Microsoft Office Word offre una funzione di revisione^{(Review Feature)} , che consente di tenere traccia delle modifiche^(Changes) in un documento. In questa guida, condividiamo come è possibile utilizzare la funzione di revisione^{(Review Feature)} o la funzione di rilevamento delle modifiche^{(Track Changes)} in Microsoft Word.

Rivedi funzionalità^{(Review Feature)} o funzionalità Revisioni^{(Track Changes)} in Word

Ho suddiviso la funzione di revisione^{(Review Feature)} della funzione in più sezioni e ho spiegato come ognuna di esse è utile:

1. Abilita Revisioni
2. Revisionare e commentare
3. Visualizza modifiche
4. Accettazione e rifiuto delle modifiche
5. Finalizzare il documento
6. Unione di commenti e modifiche^(Changes) in un unico documento
7. Confronta due^{(Compare two)} documenti senza Tracking

L'unione e il confronto di documenti sono funzionalità opzionali ed è necessario utilizzarle in diversi scenari.

1] Abilita traccia modifiche

Prima di inviare un documento che sarà sottoposto a revisione, assicurati di abilitare la funzione Tieni traccia delle modifiche^{(Track Changes)} . Una volta attivato, le modifiche apportate da qualsiasi revisore verranno registrate con il loro nome. Tali modifiche possono essere approvate o rifiutate da un'altra persona. La funzione offre anche un modo per bloccare le modifiche alla traccia^{(Track Changes)} in modo che nessuno possa disabilitarlo. Impariamo entrambi.

• Assicurati^(Make) che il documento sia pronto per la revisione.
• Apri il documento, quindi vai alla Review section > click on Track Changes, quindi fai nuovamente clic sul menu Revisioni .^{(Track Changes)}
• Una volta abilitato, dovresti notare che il pulsante ha uno sfondo grigio.
• Quindi, fai clic su Lock Tracking e inserisci una password,^{( Lock Tracking, and enter a password,)} conferma e fai clic su OK.
• Dopodiché, Track Changes sarà disabilitato per te o per chiunque altro, a meno che non venga disabilitato utilizzando nuovamente la stessa password.

Nota:^(Note:) se perdi o dimentichi la tua password, Microsoft non sarà in grado di recuperarla per te. Assicurati di annotarlo da qualche parte riguardo al documento.

2] Revisionare e commentare

Successivamente, tutte le modifiche apportate al documento verranno registrate indipendentemente da dove il documento viene condiviso e modificato. Ecco come verranno registrate le modifiche:

• Le eliminazioni sono contrassegnate da una barratura
• Le aggiunte sono mostrate con una sottolineatura
• Ogni autore ottiene il suo colore per le modifiche
• Seleziona un paragrafo o un insieme di parole e fai clic sul pulsante dei commenti per aggiungere i tuoi commenti

Accanto alla riga o al paragrafo verrà visualizzata una linea orizzontale rossa^{(red horizontal line)} , facilitandone l'identificazione. Fare clic^(Click) su di esso e tutte le modifiche e i commenti saranno visibili. In aggiunta a ciò, puoi personalizzare ulteriormente i colori facendo clic sulla freccia^{(customize colors by clicking on the arrow)} nell'angolo in basso a destra della sezione Tracciamento^(Tracking) .

Nota:^(Note:) anche se disattivi il tracciamento, le sottolineature colorate e i barrati saranno visibili nel documento.

3] Visualizza modifiche

Supponendo che un documento ti sia tornato dopo la revisione e che tu debba trovare tutte le modifiche e i commenti. Vai a Revisione ^(Review ) >  Tracciamento ^(Tracking ) >  Visualizza per revisione^{(Display for Review)} .

• Vai a Review > monitoraggio > cambia da Simple Markup a All Markup
• Se scegli No Markup , il documento verrà visualizzato solo come versione finale
• Se selezioni Originale^(Original) , puoi visualizzare il documento originale senza alcuna modifica

4] Accettazione e rifiuto delle modifiche

Se sei d'accordo con una differenza, fai clic su Accetta^(Accept) e vai avanti, ma se non ti piace, fai clic su Rifiuta^(Reject) e passa al successivo. Annulla la modifica alla revisione precedente. Dovresti vedere che la differenza è contrassegnata da una sottolineatura^{( marked with an underline)} . Hai anche opzioni per

• Accetta tutte le modifiche nel documento
• Rifiuta tutte le modifiche nel documento.

Hai anche la sezione commenti, che può aiutarti a navigare attraverso tutti i commenti. Puoi rispondere ai commenti, contrassegnarlo come risolto quando hai apportato una modifica o eliminarlo.

5] Finalizzazione del documento

Quando sai che tutto è completo, segui questi passaggi per rimuovere eventuali markup e commenti visibili.

• Elimina^(Delete) tutti i commenti facendo clic su Commenti > Delete > Delete tutti i commenti
• Fai clic^(Click) su Accetta tutte le^{(Accept All)} modifiche e interrompi il monitoraggio
• Potrebbe esserti chiesto di inserire la password se il tracciamento è stato bloccato.

Fatto ciò, la funzionalità di revisione^(Review) nel documento di Office Word è completa. Tuttavia, ci sono altre due funzionalità che abbiamo aggiunto alla guida. Possono essere utili in uno scenario diverso.

6] Unisci^(Merge) commenti e modifiche da documenti diversi in un unico documento

Se hai fornito un documento per la revisione da parte di più utenti, puoi combinarli in un unico documento finale per la revisione.

1. Apri un documento Microsoft vuoto e vai su Review > Compare > Combine
2. Seleziona due documenti, originale sul lato sinistro e modificato sul lato destro.
3. Fare clic su^(Click) OK e ripetere per tutti i documenti fino al termine.

Le modifiche apportate dagli autori saranno visibili in diversi colori. Se desideri filtrare per autore, puoi fare clic su Show Markup > Specific Persone specifiche e rimuovere gli autori che non ti servono.

Quando lo fai, assicurati di utilizzare la funzione Proteggi^{(Protect feature)} per bloccare gli autori e impostare le restrizioni di modifica. È utile quando un documento è disponibile in una posizione condivisa.

7] Confronta due^{(Compare two)} documenti senza Tracking

Infine, se non è stato abilitato il rilevamento e sono state apportate modifiche, è possibile utilizzare lo strumento Confronta^(Compare) per trovare le differenze.

1. Apri un documento vuoto, quindi vai su Revisione^(Review) > fai clic sul pulsante Confronta^{( Compare button)} , quindi fai nuovamente clic su Confronta.^{(Compare again.)}
2. Mostrerà una finestra di dialogo simile in cui puoi selezionare il documento originale, il documento rivisto, il nome dell'autore e altro.
3. Puoi anche scegliere di confrontare commenti, intestazioni, piè di pagina, tabelle e altro.

Questo conclude la nostra guida su come utilizzare le funzionalità di revisione per tenere traccia, commentare, confrontare in Microsoft Word . È uno strumento potente per le aziende in cui i documenti vengono esaminati a diversi livelli.

Spero che la guida sia stata facile da capire e da seguire.

How to use Review Feature to track changes in Word documents

Microsoft Office Word offers a Review Feature, which allows one to Track Changes in a document. In this guide, we are sharing how you can use the Review Feature or Track Changes feature in Microsoft Word.

Review Feature or Track Changes feature in Word

I have broken down the Review Feature feature into multiple sections and explained how each of them is useful:

1. Enable Track Changes
2. Reviewing and Commenting
3. View Changes
4. Accepting and Rejecting Changes
5. Finalizing the document
6. Merging Comments and Changes into One Document
7. Compare two documents without Tracking

Merging and comparing documents are optional features, and you need to use it in different scenarios.

1] Enable Track Changes

Before you send a document that will go through a review, make sure to enable the Track Changes feature. Once it is turned on, changes made by any of the reviewers will be recorded with their name. Those changes can be approved or rejected by another person. The feature also offers a way to lock Track Changes so that nobody can disable it. Let’s learn both of them.

• Make sure the document is ready for review.
• Open the document, and then go to Review section > click on Track Changes, and then click on Track Changes menu again.
• Once enabled, you should notice that the button has a grey background.
• Next, click on Lock Tracking, and enter a password, confirm and click ok.
• After this, Track Changes will be disabled for you or anybody else unless disabled by using the same password again.

Note: If you lose or forget your password, Microsoft won’t be able to recover it for you. Make sure to note it somewhere regarding the document.

2]  Reviewing and Commenting

After this, whatever changes are made to the document will be recorded no matter where the document is shared and edited. Here is how the changes will be recorded:

• Deletions are marked with a strikethrough
• Additions are shown with an underline
• Every author gets its color for the changes
• Select a paragraph or set of words, and click on the comment button to add your comments

A red horizontal line will show up next to the line or paragraph, making it easier to identify. Click on it, and all changes and comments will be visible. Adding to this, you can further customize colors by clicking on the arrow on the right-bottom corner of the Tracking section.

Note: Even if you turn off tracking, the colored underlines and strikethrough will be visible in the document.

3] View Changes

Assuming a document has come back to you after review, and you need to find all the changes and comments. Go to Review > Tracking > Display for Review.

• Go to Review > tracking > change from Simple Markup to All Markup
• If you choose No Markup, then the document will display as the final version only
• If you select Original, you can view the original document without any changes

4] Accepting and Rejecting Changes

If you are ok with a difference, then click on Accept and move next, but if you do not like it, click on Reject and jump to next. It will undo the change to the previous revision. You should see that the difference is marked with an underline. You also have options to

• Accept All Changes in Document
• Reject All Changes in Document.

You also have the comments section, which can help you navigate through all the comments. You can reply to comments, mark it as resolved when you have made a change or delete it.

5] Finalizing the document

When you know everything is complete, follow these steps to remove any visible markups and comments.

• Delete all the comments by clicking on Comments > Delete > Delete all comments
• Click on Accept All changes and stop tracking
• You might be asked to enter the password if the tracking was locked.

Done this, the Review feature in Office Word document is complete. However, there are two more features that we have added to the guide. They can be handy in a different scenario.

6] Merge comments & changes from different documents into one Document

If you have given a document to be reviewed by multiple users, then you can combine them into one final document for review.

1. Open a blank Microsoft document, and go to Review > Compare > Combine
2. Select two documents, original on the left side, and edited on the right.
3. Click ok and repeat for all documents until it is over.

Change made by the authors will be visible in different colors. If you want to filter by author, you can click on Show Markup > Specific people and remove authors you don’t need.

When doing so, make sure to use the Protect feature to lock authors and setup editing restrictions. It is useful when a document is available on a shared location.

7] Compare two documents without Tracking

Lastly, if there was no tracking enabled, and changes were made, you can use the Compare tool to find the differences.

1. Open a blank document, and then go to Review > click on the Compare button, and then click on the Compare again.
2. It will show a similar dialogue box where you can select the original document, revised document, author name, and more.
3. You can also choose to compare comments, headers, footers, tables, and more.

That concludes our guide on how you can use the review features to track, comment, compare in Microsoft Word. It’s a powerful tool for companies where the documents are reviewed at different levels.

I hope the guide was easy to understand and follow.

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