Ho sempre desiderato che Windows fosse dotato di funzionalità per organizzare automaticamente i miei file: spostare o copiare automaticamente i file in base al nome del file^{(file name)} , alla dimensione, all'estensione, ecc. Sfortunatamente, dobbiamo fare affidamento su programmi di terze parti per portare a termine il lavoro.

In questo articolo, ti guiderò attraverso uno dei miei programmi preferiti per l'organizzazione automatica dei file. Quindi quali sono alcuni casi d'uso per un programma come questo? Nel mio caso, ho molti home video registrati sulla mia videocamera HD^{(HD video)} in formato AVCHD^{(AVCHD format)} . Per riprodurre i film sul mio computer e smartphone^{(computer and smartphone)} , ne ho bisogno in formato MP4^{(MP4 format)} .

Una volta convertiti i video, li copio sul NAS e quindi elimino le copie locali dei video. Utilizzando un programma di organizzazione, una volta che i file convertiti vengono visualizzati in una cartella specifica, vengono automaticamente copiati sul NAS e quindi eliminati dal computer locale. Mi semplifica la vita e funziona alla grande. Parliamo quindi del programma vero e proprio.

DropIt

DropIt è personalmente il mio strumento preferito perché ha molte opzioni utili e ti consente davvero di controllare esattamente quali file/cartelle vuoi elaborare usando i loro esempi o usando espressioni regolari. Se hai un insieme abbastanza complicato di regole per l'organizzazione dei file, questo programma fa per te. È anche open source ed è disponibile in una versione portatile, quindi non devi installare nulla sul tuo sistema se non lo desideri.

Una volta installato ed eseguito il programma, noterai che sopra tutte le altre finestre appare solo un blocco blu con una freccia bianca rivolta verso il basso. Questa è praticamente l'interfaccia per il programma! Non è esattamente intuitivo come avrei voluto, ma è davvero facile da imparare. Innanzitutto, configuriamolo in modo che non sia sempre d'intralcio.

Fai clic con il pulsante destro del mouse^{(Right-click)} sull'icona e vedrai apparire un menu^{(menu pop)} . Questo è il menu che utilizzerai per configurare le regole e le opzioni per il programma. Vai avanti e fai clic su Opzioni^{(Options )} per ora.

I primi tre elementi riguardano il layout e il posizionamento^{(layout and positioning)} della piccola icona. Quello che faccio sul mio computer è spostarlo in una posizione con le altre mie icone del desktop, quindi deselezionare Mostra immagine target sempre in alto^{(Show target image always on top)} e selezionare Blocca posizione immagine target^{(Lock target image position)} .

Ora l'icona sembra semplicemente un'altra icona del desktop^{(desktop icon)} piuttosto che fluttuare su tutto il desktop sopra gli altri miei programmi. Puoi quindi drag and drop files/folders su quell'icona in qualsiasi momento per elaborare manualmente i file. Più avanti ti mostrerò come impostare il monitoraggio in modo da non dover mai avviare manualmente un processo di elaborazione^{(processing job)} .

Quindi, capiamo i profili. Se fai clic con il pulsante destro del mouse sull'icona, vedrai un'opzione chiamata Profili che include Archiver , Default , Erasor , Extractor , ecc. Se scegli un profilo diverso da Default , quando rilasci file o cartelle sull'icona, si applicheranno le attuali regole del profilo. Ad esempio, se scegli Archiver , noterai che l'icona cambia e se rilasci un paio di file sull'icona, verrà creato un file zip^{(zip file)} compresso sul desktop!

Puoi vedere le regole associate a qualsiasi profilo facendo clic con il tasto destro sull'icona e scegliendo ^{(icon and choosing)} Associazioni^{(Associations)} . L'elenco degli elementi in Associazioni^{(Associations)} varia a seconda del profilo in cui stai attualmente lavorando. Nel nostro esempio, stiamo utilizzando il profilo dell'archiviatore^{(Archiver profile)} , quindi vedremo la regola dell'archiviatore.

Fare doppio clic^{(Double-click)} sulla regola per aprirla. Ci sono quattro parti per ogni regola: il nome, il filtro o le regole^{(filter or rules)} , l'azione e un'ultima opzione associata che cambia a seconda dell'azione scelta. Normalmente, è solo una destinazione.

La parte più importante qui sono le regole. Puoi fare clic sulla piccola icona blu delle informazioni^{(information icon)} e ti fornirà rapidamente alcuni esempi di regole per i file e regole per le cartelle.

Il secondo pulsante a destra dell'icona blu è il pulsante del filtro. Facendo clic su questo verrà visualizzato un elenco di filtri aggiuntivi che puoi aggiungere in cima a qualsiasi filtro di file o cartella^{(file or folder filters)} che potresti aver aggiunto. Quindi potresti aver selezionato tutti i file con estensione .JPG e quindi impostare la regola in modo che si applichi solo ai file di dimensioni superiori a 2 MB.

L'altra parte importante è l' Azione^(Action) per la regola. Dropit ha un gran numero di azioni, motivo per cui lo trovo così utile. Puoi spostare, copiare, comprimere, estrarre, rinominare, eliminare, dividere, unire, crittografare, decrittografare, aprire con un programma, caricare, inviare per posta e molto^{(mail and lots)} altro. È abbastanza completo.

Ora che sai come creare regole, vai di nuovo al profilo Predefinito^{(Default profile)} e poi vai su Associazioni^{(Associations)} . Vedrai che non ci sono ancora regole elencate lì. Qui è dove dovresti aggiungere le tue regole. Una volta creata una regola, puoi passare i tuoi file attraverso le regole semplicemente trascinando i file o le cartelle da Explorer sulla piccola icona.

A seconda delle impostazioni, verrà visualizzata una finestra di dialogo che rimarrà sullo schermo che elencherà quali azioni verranno eseguite sui file. Per iniziare, fai clic sul piccolo pulsante blu di riproduzione^{(play button)} . Ovviamente, questo non è molto automatizzato se devi trascinare/rilasciare file e avviare manualmente l'elaborazione. Per risolvere questo problema, fai clic con il pulsante destro del mouse sull'icona e vai di nuovo su Opzioni^(Options) . Questa volta assicurati di deselezionare la casella Mostra finestra di avanzamento durante il processo^{( Show progress window during process)} .

Infine, vai alla scheda monitoraggio^{(monitoring tab)} e seleziona la casella Abilita scansione delle cartelle monitorate^{(Enable scan of monitored folders)} . Quindi fai clic sul pulsante Aggiungi^{(Add button)} in basso e scegli la cartella che desideri monitorare. È inoltre possibile modificare l' intervallo di tempo^{(time interval)} per la scansione e la dimensione minima dei file.

Ora siediti, scarica alcuni file nella tua cartella monitorata e guarda come dopo pochi secondi i tuoi file verranno automaticamente elaborati senza che tu debba fare nulla. Il programma è abbastanza potente e ho davvero solo toccato la superficie di ciò che puoi fare con esso, ma spero che questo ti dia abbastanza per sentirti sicuro di usarlo. Se hai domande, pubblica un commento. Divertiti!

How to Automatically Move or Copy Files in Windows

I’ve always wiѕhed Windows would come with features to automatically organize my files: automatically move or copy files bаsed on the file name, size, extension, etc. Unfortunately, we have to rеly on third-party programs to get the job done.

In this article, I’ll walk you through a one of my favorite programs for automatically organizing files. So what are some use cases for a program like this? In my case, I have a lot of home videos that are recorded on my HD video camera in AVCHD format. In order to play the movies on my computer and smartphone, I need it in MP4 format.

Once I convert the videos, I copy them to my NAS and then delete the local copies of the videos. Using an organizing program, once the converted files appear in a specified folder, they are automatically copied to my NAS and then deleted from the local computer. It makes my life easier and works great. So let’s talk about the actual program.

DropIt

DropIt is personally my favorite tool because it has a lot of useful options and really lets you control exactly what files/folders you want to process using their examples or by using regular expressions. If you have a fairly complicated set of rules for organizing files, this program is for you. It’s also open source and comes in a portable version, so you don’t have to install anything on your system if you don’t want to.

Once you install it and run the program, you’ll notice that only a blue block with a white down pointing arrow appears on top of all other windows. That’s pretty much the interface for the program! It’s not exactly as intuitive as I would have liked, but it’s really easy to learn. Firstly, let’s configure it so it’s not in our way all the time.

Right-click on the icon and you’ll see a menu pop up. This is the menu you’ll be using to configure the rules and options for the program. Go ahead and click on Options for now.

The top three items deal with the layout and positioning of the small icon. What I do on my computer is move it to a location with my other desktop icons and then uncheck Show target image always on top and check Lock target image position.

Now the icon just looks like another desktop icon rather than floating all over the desktop on top of my other programs. You can then just drag and drop files/folders onto that icon at any time to manually process files. Later on I’ll show you how to set up monitoring so you never have to manually start a processing job.

Next, let’s understand profiles. If you right-click on the icon, you’ll see an option called Profiles that includes Archiver, Default, Erasor, Extractor, etc. If you pick a different profile other than Default, then when you drop files or folders onto the icon, the current profile rules will apply. For example, if you choose Archiver, you’ll notice the icon changes and if you drop a couple of files onto the icon, it will create a compressed zip file on your desktop!

You can see the rules associated with any profile by right-clicking on the icon and choosing Associations. The list of items in Associations will vary depending on which profile you are currently working in. In our example, we are using the Archiver profile, so we’ll see the Archiver rule.

Double-click on the rule to open it. There are four parts to each rule: the name, the filter or rules, the action and an associated last option that changes depending on which action you pick. Normally, it’s just a destination.

The most important part here is the rules. You can click on the little blue information icon and it will quickly give you some examples of rules for files and rules for folders.

The second button to the right of the blue icon is the filter button. Clicking on that will bring up a list of additional filters you can add on top of any file or folder filters you might have added. So you could have picked all files with a .JPG extension and then set the rule so that it only applies to files that are larger than 2 MB.

The other important part is the Action for the rule. Dropit has a large number of actions, which is why I find it so useful. You can move, copy, compress, extract, rename, delete, split, join, encrypt, decrypt, open with a program, upload, send by mail and lots more. It’s quite comprehensive.

Now that you know how to create rules, go ahead to the Default profile again and then go to Associations. You’ll see there are no rules listed there yet. This is where you should add your own rules. Once you create a rule, you can pass your files through the rules by simply dragging the files or folders from Explorer onto the little icon.

Depending on the settings, a dialog will pop up and stay on the screen that will list out what actions will be taken to the files. To start, you click on the little blue play button. Of course, this is not very automated if you have to drag/drop files and manually start the processing. To fix this, right-click on the icon and go to Options again. This time make sure to uncheck the Show progress window during process box.

Lastly, go to the monitoring tab and check the Enable scan of monitored folders box. Then click the Add button at the bottom and choose the folder you want to monitor. You can also change the time interval for scanning and the minimum size of the files.

Now just sit back, dump some files into your monitored folder and watch how after a few seconds your files will automatically be processed without you having to do anything at all. The program is quite powerful and I’ve really only touched the surface of what you can do with it, but hopefully this gives you enough to feel confident using it. If you have any questions, post a comment. Enjoy!

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