La possibilità di tenere riunioni online a distanza a casa può essere molto conveniente. Ma introduce anche un intero elenco di opportunità per momenti molto imbarazzanti.

Se hai bambini, animali domestici, neonati o anche una finestra dietro di te che mostra l'aria aperta, hai tutti gli ingredienti di una ricetta per il disastro.

In questo articolo tratteremo alcuni dei problemi più comuni che potrebbero portare a riunioni online imbarazzanti e come prevenirle.

Riunioni online: cosa potrebbe ^(Could)andare^{(Go Wrong)} storto ?

Uno degli esempi più famosi di un momento così imbarazzante è accaduto al professor Robert Kelly quando è stato intervistato in diretta televisiva dalla BBC .

Uno dei bambini di Kelly è entrato nel suo ufficio, a metà del colloquio, e così ha fatto il suo bambino con un girello. Alla fine, la sua frenetica moglie si precipita nella stanza per estrarre i bambini dalla stanza.

Non solo questo è stato un imbarazzante momento di incontro online^{(online meeting moment)} , ma si è svolto dal vivo ed è stato trasmesso in tutto il mondo a milioni di spettatori.

Prevenire i momenti imbarazzanti delle riunioni online^{(Embarrassing Online Meeting)}

Ci sono modi in cui puoi impostare il tuo spazio di lavoro, il tuo computer e la riunione stessa per ridurre le probabilità di eventi sfortunati.

Se segui tutte queste linee guida, puoi essere certo che tutte le tue riunioni online andranno senza intoppi e senza momenti "memorabili".

Blocca la fotocamera quando non è in uso

Ci sono molti motivi di sicurezza per cui dovresti tenere la tua webcam coperta a meno che non sia in uso. Ma sicurezza a parte, non vuoi nemmeno mostrare il tuo video all'inizio di una riunione online prima di essere pronto.

Ci sono state storie di persone catturate mentre andavano in bagno^{(stories of people caught going to the bathroom)} durante una riunione perché la loro webcam era puntata verso la porta del bagno^{(bathroom door)} aperta . 

Questo può accadere per molteplici ragioni.

• La webcam si accende automaticamente all'ora di inizio della riunione
• Dimentichi che la fotocamera è accesa durante una riunione
• Pensavi che la riunione fosse terminata ma la videocamera è ancora accesa mentre le persone sono connesse

Il modo più semplice per prevenire tutti questi scenari è utilizzare la copertura del dispositivo di scorrimento^{(slider cover)} sulla webcam, se presente. In caso contrario, tieni del nastro a portata di mano da tenere sopra la fotocamera quando non è in uso.

Usa le tende sulle finestre di sfondo

Windows potrebbe essere ottimo per far entrare la luce nel tuo ufficio, ma quando sei in una riunione online possono causare molti problemi.

Esistono più scenari che possono creare imbarazzo con Windows, quindi esploriamo i tre principali.

Sembri un cattivo

Immagina che qualcuno^{(Imagine someone)} si presenti a una riunione e appaiano solo come un'ombra in una stanza buia. Quale sarebbe la tua prima impressione su quella persona?

Alla maggior parte delle persone verrebbe in mente un numero qualsiasi di film in cui un cattivo è seduto in una tana sotterranea^{(dungeon lair)} , pianificando il loro prossimo piano malvagio^{(evil plan)} .

La luce che entra da una finestra gioca brutti scherzi con la maggior parte delle webcam e le costringe a filtrare automaticamente la luce, facendo apparire l'intera stanza molto più scura di quanto non sia in realtà.

Il modo più semplice per risolvere questo problema è rivestire le finestre dietro di te con tende e tenere sempre chiuse le tende o le tendine durante le riunioni.

Gli animali domestici amano le finestre

Anche gli animali domestici amano le finestre e gli animali domestici e le riunioni online raramente si combinano molto bene.

Se noti che le persone nella riunione ridacchiano^{(meeting snickering)} o ridacchiano mentre parli, potresti voler dare un'occhiata dietro di te.

Le probabilità sono abbastanza buone che il tuo gatto non stia bene.

Se sei pronto per iniziare una riunione online, porta tutti i tuoi animali domestici fuori dalla stanza in modo che non si nascondano sul davanzale^{(window sill)} della finestra pronti a metterti in imbarazzo durante la tua videoconferenza^{(video conference)} .

Nota: chiudere la porta dell'ufficio^{(office door)} (e chiuderla a chiave) può tenere fuori animali domestici indesiderati e altri ospiti non invitati.

Gli spazi aperti non sono sempre incantevoli

L'altro problema con Windows sono le cose che accadono dall'altro lato di quelle finestre.

Vuoi davvero che i tuoi colleghi o altri partecipanti alla riunione vedano il tuo vicino che falcia il prato fuori in pigiama? 

Non sai mai chi o cosa passerà vicino alla finestra, quindi questo è un altro motivo per assicurarti che quella finestra dietro di te abbia delle tende e che tu le usi.

Alza l'illuminazione

Parlando di illuminazione, un ufficio ben illuminato è il miglior video durante una conferenza web. Il modo migliore per ottenere un'illuminazione perfetta è posizionare la scrivania in modo che ci sia una finestra (con le tende aperte) dietro al monitor di fronte o di lato. 

La luce naturale proveniente dalle finestre laterali fa l'opposto di una finestra dietro di te. Invece di forzare la webcam a filtrare la luce, diffonde luce naturale su di te affinché la fotocamera possa captarla.

Se non hai una finestra posizionata nel modo giusto nel tuo ufficio, la prossima soluzione migliore è accendere tutte le plafoniere che hai.

Meglio^(Better) ancora, usa le luci Philips Hue e impostale sull'impostazione più luminosa.^{(Philips Hue)}

Riordina prima delle riunioni

Secondo uno studio del 2018 dell'Università del Michigan^{(2018 study by the University of Michigan)} , gli psicologi hanno scoperto che le persone sviluppavano opinioni negative sulle persone solo in base allo stato del loro ufficio.

Questa scoperta non^{(finding isn)} è sorprendente^{(t surprising)} . Tuttavia, è un peccato se hai lavorato sodo per tutta la settimana e non hai avuto il tempo di ripulire lo spazio intorno a te prima di quella riunione video^{(video meeting)} online .

La soluzione più semplice è pianificare almeno 15 minuti nel calendario prima dell'inizio della riunione video^{(video meeting)} . Trascorri quel tempo raccogliendo tutto il disordine dietro di te. Almeno ripulisci tutto ciò che la fotocamera può vedere.

Potrebbe non significare che l'intera stanza sia pulita o che il tuo desktop non^{(desktop isn)} sia ancora ingombro, ma se le persone che partecipano alla riunione non riescono a vedere il disordine, non lo sapranno meglio.

Oh i suoni che produciamo

Il suono può essere il tuo peggior nemico durante una videoconferenza^{(video conference)} . Ci sono tutti i modi in cui il tuo microfono può metterti in imbarazzo. 

Considera solo di dimenticare che il microfono è acceso e di eseguire una delle seguenti operazioni:

• Mangiare patatine o qualcos'altro croccante e rumoroso^{(crunchy and loud)}
• Mormorare qualcosa di negativo su un collega sottovoce che tutti possono sentire
• Avere una conversazione^{(side conversation)} personale con il coniuge o un altro membro della famiglia^{(family member)}
• Fare suoni corporei imbarazzanti

Tutti questi scenari possono variare da leggermente umoristici a dolorosamente imbarazzanti. 

Qual è la soluzione? Verifica sempre^(Always) di essere disattivato all'inizio della riunione, a meno che non sia necessario parlare, e tieni d'occhio lo stato del microfono^{(microphone status)} durante la riunione. 

Ancora meglio, configura le impostazioni del software di videoconferenza in^{(video conference software)} modo che il microfono rimanga automaticamente disattivato all'inizio della riunione.

In Skype , puoi trovare questa impostazione nel menu Impostazioni^(Settings) , sotto Audio e video^{(Audio & Video)} . Assicurati solo che Attiva l'audio per le chiamate in arrivo^{(Unmute for incoming calls)} sia disattivato.

La maggior parte delle principali applicazioni di videoconferenza ha un'impostazione simile per il microfono.

Altri suggerimenti utili

Tenere a mente tutti i consigli di cui sopra assicurerà che le tue videoconferenze si svolgano senza intoppi e senza intoppi. 

Ci sono alcuni altri suggerimenti che potrebbero aiutarti con le tue videochiamate:

• Condivisione di schermate^{(Sharing screens)} : quando condividi lo schermo, non selezionare il pulsante di condivisione^{(share button)} prima di aver visto la schermata corretta evidenziata. Tutte le principali app per conferenze online evidenziano lo schermo che hai selezionato in modo da sapere sempre quale schermo intendi condividere. La condivisione dello schermo sbagliato potrebbe portare le persone a vedere cose che non vorresti.
• Notifiche imbarazzanti^{(Embarrassing notifications)} : non c'è niente^{(s nothing)} di peggio di un collega che ti invia un messaggio personale mentre condividi lo schermo durante una riunione. Disattiva le notifiche di Windows prima di ogni videoconferenza^{(video conference)} .
• Posizionamento della finestra^{(Window placement)} : un errore comune che le persone fanno è posizionare la finestra della chat^{(chat window)} con i volti di tutti su uno schermo lontano dalla webcam. Invece, posizionalo sullo stesso schermo in modo che sembri che tu stia guardando le persone direttamente.
• Sfondi virtuali^{(Virtual backgrounds)} : la maggior parte delle app come Zoom e Skype^{(Zoom and Skype)} ora ti consente di scegliere uno sfondo virtuale. Puoi scegliere qualcosa dai preset oppure puoi scaricare la tua immagine e usarla come sfondo. Alcune app ti consentono anche di sfocare lo sfondo, quindi se sei bloccato con uno sfondo negativo per la tua chiamata, prendine uno virtuale.

Hai mai avuto momenti imbarazzanti durante le tue videoconferenze? Ci piacerebbe sentire la tua storia nella sezione commenti qui sotto.

How to Prevent Embarrassing Online Meeting Moments

The abіlity to have remote, online meetings at home can be very convenient. But it alsо introdυces a whole list of opрortunities for very embarrassing moments.

If you have kids, pets, babies or even a window behind you displaying the outdoors, you have all of the ingredients of a recipe for disaster.

In this article we’ll cover some of the most common issues that could lead to embarrassing online meetings, and how to prevent them.

Online Meetings: What Could Possibly Go Wrong?

One of the most famous examples of just such an embarrassing moment happened to Professor Robert Kelly when he was being interviewed live on television by the BBC.

One of Kelly’s toddler-aged children walked into his office, mid-interview, and so did his baby in a walker. Finally, his frantic wife races into the room to extract the children from the room.

Not only was this an embarrassing online meeting moment, but it was one that took place live and was broadcast around the world to millions of viewers.

Preventing Embarrassing Online Meeting Moments

There are ways you can set up your workspace, your computer, and the meeting itself to reduce the odds of any unfortunate events.

If you follow all of these guidelines, you can rest assured that all your online meetings will go smoothly and without any “memorable” moments.

Block Your Camera When Not In Use

There are a lot of security reasons why you should keep your webcam covered unless it’s in use. But security aside, you also don’t want to show your video at the start of an online meeting before you’re ready.

There have been stories of people caught going to the bathroom during a meeting because their webcam was pointed toward an open bathroom door. 

This can happen for multiple reasons.

• The webcam turns on automatically at meeting start time
• You forget that the camera is turned on during a meeting
• You thought the meeting ended but the camera is still on while people are connected

The easiest way to prevent all of these scenarios is to use the slider cover on your webcam if it has one. If it doesn’t, then keep some tape handy to keep over the camera when it’s not in use.

Use Curtains On Background Windows

Windows might be great to let light into your office, but when you’re in an online meeting they can cause a lot of problems.

There are multiple scenarios that can lead to embarrassment with windows, so let’s explore the three main ones.

You Look Like a Villain

Imagine someone showing up in a meeting and they only appear like a shadow in a darkened room. What would your first impression be about that person?

Most people would be reminded of any number of movies where a villain is sitting in a dungeon lair, plotting their next evil plan.

Light flowing in through a window plays tricks with most webcams and forces them to automatically filter light, making the entire room appear much darker than it actually is.

The easiest way to fix this issue is to dress any windows behind you in curtains, and always keep the curtains or shades closed during meetings.

Pets Love Windows

Pets also love windows, and pets and online meetings rarely combine very well.

If you notice people in the meeting snickering or chuckling while you’re talking, you may want to take a look behind you.

The odds are pretty good your cat is up to no good.

If you’re ready to start an online meeting, get all of your pets out of the room so they aren’t hiding on the window sill ready to embarass you during your video conference.

Note: Shutting the office door (and locking it) can keep out unwanted pets and other uninvited guests.

The Outdoors Aren’t Always Lovely

The other problem with windows is the stuff that happens on the other side of those windows.

Do you really want your coworkers or other meeting attendees seeing your neighbor mowing the lawn outside in their pajamas? 

You never know who or what is going to pass by the window, so this is yet another reason to make sure that window behind you has curtains, and that you use them.

Crank Up The Lighting

Speaking of lighting, a well lit office makes for the best video during a web conference. The best way to accomplish perfect lighting is to position your desk so that there’s a window (with the curtains open) either behind the monitor you’re facing, or off to the side. 

Natural light from windows on the side does the opposite that a window behind you does. Instead of forcing the webcam to filter light, it sheds natural light on you for the camera to pick up.

If you don’t have a window located the right way in your office, the next best solution is to turn on as many overhead lights as you have.

Better yet, use Philips Hue lights and set them to the brightest setting.

Tidy Up Before Meetings

According to a 2018 study by the University of Michigan, psychologists found that people developed negative opinions about people just by the state of their office.

This finding isn’t surprising. However, it’s unfortunate if you’ve been working hard all week and just haven’t had time to clean up the space around you before that online video meeting.

The easy solution is to schedule at least 15 minutes in your calendar before the start of the video meeting. Spend that time picking up all of the clutter behind you. At least clean up everything that the camera can see.

It may not mean the entire room is clean, or that your desktop isn’t still cluttered, but if people attending the meeting can’t see the clutter, they won’t know any better.

Oh The Sounds We Make

Sound can be your worst enemy during a video conference. There are all kinds of ways your microphone can embarrass you. 

Just consider forgetting your microphone is turned on and doing any of the following:

• Eating chips or something else crunchy and loud
• Muttering something negative about a coworker under your breath that everyone can hear
• Having a personal side conversation with your spouse or other family member
• Making embarrassing bodily sounds

All of these scenarios could range from mildly humorous to painfully embarrassing. 

What’s the solution? Always check that you’re muted at the start of the meeting unless you need to speak, and keep a close eye on your microphone status during the meeting. 

Even better, configure your video conference software settings so that the microphone automatically stays muted when the meeting starts.

In Skype, you can find this setting in the Settings menu, under Audio & Video. Just make sure Unmute for incoming calls is turned off.

Most major video conferencing applications have a similar setting for the microphone.

Other Helpful Tips

Keeping all of the above advice in mind will ensure that your video conferences go smoothly and without any hiccups. 

There are a few other tips that may help with your video calls:

• Sharing screens: When sharing your screen, don’t select the share button before you see the correct screen highlighted. Every major online conferencing app highlights the screen you’ve selected so you always know which screen you’re going to share. Sharing the wrong screen could lead to people seeing things you don’t want them to.
• Embarrassing notifications: There’s nothing worse than a coworker sending you a personal message while you’re sharing your screen during a meeting. Disable windows notifications before every video conference.
• Window placement: A common mistake people make is placing the chat window with everyone’s faces on a screen away from the webcam. Instead, place it on the same screen so it looks like you’re looking at people directly.
• Virtual backgrounds – Most apps like Zoom and Skype now let you choose a virtual background. You can either pick something from the presets or you can download your own image and use it as a background. Some apps let you blur the background too, so if you’re stuck with a bad backdrop for your call, get a virtual one.

Have you ever had any embarrassing moments during your videoconferences? We’d love to hear your story in the comments section below.

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