Una delle tante nuove funzionalità di Windows 8.1^{(Windows 8.1)} per le aziende è denominata Cartelle di lavoro^{(Work Folders)} . Cartelle? Lavoro? Suona noioso, vero? 🙂 Ma per alcune persone questa funzione sarà molto utile. Soprattutto alle persone che hanno molti dispositivi e hanno bisogno di lavorare anche sui propri PC e dispositivi personali. Ecco come impostare le cartelle di lavoro^{(Work Folders)} sul lato client^{(client side)} e come utilizzarle per svolgere il tuo lavoro e sincronizzarlo con i server della tua azienda.

Cosa sono le cartelle di lavoro?

Cartelle di lavoro^{(Work Folders)} consente a un utente di sincronizzare una cartella e il relativo contenuto, dalla rete aziendale al proprio dispositivo personale. I file creati localmente verranno sincronizzati nuovamente con il file server nell'ambiente aziendale. Con Cartelle di lavoro^{(Work Folders)} , gli utenti possono conservare copie locali dei propri file di lavoro sui propri dispositivi personali, con sincronizzazione automatica con il data center aziendale.

Sembra complicato? Facciamo un esempio di come un operatore informatico^{(information worker)} , Julian , potrebbe utilizzare Cartelle di lavoro^{(Work Folders)} per separare i suoi dati di lavoro dai suoi dati personali, pur avendo la possibilità di lavorare da qualsiasi dispositivo:

Quando Julian salva un documento sul suo computer^{(work computer)} di lavoro nella directory Cartelle^{(Work Folders)} di lavoro , il documento viene sincronizzato con un file server controllato dal reparto IT^{(IT department)} della sua azienda. Quando Julian torna a casa, può prendere il suo Surface 2 , dove il documento è già sincronizzato, perché aveva precedentemente impostato Cartelle di lavoro^{(Work Folders)} su quel dispositivo, e andare al bar^{(coffee shop)} . Può lavorare sul documento offline^{(document offline)} e quando torna a casa e una connessione Internet^{(Internet connection)} è di nuovo disponibile, il documento viene sincronizzato di nuovo con il file servere tutte le modifiche gli sono disponibili il giorno successivo quando torna in ufficio, sul suo computer di lavoro^{(work computer)} . Suona bene, vero?

Come configurare le cartelle di lavoro^{(Work Folders)} in Windows 8.1

Presumo che tu abbia un account aziendale^{(company account)} creato dall'amministratore IT^{(IT administrator)} . Se lo fai e ne conosci i dettagli, vai Control Panel -> System and Security -> Work Folders .

Fare clic o toccare Configura cartelle di lavoro^{(Set up Work Folders)} . Ti viene chiesto di fornire il tuo indirizzo email^{(email address)} e le credenziali al dominio aziendale^{(company domain)} , se il tuo computer non vi ha aderito (come nel caso dei dispositivi personali).

Inserisci^(Enter) il tuo indirizzo e-mail di lavoro e fai clic^{(work email address and click)} o tocca Avanti^(Next) .

Viene visualizzata la finestra Sicurezza di Windows^{(Windows Security window)} . Ti viene chiesto di inserire il nome utente e la password^{(username and password)} utilizzati nella rete della tua azienda. Fallo e fai clic o tocca OK .

Quindi, ti viene chiesto di confermare la posizione delle tue cartelle di lavoro. Se non sei soddisfatto della cartella predefinita^{(default folder)} e desideri utilizzarne un'altra, fai clic o tocca ^{(click or tap)} Cambia^(Change) .

Se si fa clic sul pulsante Modifica^(Change) , viene visualizzata una finestra di dialogo che^{(dialog box)} richiede di selezionare una nuova cartella. Sfoglia il tuo computer e seleziona la nuova cartella che desideri utilizzare. Quindi, fai clic o tocca il pulsante Seleziona cartella^{(Select Folder)} .

Al termine, tocca o fai clic su Avanti^(Next) nella finestra Conferma posizione cartelle di lavoro .^{(Confirm Work Folders location)}

Quindi, ti viene chiesto se sei d'accordo con le politiche di sicurezza della tua azienda per Cartelle di lavoro^{(Work Folders)} . Per proteggere i tuoi file di lavoro, la tua azienda può crittografare le tue cartelle di lavoro, richiedere una password per accedere al tuo PC e bloccare automaticamente lo schermo e cancellare tutti i file nelle tue Cartelle di lavoro^{(Work Folders)} , in caso di smarrimento del PC.

Seleziona la casella "Accetto questi criteri sul mio PC"^{("I accept these policies on my PC")} , quindi tocca o fai clic su Configura cartelle di lavoro^{(Set up Work Folders)} .

Windows 8.1 impiega un po' di tempo per configurare le cose. Aspetta^(Wait) che il processo finisca.

Al termine, vieni informato che Cartelle di lavoro^{(Work Folders)} ha iniziato a sincronizzarsi con il tuo PC. Fare clic^(Click) o toccare il pulsante Chiudi^(Close) .

Le cartelle di lavoro^{(Work Folders)} sono ora configurate sul tuo PC. Dopo aver fatto clic o toccato Chiudi^(Close) , vieni portato al pannello di controllo Cartelle di lavoro .^{(Work Folders)}

Gestione delle cartelle di lavoro dal pannello di controllo^{(Control Panel)}

Dopo aver impostato le Cartelle di lavoro^{(Work Folders)} quando vai Control Panel -> System and Security -> Work Folders di lavoro, accedi a tutte le sue funzionalità e opzioni di gestione.

Puoi vedere quanto spazio è disponibile sul server, quando è stata eseguita l'ultima sincronizzazione e puoi avviare una sincronizzazione manuale.

Per abilitare la sincronizzazione dei file su connessioni a consumo, seleziona la casella di controllo ^{(check box)}"Sincronizza file su connessioni a consumo"^{("Sync files over metered connections")} . Se desideri sincronizzare i file anche quando sei in roaming, seleziona la casella di controllo "Sincronizza anche quando sono in roaming"^{("Sync even when I'm roaming")} , come nell'immagine qui sotto.

In caso di problemi, puoi chiedere aiuto al tuo amministratore IT^{(IT administrator)} facendo clic sul link "E-mail supporto tecnico" . ^{("Email tech support")}Questo aprirà il tuo client di posta elettronica predefinito e potrai usarlo per inviare il tuo messaggio.

Cosa fare se Windows 8.1 dice che "Si è verificato un problema nel trovare il server delle cartelle di lavoro"^(Folders)

Durante la configurazione di Cartelle di lavoro^{(Work Folders)} , è possibile che venga visualizzato il seguente errore: "Si è verificato un problema durante la ricerca del server Cartelle di lavoro".^{("There was a problem finding your Work Folders server".)}

Se questo è il tuo caso, fai clic o tocca ^{(click or tap)} Inserisci un URL di cartelle di lavoro^{(Enter a Work Folders URL)} nella finestra Inserisci e-mail di lavoro .^{(Enter work email)}

Quindi, inserisci l' URL delle cartelle^{(Work Folders URL)} di lavoro fornito dall'amministratore IT^{(IT administrator)} della tua azienda e fai clic^{(company and click)} o tocca Avanti^(Next) .

Da qui in poi ti verrà chiesto di fornire la tua email e password^{(email and password)} , come condiviso in precedenza in questo articolo. Segui i passaggi condivisi sopra per finalizzare la configurazione delle tue Cartelle di lavoro^{(Work Folders)} .

Come utilizzare le cartelle di lavoro^{(Work Folders)} in Windows 8.1

Per accedere alle tue cartelle di lavoro^{(Work Folders)} , apri Esplora file^{(File Explorer)} e vai su Questo PC^{(This PC)} . Lì vedrai il collegamento a Cartelle di lavoro^{(Work Folders)} .

Dopo aver configurato le Cartelle di lavoro^{(Work Folders)} su più dispositivi, puoi accedere ai documenti da qualsiasi di questi dispositivi e verranno mantenuti sincronizzati da Cartelle di lavoro^{(Work Folders)} . D'ora in poi, puoi lavorare con i file nelle tue Cartelle di lavoro^{(Work Folders)} come fai con i file normali.

Sincronizzazione^(Sync) per cartelle di lavoro^{(Work Folders)} : come funziona?

Per verificare se le tue cartelle di lavoro^{(Work Folders)} sono sincronizzate correttamente, crea un documento su uno dei tuoi computer e salva il documento nella posizione delle cartelle di lavoro^{(Work Folders)} .

Quindi, crea un altro documento su un altro dispositivo e salvalo nelle tue Cartelle di lavoro^{(Work Folders)} . Tra pochi istanti, dovresti vedere entrambi i documenti disponibili nelle tue Cartelle di lavoro^{(Work Folders)} , su entrambi i dispositivi.

Nella barra di stato^{(status bar)} è possibile visualizzare lo stato della sincronizzazione^{(sync status)} .

Di solito, i file vengono sincronizzati automaticamente ma, se desideri eseguire una sincronizzazione manuale, puoi fare clic con il pulsante destro del mouse (o tenere premuto^{(press and hold)} ) all'interno della finestra Cartelle di lavoro^{(Work Folders)} e quindi fare clic o toccare Sincronizza ora^{(Sync Now)} .

I tuoi file verranno sincronizzati immediatamente.

Puoi anche avviare una sincronizzazione manuale facendo clic o toccando il collegamento Sincronizza ora^{(Sync Now)} che si trova nel pannello di controllo Cartelle di lavoro .^{(Work Folders)}

Quindi, il Pannello^{(Control Panel)} di controllo ti informerà che i file sono in fase di sincronizzazione, come mostrato nell'immagine qui sotto^{(image below)} .

I miei file sono visualizzati in verde^(Green) . Cosa significa^(Mean) ?

Molto probabilmente, tutti i file nelle tue Cartelle di lavoro^{(Work Folders)} vengono visualizzati in verde, un colore che non viene utilizzato per visualizzare i file in altre cartelle.

Non c'è niente di cui preoccuparsi. L' amministratore IT^{(IT administrator)} ha impostato un criterio che crittografa i file delle cartelle di lavoro^{(Work Folder)} , in modo che le persone non autorizzate non possano accedervi.

Se il tuo PC viene rubato, l'amministratore può revocare l'accesso a quei file e rimuoverli da remoto, in modo che i dati sensibili non cadano nelle mani sbagliate.

Come smettere di usare le cartelle di lavoro

Se vuoi smettere di usare Cartelle di lavoro^{(Work Folders)} su uno dei tuoi personal computer, puoi farlo facilmente.

Vai Control Panel -> System and Security -> Work Folders . Quindi, tocca o fai clic sul collegamento Interrompi l'utilizzo delle cartelle di lavoro .^{(Stop using Work Folders)}

Viene visualizzata una finestra di dialogo in cui^{(dialog box)} viene chiesto di confermare se si desidera interrompere l'utilizzo delle Cartelle di lavoro^{(Work Folders)} .

Se desideri interrompere l'utilizzo di Cartelle di lavoro^{(Work Folders)} , tocca o fai clic su ^{(click or tap)} Sì^(Yes) . In caso contrario , premere No.

Cosa fare se l' amministratore cambia la ^{(Administrator Changes)}password del tuo account

Le reti aziendali hanno politiche in modo che tu sia costretto a cambiare regolarmente la password del tuo account. Oppure può succedere che tu abbia dimenticato la tua password e che l'amministratore la modifichi, ecc.

Qualunque sia il motivo, quando modifichi la password del tuo account aziendale^{(business account)} , devi reinserire le nuove credenziali in modo che le cartelle di lavoro^{(Work Folders)} continuino a funzionare correttamente.

Ad un certo punto dopo la modifica della password, quando Cartelle di lavoro^{(Work Folders)} tenta di sincronizzare i file, viene visualizzata una notifica che dice "Le informazioni di accesso alle cartelle di lavoro non hanno funzionato"^{("Your Work Folders sign-in info didn't work")} .

Inoltre, quando vai su Control Panel -> System and Security -> Work Folders , vedrai "Sincronizzazione interrotta. Password necessaria"^{("Sync stopped. Password needed")} .

Per aggiornare le tue credenziali, clicca o tocca il link Gestisci credenziali^{(Manage credentials)} nella colonna di sinistra.

Viene visualizzata la finestra Sicurezza di Windows^{(Windows Security)} , che richiede il nuovo nome utente e password^{(username and password)} .

Digitali e fai clic o tocca OK . Dopo che Cartelle di lavoro^{(Work Folders)} si è autenticata correttamente con il server della tua azienda, riprende a sincronizzare i tuoi file.

Conclusione

Come puoi vedere da questa guida, Cartelle di lavoro^{(Work Folders)} è utile e non così difficile da configurare. Almeno non dal lato client^{(client side)} . Se la tua azienda utilizza questo nuovo servizio, puoi configurarlo su qualsiasi PC o dispositivo ^{(PC or device)}Windows 8.1 per svolgere il tuo lavoro anche quando non sei al lavoro.

How to Set Up and Use Work Folders in Windows 8.1

Onе of the many new enterprise-friendly features in Windows 8.1 is named Work Folders. Folders? Work? Sounds boring, doesn't it? 🙂 But, to some people this feature will be very useful. Especially to people that have many devices and need to work also on their personal PCs and devices. Here's how to set up Work Folders on the client side and how to use them to do your work and have it synchronized with your company's servers.

What are Work Folders?

Work Folders allows a user to sync a folder and its content, from the corporate network to their personal device. Files created locally will sync back to the file server in the corporate environment. With Work Folders, users can keep local copies of their work files on their personal devices, with automatic synchronization to the company data center.

Sounds complicated? Let's take an example of how an information worker, Julian, might use Work Folders to separate his work data from his personal data, while having the ability to work from any device:

When Julian saves a document on his work computer in the Work Folders directory, the document is synced to a file server controlled by the IT department of his company. When Julian returns home, he can pick up his Surface 2, where the document is already synced, because he had previously set up Work Folders on that device, and head to the coffee shop. He can work on the document offline, and when he returns home and an Internet connection is available again, the document is synced back with the file server and all of the changes are available to him the next day when he returns to the office, on his work computer. Sounds good doesn't it?

How to Set up Work Folders in Windows 8.1

I assume that you have a company account created by the IT administrator. If you do and you know its details, then go to Control Panel -> System and Security -> Work Folders.

Click or tap Set up Work Folders. You are asked to provide your email address and the credentials to the company domain, if your computer has not joined it (which is the case with personal devices).

Enter your work email address and click or tap Next.

The Windows Security window is shown. You are asked to enter the username and password used on your company's network. Do so and click or tap OK.

Then, you are asked to confirm the location of your work folders. If you are not satisfied with the default folder and you want to use another one, click or tap Change.

If you click the Change button, a dialog box is shown, prompting you to select a new folder. Browse your computer and select the new folder you want to use. Then, click or tap the Select Folder button.

When done, click or tap Next in the Confirm Work Folders location window.

Then, you are asked if you agree with your company's security policies for Work Folders. To help protect your work files, your company can encrypt your work folders, require a password to sign in to your PC and automatically lock your screen, and erase all files in your Work Folders, in case the PC is lost.

Check the box that says "I accept these policies on my PC", then click or tap Set up Work Folders.

Windows 8.1 spends some time to set things up. Wait for the process to finish.

When done, you are informed that Work Folders has started syncing with your PC. Click or tap the Close button.

Work Folders is now configured on your PC. After you click or tap Close, you are taken to the Work Folders control panel.

Managing Work Folders from the Control Panel

After you have set up Work Folders when you go to Control Panel -> System and Security -> Work Folders, you get access to all its management features and options.

You can see how much space is available on the server, when the last sync was performed, and you can start a manual synchronization.

To enable file syncing over metered connections, check the "Sync files over metered connections" check box. If you also want to sync files when you are roaming, check the "Sync even when I'm roaming" check box, as in the image below.

If you encounter problems, you can ask for help from your IT administrator by clicking the "Email tech support" link. This will open your default email client and you can use it to send your message.

What To Do If Windows 8.1 Says That "There was a problem finding your Work Folders server"

When setting up Work Folders, you may encounter the following error: "There was a problem finding your Work Folders server".

If that's the case for you, then click or tap Enter a Work Folders URL in the Enter work email window.

Then, enter the Work Folders URL that is provided by the IT administrator of your company and click or tap Next.

From here onwards you are asked to provide your email and password, as shared earlier in this article. Follow the steps shared above to finalize the configuration of your Work Folders.

How to Use Work Folders in Windows 8.1

To access your Work Folders, open File Explorer and go to This PC. There you will see the shortcut to Work Folders.

Once you have configured Work Folders on multiple devices, you can access documents from any of those devices, and they will be kept in sync by Work Folders. From now on, you can work with files in your Work Folders as you do with normal files.

Sync for Work Folders - How Does It Work?

To test if your Work Folders are synchronized correctly, create a document on one of your computers and save the document in the Work Folders location.

Then, create another document on another device, and save it in your Work Folders. In a few moments, you should see both documents available in your Work Folders, on both devices.

In the status bar you can view the sync status.

Usually, files are synchronized automatically but, if you want to perform a manual sync, you can right-click (or press and hold) inside the Work Folders window and then click or tap Sync Now.

Your files will be synchronized immediately.

You can also start a manual sync by clicking or tapping the Sync Now link found in the Work Folders control panel.

Then, the Control Panel will inform you that the files are syncing, as shown in the image below.

My Files are Displayed in Green. What Does It Mean?

Most probably, all the files in your Work Folders are displayed in green, a color that is not used to display the files in other folders.

There is nothing to worry about. Your IT administrator has set up a policy that encrypts your Work Folder files, so that unauthorized people cannot access them.

If your PC gets stolen, the administrator can revoke access to those files and remove them remotely, so that sensitive data doesn't fall into the wrong hands.

How to Stop Using Work Folders

If you want to stop using Work Folders on one of your personal computers, that can be done with ease.

Go to Control Panel -> System and Security -> Work Folders. Then, click or tap the Stop using Work Folders link.

A dialog box is shown, asking you to confirm whether you want to stop using Work Folders.

If you want to stop using Work Folders, click or tap Yes. Otherwise, press No.

What To Do If the Administrator Changes your Account's Password

Business networks have policies so that you are forced to change your account's password regularly. Or, it may happen that you have forgot your password and the administrator to change it, etc.

Whatever the reason, when changing your business account's password, you have to re-enter the new credentials so that Work Folders continues to work well.

At some point after your password gets changed, when Work Folders tries to sync your files, a notification is shown, saying that "Your Work Folders sign-in info didn't work".

Also, when you go to Go to Control Panel -> System and Security -> Work Folders, you will see that "Sync stopped. Password needed".

To update your credentials, click or tap the Manage credentials link on the left-column.

The Windows Security window is shown, asking for the new username and password.

Type them and click or tap OK. After Work Folders authenticates successfully with your company's server, it resumes synchronizing your files.

Conclusion

As you can see from this guide, Work Folders is useful and not that hard to set up. At least not on the client side. If your company is using this new service, you can set it up on any Windows 8.1 PC or device to get your work done even when you are not at work.

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