Il calcolo degli importi in un foglio di calcolo è uno dei motivi più basilari per utilizzare un programma per fogli di calcolo come Excel o un sito Web di fogli di calcolo come Fogli Google^{(Google Sheets)} . È utile quando si tratta di grandi set di dati, automatizzando il monitoraggio delle spese^{(automating expense tracking)} e altro ancora.

Una formula che aggiunge automaticamente le celle è molto più semplice che estrarre una calcolatrice per fare i calcoli manualmente. Lo stesso vale per altri calcoli matematici. Tutto ciò di cui hai bisogno sono i valori con cui lavorerai e le formule che esamineremo di seguito faranno tutto il lavoro pesante per te.

La maggior parte dei software per fogli di calcolo funziona^{(spreadsheet software work)} esattamente allo stesso modo quando si tratta di aggiungere, sottrarre, moltiplicare e dividere, quindi questi passaggi dovrebbero funzionare indipendentemente dallo strumento per fogli di calcolo che stai utilizzando.

Aggiungi e sottrai automaticamente in un foglio di calcolo^{(Automatically Add & Subtract In a Spreadsheet)}

Considera un semplice foglio di calcolo che contiene le spese, i depositi e il saldo corrente. Inizi con un saldo che mostra quanti soldi hai a disposizione e che devono avere sottratte le spese e aggiunti i depositi per rimanere aggiornati. Le formule vengono utilizzate per calcolare facilmente il saldo.

Ecco un semplice esempio di come sottrarre una grossa spesa da un saldo:

Vogliamo che il saldo attuale venga visualizzato al di sotto di quello esistente di $ 10.000. Per fare ciò, abbiamo selezionato la cella in cui vogliamo che venga visualizzato il calcolo, quindi abbiamo inserito un segno = seguito dal calcolo. 

Il segno = è sempre necessario per iniziare qualsiasi formula in un foglio di calcolo. Il resto è piuttosto semplice: prendi il saldo corrente (C2) meno la spesa (A3), proprio come faresti se sottrai questi valori sulla carta. Premendo Invio^(Enter) al termine della formula si calcola automaticamente il valore di $ 9.484,20.

Allo stesso modo, se volessimo aggiungere un deposito al saldo, selezioniamo la cella in cui vogliamo che vengano visualizzati i dati, mettiamo un segno = e poi continuiamo con semplici calcoli per ciò che dobbiamo aggiungere: C3+B4 . 

Quello che abbiamo fatto finora è mostrare come eseguire semplici addizioni e sottrazioni in un foglio di calcolo, ma ci sono alcune formule avanzate che potremmo utilizzare per calcolare questi risultati subito dopo aver inserito la spesa o il deposito^{(expense or deposit)} . Il loro utilizzo ti consentirà di inserire numeri in quelle colonne per visualizzare automaticamente il saldo^{(balance show)} finale .

Per fare ciò, dobbiamo creare formule if/then. Può creare un po' di confusione se questa è la prima volta che guardi una formula lunga, ma suddivideremo tutto in piccoli pezzi per vedere cosa significano tutti.

=ifs(A5>0,C4-A5,B5>0,C4+B5,TRUE,””)

La parte se^(ifs) sta semplicemente dicendo che vogliamo abbinare più di un "se" perché non sappiamo se la spesa o il deposito verranno riempiti. Vogliamo che venga eseguita una formula se la spesa è compilata (questa sarebbe una sottrazione come mostrato sopra) e un'altra (addizione) se il deposito è inserito.

• A5>0 : Questa è la prima istruzione if che dice se A5 è maggiore di 0 (cioè, se c'è un valore lì), quindi procedi come segue...
• C4-A5 : Questo è ciò che accade se c'è un valore in A5; prenderemo il saldo meno il valore in A5.
• B5>0 : Questa è l'altra dichiarazione 'se' che chiede se il campo del deposito^{(deposit field)} è compilato.
• C4+B5 : Se c'è un deposito, aggiungilo al saldo per calcolare il nuovo saldo.
• VERO,””^{(TRUE,””)} : Questo è un segnaposto che contrassegnerà la cella senza nulla a meno che non ci sia qualcosa da calcolare. Se lo ometti, ogni cella che usa la formula ma non ha qualcosa da calcolare mostrerà #N/A , che non ha un bell'aspetto.

Ora che abbiamo una formula che calcolerà automaticamente questi importi, possiamo trascinare la formula verso il basso nel foglio di calcolo per prepararci a tutte le voci che facciamo nella colonna delle spese o dei depositi^{(expense or deposit column)} .

Quando compili questi valori, la colonna del saldo^{(balance column)} calcolerà immediatamente gli importi.

I programmi di fogli di calcolo possono gestire più di due celle contemporaneamente, quindi se è necessario aggiungere o sottrarre più celle contemporaneamente, ci sono un paio di modi per farlo:

• =ADD(B2,B30)
• =MINUS(F18,F19)
• =C2+C3+C4+C5
• =A16-B15-A20

Come dividere, moltiplicare e altro^{(How To Divide, Multiply, & More)}

Dividere e moltiplicare è facile come aggiungere e sottrarre. Usa * per moltiplicare e / per dividere. Tuttavia, ciò che può creare un po' di confusione è quando è necessario unire tutti questi diversi calcoli in una cella.

Ad esempio, quando la divisione e l'addizione^{(division and addition)} vengono utilizzate insieme, potrebbero essere formattate come =sum(B8:B9)/60 . Questo prende la somma di B8 e B9^{(B8 and B9)} e quindi prende la^(that) risposta divisa per 60. Poiché è necessario eseguire prima l'addizione, la scriviamo prima nella formula.

Ecco un altro esempio, in cui tutta la moltiplicazione è nidificata nelle rispettive sezioni in modo che vengano eseguite insieme, quindi le risposte individuali vengono sommate: =(J5*31)+(J6*30)+(J7*50) .

In questo esempio, =40-(sum(J3:P3)) , determiniamo quante ore rimangono su 40 quando viene calcolata la somma da J3 a P3. Dal momento che stiamo sottraendo la somma da 40, mettiamo 40 prima come un normale problema di matematica^{(math problem)} , quindi sottraiamo da esso la somma totale.

Quando si annidano i calcoli, ricorda l'ordine delle operazioni per sapere come verrà calcolato tutto:

• I calcoli delle parentesi vengono eseguiti per primi.
• Gli esponenti sono i prossimi.
• Poi moltiplicazione e divisione.
• L'addizione e la sottrazione sono ultime.

Ecco un esempio dell'uso corretto e improprio dell'ordine delle operazioni in un semplice problema di matematica^{(math problem)} :

30 diviso per 5 per 3^{(30 divided by 5 times 3)}

Il modo corretto per calcolarlo è prendere 30/5 (che è 6) e moltiplicarlo per 3 (per ottenere 18). Se vai fuori servizio e prendi prima 5*3 (per ottenere 15) e poi prendi 30/15, ottieni la risposta sbagliata di 2.

How To Format Spreadsheet Cells To Automatically Calculate Amounts

Calculating amounts in a spreadsheet is one of the most basic reasons to use a spreadshеet program like Excel or a spreadsheet websіte like Googlе Sheets. It’s useful when dealing with large sets of data, automating expense tracking, and more.

A formula that automatically adds cells is much easier than pulling out a calculator to do the math manually. The same is true for other math calculations. All you need are the values that you’ll be working with, and the formulas we’ll look at below will do all the heavy lifting for you.

Most spreadsheet software work the exact same when it comes to adding, subtracting, multiplying, and dividing, so these steps should work no matter what spreadsheet tool you’re using.

Automatically Add & Subtract In a Spreadsheet

Consider a simple spreadsheet that holds expenses, deposits, and the current balance. You start with a balance that shows how much money you have available, and it needs to have expenses subtracted and deposits added to stay current. Formulas are used to easily calculate the balance.

Here’s a simple example of how to subtract a large expense from a balance:

We’re wanting the current balance to show up below the existing one of $10,000. To do that, we’ve selected the cell where we want the calculation to show up in, and then put an = sign followed by the calculation. 

The = sign is always necessary to start off any formula in a spreadsheet. The rest is pretty straightforward: Take the current balance (C2) minus the expense (A3), just like you would if you were subtracting these values on paper. Pressing Enter when finished with the formula automatically calculates the value of $9,484.20.

Similarly, if we wanted to add a deposit to the balance, we’d select the cell we want the data to show up in, put an = sign in it, and then continue with simple math for what we need added: C3+B4. 

What we’ve done so far is show how to do simple adding and subtracting in a spreadsheet, but there are some advanced formulas we could use that calculate these results right after you enter the expense or deposit. Using them will let you enter numbers into those columns to have the final balance show up automatically.

To do this, we need to create if/then formulas. It can be a little confusing if this is your first time looking at a long formula, but we’ll break it all down into small chunks to see what they all mean.

=ifs(A5>0,C4-A5,B5>0,C4+B5,TRUE,””)

The ifs part is simply saying that we’re wanting to match more than one “if” because we don’t know if the expense or the deposit will be filled out. We want one formula to run if the expense is filled out (this would be subtraction like shown above) and a different one (addition) if the deposit if entered.

• A5>0: This is the first if statement that says if A5 is greater than 0 (i.e., if there’s a value there at all), then do the following…
• C4-A5: This is what happens if there’s a value in A5; we’ll take the balance minus the value in A5.
• B5>0: This is the other ‘if’ statement that asks whether the deposit field is filled out.
• C4+B5: If there’s a deposit, then add it to the balance to calculate the new balance.
• TRUE,””: This is a placeholder that will mark the cell with nothing unless there’s something to calculate. If you omit this, then every cell that uses the formula but doesn’t have something to calculate, will show #N/A, which doesn’t look very nice.

Now that we have a formula that will automatically calculate these amounts, we can drag the formula down the spreadsheet to prepare for any entries we make in the expense or deposit column.

As you fill out these values, the balance column will calculate the amounts immediately.

Spreadsheet programs can deal with more than two cells at once, so if you need to add or subtract multiple cells simultaneously, there are a couple ways to do it:

• =ADD(B2,B30)
• =MINUS(F18,F19)
• =C2+C3+C4+C5
• =A16-B15-A20

How To Divide, Multiply, & More

Dividing and multiplying is just as easy as adding and subtracting. Use * to multiply and / to divide. However, what can get a little confusing is when you need to merge all these different calculations into one cell.

For example, when division and addition is used together, it might be formatted as =sum(B8:B9)/60. This takes the sum of B8 and B9 and then takes that answer divided by 60. Since we need the addition to be performed first, we write it first in the formula.

Here’s another example, where all the multiplication is nested in their own sections so that they’re done together, and then those individuals answers are added together: =(J5*31)+(J6*30)+(J7*50).

In this example, =40-(sum(J3:P3)), we’re determining how many hours are left out of 40 when the sum of J3 through P3 is calculated. Since we’re subtracting the sum from 40, we put 40 first like a regular math problem, and then subtract from it the total sum.

When nesting calculations, remember the order of operations to know how everything will be calculated:

• Parentheses calculations are performed first.
• Exponents are next.
• Then multiplication and division.
• Adding and subtracting are last.

Here’s an example of the proper and improper use of the order of operations in a simple math problem:

30 divided by 5 times 3

The correct way to calculate this is by taking 30/5 (which is 6) and multiplying it by 3 (to get 18). If you go out of order and take 5*3 first (to get 15) and then take 30/15, you get the wrong answer of 2.

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