Il programma BYOD (Bring Your Own Device)^{(Bring Your Own Device (BYOD) program)} ha i suoi vantaggi e svantaggi. Questo articolo, il primo di una serie di tre articoli, parla del bene e del male del BYOD . Gli altri due articoli lavorano per creare una politica BYOD adeguata e scoprire gli errori da evitare durante l'implementazione. Prima di procedere a parlare dei vantaggi del BYOD e dei suoi aspetti negativi, diamo un'occhiata a come viene implementato il sistema.

Che cos'è Bring Your Own Device o BYOD

Il sistema Bring Your Own Device è in circolazione da un po' di tempo e sta guadagnando slancio man mano che sempre più aziende scelgono il sistema. Secondo la struttura BYOD , i dipendenti utilizzano dispositivi mobili che consentono loro di:

1. Utilizzare lo stesso dispositivo per uso personale e d'ufficio
2. Lavora da qualsiasi luogo

Posso classificare il BYOD in due categorie distinte: (a) la prima è dove le aziende consentono l'utilizzo di dispositivi di proprietà dei dipendenti e (b) la seconda dove le aziende acquistano dispositivi mobili per i dipendenti. In ogni caso, l'implementazione sarà leggermente diversa. Ad esempio, se l'azienda fornisce il dispositivo, probabilmente bloccherà le installazioni di cose che distraggono: Angry Birds, ad esempio. Inoltre, l'azienda potrebbe utilizzare un software segreto per vedere cosa hai fatto sul dispositivo. Ovviamente consentiranno l'uso privato dei dispositivi, ma sarà un po' limitato.

In poche parole, BYOD è un sistema in cui i dipendenti portano un dispositivo mobile che possono utilizzare per lavorare da qualsiasi luogo (utilizzando nella maggior parte dei casi la VPN dell'ufficio).^{(Simply put, BYOD is a system where employees carry a mobile device that they can use to work from anywhere (using the office VPN in most cases).)}

Vantaggi BYOD

La prima cosa che viene in mente quando si parla di BYOD è il risparmio sui costi in diverse forme. Nella maggior parte dei casi, presumiamo che tu possieda già un dispositivo mobile e che la tua azienda lo riconfiguri per l'uso aziendale. In tal caso, l'azienda risparmia sull'acquisto dei dispositivi.

Al momento, la pratica di utilizzare i dispositivi esistenti dei dipendenti non è molto implementata. Piuttosto^(Rather) , le aziende stesse acquistano i dispositivi mobili, li configurano e li danno ai dipendenti, nel qual caso i dipendenti ne traggono vantaggio nei due modi seguenti:

1. Si collegano a Internet utilizzando la VPN dell'ufficio risparmiando sui costi di Internet ;
2. Possono lavorare da qualsiasi luogo utilizzando lo stesso dispositivo sia per uso aziendale che personale. Questo li solleva dal trasportare più di un dispositivo mobile per uso personale. Qui sorgeranno problemi che potrebbero infastidire i dipendenti. Parleremo di questi problemi negli aspetti negativi dell'utilizzo del sistema BYOD nelle aziende.

Poiché i dipendenti possono lavorare da qualsiasi luogo, la produttività complessiva aumenta. I dipendenti che potrebbero non arrivare in ufficio a causa del maltempo o del traffico, possono lavorare da casa o da qualsiasi altra parte. Ciò consente di risparmiare sull'assenza dei dipendenti che altrimenti porterebbe a ritardi nei progetti. Nel caso in cui un dipendente debba lasciare l'ufficio in anticipo, può in seguito coprire il lavoro in sospeso. Ad esempio, se un dipendente ha un appuntamento, può partire presto, incontrare il medico, tornare a casa e lavorare da lì per completare gli obiettivi della giornata.

BYOD funge anche da punto vendita. Le persone preferiscono lavorare con aziende che consentono un unico dispositivo mobile sia per uso aziendale che personale. Se si tratta del luogo di lavoro tradizionale, alle persone potrebbe non essere consentito portare i propri dispositivi personali all'interno dell'ufficio. Ho visto luoghi di lavoro in cui non consentono l'accesso nemmeno ai cellulari dei dipendenti. Questo, rispetto alla possibilità di utilizzare un unico dispositivo sia per il lavoro personale che di lavoro, è una grande svolta. In altre parole, le aziende con un solido sistema BYOD in atto tendono ad attrarre dipendenti migliori.

Leggi^(Read) : Porta la configurazione e le impostazioni del tuo dispositivo in Windows 10 .

Svantaggi del BYOD

Anche in questo caso, il primo è il fattore costo. A meno che l'azienda non creda nel consentire ai dipendenti di utilizzare i dispositivi esistenti per le imprese, spenderanno denaro per l'acquisto delle apparecchiature. Aggiungete a ciò, l'utilizzo di Internet per scopi personali non farà che aumentare la spesa. Tuttavia, poiché ci sono altri vantaggi connessi come mobilità e una migliore produttività, la maggior parte delle aziende sta passando ai sistemi BYOD .

Per il dipendente, i turn-off potrebbero essere restrizioni poste sul dispositivo. Devo ancora imbattermi in un dipendente che affermi che le organizzazioni vietano le installazioni personali nell'atmosfera BYOD . Tuttavia, la politica dell'organizzazione potrebbe arrivare al punto di dire NO ai giochi e ad alcuni siti web.

Un altro motivo di preoccupazione per i dipendenti è la loro privacy. Se utilizzano Facebook , Twitter o qualcosa di simile, l'azienda potrebbe essere in grado di conoscere le credenziali di accesso. Personalmente, non credo che le case aziendali andranno così lontano a curiosare, ma le possibilità esistono. Un altro aspetto è la registrazione o la registrazione delle azioni dei dipendenti sul dispositivo che potrebbero fornire informazioni che non vorranno condividere con nessuno. Un esempio potrebbe essere l'utilizzo del dispositivo per scaricare un film piratato.

La preoccupazione più discussa o gli aspetti negativi dei sistemi BYOD è la sicurezza dei dati dell'azienda. Naturalmente, i dipendenti possono accedervi solo in parte, ma quella parte potrebbe comunque essere sufficiente per fornire informazioni importanti ad altri, consapevolmente o inconsciamente. Ci dovrebbe essere una politica adeguata su ciò che i dipendenti possono condividere con gli altri, nonché una buona politica di uscita: da attuare quando il dipendente lascia l'azienda. Una buona opzione sarebbe trasferire tutti i dati aziendali su un altro computer e distruggere i file di dati dai dispositivi dei dipendenti.

Porta la tua politica sul dispositivo

Per fare in modo che il BYOD abbia successo, dovresti avere una buona politica BYOD in atto. Non esiste una politica BYOD perfetta . Continui semplicemente ad apportare modifiche alla policy, man mano che la tecnologia avanza, per mantenere i dati al sicuro.

#1 Educate the Employees

Se stai considerando l'implementazione del BYOD o l'hai già implementata, prenditi del tempo per far capire ai dipendenti che il sistema è per comodità sia del dipendente che del datore di lavoro. Devi spiegare loro come proteggere il dispositivo con gli aggiornamenti e le patch più recenti per il sistema operativo e l'hardware che stanno utilizzando sui loro dispositivi mobili. Devi parlare loro della possibilità di fughe di dati e di come possono rovinare gli sforzi dell'organizzazione. È necessario chiarire che la privacy dei dati di un'organizzazione non può essere compromessa.

#2 What all Platforms To Allow

Non puoi consentire agli utenti di selezionare qualsiasi piattaforma. Se le tue organizzazioni non possono funzionare su alcun sistema operativo specifico come iOS, devi informare i tuoi dipendenti che le persone che optano per iOS non possono partecipare al programma BYOD .

In un metodo migliore, puoi fornire loro un elenco di due tre piattaforme accettabili e sufficientemente buone da fornire sia all'organizzazione che ai dipendenti. Ciò porterebbe una certa coerenza in modo da non dover assumere personale IT aggiuntivo per risolvere i problemi dei dispositivi.

#3 Non-Disclosure Agreement

Fai in modo che i dipendenti firmino un NDA in modo che non possano condividere i dati aziendali con terze parti. Rendili consapevoli dell'ingegneria sociale e insegna loro i metodi per mantenere i dati sotto chiave.

#4 Logging & Responsibility

Questo è importante anche se i dipendenti si oppongono. La registrazione degli eventi può aiutarti a identificare se un dipendente è stato coinvolto in attività illegali come il download di film piratati. In questo caso, devi anche dire ai dipendenti che saranno responsabili se qualcuno chiede un risarcimento e non l'organizzazione. Questa clausola è importante poiché le persone spesso tornano a metodi più economici per qualcosa o l'altro. E poiché è il dipendente che utilizza il dispositivo ed è stato il dipendente che è andato, ad esempio, a scaricare un film piratato, l'organizzazione non sarà accusata di alcun reato.

#5 Tracking and Remote Deletion of Data

Un altro aspetto importante quando si crea una buona politica BYOD, il monitoraggio del dispositivo mobile è più per la sicurezza dei dati dell'organizzazione e NON^(NOT) per sapere cosa sta facendo il dipendente. Il dispositivo mobile deve essere dotato di una sorta di applicazione che consenta la cancellazione remota dell'HDD^(HDD) . Questo è utile quando:

1. Un dipendente perde il dispositivo
2. Un dipendente lascia il lavoro e passa a un'organizzazione rivale

La possibilità che un dipendente infastidito dia informazioni deliberatamente esiste e l' accordo NDA dovrebbe essere in grado di occuparsene. Mantieni le richieste di risarcimento un po' più alte per impedire la condivisione deliberata dei dati.

Tra le altre misure che ti aiutano a formulare una politica BYOD adeguata , ci sono

1. Registrazione degli indirizzi MAC dei dispositivi: aiuta a bloccare le connessioni illegali alla rete aziendale
2. Auditing the Network – Controlla^{(Network – Check)} la rete per eventuali vulnerabilità e tieni sotto controllo il numero di dispositivi che si connettono ad essa. In questo modo, sarai in grado di sapere se dei dispositivi non autorizzati tentano una connessione.
3. Crea un cloud aziendale in modo che gli utenti che lavorano in remoto possano archiviare le cose nello spazio condiviso comune invece di collegarsi alla rete ancora e ancora. Ciò ridurrà di una percentuale significativa le possibilità di una violazione della sicurezza. Può essere qualsiasi cosa che consenta l'archiviazione, la collaborazione e la crittografia.

Soluzioni BYOD ed errori

#1 Employee Education

Trova una persona che conosca i dettagli del BYOD : i problemi di sicurezza, i problemi di compatibilità e, soprattutto, la parte di ingegneria sociale. Sarebbe una buona idea fornire a ciascun dipendente un manuale della propria politica BYOD insieme ai dettagli della persona da contattare in caso di problemi. Puoi utilizzare i contenuti multimediali per illustrare possibili minacce (presentazioni, video, ecc.) in modo che ogni dipendente comprenda la politica.

Devi tenerli a ricordare. Un allenamento unico^{(One-Time-Training)} non sarebbe sufficiente. Puoi effettivamente creare sessioni di formazione sotto il nome di "Feedback e bisogni^(Needs) dei dipendenti BYOD". Puoi sottolineare i punti importanti e chiedere feedback/problemi che i dipendenti devono affrontare nel sistema. Ciò servirà a due scopi: puoi ricollegare i punti di base ma importanti della politica e puoi utilizzare il feedback per migliorarlo e renderlo una delle migliori soluzioni BYOD.

#2 Restricting BYOD To Certain Device Models

Conosciamo tutti il ​​mercato della telefonia mobile che continua a cambiare rapidamente. I modelli più recenti^(Newer) escono troppo frequentemente e i dipendenti vorrebbero acquistare un dispositivo migliore. Ma se le applicazioni delle organizzazioni non vengono eseguite sul nuovo modello, i dipendenti potrebbero essere frustrati. Un'opzione consiste nel creare app che utilizzano Azure come il cloud e Microsoft 365 che verranno eseguiti su quasi tutti i tipi di modelli. L'utilizzo e l'implementazione di app generiche come Dropbox , OneDrive , ecc. per l'archiviazione remota e la collaborazione in tempo reale darà una spinta alla tua policy BYOD .

Se desideri che i dipendenti utilizzino app progettate dal reparto IT aziendale, assicurati che le app siano compatibili con tutti i principali dispositivi (sistemi operativi) disponibili per dispositivi mobili. Pertanto, offrirai servizi che possono essere eseguiti su quasi tutti i modelli di dispositivi piuttosto che limitarli a determinati modelli di dispositivi anche se desiderano ardentemente quel nuovo telefono Windows rilasciato con molto clamore.

#3 Don’t Forget Migrating Process

Quando il metodo di cui sopra per utilizzare app generiche, non è molto difficile migrare dal dispositivo precedente a quello nuovo. Tuttavia, includi qualcosa che aiuti a trasferire i dati su dispositivi più recenti (se archiviati localmente) e quindi a cancellare il dispositivo precedente. Più che spesso, le persone tengono i loro vecchi dispositivi casualmente (non protetti) e alcuni potrebbero provare a venderli. In entrambi i casi, devi cancellare i dati aziendali prima che vengano prelevati da qualcuno esterno all'organizzazione.

#4 Not Including Erase Clause Is a Huge Mistake

Mentre il punto 3 parlava di vecchi dispositivi, questo punto è relativo ai nuovi dispositivi. Sarà difficile convincere i dipendenti a mettersi d'accordo sul punto. Di' loro che è a loro vantaggio. Se smarriscono il dispositivo o si trasferiscono in un'altra azienda, il tuo reparto IT dovrebbe essere in grado di cancellare da remoto i dati sui dispositivi dei dipendenti.

Non puoi semplicemente andare avanti e cancellare i dati poiché il dipendente potrebbe bussare ai tribunali. Questa possibilità rende necessario includere la clausola nell'accordo BYOD in modo che anche se cancelli i dati a distanza, non sei ritenuto responsabile.

#5 Responsibility For Illegal Usage

Dovrebbe esserci una politica chiara che assolve l'organizzazione se il dipendente utilizza il proprio dispositivo per download illegali, ecc.

#6 Forgetting About Upgrades

È risaputo che la tecnologia è in continua evoluzione. Di conseguenza, il tuo reparto IT deve rendere le proprie app e altre cose compatibili con la tecnologia più recente per processi fluidi e protetti. Anche l'hardware e il sistema operativo dei dispositivi mobili potrebbero diventare obsoleti in modo tale che le app dell'organizzazione potrebbero non funzionare correttamente sui dispositivi esistenti.

Le migliori soluzioni BYOD includono una clausola che obbliga i dipendenti ad aggiornare i propri dispositivi mobili quando la tecnologia richiede hardware o sistema operativo migliori. Se i dipendenti non possono eseguire l'aggiornamento a causa di problemi finanziari, l'organizzazione può offrire loro un dispositivo compatibile o, meglio ancora, offrire loro un prestito per acquistare la tecnologia più recente. Questo renderà i dipendenti felici e leali. Questo si traduce in una migliore produzione.

Quanto sopra sono alcuni errori critici che potrei identificare nell'implementazione di una buona politica BYOD. Se pensi che mi sia perso qualcosa, commenta e condividi con noi.^{(The above are some critical mistakes I could identify in implementing a good BYOD policy. If you think I missed anything, please comment and share with us.)}

Ora leggi: ^{(Now read:)} Cos'è Bring Your Own Network o BYON?^{(What is Bring Your Own Network or BYON?)}

Bring Your Own Device (BYOD) Advantages, Best Practices, etc.

Bring Your Own Device (BYOD) program has its own advantages and disadvantages. This article, the first in the three article series – talks about the good and bad of BYOD. The other two articles work to create a proper BYOD policy and find out mistakes to avoid while implementing it. Before proceeding to talk about the benefits of BYOD and its negatives, let us check out how the system is implemented.

What is Bring Your Own Device or BYOD

Bring Your Own Device system has been around for a while and is gaining momentum as more and more businesses opt for the system. Under the BYOD structure, employees use mobile devices that allow them to:

1. Use the same device for personal and office use
2. Work from anywhere

I can classify BYOD into two distinct categories: (a) the first one is where companies allow usage of employee-owned devices and (b) the second one where companies buy mobile devices for the employees. In each case, the implementation will differ slightly. For example, if the company is providing the device, it probably will block installations of things that are distracting: Angry Birds, for example. Also, the company may use secret software to see what you have been doing on the device. Of course, they will allow private use of the devices but that will be a little restricted.

Simply put, BYOD is a system where employees carry a mobile device that they can use to work from anywhere (using the office VPN in most cases).

BYOD Advantages

The first thing that comes to mind when talking about BYOD, is cost savings in different forms. In most cases, we assume you already own a mobile device and your company reconfigures it for business use. If that is the case, the business saves on buying the devices.

As of now, the practice of using employees’ existing devices is not much implemented. Rather, companies themselves buy the mobile devices, configure it and give them to the employees – in which case, the employees benefit in the following two ways:

1. They connect to the Internet using the office VPN thereby saving on the Internet costs;
2. They can work from anywhere using the same device for both business and personal uses. This relieves them from carrying more than one mobile device for personal use. Issues will arise here that might irk employees. We will talk about these issues in the negatives of using the BYOD system in businesses.

Since the employees can work from anywhere, the overall productivity increases. Employees who might not make it to the office due to bad weather or traffic, can work from home or anywhere else. This saves on employees’ absence that would otherwise lead to delay in projects. In case an employee needs to leave the office early, they can later cover the pending work. For example, if an employee has an appointment, s/he can leave early, meet the doctor, go home and work from there to complete the day’s targets.

BYOD also serves as a selling point. People prefer to work with companies that allow a single mobile device for both business and personal uses. If it is the traditional workplace, people may not be allowed to take their personal devices inside the office. I have seen workplaces where they do not allow even employees’ cellphones inside. That, compared to being able to use a single device for both personal and business work, is a big turn-off. In other words, companies with a solid BYOD system in place tend to attract better employees.

Read: Bring Your Own Device Setup and Settings in Windows 10.

BYOD Disadvantages

Again, the first one is the cost factor. Unless the company believes in allowing employees’ existing devices for business, they will be spending money on buying the equipment. Add to it, the usage of the Internet for personal purposes will only increase the spending. Still, because there are other benefits attached such as mobility and better productivity, most companies are shifting to BYOD systems.

For the employee, the turn-offs could be restrictions placed on the device. I am yet to come across any employee who says organizations prohibit personal installations in the BYOD atmosphere. Still, the organization’s policy might go to the extent of saying NO to games and certain websites.

Another cause of concern for employees is their privacy. If they use Facebook, Twitter, or something similar, the company may be able to know the login credentials. Personally, I do not believe corporate houses will go that far on snooping but the possibilities exist. Another aspect is recording or logging employee actions on the device that may give out information they won’t want to share with anyone. An example could be using the device to download a pirated movie.

The most argued concern or the negatives of BYOD systems is the security of the company’s data. Of course, the employees can access only a part of it but that part might still be enough to give out important information to others – knowingly or unconsciously. There should be a proper policy as to what the employees can share with others as well as a good exit policy: to be implemented when the employee leaves the company. A good option would be to transfer all the business data to another computer and shred the data files from the employees’ devices.

Bring Your Own Device Policy

To make BYOD successful, you should have a good BYOD policy in place. There is no such thing as the perfect BYOD policy. You just keep on making changes to the policy – as technology progresses – to keep the data secure.

#1 Educate the Employees

If you are considering BYOD implementation or have already implemented it, take time to make the employees understand the system is for convenience to both the employee and employer. You need to tell them how to keep the device protected with the latest updates and patches for the operating system and hardware they are using on their mobile devices. You need to tell them about the possibility of data leaks and how it can ruin the organization’s efforts. You need to make it clear that privacy of an organization’s data cannot be compromised.

#2 What all Platforms To Allow

You cannot let users select just about any platform. If your organizations cannot run on any specific operating system such as iOS, you have to tell your employees that people opting for iOS cannot participate in the BYOD program.

In a better method, you can give them a list of two three platforms that are acceptable and are good enough to provide for both the organization and employees. That would bring in some consistency so that you do not have to hire additional IT people to troubleshoot the devices.

#3 Non-Disclosure Agreement

Make the employees sign an NDA to an effect where they cannot share company data with any third party. Make them aware of social engineering and teach them methods to keep the data under lock.

#4 Logging & Responsibility

This is important even if the employees object. Logging the events can help you identify if any employee has been engaging in illegal activities such as downloading pirated movies. In this case, you also need to tell the employees that they will be responsible if anyone claims damages and not the organization. This clause is important as people often revert to cheaper methods for something or the other. And since it is the employee using the device and because it was the employee who went ahead to, say, download a pirated movie, the organization will not be charged with any offense.

#5 Tracking and Remote Deletion of Data

Another important aspect when creating a good BYOD policy, tracking the mobile device is more for the safety of the organization’s data and NOT to know what the employee is up to. The mobile device needs to be equipped with some sort of application that allows remote deletion of HDD. This is helpful when:

1. An employee loses the device
2. An employee leaves the job and moves on to a rival organization

The possibility of an irked employee giving away information deliberately exists, and the NDA agreement should be able to take care of that. Keep the damage claims a little higher to prevent the deliberate sharing of data.

Among other measures that help you to formulate a proper BYOD policy, are

1. Registering the MAC addresses of devices – This helps in blocking illegal connections to the corporate network
2. Auditing the Network – Check the network for any possible vulnerabilities and keep a check on the number of devices connecting to it. This way, you will be able to know if any unauthorized devices attempt a connection.
3. Create a company cloud so that users who are working remotely can store things to the common shared space instead of plugging into your network again and again. That will reduce the chances of a security breach by a significant percentage. It can be anything that allows storage, collaboration, and encryption.

BYOD Solutions & Mistakes

#1 Employee Education

Get a person who knows the ins and outs of BYOD: the security issues, compatibility issues and most important of them all – the social engineering part. It would be a good idea if you can provide each employee with a handbook of your BYOD policy along with details of the person to contact in case of problems. You can use multimedia content to illustrate possible threats (presentations, videos, etc.) so that every employee understands the policy.

You have to keep them reminding. One-Time-Training would not suffice. You can actually create training sessions under the name of “Feedback & Needs of BYOD Employees”. You can stress the important points and ask for feedback/problems the employees are facing in the system. That will serve two purposes – you get to replug the basic but important points of the policy and you can use the feedback to improve and make it one of the best BYOD solutions.

#2 Restricting BYOD To Certain Device Models

We all know the mobile market that keeps on changing fast. Newer models come out too frequently and employees would want to buy a better device. But if the organizations’ applications do not run on the new model, the employees may be frustrated. One option is to create apps that make use of cloud-like Azure and Microsoft 365 that will run on almost all types of models. Using and implementing generic apps like Dropbox, OneDrive, etc. for remote storage and real-time collaboration will give a boost to your BYOD policy.

If you want the employees to use apps designed by the business IT department, make sure the apps are compatible with all major devices (operating systems) available for mobile devices. Thus, you will be offering facilities that can run on almost any device model rather than restrict them to certain device models even though they are craving for that new Windows phone released with much fanfare.

#3 Don’t Forget Migrating Process

When the above method of using generic apps, it is not much difficult to migrate from the older device to the new one. Still, include something that helps in transferring data to newer devices (if stored locally) and then wiping out the previous device. More than often, people keep their old devices casually (unprotected) and some might try to sell them away. In both cases, you have to get the business data erased before they are picked up by someone outside the organization.

#4 Not Including Erase Clause Is a Huge Mistake

While point 3 talked about old devices, this point is related to new devices. It will be hard to get employees to agree on the point. Tell them it is for their own benefit. If they misplace the device or move to another company, your IT department should be able to remotely wipe out the data on employees’ devices.

You can’t simply go ahead and wipe out data as the employee may knock courts. This possibility makes it necessary to include the clause in the BYOD agreement so that even if you erase the data remotely, you are not to be held responsible.

#5 Responsibility For Illegal Usage

There should be a clear policy that absolves the organization if the employee uses his/her device for illegal downloads etc.

#6 Forgetting About Upgrades

It is a known fact that technology keeps on evolving. Accordingly, your IT department needs to make their apps and other things compatible with the newer technology for smooth and protected processes. The mobile devices’ hardware and operating system may too get obsolete in a way that the organizational apps might not run properly on the existing devices.

The best BYOD solutions include a clause that forces employees to upgrade their mobile devices when technology demands better hardware or operating system. If the employees can’t upgrade due to financial problems, the organization can offer them a compatible device or better still, offer them a loan to buy the latest technology. This will make employees happy and loyal. This translates to better production.

The above are some critical mistakes I could identify in implementing a good BYOD policy. If you think I missed anything, please comment and share with us.

Now read: What is Bring Your Own Network or BYON?

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