Che tu sia un esperto esperto di GTD di Getting Things Done^{(Getting Things Done GTD)} o che tu stia appena iniziando a conoscere il processo GTD , Todoist è di gran lunga la migliore app per l'elenco delle cose da fare per supportare il tuo flusso di lavoro GTD .

Perchè è questo? Ci sono molte ragioni che hanno a che fare con le sue caratteristiche, il layout e il fatto che la funzionalità predefinita supporta naturalmente la struttura GTD che creerai al suo interno.

Anche se non hai mai sentito parlare di GTD , quanto segue includerà suggerimenti di base su GTD per iniziare e come puoi utilizzare Todoist per farlo.

Nota^(Note) : la versione esatta di GTD utilizzata in questo articolo si basa sui principi enunciati da Carl Pullein e dalla sua classe Your Digital Life 3.0 Online^{(Your Digital Life 3.0 Online class)} (che consiglio vivamente). Questo articolo offre solo come utilizzare Todoist come parte di quel sistema. Ci sono molti dettagli che non abbiamo spazio per includere in questo articolo.

Che cosa è ottenere le cose fatte (GTD)?

I principi di Come fare le cose esistono da un po'. ^{(Things Done)}Non ci sono strumenti o app impostati che devi utilizzare, ma i principi di base di qualsiasi approccio sono essenzialmente gli stessi.

GTD aiuta a svuotare la mente da tutto ciò che ci sta nuotando tutto il giorno. Questo libera il tuo cervello per concentrarsi davvero sul compito che hai di fronte, invece di distrarti costantemente.

Funziona fornendoti una serie di passaggi che lavori ogni settimana per rimanere organizzato. Questi passaggi includono:

• Cattura^(Capturing) ogni idea, attività, azione o appuntamento che arriva. Potresti essere nel bel mezzo di una riunione e il tuo capo ti dà un oggetto d'azione. Potresti camminare nel parco e ti viene un'ottima idea per un libro che vuoi scrivere. Non importa quando, dove o come: ogni volta che pensi a qualcosa che devi fare, lo catturerai nella tua "Posta in arrivo".
• Chiarire^(Clarifying) queste idee suddividendole in attività, assegnando loro una priorità e dando loro una data di scadenza se sei pronto a lavorarci presto.
• Organizzare^(Organizing) le attività mettendole in un secchio a cui arriverai alla fine, in base alla priorità. Se hai intenzione di lavorare presto sull'attività, la aggiungerai anche al tuo calendario (e Todoist può aiutarti ad automatizzarlo).
• Rivedere^(Reviewing) ogni "secchio" e spostare tutte quelle idee organizzate su per la scala fino a quando quelle più urgenti non entrano nel tuo calendario e nel tuo tempo di concentrazione.
• Coinvolgere^(Engaging) tutta la tua attenzione su quelle attività che finalmente sono arrivate di fronte a te, negli orari che hai programmato.

GTD non solo ti aiuta a diventare più produttivo e organizzato, ma può anche aiutarti ad arrivare a Inbox Zero (niente più e-mail nella tua casella di posta), perché non procrastinerai mai^{(never procrastinate)} le tue e-mail in arrivo. Elaborerai tutto immediatamente utilizzando il sistema GTD sopra.

Come costruire una struttura Todoist GTD^{(Todoist GTD Structure)}

Ora che conosci i principi di base di GTD , diamo un'occhiata più da vicino a come Todoist può aiutarti.

La prima cosa che vorrai fare è creare una nuova struttura Progetti padre in Todoist che contenga tutti i bucket per organizzare le tue varie attività in arrivo.

Questi bucket (cartelle principali) includono:

• Posta^(Inbox) in arrivo : è qui che entrano in gioco tutte le idee in arrivo. Quando ricevi un'e-mail che richiede un'azione, inserirai l'azione qui e archivierai l'e-mail immediatamente. Se ricevi un elemento di azione in una riunione, lo inserirai qui. Tutto ciò su cui devi agire, va direttamente nella tua Posta^(Inbox) in arrivo .

Nota^(Note) : Todoist ha una sezione Posta^(Inbox) in arrivo predefinita , quindi non dovrai crearla manualmente.

Le prossime cartelle di progetto che creerai sono quelle in cui sposterai gli elementi durante le sessioni quotidiane di chiarimento^(Clarifying) e organizzazione di fine giornata. ^(Organizing)Questi includono:

• Questa settimana^{(This Week)} : gli elementi su cui vuoi lavorare immediatamente, durante la settimana in corso, entreranno in questo progetto. Quando li metti qui, assegnerai anche una data di scadenza. Se integri Todoist con il tuo calendario, Todoist lo aggiungerà automaticamente al tuo calendario per te.

• La prossima settimana^{(Next Week)} : gli elementi della tua Posta in arrivo che vorresti fare presto, ma non sono così urgenti che devi farli questa settimana, entreranno nel tuo progetto della prossima settimana^(Week) . Nessuna data di scadenza richiesta.

• Questo mese^{(This Month)} : gli oggetti che vorresti realizzare abbastanza presto, ma che puoi aspettare una o due settimane, entreranno in questo progetto. Non allegare nemmeno una data di scadenza qui.

• Mese successivo^{(Next Month)} : le attività che si desidera eseguire alla fine ma che si può attendere un po' andranno nella cartella Mese^(Month) successivo senza una data di scadenza.

Ci sono altri due progetti che dovrai creare per compiti speciali. 

• Aree di interesse ricorrenti^{(Recurring Areas of Focus)} : queste sono cose che devi fare regolarmente in relazione a obiettivi che sono importanti per te, come frequentare una lezione online ogni mese.

• Routine^(Routines) : queste sono attività che potrebbero non essere correlate ai tuoi obiettivi, ma che devi svolgere ogni settimana, come esercizi o riunioni di club.

Costruire attività ricorrenti

Sicuramente devi avere un sacco di cose che devi fare ogni giorno o ogni settimana. Toglili dalla mente aggiungendoli al tuo progetto Aree di interesse ricorrenti^{(Recurring Areas of Focus)} (se sono correlati a obiettivi che sono importanti per te).

Si consiglia inoltre di includere Aree^(Areas) di interesse ricorrenti^(Focus) come sottoprogetto di questa settimana^(Week) .

Qualsiasi attività ricorrente che è solo una parte della tua vita ma non guida davvero gli obiettivi della tua vita, aggiungili al progetto Routines .

Ricorda^(Remember) di aggiungere date di scadenza a tutti questi e contrassegnarli come ricorrenti. In questo modo appariranno automaticamente nelle tue sezioni Oggi^(Today) e Prossimi^(Upcoming) Todoist senza che tu debba fare nulla.

Usando la tua casella di posta

Durante la settimana, quando emergono nuovi problemi che devi affrontare, inseriscili nella tua Posta in arrivo^(Inbox) di Todoist . 

In questo modo eviti di distrarti e sai che non dimenticherai di affrontare questi compiti in seguito, quando avrai tempo.

Ogni settimana, alla stessa ora, dedicherai da 20 a 30 minuti circa per elaborare la tua Posta^(Inbox) in arrivo . Durante questo periodo, lavora uno alla volta e decidi quanto è importante svolgere quell'attività ed entro quale lasso di tempo.

Ad esempio, so che prima o poi voglio sistemare il mazzo, ma è ancora Inverno^(Winter) . Quindi, sposterò quell'attività su Long Term / On Hold . 

Poi, so che devo sottopormi al controllo medico annuale, ma questo mese sono impegnato e non importa se aspetto il mese prossimo per programmarlo. Quindi, lo sposterò al progetto Next Month .

Infine, so che voglio ottenere un articolo Online-Tech-Tips.com fatto questa settimana. Quindi assegno un giorno e un'ora durante la settimana in cui voglio farlo.

Quindi, sposta quell'attività nel progetto Questa settimana^{(This Week)} .

Sono stato in grado di elaborare questi tre elementi che ho aggiunto alla mia Posta^(Inbox) in arrivo durante il giorno in circa cinque minuti. 

So che non li dimenticherò perché ora sono nel mio sistema ToDoist GTD organizzato . Tutto è assegnato per la settimana e non devo pensare a nient'altro che lavorare sodo su ogni compito quando si presenta sul mio calendario^{(up on my calendar)} .

Gestire questa settimana

Quando raggiungi la fine di ogni settimana, noterai che il tuo progetto Questa settimana^(Week) alla fine sarà privo di elementi attivi.

Imposta^(Set) un orario ogni settimana (in genere la fine della giornata venerdì^(Friday) o un po' di tempo nel fine settimana), per spostare le attività dal progetto Settimana successiva^{(Next Week)} al progetto Questa settimana^{(This Week)} . Assegna^(Assign) date di scadenza quando lo fai.

Ripetere l'operazione per gli elementi nelle cartelle Questo mese^(Month) , Mese successivo^{(Next Month)} e Long Term / In attesa .^(Hold)

Ricorda^(Remember) : non è necessario spostare l'oggetto se non si sente ancora urgente. Puoi anche eliminare le attività che hai deciso non ti interessano più.

Ricordati di rimanere concentrato

Ecco il principio più importante che unisce tutto questo e fa funzionare il sistema GTD .

Poiché stai spendendo solo piccoli blocchi di tempo per elaborare tutte le idee e le attività che vengono lanciate nella tua Posta^(Inbox) in arrivo , ti rimane il resto del tempo che hai assegnato nel tuo calendario per portare a termine il lavoro.

Ciò significa utilizzare solo le aree Oggi e Prossime^(Upcoming) in Todoist durante la giornata (insieme al Calendario^(Calendar) ) e lavorare durante la giornata per completare e cancellare tali attività.

Sai che hai assegnato solo compiti che puoi portare a termine in un giorno, perché Todoist li ha aggiunti automaticamente al tuo calendario. Se la tua giornata è piena, non puoi assegnare di più. Quando la tua settimana è piena, non puoi spostare nient'altro nel progetto Questa settimana^(Week) .

GTD funziona perché toglie il disordine dalla tua testa e nel "sistema". Libera i tuoi pensieri in modo da poter concentrare la tua mente sull'attività da svolgere e portare a termine le cose^{(Get Things Done)} .

Todoist GTD Tips to Boost Your Productivity

Whether you’re a seasoned Getting Things Done GTD expert, or уou’re just starting to learn аbout the GTD process, Todoist is by far the best to-do list app to support your GTD workflow.

Why is this? There are a lot of reasons that have to do with its features, layout, and the fact that the default functionality naturally supports the GTD structure that you’ll build inside it.

Even if you’ve never heard of GTD, the following will include basic GTD tips to get you started, and how you can use Todoist to do so.

Note: The exact version of GTD used in this article is built upon the principles put out by Carl Pullein and his Your Digital Life 3.0 Online class (which I highly recommend). This article only offers how to use Todoist as part of that system. There are many details we don’t have space to include in this article.

What Is Getting Things Done (GTD)?

Getting Things Done principles have been around for a while. There are no set tools or apps you have to use, but the basic core principles around any approach is essentially the same.

GTD helps empty your mind of everything that’s swimming around in it all day. This frees up your brain to really focus on the task in front of you, instead of constantly getting distracted.

It works by giving you a series of steps that you work through every week to stay organized. These steps include:

• Capturing every idea, task, action item, or appointment that comes along. You could be in the middle of a meeting and your boss gives you an action item. You could be walking in the park and you get a great idea for a book you want to write. It doesn’t matter when, where, or how — whenever you think of something you need to do, you’ll capture it into your “Inbox”.
• Clarifying those ideas by breaking them down into tasks, assigning them a priority, and giving them a due date if you’re ready to work on them soon.
• Organizing the tasks by putting them into a bucket that you’ll get to eventually, based on priority. If you’re planning to work on the task soon, you’ll also add it to your calendar (and Todoist can help you automate that).
• Reviewing each “bucket” and moving all those organized ideas up the ladder until the most pressing ones make it into your calendar and your focus time.
• Engaging your full attention on those tasks that have finally made it in front of you, at the times you’ve scheduled.

Not only does GTD help you get more productive and organized, but it can also help you get to Inbox Zero (no more emails in your inbox), because you will never procrastinate on your incoming emails. You will process everything immediately using the GTD system above.

How to Build a Todoist GTD Structure

Now that you know the basic principles of GTD, let’s take a closer look at how Todoist can help.

The first thing you’ll want to do is create a new parent Projects structure in Todoist that contains all the buckets for organizing your various incoming tasks.

These buckets (parent folders) include:

• Inbox: This is where all those incoming ideas go into. When you get an email that requires an action, you’ll put the action in here and archive the email immediately. If you receive an action item in a meeting, you’ll put that action item in here. Anything that you need to act on, goes directly into your Inbox.

Note: Todoist has a default Inbox section, so you won’t have to create this one manually.

The next few project folders you’ll create are where you’ll move items into during your daily end-of-the-day Clarifying and Organizing sessions. These include:

• This Week: Items you want to work on immediately, during the current week, will go into this project. When you put them here, you’ll also assign a due date. If you integrate Todoist with your calendar, Todoist will automatically add it to your calendar for you.

• Next Week: Items from your Inbox that you want to do soon, but aren’t so urgent you have to get them done this week, will go into your Next Week project. No due date required.

• This Month: Items that you want to do fairly soon, but can wait a week or two will go into this project. Don’t attach a due date here either.

• Next Month: Tasks that you want to do eventually but you know can wait quite a while will go into the Next Month folder without a due date.

There are two more Projects you’ll need to create for special tasks. 

• Recurring Areas of Focus: These are things you need to do regularly related to goals that are important to you, like taking an online class every month.

• Routines: These are tasks that may not be related to your goals, but that you have to do every week, like exercise or club meetings.

Building Recurring Tasks

You certainly must have a bunch of things you have to do every day or every week. Get those out of your mind by adding those into your Recurring Areas of Focus project (if they’re related to goals that are important to you).

It’s also recommended that you include Recurring Areas of Focus as a sub project of This Week.

Any recurring tasks that are just part of your life but don’t really drive your life’s goals, add them to the Routines project.

Remember to add due dates to all these and mark them as recurring. This way they’ll automatically pop up in your Today and Upcoming Todoist sections without you having to do anything.

Using Your Inbox

During the week, as new issues come up that you have to deal with, just toss them into your Todoist Inbox. 

This way, you avoid getting distracted and you know you won’t forget to deal with these tasks later when you have time.

Every week at the same time, you’ll set aside about 20 to 30 minutes to process your Inbox. During this time, just work through one at a time and decide how important it is to do that task, and within what timeframe.

For example, I know I want to fix the deck eventually, but it’s still Winter. So, I’ll move that task to Long Term / On Hold. 

Next, I know that I need to have my annual medical checkup, but I’m busy this month and it won’t really matter if I wait until next month to schedule it. So, I’ll move that to the Next Month project.

Finally, I know I want to get an Online-Tech-Tips.com article done this week. So I assign a day and time during the week that I want to get it done.

Then, move that task into the This Week project.

I was able to process these three items that I added to my Inbox during the day in about five minutes. 

I know I won’t forget them because they’re now in my organized ToDoist GTD system. Everything is assigned for the week and I don’t really have to think about anything except working hard on each task when it comes up on my calendar.

Managing This Week

As you reach the end of each week, you’ll notice that your This Week project will eventually empty of active items.

Set up a time every week (typically the end of the day Friday, or some time on the weekend), to move tasks from the Next Week project into your This Week project. Assign due dates when you do this.

Repeat this for items in the This Month, Next Month, and Long Term / On Hold folders.

Remember: You don’t have to move the item if it still doesn’t feel urgent. You can also delete tasks that you’ve decided don’t matter to you anymore.

Remember To Stay Focused

Here is the most important principle that brings this all together and makes the GTD system work.

Because you’re only spending small blocks of time processing all the ideas and tasks that get tossed into your Inbox, you’re left with the rest of the time you’ve assigned in your calendar to actually get work done.

This means using only your Today and Upcoming areas in Todoist during your day (along with your Calendar) and working through your day to finish and cross off those tasks.

You know you’ve only assigned tasks you can get done in one day, because Todoist automatically added them to your calendar. If your day is full, you can’t assign more. When your week is full, you can’t move anything else into the This Week project.

GTD works because it gets the mess out of your head and into the “system”. It frees up your thoughts so you can focus your mind on the task at hand — and Get Things Done.

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