Todoist è uno dei servizi di cose da fare online più funzionali che ti consente di essere il più produttivo possibile con il tuo tempo limitato. 

Sebbene in precedenza abbiamo discusso dell'utilizzo di Todoist insieme alla metodologia Getting Things Done (GTD)^{(Todoist alongside the Getting Things Done (GTD) methodology)} , molte persone non si rendono conto che Todoist ti consente di strutturare le tue liste utilizzando le schede  Kanban .

In questo articolo, ti mostreremo come utilizzare le bacheche Kanban in ^(Kanban)Todoist e come può migliorare ulteriormente la gestione del tempo^{(time management)} e la produttività.

Come utilizzare le schede Kanban in Todoist

Se hai già utilizzato Trello in precedenza^{(used Trello before)} , allora sai quanto sia utile l' approccio delle "liste" Kanban . Ti consente di organizzare ogni fase di un progetto o di un processo in elenchi individuali. Quindi, puoi far scorrere gli elementi da quel flusso di lavoro attraverso il processo man mano che ogni attività sull'elemento viene completata.

Ogni progetto in Todoist utilizza il formato di layout che selezioni quando crei il progetto per la prima volta. L'impostazione predefinita è il formato dell'elenco a cui probabilmente sei abituato se usi Todoist da un po'.

Per creare la tua prima bacheca Kanban , dovrai creare un nuovo progetto. Accanto a Progetti^(Projects) nel menu a sinistra, seleziona l'icona più. 

Nella finestra di dialogo Aggiungi progetto , una volta impostati il ​​nome e il colore, cambia semplicemente il ^{(Add project)}Visualizza^(View) in Board . Seleziona Aggiungi^(Add) .

Questo creerà il nuovo progetto nel menu a sinistra. Ma ora, invece di utilizzare il formato elenco, vedrai che il progetto è strutturato utilizzando il formato scheda Kanban .

All'inizio non sembrerà una bacheca, perché dovrai costruirla definendo delle “sezioni”. 

Prima di iniziare a farlo, è importante riflettere sul flusso di lavoro o sui "passaggi" del tuo progetto.

Come disporre la scheda Kanban del tuo progetto^{(Kanban Board)}

Pensa al tuo piano di progetto. Oppure, se hai creato questa nuova bacheca Kanban per un progetto a casa, pensa ai passaggi che dovrai seguire dall'inizio alla fine del tuo progetto.

In questo esempio, creeremo una bacheca per la creazione di una nuova attività per il sito Web. Pensando alle fasi più grandi di quel progetto, creeremo sezioni per ciascuna di queste fasi.

• Preparazione di account e risorse per la creazione del sito web^{(building the website)}
• L'intero processo di progettazione del sito web
• Ottenere le finanze aziendali e impostare il negozio online
• Preparazione marketing e pubblicità
• Avvio del sito web

Tenendo presente queste fasi principali del tuo progetto, dai un nome a ciascuna delle sezioni in modo descrittivo.

Compila^(Fill) il campo del titolo sotto ogni sezione e seleziona Aggiungi sezione^{(Add section)} . 

Continua questo per ogni passaggio o area principale del tuo progetto. Questi non devono essere i passaggi effettivi del progetto. Ma dovrebbero contenere tutte le principali aree di interesse in un modo logico che abbia senso per te.

Una volta che hai finito, la tua bacheca Kanban vuota in Todoist dovrebbe apparire come sotto.

Ora è il momento di compilare la tua scheda con gli elementi più piccoli nel tuo piano di progetto. Pensa a questi come ai sottoprogetti che racchiudono traguardi importanti. 

Per aggiungerlo in una sezione, seleziona Aggiungi attività^{(Add task)} per aggiungere quella scheda del sottoprogetto.

Non è ancora necessario aggiungere alcun dettaglio. In questo momento, stai solo delineando il progetto e i passaggi principali. Potrai aggiungere ulteriori elementi in un secondo momento non appena si presenteranno. Sarai anche in grado di aggiungere sottoliste e pianificazioni in seguito anche per ciascuno di questi.

Basta selezionare Aggiungi attività^{(Add task)} quando hai finito di nominare ciascuna di esse. Quando hai finito dovresti avere una scheda preliminare che contiene l'intero piano del progetto iniziale.

Una volta impostati tutti questi sottoprogetti, sei pronto per immergerti in ciascuno di essi e suddividerli ulteriormente in attività più specifiche.

Lavorare con le schede Kanban di Todoist^{(Todoist Kanban Board Cards)}

Se selezioni ciascuna di queste schede di sottoprogetto, vedrai tutto ciò che puoi impostare per pianificarle.

Ancora più importante, puoi pianificarli in attività secondarie. Per fare ciò, seleziona Aggiungi sottoattività^{(Add sub-task)} .

Scrivi l'attività nel campo della descrizione. Seleziona Pianifica^(Schedule) se sei pronto per inserire l'attività nel tuo calendario, oppure puoi lasciarla per pianificarla in un secondo momento.

Seleziona l'icona del commento a destra dell'attività per aggiungere eventuali commenti o note che ti aiuteranno una volta che inizi a lavorare su quell'attività.

Una volta terminata la configurazione dell'attività, seleziona Aggiungi attività^{(Add task)} .

Una volta che hai finito di impostare tutte le attività, dovresti avere il tuo sottoprogetto abbastanza ben pianificato.

Seleziona la scheda Commenti^(Comments) per aggiungere eventuali note o commenti relativi alle attività che desideri includere. Questi si applicano all'intero sottoprogetto nel suo insieme e non a nessuna delle attività secondarie.

Se stai lavorando con un team, la scheda Attività^(Activity) è utile perché puoi vedere chi sta lavorando su cosa e quando.

Come puoi vedere, l' approccio Todoist Kanban ti consente di pianificare e organizzare un intero progetto utilizzando meno spazio e in un formato più logico.

Utilizzo di Kanban per GTD

Un'ultima cosa da toccare è l'utilizzo del layout Kanban per l' approccio GTD alla gestione del tempo.^(GTD)

L'uso delle schede Kanban di Todoist^{(Todoist Kanban)} per questo è fatto su misura per i flussi di lavoro GTD . Questo perché idealmente in GTD avrai un progetto impostato per i seguenti tempi:

• Obiettivi
• routine
• A lungo termine / In attesa
• Il prossimo mese
• Questo mese
• La prossima settimana
• Questa settimana

Puoi impostare una bacheca Kanban in Todoist con Questa settimana^{(This Week)} all'estrema sinistra, e poi tutti gli altri intervalli di tempo che scorrono in essa. Questo sembrerebbe qualcosa del genere.

Ora aggiungi le attività nell'elenco di intervalli di tempo corretto, spostandole da destra a sinistra man mano che si avvicinano a quando le assegnerai a te stesso.

Puoi quindi semplicemente assegnare una data di scadenza mentre la aggiungi a Questa settimana^{(This Week)} e aggiungere quell'elemento al tuo programma durante la pianificazione settimanale. 

Come puoi vedere, le bacheche Todoist Kanban sono utili per molte cose e ti offrono una visione più olistica dell'intero piano o programma. Non importa come vuoi usarlo, pianificazione del tempo GTD o pianificazione del progetto, vale la pena provare le schede Kanban .

How Todoist Kanban Boards Can Improve Productivity

Todoist is one of the most fυnctional onlіne to-dо services that аllows you to be as productiνe as posѕible with your limited time. 

While we’ve previously discussed using Todoist alongside the Getting Things Done (GTD) methodology, many people don’t realize that Todoist lets you lay out your lists using Kanban boards. 

In this article, we’ll show you how to use Kanban boards in Todoist, and how it can further enhance your time management and productivity.

How to Use Kanban Boards in Todoist

If you’ve used Trello before, then you know just how useful the Kanban “lists” approach is. It lets you lay out each phase of a project or a process in individual lists. Then, you can slide items from that workflow across the process as each task on the item gets completed.

Each project in Todoist uses the layout format that you select when you first create the project. The default is the list format you’re probably used to if you’ve used Todoist for a while.

To create your first Kanban board, you’ll need to create a new project. Next to Projects in the left menu, select the plus icon. 

In the Add project dialog box, once you set the name and the color, just change the View to Board. Select Add.

This will create the new project in the left menu. But now, instead of using the list format, you’ll see that the project is laid out using the Kanban board format.

At first, it won’t look like a board, because you’ll need to build it by defining “sections”. 

Before you start doing this, it’s important to put some thought into the workflow or “steps” in your project.

How to Lay Out Your Project’s Kanban Board

Give some thought to your project plan. Or, if you’ve created this new Kanban board for an at-home project, then think about the steps you’ll need to go through from start to finish of your project.

In this example, we’re going to build a board for creating a new website business. Thinking through the larger stages of that project, we’ll create sections for each of those stages.

• Preparing accounts and resources for building the website
• The entire website design process
• Getting the business finances and online shop set up
• Preparing marketing and advertising
• Launching the website

With these major stages of your project in mind, name each of the sections something descriptive.

Fill in the title field under each section and select Add section. 

Continue this for each step or major area of your project. These don’t need to be the actual steps in the project. But they should contain all of the major focus areas in some logical way that makes sense to you.

Once you’re done, your empty Kanban board in Todoist should look like below.

Now it’s time to fill out your board with the smaller items in your project plan. Think of these as the sub-projects that package up major milestones. 

To add this under a section, just select Add task to add that sub-project card.

You don’t need to add any details yet. Right now, you’re just outlining the project and major steps. You’ll be able to add additional items later as they come up. You’ll also be able to add sublists and schedules later for each of these as well.

Just select Add task as you’re finished naming each one. When you’re done you should have a preliminary board that contains your entire initial project plan.

Once you have all of these sub-projects set up, you’re ready to dive into each of those and break them down further into more specific tasks.

Working With Todoist Kanban Board Cards

If you select each of these sub-project cards, you’ll see everything you can set up to plan these out.

Most importantly, you can plan these out into sub-tasks. To do this, select Add sub-task.

Write out the task in the description field. Select Schedule if you’re ready to put the task on your calendar, or you can leave it to plan out later.

Select the comment icon on the right of the task to add any comments or notes that’ll help you once you get started working on that task.

Once you’re done setting up the task, just select Add task.

Once you’re through setting up all of the tasks, you should have your sub-project pretty well planned out.

Select the Comments tab to add any task-related notes or comments you’d like to include. These apply to the entire subproject as a whole and not any of the subtasks.

If you’re working with a team, the Activity tab comes in handy because you can see who’s working on what, and when.

As you can see, the Todoist Kanban approach lets you plan and organize an entire project using less space and in a more logical format.

Using Kanban for GTD

One last thing to touch on is using the Kanban layout for the GTD approach to time management.

Using Todoist Kanban boards for this is tailor-made for GTD workflows. This is because ideally in GTD you’ll have a project set up for the following timeframes:

• Goals
• Routines
• Long Term / On Hold
• Next Month
• This Month
• Next Week
• This Week

You can set up a Kanban board in Todoist with This Week on the furthest left, and then all of the other time frames flowing into it. This would look something like this.

Now, add the tasks under the correct time frame list, moving them from right to left as they get closer to when you’re going to assign them to yourself.

You can then just assign a due date as you add them into This Week, and add that item to your schedule during weekly planning. 

As you can see, Todoist Kanban boards are useful for many things, and they give you a more holistic view of your entire plan or schedule. No matter how you want to use it, GTD time planning, or project planning, Kanban boards are worth trying.

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