaborate remotely and in hybrid meeting situations. For example, Microsoft recently released an updated version of its Whiteboard app for Windows 10. It comes with a refreshed user interface and some new features. We’ll show you how to find and install the modernized Whiteboard app and give you a few tips for using it.

How to Get the New Whiteboard App

The new Whiteboard app is available through the Microsoft Store. If your organization has restricted access to the Store, talk to your IT team about getting access to the new Whiteboard app. If you do have access, visit the Microsoft Store in a web browser and search for Whiteboard. Then, select the Microsoft Whiteboard app and follow the instructions to install it.

Alternatively, use the Windows search box. Select the Apps tab and search for whiteboard. Select Search for apps in the Microsoft Store, and the Store will launch in its window.

You’ll see the Microsoft Whiteboard app in the search results. Select Microsoft Whiteboard, and follow the steps to install the app on your Windows 10 machine.

If you’re not already logged into your Microsoft account, at some point during this process, you will see a prompt to sign in with either a free Microsoft account or a Microsoft 365 account.

How to Use the Whiteboard App

The first time you use Whiteboard, you’ll notice how, um, white it is. 

The app itself has four main sections:

• The navigation arrow. Select this to view a list of all the whiteboards you’ve saved.
• The top-right corner of Whiteboard is where you can add a collaborator, sign in and out of your Microsoft account, and access Whiteboard settings.
• You’ll see a toolbar at the bottom of the app where you can choose tools. This is also where you’ll find the undo and redo buttons.
• The main workspace. This is the main collaboration area.

How to Invite Others to Your Whiteboard

The first thing you’ll probably want to do is invite someone to collaborate with you. Select the Invite someone icon and toggle on the web sharing link to create a link to this specific whiteboard. Then you can share that link with others. 

If you are using a personal Microsoft account, you can share the generated link with other personal accounts. If you’re on an organizational account, you can share with other accounts in the same organization. 

You cannot use Whiteboard to collaborate with someone from outside your organization. Personal Microsoft account users must use the installed app and not the browser version. Hopefully, Microsoft will make it easier to collaborate no matter which type of account you have.

Microsoft Whiteboard Tools

The traditional whiteboard tools are always available via the toolbar at the bottom of the Whiteboard app. 

You can select:

• The pen. Write directly on the whiteboard with this tool. Customize it by choosing the pen’s color. You’ll also see a highlighter, an eraser, a ruler, and a lasso tool. 

• The ruler can be helpful, but you’ll definitely want to know how to rotate it, and it’s not immediately obvious how to do that. Select the ruler, hold down the Alt key, and then use either the scroll wheel on your mouse or the arrow keys on your keyboard to rotate the ruler.

• Add text or a sticky note. If you’d rather type than awkwardly scrawl with the pen tool, select one of these tools. To add text directly to the board (vs. on a sticky note), click on the whiteboard and begin typing. 

Right-click to access buttons to select all and paste. When you select text you’ve typed, you’ll get access to tools to copy, paste, cut, and delete. To adjust the text size for both text and sticky notes, resize the box by dragging the bottom-right corner.

• To add an image to the whiteboard, either right-click on the board and select the Add image button or choose the Image menu button on the toolbar at the bottom. 

If you select Image menu, you can choose Library image, Bing image, or Camera.

• Select the Insert menu button on the toolbar to get several options. Choose Note grid to insert several sticky notes all at once. List will start a bulleted list with options for your collaborators to like an entry in the list. 

You can also insert documents like PDFs and Word or PowerPoint files. You’ll be prompted to decide whether you want to insert the whole document or selected pages. 

Inserting Templates

Hidden inside the Insert menu in the toolbar are templates—arguably the coolest feature of Microsoft Whiteboard. Here are some of the best templates you can choose from.

• The Brainstorming template adds several components to the whiteboard to help you keep track of ideas. It includes rules for brainstorming, an agenda, a follow-up list, and a note grid.

• The Kanban template inserts note grids to visualize your work.

• The Retrospective template helps you and your team assess your recent work and how to plan for greater success in the future.

• The Effective Meeting template gives you an agenda, a follow-up list, and a parking lot to keep track of topics to discuss later.

• Use the SWOT Analysis template to chart your team’s strengths, weaknesses, opportunities, and threats.

• The Project Planning template helps you list your project’s objectives, key deliverables, stakeholders, and risks, along with things that are out of the project scope.

• If you’re in Problem Solving mode, there’s a template for that. It asks you, “What happened? Why did it happen? What should happen?” and “How do we keep it from happening again?”

• For product developers, the Empathy Map is useful for thinking about the user experience. 

• Lastly, try using the Persona Builder template to organize data about the audience for your product or service.

Not So Intuitive, But Useful

Microsoft Whiteboard isn’t the most intuitive of apps, and we encountered a few glitches while using it. Having said that, once you learn the ins and outs, you’ll be positioned to take advantage of all its features.

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