Quando un'azienda, un'organizzazione o un individuo desidera creare un documento coerente come moduli, lettere o etichette postali che sono identici tranne che per informazioni specifiche, ad esempio il nome, l'indirizzo o il numero di telefono del Destinatario^(Recipient) . Per fare ciò, è necessario eseguire il processo di Stampa unione^{(Mail Merge)} , che consente di creare un semplice documento personalizzato.

Come usare la stampa unione in Word

Gli strumenti per la stampa unione^{(Mail Merge)} nella scheda Mailing di Microsoft Word consentono di eseguire la stampa unione^{(Mail Merging)} . Questi strumenti sono

• Avvia stampa unione^{(Start Mail Merge)} : Avvia stampa unione^{(Start Mail Merge)} crea un documento e lo invia a più persone. È possibile inserire campi come Nome e Indirizzo^(Address) . Word creerà una copia per ogni Destinatario^(Recipient) e sostituirà quei campi con le informazioni della persona.
• Seleziona destinatario^{(Select Recipient)} : Seleziona destinatario^(Recipient) ti consente di scegliere l'elenco di persone a cui desideri inviare il tuo documento.
• Modifica elenco destinatari^{(Edit Recipient List)} : modifica l'elenco dei destinatari o seleziona persone specifiche per ricevere la posta. In questo strumento puoi ordinare, filtrare, trovare e rimuovere i duplicati e convalidare gli indirizzi dell'elenco.

Come impostare una stampa unione^{(Mail Merge)} manuale per le lettere

• Per impostare una stampa unione^{(Mail Merge)} manuale per una lettera, devi prima creare un documento vuoto, vai alla scheda Invio^{(Mailing tab)} .
• Selezionare Avvia stampa unione^{(Start Mail Merge)} , quindi selezionare Lettere^(Letters) .
• Fare clic su Seleziona destinatari^{(Select Recipients)} .
• Apparirà un menu a tendina; puoi scegliere di selezionare Digita un nuovo elenco^{(Type a New List)} , Usa un elenco esistente^{(Use an Existing List)} , scegli da Contatti di Outlook^{(choose from Outlook Contacts)} .

Useremo Digita una nuova lista^{(Type a New List)} .

Verrà visualizzata una finestra di dialogo denominata Nuovo ^{( New)} elenco indirizzi^{(Address List)} . Nella finestra di dialogo, puoi inserire il testo nelle righe e nelle colonne. A sinistra della finestra di dialogo Nuovo elenco indirizzi , alcuni comandi consentono di modificare l'elenco; ^{(New Address List)}questi sono chiamati Nuova voce^{(New Entry)} , Elimina voce, Trova^(Find) e Personalizza colonne^{(Customize Columns)} .

Per aggiungere una nuova riga, fare clic su Nuova voce^{(New Entry)} . Per eliminare una riga, seleziona Elimina voce^{(Delete Entry)} . Per aggiungere, eliminare, rinominare, spostare colonne^(Columns) su e giù , seleziona ^(Select) Personalizza colonne^{(Customize Columns)} . Inserisci i dati^{(Enter Data)} nella tua lista, scegli OK e Salva^(Save) il tuo file. Se vuoi tornare indietro e modificare l'elenco, fai clic su Modifica elenco destinatari^{(Edit Recipient List)} , ora modifica.

Ora puoi scrivere o copiare una lettera nel documento.

Posizionare il cursore nel punto in cui si desidera inserire i campi e selezionare Inserisci e unisci campi^{(Insert and Merge Fields)} ; scegli i campi che desideri. Puoi vedere un'anteprima dei tuoi campi facendo clic su ABC Anteprima risultati^{(ABC Preview Results)} .

Per tornare ai documenti che mostrano i campi, fare nuovamente clic su ABC Preview Results .

Ora seleziona Fine e Unisci^{(Finish and Merge)} . È possibile scegliere di modificare singoli documenti^{(Edit Individual Documents)} , stampare documento^{(Print Document)} e inviare messaggi e-mail^{(Send Email Messages)} . Seleziona la tua scelta; poi vedrai il risultato.

Utilizzo della procedura guidata di stampa unione^{(Mail Merge Wizard)} per la lettera^(Letter)

Questa volta, creeremo la stampa unione utilizzando la procedura guidata^{(Step-By-Step Mail Merge Wizard)} per la stampa unione , che è il processo più semplice per creare una stampa unione^{(Mail Merge)} .

1. Vai a Avvia configurazione della posta^{(Start Mail Setup)} nella parte inferiore del menu a discesa^{(Drop-Down Menu)} e seleziona Procedura guidata per la stampa unione passo-passo^{(Step-By-Step Mail Merge Wizard)} .
2. Sulla destra apparirà un riquadro di stampa unione . ^{(Mail Merge Pane)}Seleziona un tipo di documento^{(Document Type)} ; sceglieremo la lettera^(Letter) . Ora fai clic su Avanti^(Next) .
3. Utilizzeremo il documento corrente^{(Current Document)} .
4. Seleziona destinatari^(Recipients) : puoi scegliere di digitare un nuovo elenco, selezionare dai contatti di Outlook e scrivere un nuovo elenco. Stiamo andando a un elenco esistente.
5. Sfoglia^(Browse) per selezionare il file. Quindi fare clic su ^(Click) Avanti^(Next) , quindi su OK . Verranno visualizzati i destinatari della stampa unione^{(Mail Merge recipients)}
6. Puoi scegliere di abilitare o disabilitare i Destinatari^(Recipients) spuntando e deselezionando la Casella^(Box) ; faremo clic su OK , quindi su Avanti^(Next) .
7. Scrivi la tua lettera^{(Write Your Letter)} . Questa vetrina Aggiungi^{(Add Recipient)} le informazioni sul destinatario alla tua lettera. Posiziona il cursore dove vogliamo che le informazioni vadano.
8. Useremo il blocco degli indirizzi^{(Address Block)} ; apparirà una finestra di dialogo ^{(Dialog Box)}Inserisci indirizzo . ^{(Insert Address)} Puoi scegliere il formato in cui lo desideri.
9. C'è un pulsante di navigazione^{(Navigation Button)} a destra della finestra Inserisci blocco indirizzi^{(Insert Address Block)} che ti consente di spostarti attraverso il blocco indirizzi.
10. Scegli l'indirizzo, quindi fai clic su OK . Nel Riquadro Stampa unione^{(Mail Merge Pane)} puoi anche inserire un messaggio di saluto facendo clic sulla riga di saluto,^{(Greeting Line )} scegli la tua selezione, OK   e poi Avanti^(Next) .
11. Visualizza in anteprima le tue lettere^{(Preview Your Letters)} . Sotto l'anteprima del paragrafo della tua lettera, c'è un pulsante di navigazione che (<< Recipient>>) ti consente di navigare nel blocco di indirizzi, quindi Avanti^(Next) .
12. Unione completa: vedrai due scelte per Modificare l'individuo^{(Edit Individual)} o Stampa^(Prin) . Seleziona Modifica individuo.^{(Edit Individual.)}

Ora abbiamo una stampa unione^{(Mail Merge)} .

Facci sapere nei commenti se hai problemi e ti ricontatteremo.

How to use Mail Merge for Letters in Word

When a business, organization, or individual wants to create a cоnsistent document such as forms, letters, or maіling labels that arе іdentical except for specific information, for instance, the name, address, or telеphone number of the Recipient. To dо this, you need to perform the Mail Merge process, which allows you to create a simple customized document.

How to use Mail Merge in Word

The Mail Merge Tools on the Mailing Tab of Microsoft Word allows you to perform Mail Merging.  These tools are

• Start Mail Merge: The Start Mail Merge create one document and send it to multiple people. You can insert fields such as Name and Address. Word will make a copy for each Recipient and replace those fields with the person’s info.
• Select Recipient: Select Recipient allows you to choose the list of people you would like to send your document.
• Edit Recipient List: This changes your recipient list or chooses specific people to receive the mailing. In this tool, you can sort, filter, find and remove duplicates and validate the list’s addresses.

How to set up a Manual Mail Merge for letters

• To set up a Manual Mail Merge for a letter, you need first to create a blank document, go to the Mailing tab.
• Select Start Mail Merge, then select Letters.
• Click Select Recipients.
• A drop-down menu will appear; you can choose to select Type a New List, Use an Existing List, choose from Outlook Contacts.

We are going to use Type a New List.

A dialog box labeled New Address List will pop up. In the dialog box, you can enter text into the rows and columns. On the left of the New Address List dialog box, some commands allow you to modify your list; these are called New Entry, Delete Entry, Find and Customize Columns.

To add a new row, click New Entry. To delete a row, select Delete Entry. To add, delete, rename, move up and down Columns, Select Customize Columns. Enter Data into your list, choose OK and Save your file. If you want to go back and edit your list click Edit Recipient List, now edit.

Now you can write or copy a letter into the document.

Place the cursor where you want to insert fields and select Insert and Merge Fields; choose the fields you want. You can see a preview of your Fields by clicking ABC Preview Results.

To return to the documents showing the fields, click on the ABC Preview Results again.

Now select Finish and Merge. You can choose to Edit Individual Documents, Print Document, and Send Email Messages. Select your choice; then you will see the result.

Using the Mail Merge Wizard for the Letter

This time, we will create the mail merge by using the Step-By-Step Mail Merge Wizard, which is the easiest process in creating a Mail Merge.

1. Go to Start Mail Setup at the bottom of the Drop-Down Menu and select Step-By-Step Mail Merge Wizard.
2. A Mail Merge Pane will appear on the right. Select a Document Type; we will Choose Letter. Now click Next.
3. We are going to use the Current Document.
4. Select Recipients: You can choose to type a new list, select from outlook contacts, and write a new list. We are going to an existing list.
5. Browse to select the file. Then Click Next, then OK. Mail Merge recipients will pop up
6. You can choose to enable or disable the Recipients by ticking and unticking the Box; we will click OK, then Next.
7. Write Your Letter. This showcase Add Recipient information to your letter. Place the cursor where we want the information to go.
8. We will use Address Block; an Insert Address Dialog Box will appear. You can choose the format you want it in.
9. There is a Navigation Button on the right of the Insert Address Block window that allows you to move through the address block.
10. Choose the address, then click OK. On the Mail Merge Pane you can also insert a greeting by clicking the Greeting Line choose your selection, OK  and then Next.
11. Preview Your Letters. Under preview your letter paragraph, there is a navigation button that (<< Recipient>>) allows you to navigate your address block, then Next.
12. Complete merge – You will see two choices either to Edit Individual or Print. Select Edit Individual.

Now we have a Mail Merge.

Let us know in the comments if you have any problems and will get back to you.

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