Un Report^{(A Report)} è uno strumento utilizzato per riassumere e presentare i dati in un formato organizzato, solitamente stampato. Rapporti^(Reports) e moduli^(Forms) sono simili, ma i moduli vengono utilizzati per visualizzare, inserire e modificare i dati e fornire uno sguardo dettagliato ai record e generalmente visualizzati sullo schermo. I report^{(Reports )} vengono utilizzati per visualizzare informazioni, riepilogare e raggruppare dati ed essere visualizzati sullo schermo ma generalmente stampati.

Strumenti di progettazione di report in Access

• Report : crea un report di base dei dati nella query o nella tabella^(Table) corrente che può aggiungere gruppi^(Groups) o totale^(Total)
• Progettazione report^{(Report Design)} : crea un nuovo report vuoto^{(Blank Report)} nella vista Progettazione^{(Design View)} . È possibile apportare modifiche di progettazione avanzate al report , ad esempio l'aggiunta di tipi di controllo personalizzati e l'aggiunta di codici.
• Report Vuoto^{(Blank Report)} : Crea un nuovo Report Vuoto^{(Blank Report)} in modo da poter inserire Campi^{(Fields)(Fields)} e progettare il Report .
• Procedura guidata report^{(Report Wizard)} : Visualizza la procedura guidata Report^{(Report Wizard)} che consente di creare un semplice report personalizzato .
• Etichette^(Labels) : visualizza la procedura guidata etichetta^{(Label Wizard)} per creare etichette standard o personalizzate.

Come si crea un report utilizzando Microsoft Access

1] Creare^(Create) un report utilizzando lo strumento Report^{(Report Tool)}

Vai alla scheda Crea nel gruppo di ^(Create)rapporti^{(Report Group)} , fai clic sul gruppo di rapporti^{(Report Group)} . Un rapporto^(Report) viene creato rapidamente. A differenza di Form , i Report^(Reports) non possono essere modificati, ma puoi modificare il tuo Report regolando la colonna; cliccando sulla colonna apparirà un bordo giallo e potrai trascinare il bordo della colonna alla lunghezza che preferisci.

Per eliminare^(Delete) una colonna o una riga, non vuoi. Fare clic^{(Right Click)} con il pulsante destro del mouse sulla riga o sulla colonna e fare clic su Elimina^(Delete) . Il Report deve essere modificato nella Vista Layout^{(Layout View)} .

2] Creare^(Create) un report utilizzando Report Design

Nel gruppo di  report^{(Report Group)} , selezionare  Report Design ; ti porterà alla  visualizzazione Design View  . La  visualizzazione^{(Design View)}  struttura è suddivisa in sezioni come  intestazione pagina^{(Page Header)} ,  dettagli^(Details) e  piè^{(Page Footer)} di pagina .

Per aggiungere dati al layout vuoto, fai clic su  Proprietà^(Property) , quindi fai clic sulla freccia del menu a discesa nella parte superiore della  scheda delle proprietà,^{(Property Sheet,)} quindi  seleziona  Report . Fare clic su  Dati^(Data) . Nel menu a discesa  Sorgente record , seleziona la ^{(Record Source)}query  o  la tabella ^(Table ) che desideri utilizzare nel  rapporto^(Report) .

Fare clic su  Aggiungi campi esistenti^{(Add Existing Fields)} . Fare clic sui  Campi^(Fields) che si desidera aggiungere al Report e trascinarli nella Sezione Dettagli. ^{(Detail Section. )}

Vai a Anteprima di stampa^{(Print Preview)} . Vedrai il tuo rapporto^(Report) in visualizzazione stampata. Nella parte inferiore sinistra della  visualizzazione di stampa^{(Print View)} sono presenti i  pulsanti di navigazione^{(Navigation Buttons)}  che consentono di navigare nel  report .

Per tornare alla  Vista Progettazione^{(Design View)} , chiudi l'  Anteprima di stampa^{(Print Preview)}  facendo clic sul pulsante  Chiudi la ^{(Close the)} Vista di Stampa^{(Print View button)}  in alto a destra nella finestra.

3] Crea^(Create) un rapporto^(Report) utilizzando un rapporto vuoto^{(Blank Report)}

Nella scheda Crea nel gruppo ^(Create)Report^{(Reports Group)} , selezionare lo strumento ^(Tool)Report vuoto^{(Blank Report)} .

A destra della finestra degli strumenti di layout del report^{(Report Layout Tools Window)} , selezionare Aggiungi campi esistenti^{(Add Existing Fields)} . C'è un elenco di campi^{(Field List)} ; fare clic sul campo e trascinare il campo nello spazio vuoto. Quindi vai all'Anteprima di stampa^{(Print Preview)} ; vedrai una stampa del tuo Report .

4] Crea^(Create) un rapporto^(Report) utilizzando la procedura guidata del rapporto^{(Report Wizard)}

Nel gruppo di report^{(Report Group)} , selezionare Creazione guidata report^{(Report Wizard)} , verrà visualizzata una finestra di dialogo Creazione guidata report^{(Report Wizard Dialog Box)} .

Nella finestra di dialogo^{(Dialog Box)} , selezionare la tabella ei campi^(Fields) che si desidera inserire nel report . Premendo questi pulsanti (>, >>, <, <<). Quindi fare clic su Avanti^{( Next)} .

Nella procedura guidata^(Wizard) , verrà posta una domanda 'vuoi aggiungere livelli di raggruppamento^{(Grouping Levels)} ? Seleziona il livello di raggruppamento di^{(Grouping Level)} cui hai bisogno, quindi Avanti^(Next) .

Scegli l' ordine^{(Sort Order)} in cui desideri inserire il tuo rapporto^(Report) dal menu a discesa e un pulsante accanto al menu a discesa in cui puoi scegliere tra ordine crescente^(Ascending) o decrescente^(Descending) . Poi Avanti^(Next) .

Puoi scegliere come desideri strutturare il tuo Report . È possibile selezionare le opzioni; Colonnare^(Columnar) , Tabulare^{(Tabular, )} e Giustificato^{(Justified, )} e puoi selezionare l' Orientamento^{(Orientation)} del layout, Verticale^(Portrait) o Orizzontale^(Landscape) . Poi Avanti^(Next)

È possibile selezionare il titolo^{(Title )} e visualizzare l'anteprima del report^{(Preview the Report)} o modificare il design del report^{(Modify the Report Design)} . Quindi Fine^(Finish) .

5] Crea etichette

1. Fare clic su Etichette^(Labels) nel gruppo di report^{(Report Group)} . Apparirà una finestra di dialogo^{(Dialog box)} .
2. Puoi scegliere la taglia che desideri. L' unità di misura^{(Unit of Measure)} , il tipo di etichetta^{(Label Type,)} e il filtro del produttore^{(Filter of the Manufacturer)} , quindi Avanti.^(Next.)
3. Scegli il nome^{(Font Name)} del carattere , la dimensione^{(Font Size)} del carattere , lo spessore del carattere^{(Font Weight)} e il colore del testo^{(Text Color)} . Poi Avanti^(Next) .
4. Seleziona i campi^(Fields) che desideri sull'etichetta postale^{(Mailing Label)} .
5.  Ordina^(Sort) i tuoi campi^{( Fields)} . Prossimo.^{( Next.)}
6. È possibile scegliere il titolo^{(Title )} e visualizzare l' anteprima dell'etichetta^{(Preview the Label)} o modificare il design dell'etichetta^{(Modify the Label Design)} .
7. Quindi fare clic su Fine^(Finish) . Viene creata un'etichetta .^(Label)
8. Puoi visualizzare le tue etichette^(Labels) nella visualizzazione di stampa.^{(Print View.)}

È tutto.

Leggi avanti^{(Read next)} : Come creare un database in Microsoft Access^{(How to create a Database in Microsoft Access)} .

How to create a Report using Microsoft Access

A Report is a tool used to summarize and present data in an organized format, usually printed. Reports and Forms are similar, but Forms are used to view, input, and edit data and provide a detailed look at records and usually shown on screen. Reports are used to view information, summarize, and group data and be viewed on screen but generally printed.

Report Design Tools in Access

• Report: Create a basic Report of data in the current Query or Table that can add Groups or Total
• Report Design: Create a new Blank Report in Design View. You can make advanced design changes to the Report, such as adding custom control types and adding codes.
• Blank Report: Create a new Blank Report so that you can insert Fields and design the Report.
• Report Wizard: Displays the Report Wizard that helps you to create a simple customized Report.
• Labels: Display the Label Wizard to create standard or custom labels.

How do you create a Report using Microsoft Access

1] Create a Report using the Report Tool

Go to the Create tab in the Report Group, click the Report Group. A Report is created quickly. Unlike Form, Reports cannot be edited, but you can modify your Report by adjusting the column; by clicking on the column, a yellow border will appear, and you can drag the edge of the column to your preferred length.

To Delete a column or row, you do not want. Right Click the row or column and click Delete. The Report should be modified in the Layout View.

2] Create a Report using Report Design

In the Report Group, select Report Design; it will take you to the Design View display. The Design View is layered in sections such as Page Header, Details, and Page Footer.

To add data to the blank layout, click Property, then click the drop-down menu’s arrow on top of the Property Sheet, now select Report. Click Data. On the Record Source drop-down menu, select your Query or Table you want to use in your Report.

Click the Add Existing Fields. Click the Fields you want to add to the Report and drag them to the Detail Section. 

Go to Print Preview. You will see your Report in printed view. On the bottom left of the Print View, there are Navigation Buttons that allow you to navigate through the Report.

To return to the Design View, close the Print Preview by clicking the Close the Print View button on the window’s top right.

3] Create a Report using a Blank Report

On the Create tab in the Reports Group, select the Blank Report Tool.

On the right of the Report Layout Tools Window, Select Add Existing Fields. There is a Field List; click the field and drag the field to the blank space. Then go to the Print Preview; you will see a printout of your Report.

4] Create a Report using Report Wizard

In the Report Group, select Report Wizard, a Report Wizard Dialog Box will appear.

In the Dialog Box, select the Table and Fields you desired to be in your Report. By pressing these buttons (>, >>, <, <<). Then click Next.

In the Wizard, a question will be asked ‘do you want to add any Grouping Levels ? Select the Grouping Level you need, then Next.

Choose the Sort Order you want your Report to be in by the drop-down menu and a button beside the drop-down menu where you can choose from Ascending or Descending order. Then Next.

You can choose how you want to layout your Report. You can select the options; Columnar, Tabular, and Justified, and you can select the Orientation of the layout, either Portrait or Landscape. Then Next

You can select the Title and Preview the Report or Modify the Report Design. Then Finish.

5] Create Labels

1. Click Labels on the Report Group. A Dialog box will pop up.
2. You can choose the size you want. The Unit of Measure, Label Type, and Filter of the Manufacturer then Next.
3. Choose the Font Name, Font Size, Font Weight, and Text Color. Then Next.
4. Select the Fields you want on your Mailing Label.
5.  Sort your Fields. Next.
6. You can choose the Title and to Preview the Label or Modify the Label Design.
7. Then click Finish. A Label is created.
8. You can view your Labels in Print View.

That’s all.

Read next: How to create a Database in Microsoft Access.

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